АМ-т_Лекции все_рус. Теоретические основы административного менеджмента Тема 1 Теория административного менеджмента
 Скачать 1.32 Mb.
|
|
Тема 2 система административного менеджмента и аппарат управления 2.1 Основные категории административного менеджмента 2.2 Система административного управления (Administrative Management System – AMS) 2.3 Администрация как орган административного управления и субъект административного менеджмента 2.4 Менеджер-администратор как ключевой элемент системы административного управления и субъект административного менеджмента 2.5 Сущность и значение процесса административного менеджмента 2.1 Основные категории административного менеджмента Существуют различные подходы к определению сущности административного менеджмента. Административный менеджмент – одно из основных направлений современного менеджмента, изучающих административно-распорядительные формы управления. Административный менеджмент – разработка и принятие управленческих решений, распределение заданий между исполнителями и контроль их выполнения. Административный менеджмент – специфическая категория и вид деятельности, включающий в себя все инструменты и навыки управления в условиях формальных организаций. Структурированность отношений в рамках таких организаций является специфическим отличием административного управления как деятельности. Характерные черты административного менеджмента были определены в рамках административной школы управления, а также концепции бюрократии. К ним относятся: функциональное разделение труда; полномочия и ответственность; четкие правила и инструкции, определяющие порядок выполнения работы и ответственность работников; иерархия и другие. В процессе последующей эволюции административного менеджмента обозначились его дополнительные черты, отличающие сегодня современный административный менеджмент от административного менеджмента времен формирования классической или административной школы. Предметом современного административного менеджмента являются принципы и подходы профессиональной организационной деятельности в сфере управления по проектированию и совершенствованию административно-управленческих технологий, построению рациональных структур управления, формированию персональных и производственных и отношений, вовлекающих работников в реализацию миссии и целей организации и способствующих развитию человеческого капитала. В соответствии с этим в теории и практике административного менеджмента определяется два основных направления: разработка рациональной системы управления организации; построение структуры организации. Следует различать административный менеджмент в бизнес-организациях (business administration), а также некоммерческих, общественных и государственных организациях (public administration). 1) Бизнес-администрирование, концентрируясь на сфере предпринимательской деятельности, направлено на получение прибыли, в то время, как публичное администрирование направлено на решение задач, связанных с обеспечением потребностей всего общества. 2) В бизнес-администрировании административная функция организации (управление организацией) играет основную роль. В публичном администрировании преобладают правообеспечивающая и правозащитная функции, в то время, как управленческая и правоохранительная функции носят по отношению к ним подчинённый характер. 3) Бизнес-администрирование предполагает направленность всей управленческой деятельности на внутреннюю организацию, на упорядочение отношений внутри самой организации для достижения своих целей (поскольку бизнес-организации не могут влиять на общественные отношения путем принятия и обеспечения при необходимости принудительного исполнения нормативно-правовых актов. Речь может идти лишь о взаимовыгодных договорных взаимоотношениях организации с внешними субъектами, соблюдении законодательства и своих обязательств перед государством, социальной ответственности организации). В публичном администрировании можно выделить как управленческую деятельность, которая направляется за пределы соответствующего органа и регулирует определенные общественные отношения, так и управленческую деятельность, которая носит внутриорганизационный характер, направлена на регулирование административно-правовых и трудовых отношений внутри органа публичной власти. Тем не менее, большинство эффективных и действенных управленческих методов, технологий, способов и инструментов появились и прошли апробацию именно в бизнесе, и лишь потом интегрировались в систему публичного администрирования. Сфера интереса изучаемой дисциплины ограничена административным менеджментом именно в бизнес-организациях (business administration). Административный менеджмент как система управления состоит из двух подсистем: управляющей (субъект административного управления) и управляемой (объект административного управления). Субъектом административного менеджмента является администрация организации в целом, а