Глазунова Н.И. Гос.(админ.) управление. Учебника по специальности Государственное и муниципальное управление
 Скачать 3.94 Mb.
|
|
8.3. Индивидуальное рабочее место и принципы его организации Должность служащего как рабочее место в структуре административного органа является наименьшей частицей системы высшего порядка. Нет нужды доказывать очевидное положение, что на оценку системы в целом влияет оценка частей, из которых эта система складывается. В деятельности по надлежащей организации индивидуального рабочего места — как, впрочем, вообще любого звена организационной структуры — существует основополагающий принцип. Пренебрежение этим принципом оказывает столь дезорганизующее влияние, что ликвидировать его невозможно никакими методами. Мы имеем в виду принцип согласованности и соответствия трех основных элементов, которые должны составлять суть каждого рабочего места:
Таким образом, должность государственного (муниципального) тужащего — это исходная структурная единица государственного аппарата, точно обозначенное в штатном расписании индивидуальное Рабочее место, которое может занимать только один служащий, вы полняющий определенный круг задач, функций, наделенный соответствующими этим задачам и функциям правами и полномочиями и от, ветственностью. Все элементы должности должны быть взаимно согласованы и составлять гармоничное целое. Базовым из указанных элементов является первый, поскольку он обосновывает необходимость существования рабочего места и служит базой для правильного понимания двух остальных. Если смотреть на рабочее место как на систему, то все три элемента важны в равной мере, а недостаточное соответствие одного из них остальным разрушает правильную в принципе структуру. Как известно, вплоть до настоящего времени нетрудно найти примеры таких организационных решений, в которых основное внимание обращается на задачи (нередко, впрочем, их неправильно подбирают, составляя не конкретно, а шаблонно, что подтвердили и последние исследования), часто — на ответственность, причем в сочетании с угрозой применения карательных санкций. Зато забота о полномочиях и средствах деятельности известна мало, т. е. о соблюдении упомянутых всех трех элементов она^ не всегда проявляется. Постараемся вникнуть в психику занимающего какую-то должность человека, которому руководители определили задачи, возложили на него ответственность за их выполнение, но не наделили его соответствующими правами или необходимыми материальными средствами. После неудачных попыток добиться увеличения полномочий и средств у этого человека имеется для выбора три пути: первый — заявить, что из-за невозможности выполнения возложенных на него обязанностей он отказывается от работы; второй заключается в нелегальном изыскании материальных средств и самовольном присвоении полномочий; третий сводится к фальсификации отчетности, т. е. к ее приукрашиванию. Первый путь используется сравнительно редко. Обычно выбираются в наиболее выгодных для конкретного случая пропорциях второй и третий пути. Создается ситуация, чрезвычайно деморализующая работника. Наряду с этим общественное мнение и вышестоящее руководство вводятся в заблуждение фальсифицированной отчетностью нередко диспропорция между поставленными задачами, выделенными средствами и полномочиями становится причиной преступной деятельности. Следует добавить, что любое требование ответственности может иметь место только в рамках выделенных средств и полномочий. Всякое превышение этих рамок в равной мере и несправедливо, и нелогично. Если руководитель независимо от уровня допускает в подчиненном ему коллективе несогласованность рассматриваемых элементов, то он пренебрегает одной из главнейших своих обязанностей: не сохраняет в допустимых границах организационную стабильность, являющуюся неотъемлемым условием правильного функционирования любого института. В специальной литературе редко обращается внимание на влияние, которое оказывает правильно организованное рабочее место на хорошие человеческие отношения в коллективе (мы имеем в виду слаженность указанных выше элементов организационных структур). Множество вопросов, разногласий, взаимных обид и претензий возникает лишь потому, что неизвестно, кто какие имеет полномочия и кто за что отвечает. В связи с этим целесообразно обобщить принципы организации рабочего места. Принцип соответствия. При подборе задач для рабочего места следует стремиться к тому, чтобы установленный комплекс задач соответствовал физическим возможностям человека. Недопустимо нагромождение на одном рабочем месте таких задач, с которыми рядовой работник средней квалификации не сможет справиться. Нельзя также создавать ситуаций, когда заранее известно, что независимо от степени нагрузки соответствующего работника его как такового невозможно