|
|
учебное пособие. Учебное пособие. маркетин. Учебное пособие для студентов направлений подготовки 35. 03. 10 Ландшафтная архитектура
7.2. Деловая переписка
Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.
Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:
1. официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике;
2. деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.
Общие правила оформления официальной корреспонденции
Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями.
Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.
Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое письмо, содержит несколько обязательных позиций:
Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т.д.
Комплимент — это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол, уверения в моем весьма высоком уважении..., С глубоким уважением, Весьма искренне Ваш или просто
Искренне Ваш и т.д.
Подпись — подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа.
Дата — должна включать день месяца, год и место написания письма.
Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.
Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте
1
Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:
• Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне.
• В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует" ("continued over").
• Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
• Служебные письма печатаются на машинке, ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Сам текст письма печатается через
2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки — 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца.
• Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д.
Какие-либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который остается "в деле".
• В тексте не допускаются подчистки, исправления.
• Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению.
• Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.
• Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать.
• Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк.
• На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней.
На письмо — до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо приняло к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
Нота, памятная записка, меморандум
Общий термин "Нота" охватывает по традиции все виды официальной переписки между дипломатическими представительствами и
правительствами стран пребывания. Ноты могут быть написаны в первом или третьем лице, быть официальными или неофициальными. Нота в первом лице (личная нота) направляется по вопросам важного и принципиального значения или в порядке информации о каких-либо событиях или фактах. Личная нота имеет форму письма, составленного в первом лице, от имени, подписавшего ноту. Нота начинается с обращения и заканчивается комплиментом (формулой вежливости), в котором автор "свидетельствует свое уважение". В дипломатической практике принято в ответах на ноту придерживаться принципов взаимности при формулировках вступительного обращения и заключительного комплимента, т.е. в ответной ноте обычно используются те же выражения, которые имеются в присланной ноте. Нота в третьем лице (вербальная нота) используется для рассмотрения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего порядка. Нотами запрашиваются визы, а также доводится до посольств, торгпредств и т.д. информация представительского характера. Текст вербальной ноты составляется в третьем лице от имени министерства, посольства, торгпредства и т.д. и начинается с обращения, которое содержит комплимент. Заканчивается нота также общепринятой формулой вежливости. Это послание, менее официальное, чем личная нота, но более официальное, чем меморандум или памятная записка. Нота может подписываться или парафироваться. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты, что рассматривается в качестве особого знака уважения. Нота скрепляется печатью отправителя. Памятные записки используются для различных целей: для подтверждения сделанного во время беседы устного заявления, чтобы не допустить его неправильного толкования, а также для подтверждения достигнутой на беседе, переговорах устной договоренности; для того, чтобы привлечь внимание к затронутому вопросу, а в некоторых случаях связать собеседника необходимостью дать ответы на вопросы, поднятые во время беседы, и т.д. Таким образом, если сотрудник, участвующий в переговорах, хочет, чтобы к вопросам, которые он намерен обсудить во время беседы, было привлечено внимание, или же во избежание возможности неправильного толкования или понимания его аргументации, он должен заранее подготовить Памятную записку, в которой изложить существо вопроса и свое обоснование, и после сделанного им на беседе устного заявления вручить ее собеседнику. Иногда ваш партнер по переговорам может сам просить прислать ему Памятную записку по вопросам, затронутым в беседе, на переговорах, по достигнутой устной договоренности или по оставшимся разногласиям. Памятная записка печатается на простой бумаге, номер и печать не ставятся, адрес не указывается. Над текстом печатается заголовок "Памятная записка". Памятная записка составляется в безличной форме с употреблением таких безличных выражений, как: "возбуждается просьба", "приходится констатировать", "сообщается", "напоминается" и т.п. Памятная записка не содержит обращения и комплимента. Она не подписывается и не скрепляется печатью отправителя. Под текстом в левом нижнем углу ставится место (город) и дата отправления. Факт вручения Памятной записки следует зафиксировать в записи беседы на переговорах и приложить к ней копию этой записки. Меморандум представляет собой документ, в котором подробно излагается фактическая, документальная или юридическая сторона вопроса. Он может содержать анализ тех или иных положений или полемику с доводом другой стороны. Меморандум составляется в форме письма и не содержит общепринятых форм вежливости. Меморандум является либо приложением к нотам, либо самостоятельным документом. В большинстве случаев он является документом для обсуждения, для дальнейших переговоров. Если меморандум является самостоятельным документом, вручаемым лично или посылаемым с курьером, то в этом случае печать и номер на него не ставятся, документ не подписывается, указывается место (город) и дата отправления. Деловое письмо Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их — Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений свашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить полные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут "КОМУ", а затем "КУДА". Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя t просвечивался через окошко конверта. Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем — фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений "Г-ну" ("Господину"), "Г-же" ("Госпоже"), или "Г-дам" ("Господам"). Определенные трудности могут возникнуть в том случае, если вы впервые пишите незнакомому человеку и вам известна лишь его фамилия. Как определить — мужчина это или женщина? В некоторых случаях подсказка содержится в самой фамилии. Например, в Исландии вместо фамилии пишется имя отца, к которому добавляется слово "dottir" — дочь или "sson" — сын. Так, Вигдис Финнбогадоттир — женщина, а Хьяльмар Йонссон — мужчина. Кроме того, на первом месте всегда стоит имя, а затем фамилия. В странах арабского Востока перечисляется длинный ряд имен предков — Ахмед ибн (сын) Мухаммед ибн Хасан ибн Хуссейн или Фатима бинт (дочь) Хасан и т.д. В большинстве стран мира принято писать сначала имя, а затем фамилию. Однако есть и исключения. В Китае, например, на первом месте стоит фамилия, а затем имя — Деи Сяопинь. В Японии же, наоборот, сначала идет имя, а потом фамилия — Акира Куросава. В Венгрии на первом месте пишется фамилия, а затем имя — Барток Бела. Если к фамилии женщины добавлено окончание "не", это означает, что она замужем. Если Иштван — это мужчина, то Иштване — его жена. У нашего адресата может оказаться титул или звание: он может быть графом, доктором, магистром и т.д. В этом случае вместо обращения "Господину" можно указать его титул или звание. Например: Доктору Д. Смиту, профессору А. Шульцу, Генералу Р. Бильсону и т.д. Во всех западноевропейских странах так же, как и в США, как в устном, так и в письменном обращении опускать титулы и звания считается невежливым. Однако писать и говорить "Господин + титул или звание + фамилия" — принято лишь в Германии. Слова "Господин" и "Госпожа" всегда сокращаются до "Г-н" и "Г-жа". Они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии. С другой стороны, такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма. В Англии часто употребляется вежливое обращение "Эсквайр", сокращенно "Эск." ("Esquire — Esq."), например: "Джону Смиту, Эск.". Причем обращение "Эсквайр" никогда не употребляется в совокупности со словом "Господин". Во Франции так же, как и в Англии, дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, однако его не принято упоминать в тексте письма. В США, как правило, следуют английской практике переписки, однако английская форма "Эсквайр" не употребляется. В США и Англии замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. А в адресе писем незамужним дамам всегда должно указываться их имя. Вполне допустимо при написании адреса использовать также сокращения, обозначающие должность или звание адресата. Если должность вашего корреспондента не очевидна из сокращения, поставленного перед фамилией, то ее необходимо указать. Это делается для того, чтобы письмо не было воспринято как личное, и в случае отсутствия адресата его мог вскрыть заместитель. Если же вы хотите послать письмо лично корреспонденту, в таком случае после фамилии следует поставить "лично" ("Private" — Англия, "Personal" — США, Confidential" — Англия, США). После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем указать ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И заключают адрес название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтой индекс и страна. Полный адрес имеет, например, следующий вид: Г-ну К. Лампикоски, Генеральному директору, "ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.", 109, Лапинти, ТАМПЕРЕ, 33101, ФИНЛЯНДИЯ. При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут "Печатная продукция" ("By Book Post" или "Printed Matter"). Структура письма С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например, 12 Мая 1992 г. Принятые у нас сокращения 12.05.92 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число — Май 12, 1992. Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: "Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия", или "Дорогой доктор + фамилия", или "Господа", "Уважаемые господа", "Уважаемый г-н + фамилия". В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: "Уважаемый Джон" (имя), либо "Уважаемый Смит" (фамилия). Если, посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение "Дорогой г-н доктор + фамилия", то в Австрию и Швейцарию достаточно написать "Дорогой г-н доктор".
После вступительного обращения ставится ЗАПЯТАЯ, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: ("Reference"), русский эквивалент — "Касательно" или "Кас.". Например, Re: "В ответ на ваш
телекс от 18 Мая 1992".
Если ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например,
Дорогой г-н Смит,
Re: О Ваших предложениях по проекту "Омега",
Неоплаченные счета № 28765, 54678,
О поставках картофеля в октябре 1993 г.
Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.
Например,
Дорогой г-н Смит,
О Ваших предложениях по проекту "Омега",
или
Дорогой г-н Смит,
О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ ПО ПРОЕКТУ
"ОМЕГА",
Далее следует текст письма. С некоторыми наиболее часто употребляемыми в деловых письмах фразами и образцами писем можно ознакомиться, например, в книге
А. Альбова "Письмо зарубежному партнеру". Л., 1991 г.
Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент "Весьма искренне
Ваш" ("Very truly yours"). В других случаях употребляется комплимент
"Искренне Ваш" ("Sincerely yours"). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: "Наилучшие пожелания г-ну...", "С наилучшими
пожеланиями", "Примите мои наилучшие пожелания" и т.д.
При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма.
В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.
Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их настроений, стиля общения и пр.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с
правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке — 2— 2,5 см. Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать ваше имя полностью. Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности, припиской в конце письма не злоупотреблять. Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова "Приложение (Enclosure)". Например, Приложение: 1. Контракт (5л.) 2. Страховой полис (6 л.). Указание на рассылку копий (Carbon copy или СС) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например: Копия: Гну С.Смирнову "Мосбизнесбанк". СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА |
|
|
Скачать 1.59 Mb.