не отдельный руководитель. (Руководитель, в свою очередь, является субъектом административной деятельности, содержание которой составляет выполнение организационно-распорядительных функций). В общем смысле под администрацией организации понимается её руководящий состав. Объектами управления в общем случае являются: 1) отношения между людьми, которые возникают в тех функциональных областях деятельности организации, которые нуждаются в управляющем воздействии; 2) отношения между представителями администрации организации по поводу управления. Объекты управления предприятий, некоммерческих организаций отличаютсяот объектов управления органов публичной власти (государственные органы, органы местного самоуправления), которые не наделены хозяйственной компетенцией.  Рис. 2.1 – Административный менеджмент как система Влияние субъекта административного управления на объект представляет собой процесс административного менеджмента и осуществляется путем выполнения субъектом административной функции при помощи использования определенных административно-управленческих технологий и административных методов управления Административная функция выражает содержание (направленность) управляющего воздействия на объект административного управления. Методы управления – способы работы с конкретными инструментами, средствами управления, способы реализации функций управления. Административно-управленческие технологии – это способы непосредственного (прямого) оперативного воздействия на управляемый объект. Основой для реализации административно-управленческих технологийявляются: полномочия руководителей; авторитет власти, связанный с возможность руководителей в рамках предоставленных им полномочий отдавать распоряжения для подчиненных; принцип обязательного и точного выполнения подчиненными законных распоряжений, отданных руководителями в рамках их полномочий. Своё выражение административно-управленческие технологии находят в конкретных управленческих решениях, принимаемых коллегиально (советом акционеров, правлением и т.д.) или единолично соответствующим руководителем. 2.2 Система административного управления (Administrative Management System – AMS) Система административного управления – Administrative Management System (AMS) – является основой эффективного управления для любых компаний мира. По мнению многих экспертов, все крупные, средние и малые компании на Западе и в Азии, в том числе такие известные компании, как Toyota, Honda, Ford, BMW, Volkswagen, Sony, Samsung, Coca-Сola, McDonaldђs, в своей практике управления опираются на систему административного управления. Система административного управления за 100 лет настолько вошла в практику управления на Западе и в Азии, что современные западные специалисты по управлению и руководители даже не представляют, что где-то управление может строиться иначе – может быть бессистемным. Данная система является базисной, значительно упрощает процесс управления и существенно повышает эффективность любых организаций, позволяя им прогрессивно развиваться. Система административного управления позволяет существенно повысить эффективность любой организации, ее прибыльность и конкурентоспособность. Повышается долговременная конкурентоспособность организаций без существенных вложений в модернизацию производства. AMS также позволяет решать проблемы управления и мотивации персонала на предприятии, что в свою очередь способствует повышению исполнительской дисциплины и производительности труда на каждом рабочем месте, ликвидации потерь и брака, существенному снижению себестоимости, ритмичной работе всей организации. Опора на современную систему административного менеджмента позволяет уверенно и достойно конкурировать на отечественных и зарубежных рынках. Изначально система административного управления направлена на качественное решение двух основных задач управления: рациональная организация труда на каждом рабочем месте; мотивация каждого работника организации к производительному и качественному труду. В соответствии с этим целостная система административного управления состоит из двух взаимосвязанных подсистем: подсистема I – Система административного управления организацией, или Организационная система управления; подсистема II – Система административного управления персоналом, или Рациональная модель трудовых отношений, базирующаяся на эффективной системе оплаты труда. ПОДСИСТЕМА I: Система административного управления организацией "Организационная система управления" Организационная система отвечает на вопросы: кто, что, как и когда должен делать в организации для выполнения ее целей и задач. Задача организационной системы: за счёт правильной постановки планирования, организации труда и контроля обеспечить рациональное движение материальных и информационных потоков в рамках всего предприятия с целью получения максимально возможной прибыли. Составные части организационной системы: Прозрачная система