Бухгалтерский учет для МР-22, ЭР-22 (2) от 020218. Учебнометодический комплекс дисциплины смк фа с 0608182014 Версия 1 Дата 11. 08. 2014 г с из 177
 Скачать 1.72 Mb.
|
|
Тема 5. БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ Цель: рассмотрение понятия документа, ошибки в бухгалтерском учете, раскрытие порядка проведения инвентаризации, рассмотрение понятия учетный цикл, его этапов Ключевые понятия: документ, реквизиты, ошибка, инвентаризация, учетные регистры, учетный цикл, проводка План:
2..Инвентаризация и порядок ее проведения 3.. Этапы учетного цикла. Подготовка рабочей таблицы 1 . Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Бухгалтерский документпредставляет собой письменное распоряжение на совершение или свидетельство о совершенной хозяйственной операции и служит основанием для отражения последней на счетах бухгалтерского учета. Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Процесс оформления операций документами представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета и называется документацией. Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения. По назначению документы подразделяют на: - распорядительные - содержащие распоряжение, приказ на совершение хозяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерском учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными; - оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Документы такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей; - бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на основании распорядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют; - комбинированные - выполняющие одновременно функции, свойственные нескольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию. По способу составления документы подразделяют на: - разовые - применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей; - накопительные - применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей. По объему содержания документы подразделяют на: - первичные - оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции; - сводные - составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях. По месту составления документы подразделяют на: - внутренние - составленные на самом предприятии; - внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. По способу заполнения документы подразделяют на: - типовые - применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений; - специализированные - применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия. Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатывают и утверждают субъекты самостоятельно на основе минимальных требований, утвержденных уполномоченным органом. Первичные документы, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа (формы); - дату составления; - наименование субъекта, от имени которого составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; - личные подписи и их расшифровки. В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. К ведению бухгалтерских документов предъявляют определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей (записи проверяют по корреспондирующим счетам). Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво, подписи в документах тоже должны быть разборчивыми. Ни в тексте, ни в цифровых данных не разрешаются какие-либо подчистки, помарки и не оговоренные исправления. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в документе, за доброкачественное составление документа несут должностные лица, подписавшие его. Руководитель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции. Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым руководителем субъекта. Бухгалтерские документы со дня их выписки до передачи в архив находятся в движении, проходят ряд этапов учетной обработки. Такое движение документов получило название документооборота. Он включает в себя стадии, каждую из которых проходят практически все документы: составление, прием в бухгалтерию (здесь осуществляется проверка, таксировка и учетная обработка документа), запись данных в учетные регистры, передача в текущий архив. Основной задачей правильной организации документооборота является ускорение движения документов, которое при высоком качестве оформления является одним из принципов организации бухгалтерского учета. Таким образом, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: на каждый вид документов должен быть определен кратчайший путь их продвижения, исключающий лишние операции и инстанции; должны быть намечены конкретные исполнители, отвечающие за оформление документов и их обработку на каждой инстанции; сроки обработки должны быть минимальными. На данном этапе развития бухгалтерского учета наличие базы прикладных программ по бухгалтерскому учету, компьютеризация практически всех стадий документооборота позволяют значительно сократить время движения документов, их обработки, что способствует оперативному руководству предприятием, своевременному составлению финансовой отчетности хозяйствующего субъекта. Поступившие в бухгалтерию документы после таксировки, проверки и разметки корреспондирующих счетов группируют в накопительных или группировочных ведомостях, данные