найти даже теоретически. Если, например, для выполнения одних задач необходимы основательный запас юридических знаний, управленческая или иная подготовка, получаемая в вузе, а для исполнения других задач на том же рабочем месте нужно лишь уметь читать и писать да еще, возможно, знать арифметику в объеме неполной средней школы, то заранее известно, что нет такого человека, который одновременно имел бы высшее образование и не имел его. Ясно, что столь неверно сконструированное рабочее место будет занято работником с высшим образованием. И часть его специальных знаний пропадет, не будет использована, причем как раз в той пропорции, в какой тратится время на канцелярскую работу, для выполнения которой достаточно среднего образования. Мы все еще несем огромные потери, плохо учитывая Принцип соответствия при организации многих рабочих мест. Принцип надлежащей детальности. Часто возникает вопрос о степени детальности круга задач и обязанностей. При этом высказываются опасения, что весьма подробный их перечень содержит элементы излишней регламентации. Мы склонны разделять эти опасения: Детальность можно и должно доводить лишь до границ существующей необходимости, так как переход этих границ является явной организационной ошибкой. Проведем обоснование необходимой степени детальности. 1. Детальность определения задач и обязанностей должна способствовать точному разграничению сфер деятельности между рабочими местами таким образом, чтобы эти сферы не перекрывались и чтобы между отдельными рабочими местами не появлялось «ничейных» зон. Отсюда вывод: особенно детально и точно следует определять периферийную тематику.
Если степень деятельности определения задач и обязанностей не укладывается ни в один из перечисленных пунктов, то это означает, что мы имеем дело с чрезмерной детализацией, ограничивающей свободу действия как самого работника, так и всего учреждения. Принцип показателей. Чтобы перечень задач и обязанностей не мог подвергаться свободной интерпретации и мог быть оперативным инструментом в руках руководителя, каждому его пункту должен соответствовать показатель исполнения. Этот показатель следует определить не «кабинетным путем», а после консультаций и, если это возможно, по согласованию с работником, для оценки труда которого он будет применяться. При определении показателей надлежит обращать серьезное внимание на то, чтобы они отражали только те результаты, которые зависят от самого работника. Проблему показателей мы рассмотрим более широко в следующих темах книги, так как это в значительной мере связано с другими проблемами, не относящимися к описанию рабочего места. Принцип значимости порученных задач. Допустим, что описание рабочего места содержит шесть пунктов. Однако получилось так, что пять из них работник выполняет, а шестым пренебрегает. Этот работник, используя простейший расчет, может искренне считать, что он справляется со своими обязанностями на 5/6. Хорошо, если его руководитель придерживается такого же мнения. Но может быть и иначе. Еели по опенке руководителя невыполняемое задание составляет, скажем, 5/6 качественного значения совокупности задач данного рабочего места, в то время как пять выполняемых работником задач состав- й)0т едва 1/6, то возникает недоразумение, неприятное для обеих заинтересованных сторон. Существует весьма простой способ устранения подобного рода недоразумений. В перечне задач следует определить вес и значение каждой из порученных обязанностей. Подобное дополнение перечня будет элементом взаимопонимания руководителя и подчиненного, что, несомненно, положительно скажется на эффективности работы. О важности соблюдения принципа значимости свидетельствует, в частности, то, что согласно мнению, разделяемому многими учеными и практиками, зачастую решение 20% задач данного учреждения < дает 80% результатов его работы в суммарном подсчете, в то время как решение остальных 80% задач дает едва 20% вклада в эти результаты. Нарушение критерия значимости'отдельных задач и обязанностей (направлений активности) является первым шагом к трансформации их в цель, существующую для самой себя. К этому ведет длительный, постепенно нарастающий процесс. Его начало обычно коренится в нарушении надлежащего соотношения между отдельными целями. Исходя из этого утверждения принцип качественной значимости задач приобретает дополнительную ценность. Принцип равномерности стимулов и санкций. Если точность описания задач, обязанностей и показателей будет разной, то центр тяжести интересов исполнителя переместится от менее конкретных проблем к более конкретным. В этом же направлении будут действовать как некоторые стимулы, так и некоторые санкции. Чем задание конкретнее и показатель яснее, тем легче каждому, прежде всего руководителю, заметить малейшее упущение. А