настольная книга. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора

• Название: Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
• Анкор: настольная книга.doc
• Дата: 20.12.2017
• Размер: 0.9 Mb.
• Имя файла: настольная книга.doc
• Тип: Книга; #12257
• страница: 5 из 9

§ 17. ОПРОСНЫЙ ЛИСТ

17.1. Правила составления опросного листа





Опросный лист - анкета, содержащая перечень вопросов для руководителя аудитируемого процесса (подразделения), ответы на ко­торые используются для предварительного оценивания аудитируемого объекта.

Использование опросного листа позволяет:

• 
  сократить время аудиторской проверки,
  
• 
  сделать руководителя аудитируемого процесса (подразделе­ния) участником аудиторской проверки,
  

• психологически подготовить руководителя аудитируемого
процесса (подразделения) к работе аудиторов.

Положительный ответ на вопрос опросного листа дается только тогда, когда он может быть подтвержден документом или визуально.

Внимание! Подписанный опросный лист может высту­пать в качестве официального документа при аудиторской проверке и должен быть сохра­нен.

Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев.

• 
  Вопросы должны формулироваться лаконично, четко и не­двусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим.
  
• 
  Вопросы должны формулироваться в определенной последо­вательности, чтобы служить своеобразным "путеводителем" аудитор­ской проверки.
  
• 
  Вопросы должны предусматривать только однозначный ответ "да" или "нет".
  
• 
  Количество вопросов должно быть минимальным, но доста­точным для анализа объекта аудиторской проверки.
  

50

51

17.2. Правила обработки опросного листа

• 
  Заполненный опросный лист должен анализироваться аудито­ром на предмет полноты, правильности и достоверности ответов.
  
• 
  Положительные ответы, которые вызывают сомнения в досто­верности, должны быть рассмотрены с ведущим аудитором, а затем - с руководителем аудитируемого подразделения. Сомнения могут быть следствием следующих причин:
  

• 
  неправильным пониманием вопросов сотрудниками аудити­руемого подразделения;
  
• 
  информацией о невыполнении требований, установленных критериями аудиторской проверки.
  

• Ответы, вызывающие сомнения аудиторов, должны подвер­
гаться дополнительной проверке.



§ 18. КОНТРОЛЬНЫЙ ВОПРОСНИК

Контрольный вопросник (чек-лист) - заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволя­ют аудитору непосредственно в ходе аудиторской проверки получать информацию, достаточную для оценки состояния объекта аудита.

Контрольный вопросник - своеобразная «шпаргалка» аудито­ра.

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА КОНТРОЛЬНОГО ВОПРОСНИКА

Объект проверки	Проверяемое подразделение	Критерии проверки	Должность и Ф.И.О. собеседника	Пометки аудитора
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Вопросы, включаемые в контрольный вопросник, должны представлять возможность развернутых ответов. Вопросы должны строиться таким образом, чтобы ответы на них давали аудитору верное представление о проверяемом объекте.

Внимание! Аудитору следует избегать общих, недоста­точно конкретных вопросов.

Пример неправильного вопроса:

• Подготовлен ли данный производственный участок к аварий­
ным ситуациям?

Пример правильных вопросов:

• 
  По какому экологическому аспекту данный участок отнесен к категории опасных объектов?
  
• 
  Какие точки контроля на участке являются критическими?
  

52

53

• 
  
  Требования ИСО 9001
  
  п. 4.2.3. Управление документацией
  
  Должна быть установлена документи­рованная процедура, предусматриваю­щая:
  
  а) утверждение документов, подтвер­ждающее их адекватность перед вы­пуском; в) анализ обновления документов;
  
  c) обеспечение идентификации изме­
  нений и статуса пересмотра докумен­
  тов до их использования;
  
  4. 
     наличие документов на местах их ис­пользования;
     
  5. 
     обеспечение идентификации внеш­них документов;
     
  
  g) предотвращение непреднамеренно­го использования устаревших доку­ментов и применения их для каких-либо целей.
  
  п. 4.2.4. Управление записями
  
  Записи должны быть установлены и поддерживаться для доказательства со­ответствия требованиям и эффектив­ности функционирования СМК. Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и доступными. Должна быть установлена документи­рованная процедура управления иден­тификацией, хранением, защитой, поиском, сроками хранения и уничто­жением записей.
  Кто осуществляет контроль (мониторинг) данных точек?
  
