Учебное пособие по основам бухгалтерского учета для студентов эк. Учебное пособие по основам бухгалтерского учета для студентов экономических специальностей (Л. Лашун, кандидат э н., профессор, университет Туран) (12 октября 2011 г.)
 Скачать 109.52 Kb.
|
|
Например, в журнале-ордере №6, который используется для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками, за текущий отчетный месяц ошибочно в корреспонденции счетов ДЕБЕТ 1310 «Сырье и материалы» Кредит счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» ошибочно вместо 220 000 тенге отражено 120 000 тенге. Для исправления этой ошибки на основании бухгалтерской справки необходимо на разницу в 100 000 тенге сделать дополнительную обычную или положительную бухгалтерскую запись в той же корреспонденции счетов. То есть ДЕБЕТ счета 1310 «Сырье и материалы» Кредит счета 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» на 100 000 тенге. После отражения этой записи к ранее отраженной сумме в 120 000 тенге будет прибавлено 100 000 тенге и таким образом будет исправлена указанная ошибка. Способ «красное сторно» используют в том случае, если ошибка в сумме, отраженной в учетном регистре больше, чем правильная. Для ее исправления также, как и в первом случае необходимо составить бухгалтерскую справку, но сумму разницы записать кранным цветом чернил или пасты. Это будет означать, что указанную сумму необходимо вычесть из той неправильной суммы, которая отражена в учетном регистре. Например, если в корреспонденции счетов ДЕБЕТ счета 1320 «Готовая продукция» Кредит счета 8110 «Основное производство» ошибочно отражена сумма в 565 000 тенге вместо 535 000 тенге, то для исправления этой ошибки разницу в 30 000 тенге нужно в той же корреспонденции счетов, то есть ДЕБЕТ счета 1320 «Готовая продукция» КРЕДИТ счета 8110 «Основное производство» нужно записать красным цветом чернил. Это будет означать, что их нужно вычесть (отнять) из ранее отраженных 565 000 тенге и в результате этого в указанной корреспонденции счетов будет отражена правильная сумма в 535 000 тенге. Использованные для учетных записей документы подлежат гашению, которое осуществляют специальными штампами или надписью («Погашено», «Получено», «Оплачено»). Поступившие в бухгалтерию документы после таксировки, проверки и указания (разметки) корреспондирующих счетов группируют в накопительных или группировочных ведомостях, данные которых записывают в соответствующие регистры аналитического или синтетического учета (единичные документы записывают в регистры без группировки). Все документы, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, должны быть подшитыми в отдельной папке, на которой указываются все необходимые справочные сведения. Например, к ведомости № 1 и к журналу-ордеру № 1, в которых производятся бухгалтерские записи соответственно по дебету и по кредиту счета 1010 «Денежные средства в кассе» должны быть подшиты все первичные документы по движению денег, на основании которых были произведены записи в кассовой книге. По окончании отчетного года, в течение которого все документы за этот период находились в бухгалтерии, бухгалтерскую документацию сдают в архив, где она хранится в течение сроков, оговоренных в учетной политике хозяйствующего субъекта. В соответствии со статьей 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным Банком Республики Казахстан в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, разрабатываются индивидуальными предпринимателями и организациями самостоятельно. Бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов. В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания. Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом. Учетные регистры В пункте 5 статьи 1 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» сказано, что регистры бухгалтерского учета - это формы для обобщения, систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для ее отражения в системе бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Под учетными регистрами понимаются разграфленные специальным образом листы бумаги, в которые производятся текущие учетные записи. Это второй этап учетных работ. В них группируются и систематизируются по синтетическим и аналитическим счетам данные о состоянии и движении хозяйственных средств и их источников. По данным учетных регистров составляется финансовая отчетность. В практике бухгалтерского учета применяются учетные регистры, различные как по внешнему виду, так и по содержанию. Используются свободные листы (журналы-ордера, ведомости), карточки (хранятся в картотеках) и книги (кассовая, книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, главная книга и др.). Выбор того или иного типа учетного регистра обусловливается требованиями организации учета на конкретном участке его применения. По содержанию или назначению учетные регистры делятся на: • синтетического учета; • аналитического учета; • совмещающие синтетический и аналитический учет. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц. Для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам используются специальные учетные регистры. При этом построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, может быть разнообразным в зависимости от объектов аналитического учета, задач учета, оперативного контроля и руководства хозяйственной деятельностью субъекта. Предприятию для контроля за материальными запасами необходимо иметь точные сведения о ежедневном поступлении и выбытии по каждому виду в натуральном и денежном выражении. По операциям взаимных расчетов с поставщиками необходимо иметь конкретные сведения о состоянии расчетов с каждым отдельным поставщиком или каждой партии полученных от него материалов. Для получения необходимой информации о деятельности предприятия все хозяйственные операции находят отражение в бухгалтерских документах, данные которых после их приемки, проверки и учетной обработки группируют по экономическому содержанию и регистрируют в определенной последовательности. Такую регистрацию осуществляют с помощью учетных регистров, являющихся одним из важнейших