текст_проект_менедж_Попова_УП. Учебное пособие Владивосток Издательство вгуэс 2015 удк 658 ббк 65. 290 П57 Попова, И. В
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
Тема 4. УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ПРОЕКТУ 4.1. Конспект Взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный (за- данный) интервал времени (к определенному сроку). Работа наследует основные черты проекта – сроки, объем, бюджет, ресурсы, риск и т.д. – и является его составной частью. В этом смысле проект может быть представлен как совокупность взаимосвязанных работ. Объем работы относится к важнейшим ее характеристикам и мо- жет выражаться в разных величинах: трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д. Если объем работы выражается в ее продолжительно- сти, то выделяются сроки начала работы (раннее начало и позднее нача- ло) и сроки окончания работы (раннее окончание и позднее окончание). Точные значения сроков начала и окончания работ определяются при расчете расписания. Кроме того, работа обычно имеет планируемые стоимость и потребность в ресурсах. Планируемая потребность в ресурсах определяется на основании того, какие ресурсы и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Источником информации для этого мо- гут служить нормативные показатели, СРР, содержание работ, цели проекта. Планируемая стоимость работ в общем случае определяется на основании планируемой потребности в ресурсах, необходимых для ее выполнения, и стоимости единицы ресурса. Возможны ситуации, когда нецелесообразно или трудно оценивать потребность в конкретных ре- сурсах на работу (административные работы, услуги и т.д.). В этом слу- чае планируемая стоимость определяется либо по нормативам на дан- ные виды работ, либо на основании заключенных договоров, либо в ре- зультате экспертных оценок и предыдущего опыта. Продолжительность работы, планируемые потребность в ресурсах и стоимость являются взаимосвязанными показателями: изменение од- ного из них приведет к изменению остальных. Определение работ 51 включает идентификацию и документальное оформление действий, ко- торые должны быть осуществлены для достижения целей проекта. Объем является одной из важнейших характеристик работ проекта и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие «объем» может использоваться для определения трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д. Продолжительность проекта и составляющих его работ, с одной стороны, ограничивается фиксированной/желаемой датой его завершения, установленной либо контрактом с заказчиком, либо другими внешними условиями, например, выходом конкретного продукта на рынок. С другой стороны, продолжительность работы может быть определена из ее объема и производительности ресурсов, требующихся для ее выполнения: где Т – продолжительность; V – объем работ; Q – производительность. В общем случае объем работы является величиной фиксированной, и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей производительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ресурс, время использования которого непосредственно влияет на про- должительность работы. Например, в строительстве сначала определя- ют продолжительность механизированных работ, ритм которых задает все построение графика реализации проекта, а затем рассчитывают про- должительность работ, выполняемых вручную. Стоимость работы в общем случае напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта является время его вы- полнения, именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат можно добиться оптимального срока завершения проекта, поэтому на этапах инициации и разработки графика необходимо учесть следующее: – можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за бо- лее короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финанси- рования? – стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах? – правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта? Общие затраты проекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). Косвенные затраты связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с ор- 52 ганизацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кредитам, арендную плату и т.д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из паке- тов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта. Сокращение его продолжи- тельности выразится в экономии финансовых средств. Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, с обязательствами по субдоговорам. Они могут относиться к пакетам работ и отдельным работам. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны, но как только появляются ограничения, возникает необходимость со- кращения длительности. Природа прямых затрат такова, что они увели- чиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. Поэтому если необходимо сократить сроки реализации проекта при ми- нимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех критических работ, стоимость которых сравнительно мало зависит от продолжительности либо является наименьшей при одинаковых сроках сокращения длительности. Таким образом, данные по расписанию (продолжительность), ре- сурсы и затраты как основные элементы управления проекта взаимоза- висимы – изменения в одном из них приводят к изменениям в других. Методы управления содержанием работ Под содержанием понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены. Для эффек- тивного управления содержанием необходимо определить: – работы, которые необходимо выполнить; – последовательность работ; – продолжительность работ; – потребность в ресурсах и стоимость работ. В любом случае описание/определение работ и ресурсов для их вы- полнения – важный этап при управлении содержанием работ. Определение работ включает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, определенных в СРР. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты. Инструментарий для определения работ включает: – декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов проекта на более мелкие и управляемые компоненты. основная разница между применением декомпозиции в данном случае и определением 53 содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей; – список работ или часть подобного списка из предыдущего проек- та часто используется как шаблон для нового проекта. Список работ для элемента СРР из текущего проекта может быть использован как шаблон для схожих элементов СРР. Результатом определения работ являются: – список работ, включающий все работы, которые будут выполне- ны в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает работы, которые не требуются для реализации содержания проекта; – дополнительные детали для списка работ, например, ограничения, которые должны быть задокументированы для их дальнейшего исполь- зования; – модернизация структур разбиения видов деятельности. При ис- пользовании СРР для определения работ команда проекта может опре- делить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректировке описания целей. Планирование (описание) ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количест- вах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планиро- вание ресурсов непосредственно связано с составлением сметы. Планиро- вание потребности в ресурсах может осуществляться на основании: определения содержания проекта; разработки СРР; опыта ранее реализованных проектов; нормативной или проектной документации; описания существующих в организации запасов ресурсов. Опи- сание включает определение потенциально имеющихся ресурсов, кото- рые будут учитываться при планировании ресурсов; политики в отношении набора персонала, закупки материалов, аренды оборудования и т.д. Методы управления планированием ресурсов сводятся к методам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами. Возможны ситуации, когда ресурсы, назна- чаемые на конкретную работу, – основной фактор, определяющий сроки ее начала и окончания. В этом случае составляются собственные ре- сурсные календари, согласно которым осуществляется выполнение ра- боты. При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит прово- дить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от од- ного до двух пределов потребления: нормальный и максимальный. 54 Нормальный предел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нор- мальных условиях в единицу времени (например, для работника это 8 человеко-часов в день). Максимальный предел потребления характе- ризует то количество использования ресурса в единицу времени, кото- рое при дополнительных затратах может быть обеспечено (10–12 чело- веко-часов в день). При анализе профилей использования ограниченных ресурсов оп- ределяется соответствие между пределами их потребления (возможно- стью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возника- ет ресурсный конфликт, когда потребность в каком-либо ресурсе пре- вышает его максимальный предел потребления (например, одновремен- но выполняемые работы используют один и тот же ресурс. Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разреше- ния ресурсных конфликтов используются методы выравнивания, кото- рые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использо- вать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в их использовании и устанавливает уровень использования ниже макси- мального предела, смещая выполнение некоторых работ на более позд- ние даты. Как правило, используются следующие методы выравнивания: – нормальное – работы планируется на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса; – разбиение – работа развивается на несколько частей, для выпол- нения каждой из которых необходимо требуемое количество ресурса; – растяжение – уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы; – сжатие – в случае избытка ресурса – уменьшение продолжитель- ности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использо- вания ресурса. Структура и объемы работ Под структурой работы подразумеваются компоненты или пара- метры, определяющие ее характеристики в проекте. Они имеют сле- дующий состав: – идентификатор – уникальный код, однозначно определяющий ра- боту в проекте; – описание – краткая характеристика, используемая в сетевой диа- грамме (графике) проекта. Обычно описывает суть работы; – исходная длительность (продолжительность). Оценка времени (в часах, днях, неделях, месяцах, годах), требуемого для выполнения рабо- ты с учетом ее характера и необходимых ресурсов. 