замеченное упущение влечет за собой, как правило, неприятные последствия, т. е. принуждение. В свою очередь, стимул возникает из потребности человека видеть и знать оценку результатов своего труда. Он хочет видеть это сам и хочет, чтобы это увидели другие. И чем задачи и показатели конкретнее, чем заметнее результаты предпринятых усилий, тем более привлекательным для исполнителя становится труд. Под влиянием одностороннего воздействия принуждения и стимула наступает нарушение запланированных пропорций в выполнении задач. Соблюдение принципа равномерности стимулов и санкций — это стремление к тому, чтобы все задачи и все показатели* их выполнения были в границах возможного определены с одинаковой точностью. Принцип самовыражения. Каждый нормальный человек обладает определенными способностями, честолюбием (преимущественно довольно высоким), увлечениями и пристрастиями, хочет чем-то выделиться, обратить на себя внимание окружающих, влиять на выполняемую работу, пользоваться уважением коллектива и ощущать общественную полезность. Если он делает работу, отвечающую его увлечениям и способностям и дающую возможность удовлетворить честолюбие, то мы говорим, что данная ситуация создает условия для «самореализации», или «самовыражения». В стремлении к самовыражению человек не только избавляется от тенденции к минимизации своих обязанностей, но и старается расширить их. Многие психологи ставят потребность в самовыражении на первое место среди всех человеческих потребностей. Если путем соответственно сформулированных задач и обязанностей работника в какой-то мере обеспечены условия для самовыражения, то тем самым мобилизуется мощный фактор мотивации, чего не сможет дать никакая формальная дисциплина. Целесообразно уделить внимание двум вопросам: последствиям пренебрежения принципом самовыражения и способу использования его при формулировании задач и обязанностей рабочего места! По первому вопросу отметим следующее: если в профессиональной работе человек не может удовлетворить естественных увлечений и интересов, если ему не созданы соответствующие условия, он ищет их в другом месте, перемещает свою энергию и заинтересованность из области профессионального труда в иные сферы, что, естественно, наносит ущерб учреждению, предоставившему ему работу. Именно поэтому можно относительно часто встретить в одном лице рьяного, весьма изобретательного и толкового любителя-садовода или коллекционера-филателиста и вместе с тем нерадивого или ограниченного служащего. Перейдем ко второму вопросу. Говоря о практических рекомендациях в деле формулирования функций рабочего места таким образом, чтобы обеспечить условия для самовыражения работника, приходится признать, что дело это далеко не простое, однако не следует поддаваться пораженческим настроениям. Слишком часто, отказываясь от чего-то «недостижимого», мы забываем, что эта недостижимость относится к области идеала. А стремиться к нему необходимо. Остановимся на этой проблеме. Каждая работа будет отвечать принципу самовыражения в более высокой степени, если она:
8) наглядно способствует удовлетворению насущных общественных потребностей. Совсем иного рода возможности самовыражения кроются в организационных решениях. В этом отношении прежде всего надо отметить следующее: чем шире тематика учреждения и, что обычно за этим следует, многочисленнее штат работников, тем больше возможностей у работников этого учреждения соприкоснуться с трудом, который он хотел бы выполнять. Отсюда практический совет: по возможности избегать создания узкоспециализированных учреждений, поскольку они не способствуют полному развитию индивидуальности. Упомянутый перечень средств этим не исчерпывается. Его продолжение — дело руководителя, учитывающего конкретные обстоятельства. Определенные шаги в указанных выше направлениях 'возможны почти всегда. Учет принципа самовыражения при формулировании перечня задач и обязанностей каждого рабочего места является одним из условий гуманизации труда. Расстановка работников таким образом, чтобы они в максимальной мере имели возможность для самовыражения, — это один из существенных принципов кадровой политики и кадровой работы администрации, стремящейся обеспечить каждому гражданину условия для наиболее полного использования его возможностей, т. е. квалификации и способностей. Принцип повышения квалификации кадров. В настоящее время каждый работник обязан постоянно повышать свою квалификацию. Эта обязанность, ставшая одной из основных, все еще не реализуется надлежащим образом служащими административных учреждений. Поэтому необходимо повторять, что постоянное повышение квалификации должно быть обязанностью любого без исключения работника на каждом рабочем месте. Принцип повышения квалификации кадров учитывается при составлении перечня задач и обязанностей (должностных инструкций) работников. Необходимо периодически пересматривать должностные инструкции, проверяя, не узки ли предусмотренные в них участки деятельности для постоянного развития и роста работников. 