Менеджмент2. Тема Основные понятия менеджмента Вопрос Понятие менеджмент

• Название: Тема Основные понятия менеджмента Вопрос Понятие менеджмент
• Дата: 06.11.2021
• Размер: 1.75 Mb.
• Имя файла: Менеджмент2.docx
• Тип: Документы; #264444
• страница: 10 из 10

Тема 11. Коммуникации в менеджменте

 

Вопросы темы:

1.  Понятие коммуникаций.

2.  Коммуникационные потоки в организации.

 

Изучив тему занятия, вы будете:

Знать:

     понятие коммуникаций;

     виды коммуникаций;

     элементы коммуникационного процесса;

     направления и содержание информационных потоков в организации.

 

Уметь:

     выявлять погрешности коммуникаций в организации.

 

Полученные знания будут необходимы вам:

     при изучении дисциплины «Теория организации» и других специальных дисциплин;

     в вашей будущей профессиональной деятельности.

 

Основные понятия:

     информация;

     сообщение;

     коммуникации;

     обратная связь;

     вертикальные коммуникации;

     горизонтальные коммуникации.

 

Вопрос 1. Понятие коммуникаций.

 

Коммуникации(коммуникационный процесс) – это обмен информацией между людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена (сообщений). Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.

 



 

Рис. 76.

 

В менеджменте коммуникации выполняют интегрирующую – объединяющую – роль. Общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций. Опросы показали, что 73 % американских, 63 % английских и 85 % японских руководителей считают отсутствие эффективных внутриорганизационных коммуникаций главным препятствием на пути достижения высокой эффективности работы своих компаний.

Межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. По данным исследований, менеджеры от 50 до 90 % рабочего времени проводят в общении с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90 %. Следовательно, отсутствие навыков межличностных коммуникаций может значительно снизить эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.

Необходимым условием коммуникаций, безусловно, является информация. Однако понятие коммуникации не сводится только лишь к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях помимо информационного фактора важную роль играет личностный фактор. При одинаковом информационном содержании коммуникации могут осуществляться по-разному и приводить к разным результатам в зависимости от личностного фактора: знаний, образования, характера, опыта людей – участников коммуникаций, их взаимоотношений, симпатии и антипатии и многого другого.

Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными. Формальными называют коммуникации, соответствующие целям деятельности организации, определенные правилами, должностными инструкциями, технологическими процессами и т.п.

При этом содержание информации может быть различным:

     техническая информация (инструкции, стандарты, схемы, технологии и т.п.);

     финансовая информация (отчеты об объемах продаж, прибыли, движении денежных средств и т.п.);

     управленческая информация (планы отделов, результаты контроля, приказы и распоряжения и т.п.);

     информация социально-психологического характера (мнения сотрудников об организации, выражение удовлетворения и недовольства, слухи, паника и т.п.) и др.

 

Формальные коммуникации чаще всего имеют строго закрепленную форму (отсюда их название – «формальные»). Например, в некоторых организациях четко обозначается круг вопросов, по которым один сотрудник может обращаться к другому, время и место общения и т.п. В бюрократических организациях формализации коммуникаций придается очень большое (чаще всего – неоправданно большое) значение. В адаптивных организациях степень формализации коммуникаций значительно ниже, что снимает часть информационных барьеров и повышает гибкость компании.

Неформальные коммуникации не зависят от иерархии организации, ее бизнес-процессов и технологических процедур. Такие коммуникации представляют собой свободный обмен сведениями и мнениями между сотрудниками и неформальными группами. В органических организациях часто именно неформальное общение становится залогом успешной работы, основанной на взаимодействии и сотрудничестве.

В самом общем случае элементами коммуникационного процесса являются (рис. 77):

1.  Отправитель – лицо, которое генерирует информацию и передает ее другому лицу.

2.  Сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.  Канал – средство и среда передачи информации.

4.  Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует (истолковывает) ее.