55 На оценку продолжительности работ оказывают влияние ограниче- ния по времени, предположения, потребности в трудовых ресурсах, их квалификация и опыт выполнения предыдущих проектов (фрагменты проектов). Основными методами для оценки продолжительности работ явля- ются: экспертная оценка; оценка по аналогам, называемая также оценкой «сверху вниз». Она подразумевает использование истинной продолжительности, имевшей место ранее работы в качестве базы для оценки продолжи- тельности похожей работы в будущем. Этот метод часто используется при оценке продолжительности проекта при ограниченном объеме де- тальной информации, например, на ранних стадиях. Данная оценка наи- более надежна, когда проекты однотипны и лица, осуществляющие оценку, имеет необходимый опыт; имитация (моделирование). Имитация представляет собой рас- чет продолжительности при различных наборах предположений. Наи- более распространен анализ Монте-Карло, в котором распределение возможных результатов определяется для каждой работы и использует- ся в качестве расчета распределения возможных результатов для проек- та в целом; процент выполнения – доля завершенной части работы в про- центах; оставшаяся длительность для выполняемых работ. Рассчитыва- ется либо исходя из процента выполнения, либо путем оценки; календарь – список рабочих и нерабочих периодов, принятый для выполнения работы в проекте; ранние начало и окончание, поздние начало и окончание; резервы времени – свободный и полный. Свободный резерв оп- ределяет время, на которое можно задержать выполнение работ, не из- меняя раннего начала всех последующих работ. Полный резерв опреде- ляет время, на которое может быть задержано выполнение работы без изменения продолжительности или: сроков окончания всего проекта. Определяется как разность между поздним и ранним сроками окончания работы; фактические начало и окончание – фактические даты начала и окончания отдельной работы; предшествующая работа – работа, от которой зависят сроки вы- полнения данной работы, являющаяся технологически (логически) предшествующей ей; последующая работа – работа, сроки выполнения которой зави- сят от выполнения данной работы, технологически (логически) сле- дующей за данной. 56 Основные методы для определения последовательности работ: ограничения – характеризуют внешние или внутренние условия по отношению к работам проекта, влияющие на сроки их выполнения. Например, отчитаться о финансовой деятельности предприятия нужно не позднее заранее известной даты и т.д.; код СРР – код, определяющий, к какому пакету работ в рамках СРР принадлежит данная работа; ресурсы – оборудование, материалы, людские ресурсы, необхо- димые для выполнения работ; затраты/бюджет – выраженные в денежных измерителях затра- ты на выполнение работ. Формы контроля производительности труда Производительность представляет собой отношение между количе- ством продукции, произведенной данной организационной системой, и количеством затрат, использованных в той же организационной системе для выпуска этой продукции (энергия – газ, электричество и т.п.; труд – прямые затраты и накладные расходы; материалы; капитал – земля, оборудование и т.п.): Производительность труда – плодотворность, продуктивность про- изводственной деятельности людей, т.е. способность конкретного труда создавать в единицу рабочего времени определенное количество про- дукции. Управление производительностью включает следующие процессы: – измерение и оценку производительности; – планирование контроля и повышения производительности на ос- нове информации, полученной в процессе измерения и оценки; – осуществление мер контроля и повышения производительности; – измерение и оценку воздействия этих мер. В качестве примера для разъяснения терминов, применяемых при управлении производительностью труда, может служить использование хронометражных карт (время как признак) для измерения затрат труда (переменная затрат) на различные работы (процесс или преобразование). Эти работы можно измерить в отношении качества, своевременности и т.д. (все это признаки). В результате выполнения работ получается про- дукция (переменная продукция), которая в свою очередь поддается из- мерению в отношении количества, качества, своевременности и сово- купных издержек. Формы контроля производительности тесно связаны с методами ее измерения. Измерение производительности – отбор физических, вре- менных и иных показателей для оценки затрат и конечной продукции и вычисление количественного отношения между ними. Компоненты ис- 57 числения и повышения производительности, а так же планирования представляют собой элементы обратной связи. В процессе управления производительностью обратная связь ис- пользуется по крайней мере два раза. Во-первых, в результате оценки системы измерения может быть модифицирована сама система – воз- можно, измерения производятся некорректно или же неудовлетворите- лен состав показателей. Во-вторых, оценка системы измерения может стимулировать планирование производительности. Другими словами, результаты оценки способны побудить руководство предусмотреть и осуществить мероприятия по повышению производительности. Существуют две основные группы измерителей производительно- сти: статистические коэффициенты производительности. Это измери- тель продукции, деленный на измеритель затрат за определенный пери- од времени; динамические индексы производительности. Это статистический коэффициент производительности за определенный период, деленный на аналогичный коэффициент за некий предшествующий период. По- лучается безразмерный коэффициент, характеризующий динамику про- изводительности. Внутри каждой группы имеются три типа измерителей производи- тельности. Каждый из измерителей характеризует отношение продук- ции к затратам, но отличаются они тем, сколько элементов затрат учи- тывается: 1) частный фактор – один элемент затрат (труд, материалы и т.