8.4. Задачи и обязанности работников с позиций более крупных структурных подразделений органа административного управления Все, сказанное нами до сих пор о принципах, которые следует Учитывать при формулировании задач и обязанностей рабочего места, ограничивалось исключительно проблемами, как бы замыкающимися 8 рамках этого места и не связанными с тем обстоятельством, что никакое рабочее место в аппарате управления не изолировано от более широкой системы, где оно само играет роль подсистемы. А эта более широкая система, в свою очередь, является подсистемой следующей, более крупной системы. Остановимся на тех вопросах, которые связывают индивидуальное рабочее место с аппаратом управления и тем самым влияют на его организацию. Критерий выделения рабочего места и принцип органических функций. Если рабочее место «предметно замкнуто», т. е. если выполняемая работа является отрезком рабочего процесса, проходящего через несколько мест (хотя бы через два), возникает вопрос: согласно какому критерию этот процесс был разделен для выполнения на индивидуальных рабочих местах? Были ли использованы возможности интеграции труда, чтобы обогатить его, сделать более привлекательным и интересным для исполнения и были ли использованы возможности разделения труда для создания условий, углубляющих специализацию? Поиск золотой середины между этими противоположными тенденциями является сутью рассматриваемого критерия. В структуре аппарата государственного управления каждая должность имеет свое место. Она может находиться на том или ином уровне (в министерстве, на уровне субъекта Федерации, города или района), на той или иной ступени данного уровня (например, в министерстве это может быть должность референта, начальника отдела или управления). Расположение рабочего места может обеспечить работнику многочисленные контакты с посетителями данного учреждения или, наоборот, свести эти контакты к нулю. В зависимости от расположения место работы может быть узлом, контролирующим многочисленные коммуникационные каналы, проходящие в различных направлениях административной структуры. Кроме того, на размещение влияют ведомственные и территориальные различия. Определенные удобства и затруднения в выполнении данной работы возникают в силу расположения рабочего места. На основе вышесказанного приступим к уточнению понятия органических функций. Органической функцией рабочего места будем называть такую функцию, которую легче выполнять на данном (или на аналогичном, однородном) рабочем месте, чем на каком-либо ином. Если возникает такая ситуация, что данная функция найдет для себя такие же благоприятные условия на двух различных по уровню рабочих местах, то ее следует рассматривать как органическую функцию места, расположенного ниже, поскольку будет явной ошибкой, как организационной (праксеологической), так и экономической, выдвигать данную функцию на более высокое (и вышеоплачиваемое) рабочее место, в то время как она столь же хорошо может выполняться на месте более низкого уровня. Отсюда ясно, какие функции нужно считать не отвечающими требованиям органических функций. Это те функции, которые могли бы найти для себя одинаковые или лучшие условия выполнения на каком-либо другом рабочем месте. Отсюда следует указание: все задачи и обязанности, перечислен-нуе в описании данного рабочего места, должны соответствовать его органическим функциям. Особенно важное значение этот принцип имеет для рабочих мест руководящих работников. Принцип производивши. Принцип производное™ может быть отнесен к наиболее важным независимо от того, пойдет ли речь о рабочих местах рядовых или руководящих работников. Согласно этому принципу все функции, фигурирующие в описании рабочего места, должны быть производными от главных функций, возложенных на структурное подразделение более высокого уровня или ступени. Если, например, речь идет о министерстве, то задачи и функции этого министерства должны быть разделены на задачи и функции отдельных его управлений. То, что не находит отражения в задачах министерства, не может иметь места в каком-либо его управлении. В свою очередь, ни перед одним из отделов, на которые делится это управление, не могут ставиться задачи, не фигурирующие в перечне задач управления. И наконец, в задачах и обязанностях какого-либо рабочего места не может быть того, что не вытекало бы из задач подразделения в целом. Различия могут и даже должны быть лишь в степени детализации, которая нарастает при переходе на более низкие уровни. В то же время исключается добавление каких-либо дополнительных