Менеджмент. Учебное пособие Волгоград 2009 г. Удк ббк у авторы А. Н. Буров, С. И. Копылов, Н. А. Кустова, И. С. Дмитриева Д. А. Дильман
 Скачать 1.86 Mb.
|
Лекция 5. Организация как система управленияОдной из основных категории менеджмента является, социальная система управления, или организация. При этом каждая организация имеет свою внутреннюю среду. Внутренняя среда организации объединяет элементы, которыми располагают субъект и объект управления, т.е. заключает в себя потенциал, необходимый для ее функционирования. Основными составляющими внутренней среды организации являются цели, структура, задачи, технологии и люди. Цели. Организация – это, по крайней мере, два человека с осознанными общими целями. Цели есть конкретные, конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Структура. Структура организации отражает сложившиеся в ней выделение отдельных подразделений, связи между ними и объединение подразделений в единое целое. Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функционирования областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда. Характерной особенностью большинства организаций является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Оно необходимо для успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число, подчиненных одному руководителю, представляет сферу контроля. Необходимость в координации, существующая всегда становится поистине не сущностью, когда работа четко делится и по горизонтами, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Задачи. Еще одним направление разделением труда в организации является формирование задач. Задачи – это предписанная работа, ее часть или серия, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. Считается, что если задача выполняется таким способом, и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать, успешно делятся на задачи организации традиционно. Существует три категории задач: работа с людьми, предметами, информацией. Изменения в характере держании задач тесно связаны с эволюцией специализации. Технология. Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. По мнению социолога Ч. Перроу5 технология является средством преобразования сырья – будь то люди, информация, физические материалы – в искомые продукты и услуги. Технология предусматривает стандартизацию и механизацию. Существует несколько видов классификации. Классификация технологии по Дж. Вудворду пользуется наибольшей известностью. Она выделяет три категории технологий: 1) единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где единовременно изготавливается одно изделие; 2) массовое или крупносерийное производство, применяющиеся при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи; 3) непрерывное производство, использующее автоматизированное оборудование. Только люди определяют пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Люди. Люди являются основой любой организации: без них она не существует, именно люди создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе. Люди, работающие в организации сильно отличаются друг от друга по многим параметрам, все эти отличия могут оказывать серьезное влияние, как на характеристики, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. Несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, происходящих во внутренней жизни организации можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации которые являются объектами управления со стороны менеджмента. данными функциональными группами процессов являются следующие:
Управление производством состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который предлагается внешней среде. Управление маркетингом призвало посредством маркетинговой деятельности по реализации, созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворения потребностей клиентов и достижение целей организации. Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка). Также оно предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой: оплатой, благосостоянием и условиями найма. Управление эккаунтингом означает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Все составляющие внутренней среды организации тесно взаимосвязаны, рис. 5.1. Технология     Цели Структура Люди Задачи    Рис.5.1. Взаимосвязь составляющих внутренней среды организации Любая организация взаимодействует с внешней средой и зависима от нее. Внешняя среда организации – это вся совокупность факторов, окружающих организацию. Эти факторы взаимодействуют с основными составляющими внутренней среды организации и оказывают огромное влияние на ее жизнедеятельность. Модель влияния не предвиденных обстоятельств на организацию представлена на рис. 5.2. Воздействие поставщиков и технологий Внешняя среда Социокультурные и культурные воздействия      Технология      Цели организации Кадры Результаты деятельности Вводимые ресурсы Структура   Задачи  Изменения Законодательные и политические воздействия Воздействие экономики и конкуренции   Рис. 5.2. Модель влияния непредвиденных обстоятельств на организацию Факторы внешней среды постоянно меняются и могут оказывать различное влияние на деятельность организации. В зависимости т степени воздействия на организацию факторы внешней среды подразделяются среду прямого и среду косвенного воздействия. Организация  Законы Государственные органы Поставщики Конкуренты Потребители     Рис. 5.3. Среда прямого воздействия Среду прямого воздействия еще называют непосредственным окружением организации. Это окружение формирует такие субъекты среды, которые непосредственно влияют на деятельность конкретной организации, рис 5.3. Известный специалист по управлению П.