Главная страница
Навигация по странице:

  • Документация систем менеджмента

  • 15.2. Виды документов В системах менеджмента качества и экологии разрабатываются следующие основные виды документов:Политика в области качества (экологическая политика)

  • Цели организации в области качества (экологии)

  • Рабочая инструкция

  • Внутренние документы, разработанные службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды

  • Внутренние документы, согласованные со службой качес­ тва и (или) отделом охраны окружающей среды

  • Внутренние документы СМК и СЭМ

  • Внутренние документы, согласованные со службой качес­тва и отделом окружающей среды

  • Внешние документы СМК и СЭМ

  • Ссылочные документы о Стандартыо Технологические регламенты и др. 4647

  • 1_ Установленные документом требования

  • Элементы экспертизы Обоснованность документа Идентификация документа Статус документа Область применения

  • Вопросы для экспертной оценки

  • Адекватность требований, установленных документом, требованиям стандартов ИСО Системность изложения требований Полнота изложения требований

  • настольная книга. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора


    Скачать 0.9 Mb.
    НазваниеУдк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
    Анкорнастольная книга.doc
    Дата20.12.2017
    Размер0.9 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файланастольная книга.doc
    ТипКнига
    #12257
    страница4 из 9
    1   2   3   4   5   6   7   8   9
    § 15. ДОКУМЕНТАЦИЯ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И ЭКОЛОГИИ

    15.1. Понятие о документации систем менеджмента

    Наличие в организации утвержденной документации системы менеджмента качества и (или) экологии придает системе официальный статус и делает ее видимой, «прозрачной» как для пользователей доку­ментации, так и для аудиторов. Результативность и эффективность сис­тем менеджмента во многом зависит от того, насколько они качественно документированы.

    Ключевым понятием документации систем менеджмента явля­ется документ. Согласно ИСО 9000, документ - это информация и соот­ветствующий носитель. При этом под информацией понимаются значимые данные, т.е. данные, обладающие способностью сохранять свою ценность (необходимость, полезность) для пользователя в течение определенного времени.

    Носителем информации в системах менеджмента служит мате­риал, на котором записана информация и который обеспечивает ее со­хранение и воспроизводство. Носитель может быть бумажным, магнитной лентой, оптическим диском, фотографией, шаблоном образ­ца и др.

    Внимание! Термин «документированный» не означает только «написанный»

    Документация систем менеджмента - совокупность докумен­тов, определяющих построение, функционирование и улучшение систе­мы.

    В документации систем менеджмента различают два рода доку­ментов:

    • Документы, которые должны отвечать требованиям системы и выполнения процессов. Чаще всего, когда говорят о документации систем менеджмента, то имеют в виду именно этот род документов, со­ставляющих организационно-нормативную основу системы.

    • Документы, содержащие свидетельства осуществления дея­тельности в системе в соответствии с установленными требованиями и достигнутых при этом результатов. Этот род документов, представляю­щих фактологию функционирования систем, именуют записями.

    15.2. Виды документов

    В системах менеджмента качества и экологии разрабатываются следующие основные виды документов:

    Политика в области качества (экологическая политика) -документально оформленное заявление о политике и целях организа­ции в области качества (экологии).

    Цели организации в области качества (экологии) - то, чего добиваются или к чему стремятся в области качества (экологии).

    Руководство по качеству (Руководство по экологии) - доку­мент, описывающий систему менеджмента качества (систему экологи­ческого менеджмента) организации.

    Руководство по качеству и Руководство по экологии выступают в роли основополагающих документов систем и служат справочным ма­териалом при поддержании систем в рабочем состоянии.

    Процедура - документ, устанавливающий способ выполнения определенной деятельности или процесса в системе.

    Внимание/ В порядке демонстрации эффективного внед­рения систем менеджмента качества и эколо­гии могут использоваться также карты про­цессов, инструкции качества (экологии), методики качества (экологии), планы качес­тва (экологии), спецификации, чертежи, мат­рицы компетенции, регистры (перечни), маршрутные карты, положения о подразделе­ниях, должностные инструкции, программы обучения и др.

    Рабочая инструкция - детальное описание того, как испол­нять и регистрировать задание.

    Записи (зарегистрированные данные) - документ, содержа­щий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной дея­тельности в системе. Записи по конкретным объектам анализа в системе менеджмента качества и (или) экологии принято называть данными (о качестве, экологии и др.).