п.); 2) многофакторный измеритель – учитывается несколько элементов затрат; 3) совокупный фактор – учитываются все элементы затрат. Производительность труда измеряется тремя методами: стоимост- ным, натуральным, нормативным. Наиболее распространен стоимостной метод, при котором коли- чество продукции учитывается по сметной стоимости или договорной цене. Уровень производительности труда при этом характеризуется сметной стоимостью работ, приходящихся на одного рабочего. Натуральный метод производительности труда позволяет опреде- лять выработку рабочих по профессиям в натуральных показателях по видам работ (в кубических метрах кирпичной кладки) либо в целом в единицах измерения конечного продукта, приходящегося на одного ра- ботающего (в километрах трубопровода). По видам работ натуральный показатель (выработку рабочего в натуральных показателях) можно оп- ределить, как отношение объема отдельного вида работ в натуральном измерении (в кубических метрах, километрах) к численности рабочих по данному виду работ. Натуральная выработка – наиболее объектив- 58 ный и достоверный показатель производительности труда. Показатели выработки в натуральных измерителях позволяют определять и сравни- вать производительность труда отдельных рабочих, планировать их численность, профессиональный и квалификационный состав. Нормативный метод измерения производительности труда пока- зывает соотношение фактических затрат труда на определенный объем работ с затратами труда, полагающимися по норме. Нормативный пока- затель представляет собой отношение трудоемкости работ по норме (человеко-дни) к фактической трудоемкости работ (человеко-дни). По- казатель трудоемкости не подвержен влиянию посторонних для каждо- го конкретного процесса факторов, поэтому фактическая трудоемкость работ более правильно характеризует уровень и динамику производи- тельности труда, чем показатель стоимостной выработки. 4.2. Глоссарий темы 4 Работа определяется как совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение желаемого результата за намеченный (за- данный) интервал времени. Объем работы может выражаться в разных величинах: трудоемко- сти, продолжительности, стоимости и т.д. Планируемая потребность в ресурсах определяется на основании того, какие ресурсы и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Продолжительность работы может быть определена из ее объема и производительности ресурсов, требующихся для ее выполнения Общие затраты проекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). Косвенные затратысвязаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кредитам, арендную плату и т.д. Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, с обязательствами по субдоговорам. Планирование (описание) ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Под структурой работы подразумеваются компоненты или пара- метры, определяющие ее характеристики в проекте. Свободный резерв определяет время, на которое можно задержать выполнение работ, не изменяя раннего начала всех последующих работ. 59 Полный резерв определяет время, на которое может быть задер- жано выполнение работы без изменения продолжительности или − сроков окончания всего проекта. Определяется как разность ме- жду поздним и ранним сроками окончания работы; − фактические начало и окончание – фактические даты начала и окончания отдельной работы; − предшествующая работа – работа, от которой зависят сроки вы- полнения данной работы, являющаяся технологически (логически) предшествующей ей; − последующая работа – работа, сроки выполнения которой зави- сят от выполнения данной работы, технологически (логически) сле- дующей за данной; Производительность труда – плодотворность, продуктивность производственной деятельности людей, т.е. способность конкретного труда создавать в единицу рабочего времени определенное количество продукции. Стоимостной метод – количество продукции учитывается по сметной стоимости или договорной цене. Натуральный метод производительности труда позволяет опреде- лять выработку рабочих по профессиям в натуральных показателях по видам работ (в кубических метрах кирпичной кладки) либо в целом в единицах измерения конечного продукта, приходящегося на одного ра- ботающего (в километрах трубопровода). Нормативный метод измерения производительности труда пока- зывает соотношение фактических затрат труда на определенный объем работ с затратами труда, полагающимися по норме. Контрольные вопросы 1. Что такое работа? Какая работа называется фиктивной? 