Главная страница
Навигация по странице:

  • Значительным несоответствием

  • Незначительным несоответствием

  • Разрешение на отступление

  • Разрешение на отклонение

  • § 24. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ

  • ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/ЗАМЕЧАНИИ

  • НЕСООТВЕТСТВИЕ / ЗАМЕЧАНИЕ

  • НЕОБХОДИМОСТЬ РАЗРАБОТКИ КОРРЕКТИРУЮЩЕГО/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩЕГО ДЕЙСТВИЯ

  • ПОДТВЕРЖДЕНИЕ УСТРАНЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ В ХОДЕ ПРОВЕРКИ

  • § 25. УСТРАНЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ

  • 25.1. Коррекция Коррекция

  • 25.2. Корректирующие действия ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПЛАНА Продолжение таблицы L

  • Внимание! Несоответствие, которое можно предотвра­ тить, не имеет последствия.

  • Вероятность(Р) Характеристика вероятностей

  • 0,20 0,30 Наступление события неправдоподобно 0,40

  • 0,50 0,60 Наступление события вероятно 0,70 0,80

  • ^ 8 9 _L 10

  • настольная книга. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора


    Скачать 0.9 Mb.
    НазваниеУдк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
    Анкорнастольная книга.doc
    Дата20.12.2017
    Размер0.9 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файланастольная книга.doc
    ТипКнига
    #12257
    страница7 из 9
    1   2   3   4   5   6   7   8   9
    § 23. ОБНАРУЖЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ

    Несоответствие - невыполнение установленного требования. Аудитор должен идентифицировать каждое обнаруженное им несоответствие и классифицировать его по форме проявления и степени значимости.



    По форме проявления несоотве­тствие может быть фактическим или по­тенциальным. В отличие от фактичес­кого, доказанного свидетельством кон­кретного невыполнения установленно­го требования, потенциальное несоот­ветствие - это несоответствие, вероят­ность проявления которого в будущем может быть лишь спрогнозирована с определенной степенью точности.

    Внимание!

    Примерами потенциальных несоответствий могут выступать:

    • неквалифицированный инструктаж опера­торов производственного оборудования,

    • недостаточная компетентность работни­ков при выполнении документированной про­цедуры,

    • значение показателя выделения вредного ве­щества приближается к предельно допусти­мому и др.

    По степени значимости (величине риска негативных после­дствий при неустранении несоотетствия) несоответствия могут быть значительными (категории 1) и незначительными (категории 2).

    Значительным несоответствием считается несоответствие в системе менеджмента качества и (или) экологии, которое с большей ве­роятностью может повлечь за собой невыполнение требований к про­дукции и (или) охране окружающей среды.

    Примерами значительного несоответствия могут быть:

    • необоснованное отсутствие деятельности, предусмотренной требованиями ИСО 9001 и (или) ИСО 14001;

    • невыполнение любого требования ИСО 9001 и (или) ИСО 14001;

    • неоднократное (более 2-х раз) несоблюдение положений доку­мента системы менеджмента качества и (или) экологии;

    • нерезультативность процесса и др.

    Незначительным несоответствием считается отдельное не­систематическое упущение, ошибка, недочет в функционировании сис­темы менеджмента качества и (или) экологии, которые могут привести к невыполнению требований к продукции и (или) охране окружающей среды, а также к снижению результативности функционирования про­цесса или системы менеджмента в целом.

    Примеры незначительных несоответствий:

    • отсутствие объективных доказательств ознакомления сотруд­ников подразделения с документами системы менеджмента качества и (или)экологии;

    • отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качес­тве и(или)экологии;

    - отсутствие актуализированных копий документированных
    процедур;

    - регистрация данных о качестве и (или) экологии с нарушением
    установленных форм.

    Внимание! Обнаруженное аудитором несоответствие или замечание должно быть рассмотрено со­вместно с представителем аудитируемого подразделения с тем, чтобы получить под­тверждение (признание) того, что аудитор­ское свидетельство верно и несоответствие понято.

    Все возможные в этом случае расхождения во мнениях должны быть документированы. К числу несоответствий или замечаний не следует относить от­ступления или отклонения, санкционированные уполномоченными на это лицами.

    Разрешение на отступление - разрешение на отступление от исходных установленных требований к продукции до ее производства. Такое разрешение, как правило, ограничено количеством продукции или периодом времени.