элементов. Данный вопрос для нашей административной практики весьма существен. Если проанализировать десятки и сотни форм отчетности, требуемых от органов администрации (непоступление которых вызывает запросы, а поступление образовывает груды непрочитанных бумаг), различных учетных данных, ведомостей, сводок, то можно найти не одну позицию, которая сохраняется в силу традиции и по закону инерции, но никоим образом не может являться производной вышестоящих задач. Принцип производности имеет весьма существенный аспект, который до сих пор недостаточно освещен в литературе. Необходимо всегда помнить, что государственные органы административного управления как целое не являются системой, находящейся в вакууме. Их следует рассматривать как подсистему более крупного целого, которым является общество, государство. Может случиться "гак, что какой-то вид деятельности достаточно обоснован потребностью или интересом данного ведомства, но с точки зрения общества не выдерживает критики. Следовательно, принцип производности в некоторых ситуациях надлежит перенести на сами органы административного управления (как отдельное целое). Проиллюстрируем это примером. Проверка железнодорожных билетов при входе и выходе на перрон могла приносить железной дороге определенный доход, получаемый в результате уменьшения числа безбилетных пассажиров, в виде сумм, превышающих расходы на содержание контролеров. Но если учесть, что сотни тысяч пассажиров тратят при этом в среднем по минуте 2 раза в день, и подсчитать стоимость напрасно потраченного общественного времени, то положительное сальдо станет отрицательным. Принцип производности следует углублять везде, где это возможно, элементами экономического анализа. Благодаря экономическому анализу можно разработать методы стимулирования изобретательности и находчивости работников в поисках лучших вариантов достижения поставленных целей. Принцип рациональности «прочих» задач и обязанностей. Он весьма существен, и пренебрежение им перечеркивает смысл любых описаний рабочих мест. Согласно повсеместно принятой практике в должностной инструкции, помимо перечисленных конкретных задач, имеется пункт «и прочие задачи, поручаемые руководителем». Наблюдения показали, что этот пункт трактуется слишком свободно и широко. Оборот «и прочие» понимается не в организационном плане на фоне более широких разделов учреждения, а чисто грамматически, под этим подразумеваются все теоретически возможные задания, не вошедшие в перечень. И хотя в описании перечислено более десятка четко очерченных задач и обязанностей, руководитель может произвольно, не считаясь ни с каким перечнем, поручить подчиненному все, что захочет. Он всегда может опереться на одну из двух возможностей: или порученная работа подойдет под одну из позиций данного перечня (тогда все в порядке), или не подойдет ни под какую, но может соответствовать пункту «и прочие» (следовательно, и в этом случае все будет нормально). Неудивительно, что в этой ситуации перечни задач и обязанностей не имеют никакого значения, о них быстро забывают. Некоторые работники вообще не знают о наличии этих перечней. Им известно лишь то, что в данный момент поручает руководитель. Перечни задач и обязанностей своевременно не пересматриваются и не обновляются, так как о них не помнят не только подчиненные, но и руководители. В этих условиях составление перечней задач и обязанностей рабочих мест носит бюрократический характер и предпринимается лишь для того, чтобы избежать замечаний со стороны контрольных органов. Такое положение объясняется скорее всего неумением составить перечень задач и обязанностей, говоря конкретнее, — неумением оперировать дихотомической классификацией: «А» и «не А». Подобную классификацию используют библиотеки. В библиотечных каталогах нет пункта «и прочие». Опытный библиотекарь умеет разместить книги по соответствующим разделам, хотя часто сталкивается с огромным количеством разнообразных тем и авторов. Как же следует поступать? Чтобы разделить, например, тематику какого-то отдела между индивидуальными рабочими местами, нужно знать ее полный объем. Из этого объема прежде всего выделяется тематика «А» и относится месту «а». Из оставшегося объема (совокупность минус «А») вычленяется тематика «Б» для исполнителя на месте «б». Затем из оставшегося объема (совокупность минус «А» и «Б») выделяется тематика «В» для места «в». И так до исчерпания всего делимого объема работы. Как правило, в конце этой операции остается объем, который трудно конкретизировать. Этот остаток относится к последнему рабочему месту или к такому, к которому он больше подходит. Именно этот остаток и войдет в пункт «и прочие». Теперь уточним, что может оказаться в пункте «и прочие». Это такие задачи, которые соответствуют сразу трем условиям.
