АМ-т_Лекции все_рус. Теоретические основы административного менеджмента Тема 1 Теория административного менеджмента
 Скачать 1.32 Mb.
|
К нетрадиционным методам мотивации административных работников:Моральные стимулы – передача информации о заслугах работника в социальной среде. Полезно выделять моральные стимулы общего действия и целевые (среди последних – эталонные и соревновательные). Патернализм (забота о работнике). Это особый способ организации атмосферы компании(подразделения), при котором делается акцент на неформальные отношения, широкий перечень возможностей для личного общения между сотрудниками, руководитель становится почитаемым «главой семьи», принимающим на себя ответственность за проблемы и трудности подчиненных. Широко используются натуральные стимулы и социальные гарантии, руководители выращиваются внутри коллектива. Организационные стимулы – стимулирование содержанием, условиями и организацией работы (автономия в работе, право самоконтроля, стимулирование свободным временем / гибким графиком, контрактная форма найма и т.д.). Участие в управлении: полное и своевременное информирование; участие в выработке решений; участие в принятии решений. Участие в совладении: участие в прибыли; участие в капитале. Карьера и развитие (планирование карьеры, работа с кадровым резервом, краткосрочное и долгосрочное обучение, наставничество, повышение в должности, горизонтальная карьера и т.д.). Негативные стимулы (неудовольствие, наказания, угрозы потери работы и т.д.). Особняком от всех предыдущих стоит метод формирования желаемой мотивационной структуры персонала. Обычно для этого решаются две задачи: формирование условий, способствующих выработке нужной мотивационной структуры в коллективе и подбор соискателей с желаемой мотивационной структурой. При разработке систем нетрадиционной мотивации можно использовать типологическую модель, согласно которой выделяется 5 базовых типов мотивации: инструментальный, профессиональный, патриотический, хозяйский и избегательный (люмпенизированный). Применение вышеперечисленных стимулов к каждому типу мотивации хорошо изучено (табл. 5.1). Таблица 5.1 – Типы мотивации
Тема 6 Контроль и регулирование в административном менеджменте 6.1 Контроль деятельности аппарата управления: виды, особенности, принципы 6.2 Виды административного контроля 6.3 Инструменты административного контроля 6.1 Контроль деятельности аппарата управления: виды, особенности, принципы Контроль – это обязательная функция менеджмента, заключительная стадия управленческого процесса, которая играет роль соединительного звена между управляющей и управляемой системами. Субъектами контроля в системе административного менеджмента выступают коллективные и коллегиальные органы управления, линейный и функциональный аппараты предприятий. Объектами контроля являются: миссия, цели и стратегии, процессы, функции и задачи, параметры деятельности, управленческие решения, организационные формы, их структурные подразделения и отдельные исполнители. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своей цели. Процесс контроля состоит в установлении стандартов, измерении фактически достигнутых успехов и проведении коррекции в том случае, если достигнутые результаты существенным образом отличаются от установленных стандартов. Формы контроля деятельности административного аппарата различаются по признакам методической направленности и способам его проведения: предварительный, текущий, заключительный. 1) Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и поведения. Если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить сформулированные цели до подчиненных, принимать в административный аппарат руководства квалифицированных людей, то это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как запланировано. В организациях предварительный контроль используют по трем главным направлениям: относительно человеческих, материальных и финансовых ресурсов. для того чтобы убедиться, что работники, которых приняли в организацию, способны выполнять порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стажа работы в этой сфере и проверить документы и рекомендации, представленные работником; для воплощения контроля в сфере материальных ресурсов разрабатывают стандарты минимально разрешенных уровней качества и проведения физических проверок соответствия полученного сырья этим требованиям. важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования; он дает уверенность в том, что когда организации понадобится денежная наличность, она ее будет иметь. Бюджеты устанавливают предельные затраты и не разрешают любому отделу или организации полностью исчерпать свою денежную наличность. 2) Текущий контроль проводится в процессе осуществления финансовых и хозяйственных операций. Материалы этого контроля используют для оперативного регулирования производства и координации деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей. Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе проведения работ. Чаще всего объектом текущего контроля являются подчиненные сотрудники, а сам контроль традиционно является прерогативой их непосредственных руководителей. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждения проблем, которые возникают, и предложений относительно усовершенствования работы позволяют избежать отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желательной цели. Для того чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления нужна обратная связь. 3) Заключительный контроль проводится после осуществления финансовых и хозяйственных операций. В его задачи входит проверка правильности , законности и целесообразности осуществленных затрат, полноты и своевременности поступления предусмотренных сметой средств. Заключительный контрольвыполняетдве важных функции: одна из них состоит в том, что он дает руководству организации информацию для планирования в том случае, если такие же работы будут проводиться в будущем; вторая функция — содействие мотивации. Процесс контроля не только позволяет обнаружить проблемы и реагировать на них так, чтобы достичь желаемой цели, но и помогает руководству решить, когда необходимо вносить радикальные изменения в деятельность организации. Различают административный и исполнительный контроль. Административный контроль – все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации. Исполнительный контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации. Требования к контролю заложены в принципах его осуществления, таких как постоянность и оперативность, объединение проверки сверху и контроля снизу, объективность, массовость и гласность, действенность, плановость, экономичность и научность. Основные принципы административного контроляопираются на четыре составляющие, позволяющие руководителю организации определить что, когда и где контролировать, а также кто должен осуществлять контроль. Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются элементом планирования. Принцип места контроля состоит в том, чтобы руководитель организации выяснил, в каких структурных подразделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функционирования. Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности информацию и быстро реагировать на происходящие изменения. Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работникам фирмы возможности самим осуществлять оценку результатов собственной деятельности и своевременно вносить в нее необходимые коррективы. 6.2 Виды административного контроля Под административным контролемв наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, сцелью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования. Основная цель административного контролясостоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации. Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффективность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении. Существуют различные виды административного контроля. По отношению к объекту контроля: Внешний контроль – осуществляется внешними организациями по отношению к предприятию (государственный ведомственный и вневедомственный контроль, независимый финансовый аудит). Внутренний контроль – осуществляется руководителями и специалистами, а также выборными органами управления и контроля. Он проводится с целью поддержания организационной устойчивости субъектов хозяйствования, выявления отклонений от установленных планов и программ деятельности и применения определенных корректирующих действий, устранения недостатков в работе структурных подразделов и отдельных исполнителей. По источникам использования информации: Документальный контроль – различные проверки, ревизии, специальные обследования с использованием больших массивов разнообразной информации, планы, сметы, договоры, нормативы, статистическая отчетность и др. Визуальный, или натуральный контроль — это непосредственный обзор объектов невооруженным глазом или с помощью оптических приборов. По степени охвата: Сплошной контроль. Выборочный контроль (как правило, подлежат те решения и распоряжения, для которых сроки выполнения не имеют большого значения). В системе административного контроля любой организации можно выделить три основных тесно взаимосвязанных элемента, а именно: установление стандартов состояния и функционирования управляемой системы; оценка текущего состояния управляющей системы и происходящих в ней процессов на предмет выявления возможных отклонений; устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее установленным стандартам. 1. Стандарты состояния и функционирования системы управления разрабатываются в процессе организационного регламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля. Разработка организационных (административных) стандартов включает в себя два основных этапа: определение способов оценки установленных критериев и разработка оценочных шкал; расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполнена для осуществления контрольных замеров. В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели: количество выполненных операций; скорость выполнения конкретных операций; количество обработанной документации; затраты рабочего времени; качество управленческого труда (число ошибок); экономическая или социально-психологическая эффективность управленческого труда. Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая обстановка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких показателей обычно применяют методы экспертных оценок. 2. Оценка текущегосостояния системы управления организациивключает в себя сбор необходимой информации, а также ее обобщение, обработку и анализ. Сбор данных осуществляется посредством установления в ходе выполнения операции или процесса стратегических контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объектами административного контроля. Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным. 3. Устранение выявленных отклоненийможет осуществляться несколькими способами: модификацией целей; внесением изменений и корректив в плановые задания; реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т. д.). 6.3 Инструменты административного контроля Механизм административного контроляпредставляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации. Основными инструментами административного контроляявляются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания. Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов организации. Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления организации. Основными объектами административного аудитаявляются: миссия, цели и задачи организации; законы и принципы формирования, развития и функционирования организации; стратегии организации; функции организации; структура организации; технологии управления; внутренние и внешние коммуникации; управленческие решения; информационные технологии; системы документооборота. Основные принципы административного аудита: Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов. Принцип соответствиятребует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения. Принцип энциклопедичностипредполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами. Принцип полнотызаключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю. Сущность принципа системностисостоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления. Значение принципа централизациисводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения. Принцип стандартизациигласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт. Принцип своевременного использования контролируемых данныхтребует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления. Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок. Доклады. В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию. • об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы; • о возможных причинах возникновения отклонения; • об анализе последствий отклонения; • о рекомендациях по устранению отклонения. Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации. Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие: 1) система контроля должна соответствовать целям, задачам и планам организации; 2) система контроля должна быть понята и принята руководителями всех уровней управления организации; 3) система контроля должна быть экономична, т. е. обеспечивать максимальную эффективность контрольных мероприятий при минимальных затратах; 4) система контроля должна обеспечивать своевременное его осуществление; 5) система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации; Методы и управленческие решения в административном менеджменте | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||