    Разрешение на отклонение - разрешение на использование или выпуск продукции, которая не соответствует установленным требо­ваниям. Разрешение на отклонение обычно распространяется на постав­ку продукции с несоответствующими характеристиками при согласовании с потребителем ограничений по времени или количеству данной продукции.

    Каждый случай отступления или отклонения должен быть до­кументирован. Выход за рамки, оговоренные разрешением на отступле­ние или отклонение, следует рассматривать как несоответствие.


    78

    79

    § 24. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯ

    Обнаруженное (выявленное) аудитором и подтвержденное представителем аудитируемого подразделения несоответствие или за­мечание должно быть документировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:

    • время и место обнаружения (выявления);

    • краткое содержание несоответствия (замечания);

    • значимость несоответствия;

    • ссылка на нарушение требования определенного документа;

    • необходимость коррекции или корректирующего действия.

    Внимание! Протокол о несоответствии не должен содер­жать ни мнений аудитора, ни его рекоменда­ций по устранению несоответствия (замеча­ния) или тем более каких-либо категорических указаний.

    Для эмоционального воздействия на коллектив аудитируемого подразделения, наряду с оформлением протокола о значительном несо­ответствии, может быть выписана красная карточка, которая прикреп­ляется аудитором к стенду с текстом Политики в области качества (экологии). На карточке делается надпись «ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ НЕСООТВЕТСТВИЕ» и указываются содержание и срок выполнения корректирующих или предупреждающих действий. При выполнении корректирующих действий карточка снимается аудитором.

    Наряду с документированием каждого несоответствия аудитор должен документировать и каждое замечание (уведомление) - свиде­тельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможности появления несоответствия.

    Примерами замечаний (уведомлений) могут служить:

    • совместное хранение действующих и отмененных документов систем менеджмента;

    • отсутствие подтверждения ознакомления исполнителей с тех­нической документацией;

    • отсутствие утвержденного перечня признанных поставщиков организации;




    Внимание! Замечания (уведомления) аудиторов носят, по сути дела, характер предупреждения, посколь­ку неустраненное замечание может со време­нем стать несоответствием. В связи с этим фиксирование замечаний, как и несоответствий, может рассматриваться в качестве добавленной ценности аудита.


    80

    81

    ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПРОТОКОЛА О НЕСООТВЕТСТВИИ (ЗАМЕЧАНИИ)

    ПРОТОКОЛ О НЕСООТВЕТСТВИИ/ЗАМЕЧАНИИ *'

    № от 200 г.

    Код проверки




    Объект проверки




    Организа­ционная единица




    Критерии проверки




    Аудитор:




    (Фамилия И.О.)

    (подпись) (дата)

    НЕСООТВЕТСТВИЕ / ЗАМЕЧАНИЕ *'

    Содержание:

    Градация:

    Значительное: ш Незначительное: П

    Аудитор:

    (Фамилия И.О.) (подпись)

    Представитель подразделения:

    (Фамилия И.О.) (подпись)

    НЕОБХОДИМОСТЬ РАЗРАБОТКИ КОРРЕКТИРУЮЩЕГО/ ПРЕДУПРЕЖДАЮЩЕГО ДЕЙСТВИЯ

    Не требуется: Ц Требуется: гп

    Руководитель процесса (подразделения):

    (Фамилия И.О.) (подпись) Ведущий аудитор:

    (Фамилия И.О.) (подпись)

    ПОДТВЕРЖДЕНИЕ УСТРАНЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯ В ХОДЕ ПРОВЕРКИ "}

    Несоответствие устранено: Да П Нет П i Дата:

    (день, месяц, год)

    Ведущий аудитор:










    (Фамилия И.О.)

    (подпись) (дата)

    § 25. УСТРАНЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ

    Устранение несоответствия или замечания может быть пред­принято в форме коррекции или корректирующих (предупреждающих) действий. Между этими понятиями существует различие.

    25.1. Коррекция

    Коррекция - действие, предпринятое для устранения обнару­женного несоответствия.

    При коррекции устраняется само несоответствие, а не его при­чина. Ввиду этого коррекция в большинстве случаев является более простой и быстрой, чем корректирующее (предупреждающее) действие.