планирования и бюджетирования, охватывающая всю деятельность предприятия. Тщательно проработанная структура управления. Положения о подразделениях и должностные инструкции. Штатно-должностное расписание Маршрутные карты движения документооборота. Формы документов, необходимых для выполнения всех процедур данного документооборота. Принципы регулирования производственных отношений: горизонтальное и вертикальное разделение труда; единство дирекции; централизация управления; ПОДСИСТЕМА II: Система административного управления персоналом "Рациональная модель трудовых отношений" Рациональная модель трудовых отношений отвечает на вопросы: как нужно каждому работать, как работникам строить отношения с руководителями и коллегами, как оплачивается труд, как руководителям правильно управлять персоналом. Задача Рациональной модели трудовых отношений: обеспечить высокий уровень производительности и качества труда, трудовой, производственной и исполнительской дисциплины на каждом рабочем месте, за счёт правильного регулирования трудовых отношений и использования эффективной системы оплаты труда. Составные части Рациональной модели трудовых отношений: Унифицированная тарифная система; Унифицированная результирующая система; Унифицированная система участия персонала в доходах (прибылях); Принципы регулирования трудовых отношений: единоначалие (у каждого работника только один начальник — непосредственный руководитель); неукоснительное подчинение каждого работника своему непосредственному руководителю; строгая дисциплина и порядок; единые правила сотрудничества для всего персонала; соответствие денежного вознаграждения затратам труда; персональный подход к заработной плате каждого работника. Система административного управления — это базисная система управления организацией, и все современные новации в управлении являются надстройкой над этим базисом: Административная система и бережливое производство; Административная система и ERP- системы; Административная система и ISO 9000;. Административная система и процессный подход На самом деле, управление на Западе и в азиатских странах развивалось в следующем порядке: вначале во всех компаниях была внедрена и отлажена система административного управления (AMS), затем они наладили бережливое производство (lean production), потом автоматизировали систему административного управления путем внедрения ERP-систем, далее ввели сертификацию системы управления качеством по стандартам ISO. Таким образом, система административного управления первична. Все совершенствование управления в любых компаниях мира начинается только после постановки и отладки данной системы. 2.3 Администрация как орган административного управления и субъект административного менеджмента В самом общем контексте к администрации обычно относят должностных лиц, руководящий персонал какого-либо учреждения, предприятия. Данное определение субъекта управления (администрирования) является наиболее широким, связано с организационной деятельностью администрации в сфере управления организациями публичного и приватного права. Т.о. администрация (от лат. administratio – управление) применительно к государственному управлению – совокупность государственных органов, осуществляющих функцию управления; применительно к управлению другими организациями – совокупность должностных лиц и органов, возглавляющих организацию. Существуют различные точки зрения относительно соотношения понятий администрации и менеджмента организации. Ряд исследователей и практиков относит к администрации руководителей всех уровней, что пересекается с составом менеджмента организации. Следует согласиться с подходом, согласно которому существует различие между составом администрации и менеджмента организации: в администрацию организации входят не все руководители: ни официально, ни неформально в состав администрации не входит ряд линейных и функциональных руководителей среднего и практически все руководители производственных и управленческих подразделений нижнего уровня; в состав администрации организации входят все специалисты и исполнители, обеспечивающие функционирование руководителей верхнего уровня управления; руководители верхнего и частично среднего уровней входят в состав как менеджмента, так и администрации организации. Администрация организации – высшее руководство, руководители подразделений организации, их заместители, имеющие право принимать решения: 1. К высшему руководству относятся первый руководитель (директор, генеральный директор, начальник, управляющий и их заместители, президент, вице-президент и т.д.). 2. Руководители подразделений организации обычно делятся на руководителей линейных и функциональных подразделений. 2.1. К линейным руководителям относят руководителей производственных или операционных подразделений. Кроме того, в зависимости от роли, выполняемой подразделениями в деятельности организации, их руководители могут разделяться на руководителей основных и вспомогательных производственных или операционных подразделений. 