которых записывают в соответствующие регистры аналитического или синтетического учета. Единичные документы записывают в регистры без группировки. Все документы, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, должны храниться в отдельной папке, на которой указываются все необходимые справочные сведения. По окончании отчетного года, в течение которого все документы за этот период находились в бухгалтерии, бухгалтерскую документацию сдают в архив, где она хранится в течение сроков, оговоренных в учетной политике хозяйствующего субъекта. Для получения необходимой информации о деятельности предприятия все хозяйственные операции вносят в бухгалтерские документы, данные которых после их приемки, проверки и учетной обработки группируют по экономическому содержанию и регистрируют в определенной последовательности. Такую регистрацию осуществляют с помощью учетных регистров, являющихся одним из важнейших средств бухгалтерского учета. Учетные регистры - это листы бумаги, имеющие специальное графление, предназначенные для регистрации и группировки учетных данных. Запись данных из документов в регистры называется регистрацией. В бухгалтерском учете регистры классифицируются по назначению, объему содержания, внешнему виду и форме графления. По назначению учетные регистры подразделяют на: - хронологические, в которых регистрацию хозяйственных операций осуществляют по мере их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию). К ним относят кассовую книгу, журнал учета поступающих грузов и др.; - систематические, в которых проводят регистрацию хозяйственных операций, сгруппированных по экономическому содержанию. Например, это Главная книга, журналы-ордера, в которых записи систематизируют по синтетическим или аналитическим счетам; - комбинированные, в которых операции заносят одновременно в хронологическом и систематическом порядке. Эта форма, являясь наиболее удобной, получила в настоящее время широкое распространение. К комбинированным учетным регистрам относят многие журналы-ордера и ведомости. По объему содержания регистры подразделяют на: - синтетические, предназначенные для отражения всех хозяйственных средств, их источников в обобщенном виде. Это такие регистры, как Главная книга и оборотная ведомость; - аналитические, предназначенные для ведения учета хозяйственных средств и операций в разрезе аналитических счетов. По внешнему виду учетные регистры подразделяют на: - карточки - это регистры аналитического учета одинакового формата, разрозненные бланки учетной регистрации, отпечатанные на отдельных листах плотной бумаги, имеющие специальную форму графления. Они предназначены для организации учета различных объектов; - книги - это регистры аналитического учета, сброшюрованные, пронумерованные, имеющие специальную форму графления. В книгах типографским способом напечатаны реквизиты, формирующие необходимые сведения об учетном объекте. Наиболее распространены кассовая книга и Главная книга; - свободные листы - регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей, форма и графление которых зависит от их назначения; - машинограммы (распечатки) - регистры аналитического и синтетического учета, разработанные при помощи прикладных программ по бухгалтерскому учету и оформленные в зависимости от желания заказчика информации и задаваемых параметров в форме карточек, листов книг бухгалтерского учета, журналов-ордеров, ведомостей и др. При ведении аналитического учета в книгах до начала записей необходимо пронумеровать все страницы книги и скрепить печатью, подписью главного бухгалтера. При открытии регистров в них переносят начальные остатки из регистров за прошлый отчетный период, там, где необходимо - обороты за период с начала года. При записи операции в регистр указывают содержание записи, дату и номер документа, при необходимости - краткое содержание операции, суммы операции, причем суммы записывают в графы соответствующих счетов. Операции, носящие однородный характер, предварительно накапливают в разработочных таблицах, накопительных ведомостях и т.п. В конце месяца данные разработочных таблиц итогами записывают в регистры синтетического и аналитического учета. По окончании месяца подсчитывают месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим и синтетическим счетам. В тех регистрах, где это необходимо, выводят остаток на конец месяца (сальдо на 1 число следующего месяца). В конце месяца итоги оборотов используют для составления оборотных ведомостей и для текущего контроля. Учетные регистры должны быть сверены. Для этого делают записи по корреспондирующим счетам, что обеспечивает их достоверность, выявление и исправление ошибок до составления баланса. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность. Совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса называют формой бухгалтерского учета. 2. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчeтности субъекты не менее одного раза в год должны проводить инвентаризацию имущества, обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Это способ бухгалтерского учета, с помощью которого сопоставляются и регулируются учетные данные о средствах субъекта с их фактическим наличием в целях обеспечения соответствия этих показателей. В процессе хозяйственной деятельности могут возникнуть расхождения данных бухгалтерского учета с фактическим наличием товарно-материальных запасов:
Расхождения можно выявить путем периодической сверки данных фактических остатков средств с данными бухгалтерского учета путем инвентаризации. Инвентаризации бывают: 1. Полные. Касаются всех средств хозяйствующего субъекта. Обычно инвентаризацию проводят в следующие сроки:
2. Частичные. Охватывают один вид средств (денежных средств в кассе, материалы на складе). Проводятся систематически на протяжении всего года в целях сохранности материальных ценностей. 3. Плановые. Проводятся в установленные по плану сроки. 4. Внезапные - по распоряжению руководителя, при смене материально-ответственных лиц, по требованию следственных органов. 5. Внеплановые - после стихийных бедствий (пожаров и др.), а также ежемесячная инвентаризация денежных средств. Так же инвентаризация проводится для обеспечения реальности бухгалтерского учета и баланса хозяйствующего субъекта. Для этих целей создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителя субъекта (председателя комиссии), главного бухгалтера, руководителей структурных подразделений, главных специалистов служб. Она проводит профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей; организует проведение инвентаризаций и осуществляет инструктаж членов рабочих комиссий; ведет постоянный контроль за ходом инвентаризации и организует контрольные проверки правильности проведения инвентаризации товарно-материальных запасов; проверяет правильность ведения складского учета и хранения ценностей в межинвентаризационный период; выведения результатов инвентаризации (излишки, недостачи); в необходимых случаях проводит повторные сплошные инвентаризации; рассматривает объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения и вносит предложения о порядке регулирования выявленных недостач, потерь и порчи ценностей. Для непосредственного проведения инвентаризации приказом руководителя субъекта создается рабочая комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (специалистов и работников бухгалтерии). В состав комиссии включаются опытные работники, хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены и первичный учет. Работники рабочих инвентаризационных комиссий несут ответственность за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации, за полноту и точность составления описей и представления их в бухгалтерию. Инвентаризацию проводят при смене материально-ответственных лиц, при аудиторских проверках, по требованию следственных органов и в других случаях. Результаты инвентаризации (излишки, недостачи, пересортица) записывают в сличительные ведомости результатов инвентаризации. В них включают только те ценности, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Центральная инвентаризационная комиссия должна проверять правильность составления сличительной ведомости и свое решение зафиксировать в протоколе, который подтверждается руководителем субъекта не позднее 10 дней после окончания инвентаризации. Основные средства, денежные средства, выявившиеся в излишке, подлежат оприходованию на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных лиц. Недостача ценностей в пределах установленных норм списывается на расходы. Недостачу товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли, также потери от порчи ценностей относят на виновных лиц. Недостачу ценностей сверх норм естественной убыли, включая готовую продукцию, в тех случаях, когда виновники не установлены, или о взыскании с материально-ответственных лиц отказано судом, относят на результаты хозяйственной деятельности. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета признаются:
Так как нормы естественной убыли действуют только для продовольственных товаров и стеклянной посуды в розничной сети, то субъекты, у которых отсутствуют нормы естественной убыли, должны рассматривать их как потери, которые списываются на убытки при отсутствии виновных лиц или в случае если судом отказано во взыскании убытков с них, и покрываться за счет чистого дохода субъекта, но при этом для целей налогообложения на вычеты не относятся. Обязательно проведение инвентаризации в следующих случаях:
1. Этапы учетного цикла 2. Подготовка рабочей таблицы 3. Закрывающиеся проводки. Трансформация 4. Обратные реверсивные проводки 3. Учетный цикл (accounting cycle) - это последовательность этапов учетного процесса, начиная с анализа хозяйственных операций до закрытия счетов и составления финансовой отчетности. Учетный цикл состоит из следующих этапов: 1. Анализ операций на основе первичных документов; 2. Регистрация операций или событий в Главном журнале; 3. Перенос записей из Главного журнала в Главную книгу; 4. Подготовка предварительного пробного баланса; 5. Составление корректировочных записей; 6. Подготовка скорректированного пробного баланса; 7. Подготовка финансовых отчетов на основе скорректированного пробного баланса с помощью трансформационной таблицы; 8. Закрытие временных счетов в конце отчетного периода; 9. Составление пробного баланса после закрытия счетов; 