• 
  Где фиксируются данные контроля (мониторинга)?
  
• 
  Каким образом анализируются данные контроля (мониторин­га)?
  
• 
  Имеется ли на участке план по предотвращению аварий, лока­лизации и ликвидации их последствий?
  
• 
  Назначены ли официально лица, ответственные за реализа­цию мероприятий данного плана?
  
• 
  Соответствует ли квалификация работников установленным требованиям?
  
• 
  Кто, когда и каким образом проводит учебно-тренировочные занятия с работниками участка? [5]
  
• 
  Обеспечены ли работники участка соответствующими рабо­чими инструкциями?
  

ПРИМЕР ВОЗМОЖНЫХ ВОПРОСОВ ПРИ ПРОВЕРКЕ

СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ИСО 9001 К УПРАВЛЕНИЮ

ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

Вопросы аудитора

• 
  Предусмотрена ли проверка докумен­тов СМК до их утверждения? Если да, то кто это проводит?
  
• 
  Предусмотрены ли анализ и актуали­зация документов СМК? Если да, то когда и кто это осуществляет?
  
• 
  Фиксируется ли статус пересмотрен­ных документов?
  

- Каким образом обеспечена доступ­
ность документов для их пользовате-

I лей?

i - Какими средствами обеспечивается

; управление документацией?

- Имеется ли Перечень внешних доку-
! ментов, используемых в СМК?

^: - Имеется ли Перечень внутренних I ссьшочных документов, используемых

в документах СМК? ! - Как предотвращается использование : устаревших документов СМК?

I - Каким образом определяется состав I обязательных записей? Где он фикси-I руется?

i - Кто и когда разрабатывает формы для J записей?

j - Определены ли ответственные за ве­дение записей? : - Являются ли записи четкими и понят-I ными для пользователей?

- Каким образом осуществляются хра-
| нение и защита записей?

| - Устанавливается ли срок хранения за­писей?

- Как осуществляется уничтожение за­
писей?


54

55

ПРИМЕР ПРОЦЕССООРИЕНТИРОВАННЫХ ВОПРОСОВ АУДИТОРА

• 
  Определены ли потребитель и поставщик процесса?
  
• 
  Установлены ли документированные требования к входам и выходам процесса?
  
• 
  Каким образом обеспечивается управляемость процесса?
  
• 
  Достаточно ли полномочий и ресурсов у руководителя процес­са для эффективных управленческих воздействий?
  
• 
  Обеспечивает ли инфраструктура организации соответствие процесса установленным требованиям?
  

- Обеспечивают ли производственные условия соответствие
процесса установленным требованиям?

• 
  Имеются ли свидетельства оценивания улучшения процесса?
  
• 
  Имеются ли свидетельства принятых мер по претензиям по­требителя процесса?
  
• 
  Проводится ли систематический анализ результативности и улучшения процесса?
  
• 
  Каковы данные такого анализа?
  

В отличие от работы с опросным листом, работа с контрольным вопросником дает аудитору возможность:

• 
  разъяснять собеседнику в случае необходимости поставлен­ные вопросы,
  
• 
  уточнять ответы собеседника путем дополнительных вопро­сов,
  
• 
  запросить подтверждения положительных ответов,
  
• 
  задать один и тот же вопрос нескольким собеседникам с целью повышения объективности полученной информации,
  

• использовать полученные ответы для последующего анализа.
Заполненный и подписанный аудитором (и при необходимости

его собеседником) контрольный вопросник, как и опросный лист, мо­жет рассматриваться в качестве официального документа аудиторской проверки.

Внимание! Контрольный вопросник - методический инструмент аудитора, особенно значимый на начальном этапе его работы. Использование контрольного вопросника не должно ограничивать объем действий по ауди­торской проверке, который может изменять­ся в зависимости от информации, собранной в ходе аудиторской проверки.

Контрольные вопросники необходимо систематически обнов­лять, поскольку после внедрения систем менеджмента и проведения не­скольких плановых внутренних проверок в соответствии с требованиями ИСО 9001 (ИСО 14001), последующие проверки переста­ют выявлять слабые места. Задаваемые аудиторами вопросы становятся рутинными. Сотрудники проверяемых подразделений заранее знают, какие вопросы им будут задавать. Такую ситуацию У. Фрей называет «феноменом усталости от аудита» [6].