Ф.Друкер, говоря о цели организации, выделял единственную подлинную цель бизнеса – создание потребителя. Под этим следует понимать следующее: само выражение и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Современное развитие науки и техники в условиях НТТ существенно обострило конкурентную борьбу между фирмами является ее постоянное совершенствование и прежде всего на базе современных достижений науки и техники. Среда косвенного воздействия, или общее внешнее окружение, обычно не влияет на организацию так заметно, как факторы среды прямого воздействия. Но факторы ее необходимо учитывать. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся технологические, экономические, социокультурные и политические, рис. 5.4.  Международные события Состояние экономики Организация     Научно-технический прогресс Социокультурные факторы Политические факторы Рис. 5.4. Среда косвенного воздействия Сегодня, чтобы сохранить конкурентоспособность, организации должны иди в ногу с теми разработками, от которых зависит эффективность их деятельности. Руководство должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Социо–культурные факторы (установки, жизненные ценности, традиции) влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и на условия труда. От них зависят и способы ведения организациями своих дел. Все факторы внешней среды взаимосвязаны, рис. 5.5. Поскольку организация является социальной системой, при изучении ее функционирования уместно применение системного подхода.      Поставщики ресурсов: - материально – технических; - трудовых; -финансовых; - информационных; -основных фондов Посредники: - торговые; - по товародвижению; - по оказанию маркетинговых услуг; - кредитно-финансовые  Организация     Контактные аудитории: - финансовые круги; - СМИ; - госучреждения; - общество; - внутренние аудитории Потребители: - потребительский рынок; - рынок производителей; - рынок посредников; - рынок государственных учреждений; - международный рынок Конкуренты: - товаро - родовые; - товаро - видовые; - марки – конкуренты; - товары - субституты     Рис. 5.5. Взаимодействие факторов внешней среды Менеджмент трактует все современные организации как системы управления. Система (от греч. systema) означает совокупность связанных элементов, взаимодействующих друг с другом и образующих единое целое. Система управления – это совокупность элементов (подсистем), объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение целей. Для организации характерны все свойства системы:
Организация состоит, из множества элементов, которые могут быть представлены в виде следующих подсистем2:
• информационной — комплекса организационно-технических средств, предоставляющих необходимую информацию для эффективных коммуникаций и управления организацией;
По содержанию и выполняемым функциям элементы существенно различаются. В определенной степени они самостоятельны, но одновременно совместимы. Совместимость обеспечивается единством главной цели, которой подчинено функционирование каждого элемента. Главная цель — это миссия организации. Она объясняет суть деятельности, специфику бизнеса и путь развития — все то, что отличает данную организацию от остальных в этой отрасли. Миссия является основой для постановки целей каждой подсистеме: социальной, экономической, маркетинговой и т.д. В свою очередь, цели помогают перейти от общей формулировки миссии к ее практической реализации. Для реализации миссии и достижения целей необходимо сформировать упорядоченные связи между элементами системы, т.е. определенную структуру. Организационная структура отражает внутреннее строение организации, сложившееся в ней разделение труда, связи и взаимодействие подразделений. Она закрепляет задачи, функции, права и обязанности за каждым структурным подразделением. Координация деятельности всех звеньев организации достигается путем выделения:
Между субъектом и объектом управления существуют прямые и обратные связи. Прямая связь — это команда, поступающая от субъекта к объекту управления. Обратная связь — это информация, поступающая от объекта к субъекту управления об исполнении команд и состоянии управляемой части. Таким образом, организация — это система, и при этом управляемая. "Различают два основных типа систем — закрытые и открытые. Закрытые системы имеют четкие границы и независимы от окружающей их среды. Открытые системы, наоборот, находятся в динамическом взаимодействии с внешней средой и подвергаются ее влиянию. Идея организации как открытой системы впервые предложена автором многочисленных работ по теории управления Честером Барнардом еще в 1930-х годах, однако для широкого признания этой концепции потребовалось 30 лет. Сегодня, называя организацию системой, мы имеем в виду именно открытую систему; иными словами, мы признаем, что организация постоянно взаимодействует с окружающей средой. Деятельность организации как открытой системы описывается в терминах входящих ресурсов, процесса трансформации, выходящих ресурсов, обратной связи и внешней среды (рис.5.6). Входящими ресурсами любой компании являются сырье, финансы, люди, информация и другие ресурсы, используемые в производстве товаров и услуг. В.процессе трансформации эти ресурсы превращаются в готовые товары или услуги под воздействием служащих, управленческой деятельности и применения технологий и методов работы, используемых в данной организации. Выход включает в себя товары и услуги, финансовые результаты деятельности компании, а также человеческий фактор, например степень удовлетворенности работой и уровень производительности труда работников. ВНЕШНЯЯ СРЕДА   ВХОДЯЩИЕ РЕСУРСЫ Сырье, материалы, люди, информация, финансы ТРАНСФОРМАЦИЯ ИЛИ ПРОЦЕСС ИЗМЕНЕНИЯ Сырье, материалы, люди, информация, финансы ВЫХОДЯЩИЕ РЕСУРСЫ Товары, услуги, прибыль/убытки, производительность труда     ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ Рис. 3.6. Организация как открытая система Открытые системы не являются самодостаточными. Именно из окружающей среды организации получают необходимые им вводимые ресурсы, и, кроме того, среда поглощает вырабатываемые ими продукцию и услуги. Ни одна компания не может существовать, если она не выполняет правительственные постановления, не поддерживает отношений с поставщиками либо игнорирует иные внешние факторы. Структура, система управления и функционирование организации не только определяются внутренними решениями или выбором, но и в значительной степени зависят от изменчивых факторов внешней среды. Подобная зависимость приводит к необходимости постоянно адаптироваться к изменениям во внешней среде, что предполагает:
Одним из наиболее популярных методов изучения среды косвенного воздействия является РЕSТ-анализ (от англ. Роlitiса1, Есоnоmiс, Sосio-сultural, Technological), т.е. анализ политических, экономических, социокультурных и технологических факторов. При анализе среды прямого воздействия (деловой среды) необходимо учитывать следующие ее характеристики:
связанные, например, с действиями конкурентов, появлением новых технологий и т.д.); • неопределенность — отсутствие необходимой информации о среде и непредсказуемость происходящих в ней изменений (чем сложнее и изменчивее среда, тем выше ее неопределенность). Для того чтобы ослабить ресурсную зависимость организации от деловой среды и снизить уровень ее неопределенности, менеджерам необходимо обеспечить адаптивность своей организации. Адаптивность — это способность организации изменять сложившееся в ней положение вещей, т.е. приспосабливать внутреннее содержание организации к внешним условиям. Возможны следующие пути адаптации организации:
Таким образом, согласно системному подходу ключевые факторы успеха организации находятся как во внешней, так и во внутренней среде. Именно внешнее окружение диктует стратегию развития организации. Эффективность внутренней системы определяется ее способностью быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды. Становление взглядов на организацию с точки зрения живого организма, к которому применимы принципы и законы сохранения и развития биологических систем, привело, в частности, к.развитию концепции жизненного цикла организации. Под жизненным циклом организации понимается совокупность стадий, которые проходит организация в период своей жизни. Организации рождаются, взрослеют, достигают зрелости и умирают. Это предсказуемые изменения состояния организации, которые протекают во времени с определенной последовательностью. Как правило, выделяют четыре стадии: рождения, роста, зрелости и спада. На стадии рождения происходит создание организации. Переход к стадии роста означает серьезные изменения стиля управления. Разделение труда и рост специализации. Главная задача здесь: создание условий для экономического роста и обеспечение высокого качества товаров и услуг. На стадии зрелости организация достигает лидирующего положения на рынке. На стадии спада снижается спрос на продукцию или услуги организации, возрастает роль цены и качества в конкурентной борьбе. Вместе с пониманием основных элементов организации, этапов ее развития и взаимосвязей с внешней средой для усиленного управления важно знание особенностей разных видов организаций. Классификация организаций предполагает их объединение по определенным критериям, таким, как формализация, отношение к прибыли, вид деятельности, размер, форма собственности, организационно-правовая форма и др. На основании критерия формализации выделяются формальные и неформальные организации. Формальная организация — это организация, намеренно созданная по воле руководства, которая имеет четко поставленные цели, формализованные правила, структуру