средств бухгалтерского учета. Запись данных из первичных бухгалтерских документов в учетные регистры называется регистрацией. В бухгалтерском учете регистры классифицируются по назначению, объему и содержанию бухгалтерских записей, внешнему виду и форме графления. По назначению учетные регистры подразделяются на: - хронологические, в которых регистрацию хозяйственных операций осуществляют по мере их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию по датам их составления, то есть в хронологической последовательности), к ним относятся кассовая книга, журнал учета поступающих грузов, журнал регистрации выписанных счетов-фактур и др.; - систематические, в которых проводят регистрацию хозяйственных операций, сгруппированных по экономическому содержанию. Например, это Главная книга, журналы - ордера, в которых записи систематизируют по синтетическим или аналитическим счетам; - комбинированные, в которых операции заносят одновременно в хронологическом и систематизированном порядке. Эта форма, являясь наиболее удобной, получила в настоящее время широкое распространение. К комбинированным учетным регистрам относятся многие журналы-ордера и ведомости. По объему и содержанию регистры подразделяют на: - синтетические, предназначенные для отражения всех хозяйственных средств, источников их образования в обобщенном виде. Это такие регистры, как Главная книга и оборотно-сальдовая ведомость; по счетам синтетического учета; - аналитические, предназначенные для ведения учета хозяйственных средств, и операций только в разрезе аналитических счетов. По внешнему виду учетные регистры подразделяют на: - карточки - это регистры аналитического учета одинакового формата, разрозненные бланки учетной регистрации, отпечатанные на отдельных листах плотной бумаги, имеющие специальную форму графления. Они предназначаются для организации аналитического учета различных объектов; - книги - это учетные регистры, которые можно использовать для организации как синтетического, так и аналитического учета. Они должны быть сброшюрованными, все страницы в них должны быть пронумерованными Они должны иметь специальную форму графления. В книгах типографским способом напечатаны реквизиты, формирующие необходимые сведения об учетном объекте. Наиболее распространенными из них являются кассовая книга, Главная книга; - свободные листы - регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей, форма и графление которых зависит от их назначения; - машинограммы (распечатки) - регистры аналитического и синтетического учета, разработанные при помощи прикладных программ по бухгалтерскому учету и оформленные в зависимости от желания заказчика информации и задаваемых параметров в форме карточек, листов, книг бухгалтерского учета, журналов - ордеров, ведомостей и др. При ведении аналитического учета в книгах, как в регистрах бухгалтерского учета, до начала записей необходимо пронумеровать все страницы и скрепить печатью, подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. При открытии любого вида регистров в них переносят начальные остатки из регистров за прошлый месяц, а там где это необходимо - обороты за период или даже с начала года. При записи операции в регистр указывают содержание записи, дату и номер документа, при необходимости - краткое содержание операции, суммы операции, причем суммы записывают в графы соответствующих корреспондирующих счетов. Операции, носящие однородный характер, предварительно накапливают в разработочных таблицах, накопительных ведомостях и т.п. В конце месяца данные разработочных таблиц итогами записывают в регистры синтетического и аналитического учета. По окончании месяца подсчитывают месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим и синтетическим счетам. В тех регистрах, где это необходимо, выводят остаток на конец месяца (сальдо на 1 число следующего месяца). В конце месяца итоги оборотов используют для составления оборотных ведомостей и для текущего контроля. Записи в учетных регистрах должны быть сверены. Для этого по одним и тем же корреспонденциям счетов, отраженных в разных учетных регистрах, необходимо проверить равенство итоговых сумм за текущий отчетный месяц. Например, если в течение отчетного месяца по выпискам банка в журнале-ордере № 2, в котором ведутся записи по кредиту счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах», было отражено в корреспонденции счетов ДЕБЕТ счета 1010 «Денежные средства в кассе» КРЕДИТ счета 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» 1 250 000 тенге, что означает, что такая сумма денег с текущего счета предприятия была получена в кассу, то эта же сумма в точно такой же корреспонденции должна быть отражена в ведомости № 1, которая ведется по дебету счета 1010 «Денежные средства в кассе». В бланках учетных регистров предусмотрены отметки о таких сверках записей, что обеспечивает их достоверность, выявление и исправление ошибок до составления бухгалтерского баланса. По отношению к разным счетам бухгалтерского учета принят различный порядок построения и применения учетных регистров. В частности по счетам по учету денег таким, как 1010 «Денежные средства в кассе» 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» одновременно ведут самостоятельные учетные регистры и по дебету и по кредиту счетов. Учетный регистр в виде ведомости принято вести по дебетовому признаку счета, а журнал-ордер по кредитовому признаку счета. Учетным регистрам, в которых записи производятся по определенным счетам бухгалтерского учета, присваивают номера. По счету 1010 «Денежные средства в кассе» ведут ведомость № 1 и журнал-ордер № 1, а по счету 1030 «Денежные средства на текущих банковских счетах» ведомость № 2 и журнал-ордер № 2. Наличие по указанным счетам одновременно и ведомости и журнала-ордера объясняется тем, что контроль за наличием и движением денег, должен быть особенно строгим. Именно поэтому по данным счетам мы имеем подобную ситуацию. По другим счетам бухгалтерские записи, как по кредитовому, так и по дебетовому признаку счетов совмещаются в одном учетном регистре, который может