    Внимание! Данные становятся документами после того, как они фиксируются в специально разрабо­танных формах (протоколах, актах, журна­лах, справках, отчетах, бланках, регистрах экологических аспектов, контрольных картах и др.), фотографиях, аудио- и видеозаписях. Различают первичные (исходные) данные, предназначенные для соответствующей обра-


    40

    41




    ботки и данные, предназначенные для анализа и оценивания продукции, состояния окружаю­щей среды, процессов и систем менеджмента в целом.

    ПРИМЕР СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТОВ

    РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ (ЭКОЛОГИИ)

    Предисловие




    Введение




    Область применения и сфера действия




    Нормативные ссылки




    Термины и определения




    Разделы, соответствующие разделам 4-8 ИСО 9001

    (разд.4 ИСО 14001)

    Приложения




    ПРОЦЕДУРА КАЧЕСТВА (ЭКОЛОГИИ)

    Введение

    Область применения и сфера действия

    Нормативные ссылки

    Термины и определения

    Общие положения (основные характеристики процесса)

    Осуществление процесса (порядок выполнения процесса)

    Оценивание результативности и эффективности процесса

    Записи

    Приложения

    ИНСТРУКЦИЯ (МЕТОДИКА) КАЧЕСТВА

    (ЭКОЛОГИИ)

    Введение




    Область применения и сфера действия




    Нормативные ссылки




    Термины и определения




    Общие положения (цель и задачи документируемой деятельности)

    Осуществление (правила выполнения деятельности)




    Приложения




    15.3. Пирамида документов

    Внимание! Документы уровней А, В и С определяют функционирование систем. Документы уровня Охарактеризуют фактическое состояние сис­тем и используются аудиторами для анализа и обоснования оценок и выводов.

    РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ

    Введение

    Область распространения

    Цель

    Последовательность действий

    42

    43

    15.4. Общие требования к документу

    15.5. Интеграция документов











    • Документ должен быть адекватным (соответствовать) требо­ваниям ИСО 9001 (ИСО 14001) или рекомендациям ИСО 9004 (ИСО 14004) и содержать только значимую для их пользователей информа­цию.

    • Документ должен содержать только практически выполни­мые работы. В противном случае он может вызвать лишь нежелание его использовать и стать, в конечном счете, бесполезным. Иное дело, когда речь идет о работах, которые могут быть осуществлены только после выполнения определенных плановых мероприятий, необходимых для внедрения документа.

    • Документ должен быть адресным, т.е. в нем должен быть определен состав лиц и/или структурных подразделений организации, для которых исполнение документа в целом или в отдельных его поло­жениях является обязательным.

    • Документ должен быть изложен в понятной для всех его по­льзователей форме и обеспечивать его однозначное информационное восприятие.

    • Документ должен быть идентифицирован, т. е. иметь соотве­тствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющие установить его принадлежность к определенной части системы менед­жмента качества и (или) экологии для обеспечения его легкой просле­живаемое™.

    • Степень детализации документа должна отвечать цели его разработки и здравому смыслу.

    Документы систем менеджмента ка­чества и экологии



    Раздельные
    Качество Экология



    Частично интегрированные Качество Экология



    Аудиторские проверки

    Раздельные

    Раздельные и комплексные


    Интегрированные

    Комплексные














    44

    45

    15.6. Управление документацией

    Объектами управления документацией выступают все доку­менты, которые требуются для функционирования системы менед­жмента качества и (или) экологии.

    КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА ПО ГРУППАМ-ОБЪЕКТАМ УПРАВЛЕНИЯ



    Внутренние документы, разработанные службой качества и (или) отделом охраны окружающей среды - документы, необходи­мые для построения, функционирования и улучшения системы менед­жмента качества (СМК) в соответствии с требованиями ИСО 9001 и системы экологического менеджмента (СЭМ) в соответствии с требова­ниями ИСО 14001.

    Внутренние документы, согласованные со службой качес­тва и (или) отделом охраны окружающей среды - документы, разра­ботанные различными подразделениями организации по соответствую­щим аспектам деятельности и требующие согласования со службой ка­чества и (или) отделом охраны окружающей среды.

    Внешние документы - документы внешнего по отношению к организации происхождения, обязательные или рекомендуемые для ис­пользования в области качества и/или экологии.

    Ссылочные документы - внутренние и внешние документы, на которые имеются ссылки во внутренних документах и которые ука­зывают пути достижения соответствия установленным в них положени­ям.

    ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ КАК ОБЪЕКТОВ УПРАВЛЕНИЯ

    Внутренние документы СМК и СЭМ

    о Политика в области качества и (или) экологии о Цели в области качества и (или) экологии о Руководство по качеству (Руководство по экологии) о Документированные процедуры, инструкции, методики о Матрицы компетенции о Карты (паспорта) процессов СМК о Диаграммы процессов СМК о Схемы взаимодействия процессов СМК о Программы (планы) аудита и улучшения СМК и (или) СЭМ о Перечни одобренных поставщиков о Перечни продукции о Перечни документов СМК и (или) СЭМ о Организационно-распорядительные документы по качеству и (или)экологии

    Внутренние документы, согласованные со службой качес­тва и отделом окружающей среды

    о Положения о подразделениях о Должностные инструкции о Инструкции работников о Планы качества

    о Планы корректирующих и предупреждающих действий о Планы улучшения СМК и (или) СЭМ о Рабочие инструкции о Технические условия на продукцию

    о Документы технологические, по охране труда и промышлен­ной безопасности, по охране окружающей среды и др.

    Внешние документы СМК и СЭМ

    о Законодательные акты РФ о Директивные документы органов управления о Нормативные документы по стандартизации (международные и государственные стандарты)

    о Документы, устанавливающие требования к продукции

    Ссылочные документы

    о Стандарты

    о Технологические регламенты и др.


    46

    47

    § 16. ДВАДЦАТЬ ВОПРОСОВ, ТРЕБУЮЩИХ ОТВЕТОВ

    ПРИ ЭКСПЕРТИЗЕ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И ЭКОЛОГИИ

    1_

    Установленные документом требования:


    Элементы экспертизы

    Обоснованность документа

    Идентификация документа

    Статус документа

    Область применения

    Нормативные ссылки

    Термины и определения

    Цель и задачи

    регламентируемой

    в документе деятельности

    Вопросы для экспертной оценки

    Отражены ли в рассматриваемом документе все требования ИСО 9001 (ИСО14001)? Увязан ли рассматриваемый документ с други­ми документами системы? Пригоден ли рассматриваемый документ для практического использования?

    Правильно ли идентифицирован рассматривае­мый документ (соответствует ли его наименова­ние, обозначение и код месту документа в системе)?

    Достаточно ли полномочий должностного лица, утвердившего рассматриваемый документ, для обязательного исполнения его требований всем указанным в документе персоналом?

    Правильно ли установлена область документи­рования, указанная в наименовании рассматри­ваемого документа?

    Перечислены ли все конкретные руководители (специалисты), для которых требования рас­сматриваемого документа обязательны?

    Раскрыты ли полное наименование, обозначе­ние, код и год введения каждого нормативного источника, на который дана ссылка в тексте рас­сматриваемого документа?

    Приведены ли определения ключевых слов, ис­пользуемых в рассматриваемом документе? Даны ли ссылки на нормативные источники, из которых заимствованы приведенные в рассмат­риваемом документе определения?

    Правильно ли сформулированы цель и задачи деятельности, регламентированной в рассмат­риваемом документе?

    Адекватность требований, установленных документом, требованиям стандартов ИСО

    Системность изложения требований

    Полнота изложения требований

    Понятность документа

    Согласуются ли установленные в рассматривае­
    мом документе требования с соответствующими
    требованиями стандартов ИСО?
    Имеется ли во вводной части рассматриваемого
    документа ссылка на конкретный пункт или раз-
    дел ИСО 9001 (ИСО 14001)?

    Изложены ли требования к деятельности в опреде­ленном порядке или представляют собой набор не связанных (не четко связанных) между собой от­дельных действий?

    Имеется ли графическое изображение последова­тельности регламентируемых действий в виде схемы или алгоритма, облегчающих понимание установленного в документе порядка действий?

    Дает ли изложение установленных в рассматрива­емом документе требований необходимое и доста­точное представление о том, что, кем и когда осуществляется деятельность, и в каких формах регистрируются ход и результаты регламентиро­ванной деятельности?

    Установлена ли в документе возможность коли­чественной оценки результатов регламентирован­ной деятельности?

    Изложен ли текст рассматриваемого документа простым, ясным языком (не применяются ли в нем обороты разговорной речи, произвольные слово­сочетания и необщепринятые сокращения слов и выражений)?

    Не противоречат ли положения рассматриваемого документа положениям других документов систе­мы менеджмента качества и экологии? Не перегружен ли рассматриваемый документ из­быточной для его пользователей информацией?


    48

    49

    1   2   3   4   5   6   7   8   9


    написать администратору сайта