и связи. В эту группу входят все организации бизнеса, государственные и международные учреждения. В рамках формальной структуры всегда существует неформальная организация. Это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. При этом они не связаны должностной иерархией и объединены на основе дружеских симпатий, общих интересов. Как правило, работники, которые вступают в подобные организации, испытывают потребность в общении, принадлежности, защищенности и взаимопомощи. Неформальная организация оказывает большое влияние на моральное состояние, мотивацию, удовлетворенность работой и производительность персонала. Она может предоставить своим членам огромные возможности для развития, проявления инициативы и творческих способностей – как на пользу организации, так и в своих собственных целях. Различия между формально и неформальной организации представлены в табл. 5.1. Таблица 5.1. Сравнительная характеристика формальной и неформальной организации
Формальные хозяйственные организации в соответствии со ст.48 (п.1) Гражданского кодекса Российской Федерации являются юридическими лицами, имеют в собственности, хозяйственном владении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечают по своим обязательствам этим имуществом. По отношению к прибыли они подразделяются на коммерческие и некоммерческие организации. Первые преследуют извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности, вторые не стремятся извлекать или распределять полученную прибыль между участниками. Наиболее существенное различие организаций наблюдается по видам деятельности: промышленные, сельскохозяйственные, торговые организации, а также различного рода объединения в виде агропромышленных и торговых фирм, концернов и т.д. Торговые организации, в свою очередь, разделяются на оптовые и розничные. Организации оптовой торговли в основном осуществляют посредническую деятельность между компаниями, производящими потребительские товары, и розничными торговыми организациями, а также оказывают транспортные и другие услуги клиентам. Организации розничной торговли предназначены для обслуживания розничных потребителей, т.е. населения. Их основной задачей является удовлетворение разнообразных потребностей населения в товарах и услугах широкого ассортимента и надлежащего качества. В зависимости от размера различают малые, средние и крупные организации. В Российской Федерации для каждой отрасли экономики этот критерий не одинаков. Так, численность работников малых организаций промышленности, строительства и транспорта не должна превышать 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы — 60, оптовой торговли — 50, розничной торговли и бытового обслуживания населения — 306. Что касается малых организаций, осуществляющих несколько видов деятельности (многопрофильные), то размер определяется в зависимости от того вида деятельности, доля которого является наибольшей в годовом объеме оборота или годовом объеме прибыли. Средние и крупные организации в Российской Федерации не имеют критериев, установленных законодательно, таким образом они определяются достаточно произвольно по фактическим показателям. По формам собственности различают частные, государственные, муниципальные и иные организации. В зависимости от организационно-правовой формы организации могут создаваться в форме: хозяйственных товариществ или обществ; производственных или потребительских кооперативов; государственных унитарных предприятий; объединений (ассоциаций, союзов) и других форм, предусмотренных законодательством7. Что касается торговых организаций, при их формировании необходимо, во-первых, определить ее форму собственности, во-вторых, выбрать организационно – правовую форму и, в-третьих, осуществить государственную регистрацию организации. Торговая организация может принадлежать одному физическому лицу, в этом случае она является частной, индивидуальной, созданной за счет капитала только одного предпринимателя. Если торговую организацию основывают несколько физических лиц, тогда она будет частной, коллективной и создается за счет капитала двух или более предпринимателей. Кроме того, торговая организация может быть образована на базе государственной (федеральной или муниципальной) собственности. Выбор организационно-правовой формы торговой организации определяется целым рядом факторов, основные из которых представлены в табл. 5.2. Анализ и учет этих факторов позволит сделать обоснованный выбор наиболее приемлемой организационно-правовой формы, что необходимо сделать до государственной регистрации организации. Таблица 5.2. Основные факторы, влияющие на выбор организационно-правовой формы торговой организации
Классификация организаций по организационно-правовым формам приведена в табл. 5.3. Таблица 5.3. Классификация организаций по ОПФ
Основные понятия: система управления, системный подход свойства систем, элементы систем, разделение труда (вертикальное и горизонтальное), социально – экономические система, внешняя среда, факторы прямого и косвенного воздействия, характеристики внешней среды, внутренняя среда организации. |