2.2. К функциональным руководителям относят руководителей всех других подразделений (служб), деятельность которых связана с технической подготовкой производства, коммерческой работой, планированием, организацией труда и заработной платы, финансами, учетом и т.д. Собственник нанимает администрацию для создания, а затем для управления принадлежащей ему организацией. Именно администрация, гипотетически представленная как наиболее обобщенный субъект управленческого процесса, выполняет весьма необходимую задачу - закладывает основы организационной деятельности в сфере управления (независимо от того, какая формальная организация подразумевается). Администрация обеспечивает подбор, оформление и организацию деятельности работников управленческих и производственных подразделений компании. В процессе функционирования организации администрация осуществляет общие, системообеспечивающие исполнительные полномочия: формирует организацию, направляет и сопровождает ее функционирование, контролирует и представляет установленную отчетность, обеспечивает, в случае необходимости, реформирование организации. Детализация и адаптация целей организации применительно к подразделениям, постановка и решение конкретных задач, как правило, делегируются администрацией нижестоящим руководителям управленческих и производственных подразделений организации. Администрация не подменяет деятельность конкретных производственных и управленческих подразделений организации, но, прежде всего, обеспечивает оперативное сопровождение этой деятельности. Администрация также призвана осуществлять официальное представление организации во внешней среде, управлять ее целенаправленным функционированием, обеспечивать взаимодействие с подведомственными ей организациями. Аппарат управления организацией (аппарат организации) – совокупность функциональных подразделений и (или) должностных лиц организации, выполняющих штабную административную функцию, необходимую для управления организацией. Повторить типы организационных структур управления Администрирование (от лат. Administro – управляю, заведую) применительно к государственному управлению – деятельность государства по управлению; применительно к управлению другими организациями – использование в управлении бюрократических, административных форм и методов. Администрирование можно определить как комплекс необходимых любому субъекту достаточно универсальных действий, способов воздействия по формализации, регламентации, распорядительству, контролю и обеспечению исполнения запланированного. Для этого необходима организация документооборота и делопроизводства, а также информационное обеспечение процессов управления. Администрирование предполагает наличие в организации: - систематизированного свода положений, регламентов и правил (пакет документов, распределяющих и регламентирующих права, обязанности и ответственность подразделений и сотрудников организации); - основных подходов, принципов, порядков (пакет штатных процедур функционирования подразделений и сотрудников организации, обеспечивающего достижение поставленных целей), которыми постоянно руководствуется персонал управления организации в своей практической деятельности. Важным является то, что во всех этих документах обобщается и закрепляется накопленный лучший опыт постановки и достижения целей организации. Одним из определяющих обоснований выделения и применения администрирования как инструмента обеспечения функционирования организации является необходимость обеспечения четкого соблюдения установленных правил действенным механизмом контроля исполнения и ответственности. Комплекс учредительных документов и внутренних положений, утвержденных структур и процедур, действующих регламентов и правил организации формирует основы постановки и достижения ее целей. Стабильность его состава и адекватность содержания создает необходимые методические условия для быстрой и эффективной адаптации каждого нового специалиста, в том числе и менеджера. Вместе с тем возможность модификации административного комплекса позволяет учесть особенности бизнеса, специфику организации и индивидуальные качества менеджера. В реальных условиях в зависимости от устава, формы и других определяющих факторов в организации складывается достаточно разнообразный состав и соответствующее содержание администрирования. Наиболее часто встречающиеся конструкционно-интеграционные проявления администрирования в менеджменте реализуются в виде таких процедур, как: 1) регламентация системы и процесса целеполагания, обеспечивающая разработку, построение и реализацию дерева целей организации; 2) распределение функционального выполнения содержания профессиональных операций и универсальных действий между работниками и подразделениями организационной структуры; 3) организация построения и реализация процесса менеджмента путем последовательного объединения действий, операций, стадий, этапов, фаз и циклов в процесс; 4) выработка, адаптация и применение модели организации функционального взаимодействия в ходе разработки и осуществления воздействия менеджера. 