Принцип автоматического замещения отсутствующих. В аппарате государственного управления проблема замещения отсутствующих работников должна рассматриваться как неразрывно связанная с организацией рабочего места. Активность деятельности государственного учреждения не должна снижаться из-за отсутствия работников аппарата по тем или иным причинам. Сопоставление двух обстоятельств — того, что готовность к работе, а зачастую и сама работа должна носить постоянный характерна также того, что иногда работники отсутствуют, — приводит к очевидному выводу: проблема замещения отсутствующих должна регулироваться формально и решаться автоматически. В каждом перечне задач и обязанностей, во всех описаниях рабочих мест должно быть достаточно точное и ясное упоминание о необходимости овладения проблематикой по меньшей мере двух, а если проблемы явно близки, то и трех соседствующих рабочих мест. Созданные таким образом тройки, а иногда и четверки должны регулировать любые замещения автоматически, не отвлекая внимания и времени руководителя. Это также нужно предусмотреть в ,описании должностных обязанностей. Принцип специализации. Понятие специализации в органах государственного управления должно трактоваться весьма гибко. Его суть в решающей мере зависит от уровня (ступени), на котором расположено рабочее место, а также от численности структурного подразделения — ячейки, в которую оно входит. В органах государственного управления подход к проблеме специализации можно выразить следующим образом. Чем больше число рабочих мест, на которые должна быть разделена данная тематика, тем более узко следует понимать специализацию. И наоборот, чем меньше число таких рабочих мест, тем шире надо понимать специализацию. То же самое можно сказать о численности штатов, принимая ее как независимую величину: чем шире круг проблематики, который должен быть разделен между данным числом штатных единиц, тем шире следует понимать специализацию, а чем уже проблематика для раздела, тем более узко и детально понимается специализация. Широко распространенной ошибкой, особенно в последние годы, было то, что понятие специализации, правильно определенное на уровне министерства, переносилось, например, на уровень территориального подразделения в городе, хотя рассматриваемый отдел территориального уровня располагал значительно меньшими штатами, чем соответствующее министерство. Принцип согласования задач отдельных рабочих мест. Рабочее место следует считать надлежаще организованным лишь в том случае, если оно правильно вписано в структуру органа управления как большего целого. Речь идет прежде всего о том, чтобы между рабочими местами не было «брешей» и дублирования задач. В связи с этим многие авторы обращают внимание на неправильность неупорядоченного, фрагментарного описания рабочих мест. Если производится описание рабочих мест или их пересмотр и обновление, то это должно делаться одновременно для всего органа, так как в противном случае не может быть речи о скоординированной деятельности данного органа. В промышленности есть понятие «книга служб», т. е. описание рабочих мест с учетом их взаимосвязей. Понятие «книга служб» следовало бы использовать и в органах административного управления. Не менее существенным аспектом принципа согласования является требование равномерной загрузки работников. Это весьма существенный фактор гармоничного сотрудничества в коллективе и наличия в нем товарищеских отношений. Чрезвычайно важной проблемой для четкой работы административного органа является слаженность пропускной способности рабочих мест в тех случаях, когда процессом труда последовательно охватывается рад из них. Ввиду недостаточного развития технической связи соединяющей рабочие места как в рамках определенного П0дразделения аппарата, так и в рамках более крупных организацион-нь1х комплексов, в основном аппарат государственного управления работает медленно. Традиция вертикальных структур (небольшие ячейки и звенья, много ступеней и много руководителей) привела к тому, что отдельные рабочие места, выражаясь образно, как бы подвешены на шнурках вертикальной подчиненности и, балансируя на них, не создают между собой надлежащих горизонтальных связей. Следует учесть, что операционное время, т. е. время, в течение которого с делом знакомятся, пишут о нем, перепечатывают начисто, обдумывают способ выполнения и т. д., составляет необходимую часть времени, которое уходит на прохождение этого дела по всем инстанциям. Большую часть занимает «время ожидания», когда дело находится в куче залежавшихся бумаг у референта, ждет очереди в ротаторной, ожидает виз и заключений, согласования, пересылки и т. д. Если таким же образом было бы