называться либо журналом-ордером, либо ведомостью. Выбор названия учетного регистра, то есть журнал-ордер или ведомость зависит от того, насколько велика и необходима для принятия управленческих решений информация, предоставляемая дебетовым и кредитовым признаком конкретного бухгалтерского счета. Например, по счету 3310 «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам» предназначен учетный регистр журнал-ордер № 6, в котором объединена информация и по кредитовому и по дебетовому признаку данного счета. Называется он журналом-ордером потому, что кредитовый признак этого счета содержит гораздо более объемную информацию, нежели его дебетовый признак. В частности, по кредиту данного счета отражается информация аналитического учета о наименованиях поставщиков, с которыми в текущем отчетном месяце возникли расчетные взаимоотношения по поставкам различных видов ценностей, выполненным работам или оказанным услугам с указанием тех первичных документов, на основе которых они возникли. Кроме того, указываются даты возникновения этих расчетов, корреспондирующие счета, на которых должны быть они отражены, с выделением сумм налога на добавленную стоимость (НДС) и сумм к оплате без НДС и т.д. Указанная информация имеет важное значение для текущего контроля, планирования и управления хозяйственной деятельностью предприятия. Дебетовый же признак счета 3310 содержит информацию только о том, произведена или нет оплата соответствующему поставщику по конкретному счету-фактуре, на основании которого возникла перед ним задолженность. Аналогичным образом оценивают информацию и по другим счетам бухгалтерского учета при выборе для него названия учетного регистра, то есть будет он называться ведомостью или журналом-ордером. Поскольку по каждому бухгалтерскому счету содержится абсолютно разная информация, то естественно, что в учетных регистрах по учету товарно-материальных запасов она будет существенно отличаться от информации, содержащейся в учетных регистрах по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками. Формы бухгалтерского учета Совокупность используемых предприятием порядка бухгалтерских записей из первичных документов в учетные регистры, а также самих учетных регистров и организации документооборота называется формой бухгалтерского учета. Историческое развитие бухгалтерского учета свидетельствует о том, что на разных этапах в нем были использованы разные виды форм. Наиболее известными из них являются: - мемориально-ордерная; - журнально-ордерная; - механизированная; - упрощенная. Отличительной чертой мемориально-ордерной формы учета является то, что записи в ней ведутся на основании данных первичных и накопительных документов. Запись операций производится журнал регистрации хозяйственных операций, а затем в Журнал-главную. Аналитический учет ведут в карточках, записи в которых делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяют между собой. Учет при этой форме осуществляется последовательно, однако она трудоемка, так как происходит многократное дублирование одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, учетных регистрах по счетам синтетического и аналитического учета). В результате этого, аналитический учет загроможден и ведется в отрыве от синтетического, поэтому очень трудно собрать показатели, необходимые для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности. Основными особенностями Журнально-ордерной формы учета заключаются в том, что: - для учета хозяйственных операций применяются журналы-ордера и ведомости, запись в которые производится линейно-позиционным способом по кредитовому или соответственно дебетовому признаку счета, имеющие шахматную форму графления; - в большинстве журналов-ордеров совмещен синтетический и аналитический учет; - в учетных регистрах совмещены систематическая и хронологическая записи; - хозяйственные операции отражаются в разрезе показателей, необходимых для осуществления текущего контроля, планирования и управления деятельностью предприятия, а также для составления финансовой отчетности; - достигается сокращение количества записей благодаря рациональному построению учетных регистров в виде журналов-ордеров и ведомостей, из которых информация переносится в Главную книгу. Учетные регистры в виде журналов-ордеров и ведомостей представляют собой свободные листы со значительным количеством реквизитов. Открываются они на отдельный синтетический счет или на группу счетов. Данные накапливаются ежедневно в течение месяца из первичных документов. В конце месяца подсчитываются итоги и переносятся, а Главную книгу, где они собираются в течение года. На основании Главной книги составляются бухгалтерский баланс и финансовая отчетность. Применение журнально-ордерной формы учета позволяет значительно снизить трудоемкость учета, способствует повышению его контрольной функции и облегчает составление отчетности. Однако и эта форма имеет недостатки - это сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение данных вручную и затрудняющих механизацию учета. Автоматизированная форма учета (ведение бухгалтерского учета на компьютере) свободна от указанных выше недостатков. Компьютеры относительно просты в эксплуатации, и их применение обеспечивает механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; производить увязку информации, содержащейся во всех видах учета, а также осуществлять оперативное и текущее планирование деятельности хозяйствующего субъекта. Упрощенная форма учета предназначена для субъектов малого предпринимательства и предусматривает всего два регистра; книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, товарно-материальных запасов и др.), являющихся регистрами аналитического учета. Данные книги и ведомостей используют для составления баланса и отчетности. Ведение этой формы регламентируется Национальным стандартом финансовой отчетности № 1. Право выбора формы бухгалтерского учета предоставлено самим субъектам. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки данных, соблюдая общие методологические принципы и технологию обработки учетной информации. |