2.4 Менеджер-администратор как ключевой элемент системы административного управления и субъект административного менеджмента Менеджер – это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи. В процессе управления менеджеры выполняют функции, необходимые для решения задач организации - административные функции. Административная функция организации (управление организацией) – определенная совокупность операций, направленных на координацию, согласованное совместное выполнение всех иных функций организации (технической, коммерческой, финансовой, учетной и др.). Таблица 2.1 – Содержание функции администрирования
Административные (управленческие) операции могут быть сгруппированы по технологическому признаку следующим образом: организационно-распорядительные операции (служебно-коммуника-ционные, распорядительные, координационные, контрольно-оценочные); аналитико-конструктивные операции (аналитические, конструктивные); информационно-технические операции (первично-счетные и учетные, ком-муникационно-технические, вычислительные и формально-логические). Задача менеджера как администратора состоит в создании дееспособной административной структуры управления предприятием и определенных правил, которые описывают функционирование такой организации в определенных прогнозируемых условиях. Менеджер-администратор должен: понимать необходимость всестороннего изучения черт и особенностей организации с целью построения оптимальной системы управления; неизбежность изменения системы управления как соответствующей меры при изменении внешней ситуации; знать современные тенденции в развитии организационных форм; преимущества различных форм собственности организации; выбирать параметры организации, необходимые для характеристики объекта управления; выбирать систему управления в соответствии с принятой моделью организации. 2.5 Сущность и значение процесса административного менеджмента Приверженцы административной школы в управлении, описывая управленческие функции, представляли деятельность руководителя (менеджера) как процесс, хотя и были склонны трактовать элементы управления как независимые друг от друга. Процессный подход в менеджменте, начало которому было положено приверженцами административной школы, в настоящем виде сложился только в 50-тые годы прошлого столетия. Процессный подход позволил синтезировать предшествующие достижения менеджмента в единую динамическую модель. С позиций процессного подхода управление (административная функция) рассматривается как непрерывная серия взаимосвязанных управленческих функций. Причем каждая управленческая функция в свою очередь состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления (по М. Мескону и др.) состоит из 4 первичных функций: 1) планирования; 2) организации; 3) мотивации; 4) контроля. Эти функции объединены двумя связующими процессами: 1) коммуникациями; 2) принятием решений. Первичные функции управления (планирование, организацию, мотивацию, контроль) называют еще общими (основными) функциями управления, потому что они осуществляются в любой организации и на любом уровне управления. Общие (основные) функции управления отражают содержание процесса управленческой деятельности как некоторую совокупность определенных последовательно выполняемых видов работ, которые относительно самостоятельны, но тесно взаимосвязаны между собой. Функции управления, находясь в определенной взаимосвязи (определенном круговороте), составляют цикл менеджмента. Ни одну из них не выкинешь из управленческой цепи. За планированием следует организация, далее мотивация и контроль, который в свою очередь дает импульсы для дальнейшего планирования и коррекции выполнения всех функций управления. Осуществление первичных функций и объединяющих их связующих процессов делает возможной координацию совместной деятельности персонала. В роли координаторов совместной деятельности персонала выступают руководители высшего, среднего и низового звеньев управления. Руководители непосредственно принимают решения в рамках предоставленной им компетенции, связывая и координируя процесс управления. Управление (по Файолю, административная функция) становится реальностью, если выполняется функция координации, то есть обеспечивается согласованное совместное выполнение персоналом всех иных существенных функций организации (технической, коммерческой, финансовой, учетной и др.). Если этого нет, то деятельность администрации является неудовлетворительной, потому что административная функция должным образом не реализуется. Функция координации составляет суть управления (администрирования), является его главным отличительным признаком. В реализации процесса управления участвует администрация (руководители