настольная книга. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
 Скачать 0.9 Mb.
|
§ 10. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ УЧАСТНИКОВ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ  Специалист, успешно прошедший первичную аттестацию, считается квалифицированным аудитором. Аттестация проводится с определенной периодичностью (как правило, 1 раз в два-три года). Аттестацию проводит специально сформированная для этой цели аттестационная комиссия. Основанием для аттестации являются справка о работе аудитора за отчетный период, составленная руководителем службы внутреннего аудита, а также отзывы ведущих аудиторов, в группах которых принимал участие аудитор, и руководителей подразделений, в проверках которых принимал участие ведущий аудитор. В состав аттестационной комиссии рекомендуется включать представителей службы качества и/или экологии, службы персонала и других подразделений по решению руководства организации. 26 27 §11. ГРУППА АУДИТОРОВ Внимание! По решению руководства в работе группы могут принимать участие наблюдатели без полномочий аудиторов.  Группа аудиторов (аудиторская группа, команда аудита) - аудиторы, проводящие конкретную аудиторскую проверку. Количество аудиторов в группе варьируется в зависимости от сложности объекта аудита (как правило, от одного до трех членов). Один из аудиторов в группе (даже в случае, если группа состоит из одного сотрудника) должен выполнять обязанности руководителя, т.е. ведущего аудитора. В группу могут включаться стажеры, т.е. специалисты, проходящие аудиторскую практику. Внимание! В группу не должны включаться аудиторы, административно зависимые от руководителя аудитируемого подразделения с тем, чтобы исключить возможность их необъективности в ходе аудита и при подготовке заключения об аудите. При определении состава группы аудиторов необходимо учитывать:
В случае, если аудиторская проверка проводится группой, ведущий аудитор по согласованию с группой должен определить каждому члену группы конкретную часть плановой работы. При необходимости ведущий аудитор может произвести изменения в назначениях в ходе аудиторской проверки. Для проведения комплексной аудиторской проверки, когда область аудита установлена документом, объединяющим требования системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента, аудиторская группа комплектуется из аудиторов по качеству и аудиторов по экологии. 28 29  ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПРОГРАММЫ АУДИТА § 12. ПЛАНИРОВАНИЕ АУДИТА 12.1. Программа аудита Организация должна проводить аудиторские проверки периодически в запланированное время. Программа аудита (годовая или на какой-то другой период времени) разрабатывается руководителем службы внутреннего аудита и утверждается уполномоченным представителем руководства по качеству. При этом может быть разработана отдельная программа аудита для каждой системы менеджмента (качества и экологии) или единая программа. Программа аудита разрабатывается с учетом статуса и значимости процессов и видов деятельности, реализуемых в системах менеджмента, а также результатов предыдущих проверок. Статус проверяемого процесса (вида деятельности) характеризуется следующими вариантами: - процесс (вид деятельности) прошел аудиторскую проверку в отчетный период, соответствует установленным требованиям и результативен;
Важность проверяемого процесса (вида деятельности) определяется степенью его воздействия на достижение конечных результатов организации в области качества в отчетный период.. Состав важных процессов (видов деятельности) на конкретный период времени определяется по результатам анализа систем менеджмента. Наряду со значимыми процессами (видами деятельности) при разработке программы аудита учитываются также так называемые, критические процессы (виды деятельности), выполнение которых на определенном этапе может представлять фактическую или потенциальную опасность для качества и (или) экологии. Критические процессы (виды деятельности) определяются по результатам предыдущих аудиторских проверок. Я Я -L ° 5 Й В | g. Объем проверки S § & g | О. О. - - Я д & ^ 2 ™ - я (2 _ 5 л ' к В. 5 к о п <°"-а ё ^ ^ 2 £2 Xu h n ^ о ё ё««оч 5 § 2 ™ § I *§ g,ч a яз оg 5 R § 5 и ? 3s. II? &1 *Л I i а я з-s »> ан В s я S о в « I S . Г О Р.ЗГ [_ О & я О»? S я , 2 с Ы s &■ __0 а, с Внимание! £ программу аудита могут включаться проверки отдельных документов, подразделений, процессов и системы в целом, а также проверки поставщиков организации. Доведение программы (программ) до соответствующих должностных лиц, координация, корректировка программы (при необходимости), комплектование аудиторских групп и контроль за выполнением программы возлагаются на службу внутреннего аудита. Изменения в программу вносятся руководителем службы внутреннего аудита в случаях:
Откорректированная программа утверждается уполномоченным прдеставителем руководства по качеству. Наряду с планированием аудиторских проверок, планированию подлежат подготовка, повышение квалификации и аттестация внутренних аудиторов. Высшее руководство организации назначает ответственных лиц за управление программой аудита, которые должны:
30 31 СХЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММОЙ АУДИТА (ПО ИСО 19011) 12.2. Схемы планирования аудиторских проверок  Схема иллюстрирует применение методологии PDCA, согласно которой цикл управления включает следующие операции: планирование (Plan), осуществление (Do), контроль (Check) и действие (Act).  Вариант 1 используется для проверки соответствия отдельного вида деятельности или процесса требованиям систем (ы) менеджмента и оценивания их результативности и эффективности. Вариант 2 используется для проверки соответствия деятельности организационной единицы требованиям систем (ы) менеджмента и оценивания ее результативности и эффективности. Внимание! Вариант «горизонтальной» аудиторской проверки, как правило, является более трудоемким и продолжительным, однако и более значимым, поскольку включает в поле своего зрения деятельность на стыках различных организационных единиц, участвующих в выполнении требований к объекту проверки. Недаром, по мнению некоторых специалистов, аудиторская проверка внутри подразделения обнаруживает и решает лишь 1% от общего числа проблем. Важно и то, что «горизонтальная» аудиторская проверка ломает коммуникационные барьеры между подразделениями и поощряет участников систем менеджмента к взаимодействию друг с другом. 32 33   12.3. Календарный график проведения аудиторских проверок На основании утвержденной программы аудита составляется календарный график аудиторских проверок систем менеджмента качества и(или)экологии. ПРИМЕР ФОРМЫ КАЛЕНДАРНОГО ГРАФИКА Примечание: Вместо знака «X» в форме вписывается планируемые даты проведения проверки. 12.4. План аудиторской проверки На основе годовой программы аудита на каждую аудиторскую проверку ведущим аудитором составляется план. ПРИМЕР ПЛАНА АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ Утверждаю Руководитель службы внутреннего аудита « » 2003 ПЛАН АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ Объект проверки: проектирование и разработка новой продукции. Проверяемые подразделения: отдел маркетинга, отдел главного конструктора, отдел главного технолога, отдел главного метролога, отдел технического контроля, производственный отдел. Сроки проведения проверки: 10-12.09.2003г. Критерии проверки: РК 01-2002 (разд.7), ПК 7.03.01-2002, ИК 7.03.02-2002. Цель проверки: подтверждение соответствия процесса проектирования и разработки новой продукции установленным требованиям. Список аудиторской группы: Иванов А.А. - ведущий аудитор, Петров И.О. - аудитор, Сидоров Е.К. - аудитор Дата представления отчета: 24.09.2003г. Список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета: гл. инженер, замдиректора по маркетингу. Подписи: Вед.аудитор (Фамилия.И.О.) (подпись) (дата) Аудиторы (Фамилия.И.О.) (подпись) (дата) (Фамилия.И.О.) (подпись) (дата) 34 35  § 13. УВЕДОМЛЕНИЕ ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕПосле разработки и утверждения плана аудиторской проверки ведущий аудитор должен официально (в форме служебной записки или извещения) заранее (например, за неделю до начала проверки) уведомить о ней владельца (руководителя) процесса или руководителя аудитируемого подразделения. При уведомлении указываются объект, цель, критерии, дата и время аудиторской проверки. Внимание! «Золотое" правило аудиторской проверки: она никогда не должна быть сюрпризом. Внезапная аудиторская проверка может препятствовать производственной деятельности, приводить к финансовым убыткам, порождать негативное отношение к службе внутреннего аудита.  