56

57

§19. ЖУРНАЛ АУДИТОРА

§ 20. ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ПРОВЕРКИ


Журнал аудитора (дневник аудитора, записная книжка, проверочный лист) - бланк, в котором аудитор фиксирует факты и другую информацию, полученные в ходе аудиторской проверки.

Журнал аудитора является наиболее удобной формой фиксации сбора информации. Записи в журнале являются основой для подготовки заключения по результатам аудиторской проверки.

ПРИМЕРНАЯ ФОРМА ЖУРНАЛА АУДИТОРА

Код проверки

Объект проверки

Критерии проверки

Проверяемое подразделение

Место проведения проверки

Дата проверки

j

Темы проверки (разделы, пункты документа; пробле­мы, "выявленные в ходе прошлых про­верок)	Записи о состоя­нии объекта про­верки (факты, редультаты бесед и др.)	Комментарии и предложения аудитора	Примечания (до­полнительная ин­формация в ходе проверки)

Записи в журнале аудитора могут использоваться в качестве свидетельств аудита, а также для:

• 
  подготовки справки об обнаруженных несоответствиях;
  
• 
  подготовки заключения о результатах аудиторской проверки;
  
• 
  подготовки справок о состоянии проблем, выявленных в про­шлых аудиторских проверках;
  
• 
  подготовки предложений о распространении положительного опыта работы конкретного подразделения в других подразделениях.
  

Внутренние аудиторские проверки следует проводить по доку­ментированным процедурам.

Ниже приводится возможный алгоритм внутренней аудитор­ской проверки

1. 
   - проведение вступительно­го совещания (§21)
   
2. 
   - сбор и проверка информа­ции (§22)
   
3. 
   - подготовка и проведение заключительного совещания (§27)
   
4. 
   - составление отчета об ау­диторской проверке(§28)
   
5. 
   - представление отчета на утверждение(§29)
   

1. 
   - доработка отчета (§29)
   

7. 
   - регистрация результатов проверки (§30)
   
8. 
   - рассылка отчета заинтере­сованным лицам (§29)
   

9. 
   - устранение несоотве­тствий (коррекция)(§25)
   
10. 
    - разработка и реализация корректирующих и предупреждаю­щих действий (§25)
    
11. 
    - инспекционный контроль
    

(§25)

12. 
    - регистрация результатов аудиторской проверки (§30)
    
13. 
    - информирование заинте­ресованных лиц об устранении причи­ны несоответствия (§25)
    
14. 
    - оформление дела об ау­диторской проверке(§31)
    

58

59

§ 21. ВСТУПИТЕЛЬНОЕ СОВЕЩАНИЕ

Цель совещания: Ознакомление персонала аудитируемого подразделения с планом и методами аудиторской проверки и формиро­вание к ней позитивного отношения.

Вступительное совещание должно проводиться с участием ру­ководителя аудитируемого подразделения или владельца (руководите­ля) аудитируемого процесса.

Ведет совещание ведущий аудитор.

• 
  отметить, что в процессе проверки представители аудитируе­мого подразделения могут задавать аудиторам любые вопросы по су­ществу дела;
  
• 
  сообщить об условиях, при которых аудиторская проверка мо­жет быть прекращена.
  

На вступительном совещании уточняется маршрут, время про­верки и оговариваются условия соблюдения членами аудиторской груп­пы техники безопасности в ходе проверки.

Внимание! По решению ведущего аудитора вступите­льное совещание может быть заменено на об­суждение условий проведения проверки с руко­водителем аудитируемого подразделения или владельцем (руководителем) аудитируемого процесса.

В ходе совещания он должен:

• 
  представить персоналу аудитируемого подразделения членов аудиторской группы;
  
• 
  изложить цель и задачи аудиторской проверки;
  
• 
  напомнить участникам совещания о значении аудиторской проверки для обеспечения качества продукции и защиты окружающей среды;
  
• 
  сообщить о способах отчетности при аудиторской проверке (протоколы о несоответствиях, официальный отчет и др.);
  
• 
  ознакомить участников с графиком проведения аудиторской проверки;
  
• 
  удостовериться в том, что к каждому аудитору назначен (если это необходимо) представитель аудитируемого подразделения;
  
• 
  разъяснить персоналу аудитируемого подразделения, где и ка­ким образом практически будет проводиться проверка;
  
• 
  сообщить персоналу аудитируемого подразделения, что ре­зультаты проверки будут доведены до сведения соответствующих дол­жностных лиц;
  

60

61