организовано, например, производство автомобилей, если бы после секундного перемещения конвейерной ленты и занимающих несколько минут операций наступали дни или недели ожидания нового перемещения конвейера, то изготовление одного автомобиля тянулось бы десятки лет. Отсюда вывод: связь между рабочими местами должна быть такой, чтобы «время ожидания» на данном и последующем месте было сокращено если не до нуля, то во всяком случае до минимума. Возможно ли это? Отвечая на этот вопрос, следует заметить, что во многих сферах труда, не менее сложных и не менее многостадийных, это оказалось возможным. Большую роль в этом сыграли сетевые графики. В аппарате государственного управления данной проблемой до сих пор никто всерьез не занимался. Вопрос о согласовании пропускной способности просто не возникал. Во многих учреждениях многие срочные и важные вопросы не находят своевременного решения хотя. бы из-за недостатка копировально-множительной техники. А ведь это — проблема элементарная. Независимо от того, какие в недалеком будущем удастся получить результаты в области координирования пропускной способности рабочих мест, ясно одно: нынешнее положение можно и нужно в значительной степени исправить. 8.5. Кто должен составлять описание рабочих мест? Под описанием рабочих мест понимается перечень состава работ, выполняемых на данном рабочем месте, прав, обязанностей, степени ответственности и уровня квалификационных требований к работнику. Такое описание может сделать сам работник с последующим утверждением разработки вышестоящим руководителем, может сделать начальник для своих непосредственных подчиненных или сотрудник находящийся на более высоком уровне или ступени, чем непосредственный руководитель. Существуют следующие причины, по которым описание рабочего места не должен делать тот, кто его занимает. Во-первых, чтобы иметь возможность установить сферу обязанностей данного рабочего места, нужно их видеть в более широком плане, что с точки зрения рядового исполнителя не всегда представляется возможным. Это легче сделать с позиции на ступень выше, охватывающей определенное количество подчиненных параллельных мест, что позволяет избежать «брешей» и дублирования. Во-вторых, непосредственный исполнитель не может с должной объективностью определить круг своих задач и обязанностей, а также ответственность за их выполнение. Из числа авторов описания рабочих мест целесообразно исключить и работников, занимающих пост выше непосредственных руководителей; они могут определять круг задач для подчиненных им структурных подразделений, например в форме регламентов. С этой точки зрения направление описаний рабочих мест «сверху» следует рассматривать как серьезную организационную ошибку, так как подобные описания сделаны лицами, не знающими тех работников, для которых эти описания предназначены. Они не могут учитывать индивидуальных особенностей отдельных работников. Для большинства работников описания рабочих мест должны разрабатывать их непосредственные руководители, поскольку только они располагают наибольшей информацией об индивидуальных качествах и квалификации людей, с которыми находятся в прямом личном контакте. Можно вполне определенно высказываться в пользу совместного составления описания рабочего места исполнителем и его руководителем. Благодаря этому устраняются возможности появления в будущем недоразумений, связанных с различной интерпретацией отдельных пунктов описания. Относительно очередности определения задач можно сказать, что описание следует начинать в первую очередь с должности руководителя коллектива или группы, так как до тех пор, пока нет ясного представления о том, в чем состоят задачи руководителя аппарата, трудно говорить о задачах его подчиненных. Так ли уж необходимо четкое описание рабочих мест? Можно встретить нарекание, что описание рабочих мест придает учреждениям жесткость. Но усиление жесткости, вызываемое описанием рабочих мест, может быть вредным лишь тогда, когда руководство данного учреждения не заменяет устаревшие описания новыми. Не подлежит сомнению, что описание рабочих мест по многим причинам, и прежде всего в связи с ускоренным прогрессом, подвержено старению. Однако не стареют ли также машины? Должно ли это свидетельствовать их непригодности и вызывать мысль об отказе от их использования или же лучше в подходящее время заменить устаревшие машины новыми? Очевидно — второе. То же следует, делать и с описаниями рабочих мест. Некоторые авторы предусматривают обновление описаний рабочих мест через регулярные промежутки времени (например, раз ъполгода)'. На наш взгляд, правильная организация рабочих мест полезна и выгодна прежде всего по следующим причинам.