Внимание! При необходимости к письменному уведомлению может быть приложен опросный лист (§17). Предварительное уведомление дает владельцу (руководителю) процесса или руководителю аудитируемого подразделения побудительный мотив к улучшению процесса или состояния дел в подразделении. Однако времени от уведомления до начала аудиторской проверки (1-2 недели) явно недостаточно для исправления существенных недостатков. Внимание! Предварительное уведомление лишает сотрудников аудитируемого подразделения возможности обнаруженные при аудиторской провер- ке несоответствия объяснять таким аргументом, как «Вы выбрали неудачное время проведения проверки, нехарактерное для нормальной деятельности» или «Мы не можем прервать рабочий процесс, чтобы предоставить необходимые данные». Логика ответа аудитора на подобный аргумент должна быть такой: сотрудники аудитируемого подразделения были предупреждены о времени аудиторской проверки заранее и, следовательно, имели возможность (время) подготовиться и, если у них сейчас что-то не так, то это означает, что подобное происходит постоянно. ПРИМЕР ФОРМЫ ПИСЬМЕННОГО УВЕДОМЛЕНИЯ ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ Руководителю (наименование подразделения) Служебная записка В соответствии с программой аудита на 2003г., утвержденной (наименование документа, кем и когда утвержден) в период , в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка. Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время. Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения представить в отдел качества не позднее (указать дату) При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону: Ведущий аудитор (подпись) (Ф.И.О) (дата) 36 37 § 14. ПОДГОТОВКА К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ Результативность аудиторских проверок зависит от факторов, важнейшим из которых является подготовка к проверке. Тщательная подготовка аудиторских проверок во многом предопределяет их успех. Как показывает анализ, время, затраченное на подготовку, составляет от 25 до 40% от всего времени, отведенного на аудиторскую проверку. ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ К АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ 1. Ознакомление членов аудиторской группы с планом проверки J 2. Распределение обязанностей в аудиторской группе 3. Сбор и анализ документации, на соответствие которой должна проводится проверка. t 4. Подготовка опросного листа (если это целесообразно) и направление его руководителю аудитируемого процесса или подразделения Ж 5. Подготовка контрольных вопросников 6. Обеспечение рабочими материалами Этап 1. Все члены группы знакомятся с планом аудиторской проверки. Внимание! Совместное обсуждение плана является основой для настроя группы на рабочий лад. Этап 2. Ведущий аудитор производит необходимые назначения в группе, определив конкретные задания каждому члену группы. Внимание! В ходе аудиторской проверки допускается возможность вносить некоторые изменения в план проверки, основываясь на полученной информации. Этап 3. Ведущий аудитор получает в службе внутреннего аудита все указанные в плане проверки документы, содержащие критерии аудита. Кроме того, при необходимости для анализа могут быть использованы материалы, относящиеся к объекту проверки: организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения), положения об аудитируемом подразделении, должностные инструкции сотрудников, отчеты по предыдущим проверкам и др. Каждый член аудиторской группы анализирует все относящиеся к его заданию документы и материалы с целью выявления наиболее существенных вопросов, подлежащих квалифицированному обсуждению с персоналом адитируемого подразделения. В ряде случаев анализ может быть отложен до начала проведения аудиторской проверки на местах, если это не повлечет за собой снижения результативности проверки. Внимание! При ознакомлении с новым документом целесообразно провести его экспертизу (§16). По результатам экспертизы аудитор должен сделать необходимые, на его взгляд, замечания и довести их до сведения разработчика документа или руководителя службы внутреннего аудита. Этап 4. Если это признано целесообразным, ведущий аудитор или член группы по его поручению готовит опросный лист (§17). Как правило, данный лист направляется владельцу (руководителю) процесса или руководителю подразделения вместе с уведомлением об аудиторской проверке. Этап 5. Контрольные вопросники (§ 18) готовятся индивидуально каждым членом аудиторской группы, исходя из особенностей задачи, которую ему предстоит решить в ходе проверки. Этап 6. Аудиторская группа в нужном количестве должна быть обеспечена такими рабочими материалами, как журналы аудитора (§19), бланки протокола о несоответствии (§24), бланки отчета об аудиторской проверке (§28). 38 39 |