 



 

Рис. 77. Элементы коммуникационного процесса

 

Обмен информацией между отправителем и получателем проходит несколько взаимосвязанных этапов:

1)       зарождение идеи;

2)       кодирование и выбор канала передачи;

3)       передача сообщения;

4)       декодирование информации принимающей стороной.

 

Что такое кодирование? Всегда ли мы кодируем передаваемую информацию или можем обходиться без этого этапа? Кодирование – это преобразование информации в форму, удобную для передачи и восприятия получателем. В разговоре мы используем систему кодирования, которая называется «русский язык». К способам кодирования относятся также письмо, математические символы и т.п. К используемым нами символам (кодам) относятся также жесты и интонации.

Поэтому очень важно, чтобы у отправителя и получателя были одинаковыми «системы кодирования», другими словами, чтобы получатель точно и в полном объеме понимал мысли отправителя. К сожалению, даже в бытовом общении это удается далеко не всегда. В менеджменте же значение точности и полноты восприятия информации возрастает многократно.

Важным элементом коммуникаций является обратная связь (рис. 78). При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями: изначальный получатель становится отправителем и передает свою информацию-отклик изначальному отправителю, который играет теперь роль получателя. Обратная связь может способствовать уменьшению ошибок в понимании информации и значительному повышению эффективности управления.

 



 

Рис. 78. Обратная связь в коммуникациях

 

Часто в процессе обмена информацией происходит некоторое искажение ее смысла из-за присутствия на каждом этапе передачи определенных помех, иногда называемых «информационным шумом». Кроме того, на пути коммуникаций могут появляться т.н. «преграды»:

1.  Преграды, обусловленные восприятием. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от знаний, воспитания и опыта.

2.  Семантические барьеры – неправильная трактовка значений слов.

3.  Невербальные преграды – неправильная трактовка значений жестов, мимики, интонации и т.п. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной (словесной) и может усиливать или изменять смысл слов.

4.  Плохая обратная связь.

5.  Неумение слушать.

 

Вопрос 2. Коммуникационные потоки в организации.

 

Внутри организации информация может перемещаться по разным каналам, в разных направлениях и с разной скоростью. Рассмотрим основные каналы передачи информации в организации.

Вертикальными коммуникацияминазываютперемещение информации между уровнями управления. Она может передаваться по нисходящей – с высших уровней на низшие – или по восходящей – с нижних уровней на высшие (рис. 78). По нисходящей руководители передают подчиненным приказы и распоряжения, планы и нормы, сообщают о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.п. По восходящей передаются отчеты о работе, предложения сотрудников и т.п. Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство, например, может узнавать о текущих или назревающих проблемах. Наличие восходящих коммуникаций значительно повышает эффективность работы организации.

 



 

Рис. 79. Вертикальные коммуникации:

а) нисходящие, б) восходящие

 

Организация состоит из множества подразделений, поэтому для координации задач и действий между ними необходим обмен информацией. А это значит, что помимо нисходящих и восходящих информационных потоков, организации нуждаются еще в т.н. горизонтальных коммуникациях – информационных связях между подразделениями (или между отдельными сотрудниками), принадлежащими к одному уровню управления.

Например, директора магазинов, входящих в розничную торговую сеть, могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии продаж и обмена информацией о продукции. В наукоемких компаниях менеджеры среднего звена и специалисты проектно-исследовательских, производственных и маркетинговых отделов могут встречаться для обсуждения действий по обновлению продукции. В университетах преподаватели разных кафедр могут обсуждать взаимосвязь учебных дисциплин и т.п.

Помимо внутриорганизационных (внутрифирменных) коммуникаций, организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с элементами своего внешнего окружения:

     потребителями (реклама и программы продвижения товаров на рынок);

     общественностью (создание привлекательного имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне);

     государственными органами (письменные отчеты, информация о финансах, сведения о своем размещении, соблюдении трудового и иного законодательства и т.п.);

     партнерами (контракты, согласования, рекламации и т.п.)

     и другими элементами окружения.