6. Облегчает надлежащую подготовку и переподготовку работников. Часто вызывают нарекания формы профессиональной учебы, их оторванность от жизни и текущих потребностей. Думается, основу любой учебной программы (разумеется, в определенных границах однородности учебных групп) должно составлять содержание описаний рабочих мест тех работников, для которых учеба организована. В этом случае мы получаем максимальную гарантию, что программы будут отвечать запросам слушателей.
14 Облегчает введение современных форм делопроизводства. Рационализация канцелярского труда, конкретнее — введение безжурнальной системы делопроизводства, вообще невозможна без четко установленного распределения обязанностей между отдельными рабочими местами: при ежедневном распределении почты было бы неизвестно, кому какой документ направить на исполнение. Все должно было бы проходить через руки руководителя подразделения, отнимая у него время, и в основном распределялось бы на основе пункта «и прочие», как это, к сожалению, происходит во многих учреждениях.
8.6. Полномочия и ответственность Полномочия (правомочие) — это совокупность прав и обязанностей, юридически закрепленных за должностью и обеспечивающих возможность должностному лицу осуществлять свои функции в рамках установленной для него компетенции. Проблема полномочий работников аппарата административного управления до сих пор вызывает определенные разногласия среди правоведов и руководителей государственного аппарата. Некоторые из них считают, что представителем органа административного управления является руководитель, и он один сосредоточивает в своих руках все полномочия, присущие этому органу. Если из юридических норм следует, что все полномочия органа концентрирует его руководитель, то это означает, что они устарели, не соответствуют потребностям практики и долг юристов и администрации состоит в том, чтобы заменить их более современными. Право решать (самостоятельность действий). В аппарате государственного управления особенно важное значение имеет право служащих подписывать документы по рассматриваемым вопросам. В пользу этого утверждения приведем следующие аргументы:
Ответственность. Устанавливая диапазон ответственности, следует определять не только то, за что работник отвечает, но и условия, при которых можно с него взыскивать. Этим мы избежим возникаю щей иногда ситуации, когда руководство, устанавливая ответственность за выполнение тех или иных задач, не создает условий для их выполнения. Может возникнуть мысль, что такая постановка вопроса готовит почву для оправданий в случае невыполнения задач. Нам кажется, что точное определение условий, в которых работник будет нести ответственность за порученное дело, как раз и устраняет возможность отговорок. , Требуя ответственности, обычно имеют в виду качество и степень реализации распоряжений, поручений, инструкций, планов и т. д. Но часто в поле зрения не попадает другой вопрос: сделал ли работник все, что в данных условиях было возможно? Об этом тоже нельзя забывать. Право на обеспеченность информацией и средствами труда. Эквивалентом обязанности работника правильно выполнять порученную ему работу является его право на обеспеченность необходимой информацией. Проблема здесь заключается в том, что служащий, с одной стороны, теряется в море действующих юридических законов и нормативов, а с другой — даже в области массовых, повторяющихся и однородных дел не имеет соответствующей информации. Почти по каждому частному вопросу он вынужден отправлять за информацией посетителя, чтобы тот доставил ее в форме приложения к основному документу. Поэтому необходимо, чтобы получаемая информация отряду требований. Она должна быть: опережающей, т. е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегию действий в будущем; . современной, оперативной; . надежной (основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту); . оптимальной (характеристика меры в соотношении необходимой и достаточной информации);
• ориентированной (допускающей) на машинную обработку. Следует добиться того, чтобы информация в целом не обременяла рабочих мест ни руководящих, ни рядовых работников, носила оперативный характер. Если говорить о нормативных актах, начиная от законов и кончая предписаниями, то каждое рабочее место должно быть снабжено информацией, содержащей все правовые нормы, относящиеся к работе данного служащего. Материалы следует расположить в порядке, соответствующем как иерархии, так и хронологии, а также дополнить алфавитным предметным указателем, позволяющим быстро найти то, что необходимо в данный момент. Вопросы для размышления и самоконтроля
|