2. Что понимают под содержанием работ? 3. Что необходимо определить для эффективного управления со- держанием работ? 4. На основании чего осуществляется планирование потребности в ресурсах? 5. Приведите пример процесса планирования ресурсов. 6. Можете ли Вы привести примеры ситуаций, когда возникает ре- сурсный конфликт? 7. Какие существуют методы выравнивания потребности в ресур- сах? 8. Что понимают под структурой работы и из чего она состоит? 9. В чем состоит различие между схемой деятельности с ориента- цией на результат и схемой деятельности с ориентацией на задание? 60 10. Приведите примеры факторов потерь времени в ходе реализа- ции проекта. 11. Какими методами измеряется производительность труда и в чем заключается особенность каждого метода? 12. Как можно классифицировать затраты проекта? 13. Какова зависимость между продолжительностью и стоимостью выполнения работ? 14. Каковы пути сокращения длительности проекта? 15. В чем заключаются различия методов учета производительности труда? Задачи и упражнения 1. Исходная длительность проекта, приведенного на рис. 4.1, равна 16 дням. Рис. 4.1. Сетевая диаграмма проекта Сократите длительность проекта до 12 дней, с учетом того что вы можете рассчитывать на дополнительное финансирование в размере не более 700 руб. При этом известно, что: − на работах C и D планируется использовать рабочих одной профессии и квалификации, причем на работе С работают четыре чело- века, а на работе D – восемь человек; − стоимость сокращения длительности работы D равна 200 руб./день; − стоимость сокращения длительности работы B равна 400 руб./день. Ответ представьте в виде диаграммы Гантта и укажите работы но- вого критического пути. 2. Имеются следующие данные о стоимости работ в ходе реализа- ции проекта: А – 300 тыс. рублей; В – 250 тыс. рублей; С – 120 тыс. рублей. Известно, что в ходе реализации проекта будет задействован 61 20 рабочих. Рассчитайте производительность труда одного рабочего стоимостным методом. 3. Имея следующую последовательность работ (рис. 4.1), определи- те, как изменится срок реализации проекта, если работа С вместо трех дней займет четыре в связи с непредвиденными обстоятельствами? Сроки начала каких работ сдвинутся в связи с возникшими затрудне- ниями? Повлияет ли изменение срока реализации работы С на длину критического пути проекта? 4. Рассчитайте показатели фактических затрат, отклонений по рас- писанию и затратам, если известно, что: – фактические затраты работы 3 на 8% превысили стоимость осво- енного объема ресурсов; – фактические затраты работы 5 оказались на 20% ниже стоимости освоенного объема ресурсов. Отклонение по затратам Отклонение по расписанию Работа Плано- вые за- траты (BCWS), тыс. руб. Освоен- ный объ- ем (BCWP), тыс. руб. Фактиче- ские затраты (ACWP), тыс. руб. CV, тыс. руб. CVP, % SV, тыс. руб. SVP, % 1 670 636,5 650 14,5 2,3 2 520 416 416 1 0,2 3 480 425 -19 -4,7 4 250 125 120 -15 -12 5 350 87,5 2,5 2,9 Всего 2270 1673 -16 -11,3 5. Реализация проекта планировалась в соответствии со следующим календарным планом графиком: Работа янв. февр. март апр. май июнь июль авг. сент. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Разра- ботка бизнес- плана 10 5 62 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2. Раз- работка проект- ной и разреши- тельной докумен- тации 20 3. Геоло- гическая и геоде- зическая подго- товка 3 4. Уст- ройство фунда- мента 20 5. Обще- строи- тельные работы 15 15 15 6. Кро- вельные работы 20 7. Отде- лочные работы 5 10 8. Пуско- наладоч- ные ра- боты 2 10 2 9. Сдача объекта в эксплуа- тацию 5 Однако в ходе реализации проектная и разрешительная документа- ция была получена на месяц позже. К устройству фундамента было подключено в два раза больше техники, чем планировалось. Поэтому сроки начала общестроительных работ не изменились, но при этом стоимость 4го этапа выросла на 75%. Отделочные работы также проис- ходили с задержками, которые в общей сложности сдвинули срок нача- 63 ла пусконаладочных работ на 2 недели и увеличили стоимость 7го этапа на 30%. Рассчитайте отклонение в стоимости и графике работ проекта. Ка- кие этапы реализации проекта изменят срок своего начала? Практическое задание к кейсу по теме 4 Практическое задание выполняется по кейсу «Проект рекультива- ции карьера», расположенному в Прил. А. Задание: В ходе реализации проекта произошли следующие непредвиденные изменения: 1) в период с 20 сентября по 04 октября 2008 года двое рабочих на- ходились на больничном; 2) для выполнения работы 2.1. «Освобождение производственной площадки цеха по переработке рыбы» для освобождения площадки по факту было привлечено 10 рабочих и 2 автомобиля; 3) для посадки лесополос по факту было привлечено 15 работников. В соответствии с изменившимися условиями производительности труда необходимо пересчитать сроки и стоимость работ по соответст- вующим этапам (табл. 4). Таблица 4 Структура разбиения работ по проекту рекультивации карьера Продолжительность работы в днях Стоимость работы в руб. Номер работы Наименование работы по плану по факту по плану по факту 1.1 Рассчитайте отклонение по расписанию (в днях и в %) и отклоне- ние по затратам (в руб. и в %) с учетом изменившихся обстоятельств. |