 

Вопросы для самопроверки:

1.  Что представляют собой коммуникации в организации?

2.  Перечислите основные элементы коммуникационного процесса.

3.  Дайте характеристику вертикальным и горизонтальным коммуникациям.

 

Литература

 

1.  Друкер П. Практика менеджмента. – М.: Вильямс, 2009.

2.  Друкер П. О профессии менеджера. – М.: Вильямс, 2009.

3.  Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. –М.: Вильямс, 2008.

4.  Михненко П. Секреты эффективных бизнес-решений. – М.: НТ-Пресс, 2007.

 

^[1] Функция – 1) роль, которую выполняет субъект или объект в определенной сфере деятельности. Другими словами, функция – это то, за что отвечает субъект или объект в данном случае; 2) в точных науках – отношения между объектами, когда изменение одного из них ведет к изменению другого.

^[2] О том, что такое ОСУ и какими они бывают, вы узнаете из следующих занятий.

^[3] Производительность труда – это эффективность труда в процессе производства. Она измеряется количеством продукции, произведенным работником за единицу рабочего времени (смену, месяц, год), или количеством времени, затраченным на производство единицы продукции.

^[4] Метод (от др.-греч. méthodos – «путь») – упорядоченная совокупность действий, которые необходимо предпринять, чтобы решить определенную задачу или достичь определенной цели.

^[5] Иногда такие методы называют «организационно-административными» или просто «административными».

^[6] Промышленная революция – это переход от аграрной экономики к индустриальному производству. Промышленный переворот происходил в разных странах не одновременно, но в целом можно считать, что эти изменения начались во второй половине XVIII века и продолжались до второй четверти XIX века. Характерной чертой промышленной революции был стремительный рост производительных сил на базе крупной машинной индустрии и утверждение капитализма в качестве господствующей мировой системы хозяйства.

^[7] Реле (фр. relais) – электромеханическое устройство (переключатель), предназначенное для коммутации электрических цепей.

^[8] Автократия (от греч. autokráteia – «самовластие, самодержавие») – форма правления, представляющая собой неограниченное и бесконтрольное полновластие одного лица над другими.

^[9] Демократия (от греч. dеmokratía – букв. «народовластие»: от dеmos – «народ» и krátos – «власть») – форма организации общества, основанная на признании народа в качестве источника власти, на его праве участвовать в решении государственных дел и наделении граждан достаточно широким кругом прав и свобод. В менеджменте под демократическим стилем управления понимается предоставление сотрудникам организации права принимать участие в обсуждении целей и проблем организации и управлении ею.

^[10] О теории иерархии потребностей, разработанной А. Маслоу, вы узнаете из материала занятия 7 «Мотивация персонала».

^[11] Интуиция – чутье, тонкое понимание, проникновение в самую суть чего-нибудь; непосредственное постижение истины без предварительного логического рассуждения. (Ожегов С.И. Словарь русского языка).

^[12] Суждение – в логике форма мышления, представляющая собой сочетание понятий, из которых одно (субъект) определяется и раскрывается через другое (предикат); мнение, заключение. (Ожегов С.И. Словарь русского языка).

^[13] О методах мотивации вы узнаете из материала занятия 7 «Мотивация персонала».

^[14] Принципы эффективного контроля изложены в материале занятия 8 «Контроль».

^[15] Слово «переменные» здесь употребляется, по аналогии с математикой, как существительное (напр., переменные x и y), для того чтобы указать на изменчивость этих факторов.

^[16] От слова «департамент» – часть компании.

^[17] При составлении схемы использованы рисунки с сайта www.raskraska.ru.

^[18] Понятие «харизма» ведет свое начало из древнегреческой мифологии (хариты – древнегреческие богини красоты, грации и изящества) и означает «притягивать к себе внимание».

«Харизмой называется качество личности, признаваемое необычайным, благодаря которому она оценивается как одаренная сверхъестественными, сверхчеловеческими или, по меньшей мере, специфически особыми силами и свойствами, не доступными другим людям». (Макс Вебер).