высшего, среднего и низового звеньев, их заместители), а также профессионалы, специалисты и технические служащие, которые наряду с техническими, коммерческими, финансовыми, учетными и другими операциями (работами) выполняют определенные административные операции (работы). Поэтому процесс управления носит групповой характер. В отличие от этого процесс руководства носит персональный характер. Руководство – это деятельность конкретного руководителя. Поэтому в рамках процессного подхода руководство рассматривается отдельно от управления. При выделении общих (основных) функций управления административные операции, непосредственно составляющие содержание процесса управления, группируются по стадиям управленческого цикла (планирование, организация, мотивация, контроль). Административные операции, которые связывают эти составляющие (коммуникационные операции и операции, относящиеся к принятию решений), нельзя отнести только к какой-либо определенной стадии управленческого цикла, поэтому они выделяются (группируются отдельно) как все другие операции, не отнесенные ни к одной из стадий управленческого цикла. В курсе основ менеджмента соответствующие группы этих операций объединяются под названием связующих процессов (коммуникации и принятие решений). Таким образом, основанием классификации (распределения) административных операций по общим (основным) функциям управления является стадия управленческого цикла. Все без исключения административные операции распределяются по стадиям управленческого цикла или непосредственно, или же относятся к прочим (нераспределенным) операциям. Другим исходным основанием классификации (распределения) административных операций является функциональная область, относящаяся к работе, которую выполняет подразделение для организации в целом. Заметим, что функциональные области первичны по отношению к подразделениям. Установление функциональных областей организации должно предшествовать формированию подразделений. В зависимости от объема управленческой работы для работы в определенной функциональной области может создаваться одно или больше подразделений. Работа определенного подразделения может также охватывать разные функциональные области. Административные операции, которые классифицированы (распределены) по функциональным областям управленческой деятельности, составляют конкретные (специфические) функции управления. Когда мы рассматриваем процесс управления с позиций разделения управленческого труда по определенным функциональным областям, то важнейшими признаками любой функциональной области деятельности организации (любой из сторон или частей организации) выступают: 1) направление управленческого воздействия или регулирования (родовой признак классификации); 2) предмет управленческого воздействия или регулирования (видовой признак классификации). В зависимости от направления управленческого воздействия или регулирования выделяют два класса (рода) функций управления: 1) направленные на обеспечение согласования действий всех звеньев предприятия для осуществления его задач; 2) обеспечение потребностей предприятия во всех видах ресурсов, в их преобразовании и использовании . Функции управления, направленные на обеспечение согласования действий всех звеньев предприятия для осуществления его задач, разделяются по предмету воздействия на шесть групп (видов): 1) организация управления предприятием (проектирование и совершенствование систем и методов управления); 2) организация маркетинговых исследований; 3) прогнозирование и планирование; 4) управление научно-техническим развитием и технической подготовкой; 5) координация и оперативное управление производством; 6) организация управленческого учета, обеспечивающего потребности управления в учетной информации. Функции управления, направленные на обеспечение потребностей предприятия во всех видах ресурсов, в их преобразовании и использовании, разделяются по предмету воздействия на шесть групп (видов): 1) управление трудовыми ресурсами; 2) управление социальным развитием; 3) управление материально-техническим снабжением и сбытом; 4) управление ремонтным, транспортным и другими видами обслуживания; 5)управление финансовыми ресурсами; 6) управление реконструкцией и расширением предприятия. Подфункции конкретных (специфических) функций называют специальными (например, специальной функцией управления основным производством является оперативно-календарное планирование). При этом наряду с традиционными представлениями об управлении как о деятельности, осуществляемой посредством вертикального разделения труда между руководителями различного ранга и направляемой на координацию работы линейных и функциональных подразделений, утверждалось представление об административно-управленческих технологиях, позволяющих выделять кросс-функциональные и функциональные процессы (бизнес-процессы и административные процедуры) и управлять ими. Технология административного менеджмента |