10. Составление финансовой отчетности на основе трансформационной таблицы. Для составления финансовой отчетности бухгалтер должен на основе первичных документов (source documents) отобрать данные, относящиеся к текущему отчетному периоду. Это потребует проведения расчетов, анализа, подготовки проектов документов. Все они называются рабочuмu документами. Если в Главном журнале (general journal) или Главной книге (general ledger) обнаружена ошибка, она должна быть исправлена. Исправление ошибок производится с помощью корректирующих проводок. Исправительная проводка - это журнальная проводка, которая производится с целью исправления допущенной ранее ошибки. Обычно для этого зачеркивают ошибочную запись и вносят правильную (метод сторно или красного сторно). Каждое исправление должно сопровождаться полным объяснением. Корректирующая (трансформационная) проводка (adjustiпg eпtries) - проводка, составленная с целью применения метода начисления к операциям, которые охватывают более чем один учетный период. Несмотря на то, что трансформационные проводки часто требуют оценок, эти оценки должны основываться на информации, которую можно проверить. Рабочая таблuца - это учетный инструмент, который используется для упрощения и обобщения учетных процессов. Подготовка её не является частью учетного цикла, но её применение может упростить подготовку скорректированного пробного баланса, отчета о финансовых результатах, отчета о нераспределенной прибыли и бухгалтерского баланса. После регистрации трансформационных записей в Главном журнале и занесении их в Главную книгу, составляется скорректuрованный пробный баланс (adjusted trial balaпce) пробный баланс, подготовленный после всех трансформационных проводок. Для внесения трансформационных записей и составления отчетности бухгалтеры могут использовать трансформационную таблицу. Использование таблицы облегчает составление финансовой отчетности. Обычно трансформационная таблица имеет одну графу для названий счетов и/или их номеров и, кроме того, еще десять граф с соответствующими названиями. В адресной части трансформационной таблицы указываются: 1 название компании; 2 заголовок «Трансформационная таблица»; 3 период, за который составляется таблица. Процедура составления трансформационной таблицы состоит из шести этапов: 1. Вводятся сальдо счетов в колонки пробного баланса (trialbalaпce) и подсчитываются итоги; 2. Записываются трансформационные проводки и подсчитываются итоги; 3. Записываются трансформированные сальдо счетов в колонки трансформированного (откорректированного) пробного баланса и подсчитываются итоги; 4. Переносятся сальдо трансформированного пробного баланса в колонки отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса; 5. Подсчитываются итоги в колонках отчета о прибылях и убытках и бухгалтерского баланса. Чистая прибыль или убыток переносится из колонок отчета о прибылях и убытках в колонки бухгалтерского баланса и колонки отчета о нераспределенной прибыли. После того, как сделаны все трансформационные проводки, необходимо сделать закрывающие проводки. 3акрывающuе npoвoдкu (closingentries) преследуют две цели: 1. Создают основу для следующего отчетного периода посредством закрытия временных счетов доходов и расходов. 2. Позволяют определить итоговую сумму доходов и расходов за период с тем, чтобы чистая прибыль или убыток за период были перенесены на счет «Нераспределенная прибыль». Так как при разноске трансформационных и закрывающих проводок по счетам Главной книги возможны ошибки, необходимо еще раз проверить наличие нулевого сальдо у всех временных счетов и равенства итогов по дебету и кредиту. Такая проверка проводится путем составления пробного баланса после закрытия счетов. В нем должны отражаться только постоянные счета, так как все временные должны быть закрыты. Предварительный пробный баланс После того, как все хозяйственные операции и события идентифицированы, а также зарегистрированы в Главном журнале и перенесены в Главную книгy, составляется предварительный пробный баланс. Предварительный пробный баланс представляет собой список остатков счетов Главной книги, где его дебетовые и кредитовые колонки складываются для проверки на равенство. Корректировочные записи Необходимость корректировочных записей возникает в связи с тем, что конец учетного периода не всегда совпадает с получением или уплатой денежных средств, отсрочкой или начислением. Все корректировочные журнальные проводки разносятся соответственно в дебет и кредит корректировочной колонки. Скорректированный пробный баланс Целью составления скорректированного баланса является проверка правильности осуществления корректировочных проводок. Суммы в колонке корректировок просуммированы с остатками в колонках пробного баланса и переведены в скорректированный пробный баланс. Вопросы для самоконтроля: 1.Что такое первичные учетные документы? 2..Какие существуют критерии классификации первичных документов? 3..Что такое документирование хозяйственных средств и документооборот? 4..Из каких этапов состоит учетный цикл? 5.. Какова цель каждого из шагов учетного цикла? Литература: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 |