    Чаще всего коррекция сводится к различного рода разовым ис­правлениям, не требующим выявления причины несоответствия. При­мерами коррекции могут быть: внесение поправок в оформление документации; замена прибора с истекшим сроком поверки; изоляция несоответствующей продукции; идентификация зарегистрированных данных о качестве (экологии); ознакомление с документированной про­цедурой незнакомого с ней сотрудника; заполнение пропущенных граф в регистрационном журнале; актуализация положения о подразделении; исправление разовых ошибок, актуализация рабочих инструкций по охране окружающей среды и др.

    В подавляющем числе случаев обнаруженные несоответствия (преимущественно незначительные) устраняются посредством коррек­ции. В ряде случаев коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием.

    Внимание! Применительно к продукции коррекция мо­жет включать переделку или снижение града­ции класса или сорта продукции.

    Примечания: *) ненужное зачеркнуть,

    * *) заполняется только в случае несоответствия

    Внимание! В форме протокола о несоответствии (или в письменном заключении о результатах провер­ки) целесообразно указывать возможные нега­тивные последствия при его неустранении.

    82

    83





    25.2. Корректирующие действия


    ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПЛАНА


    Продолжение таблицы


    L
    Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой неже­лательной ситуации.

    Корректирующее действие предпринимается для предотвраще­ния его повторного возникновения. Иногда необходимость корректиру­ющего действия наступает после неудачной коррекции.



    В отличие от коррек­ции, корректирующее дей­ствие направлено не на одно­моментное устранение несо­ответствия, а на устранение причины этого несоотве­тствия. Как правило, в этом случае речь идет не о простом или случайном, а достаточно серьезном несоответствии, ха­рактеризуемом значительным расхождением между плани­руемым (желаемым, предполагаемым) и фактическим состоянием рас­сматриваемой деятельности и требующим для его устранения специаль­ного исследования. Такое несоответствие принято называть проблемой качества или проблемой экологии.

    Внимание! Любая проблема качества (экологии) может рассматриваться как несоответствие, но не любое несоответствие представляет собой проблему качества (экологии).

    Для устранения установленной причины обнаруженного несо­ответствия разрабатывается несколько вариантов корректирующего де­йствия. Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения). К разработке корректирующего действия может привлекаться аудитор. Выбор наилучшего варианта осуществляется на основе установленных критериев. При этом определяющим критерием корректирующего де­йствия является его способность предотвратить или свести к минимуму возможность повторного возникновения несоответствия при допусти­мых затратах.

    Для реализации корректирующего действия разрабатывается соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудито­ром и утверждается руководителем процесса (подразделения).


    Ответствен­ный за реали­зацию корректиру­ющего действия

    Отметка ве­дущего ауди­тора о выполнении

    Затраты на разработку и реа­лизацию корректирующего действия, тыс. руб.

    План

    Факт

    10

    Отметка отве­тственного за реализацию корректирую­щего действия о выполнении

    11

    12

    Внимание! Если реализация корректирующего действия невозможна в установленный срок, руководи­тель аудитируемого процесса (подразделения) должен в письменной форме известить об этом ведущего аудитора. Данное извещение следует рассматривать как часть официаль­ной аудиторской документации.

    После плановой реализации корректирующего действия веду­щим аудитором или уполномоченным им аудитором проводится ин­спекционный контроль. Отметки о результатах реализации корректирующего действия делаются в журнале регистрации корректи­рующих действий и в журнале регистрации аудиторских проверок.

    Внимание! Аудитору недостаточно видеть, что коррек­тирующее действие было предпринято и даже то, что оно было полностью выполнено, а важно убедиться в том, что оно исключает возможность повторного появления несоотве­тствия. Поэтому инспекционный контроль целесообразно осуществлять на определенном временном интервале и если корректирующее действие не дало необходимого результата, работа над устранением причины несоотве­тствия должна быть продолжена. Основным критерием оценки результативнос­ти корректирующего действия является устранение причины несоответствия.


    84

    85

    25.3. Предупреждающие действия

    Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потен­циально нежелательной ситуации.

    В отличие от корректирующего действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия (неже­лательной ситуации), предупреждающее действие предпринимается для того, чтобы несоответствие (нежелательная ситуация) не стало реальностью.

    Внимание! Несоответствие, которое можно предотвра­тить, не имеет последствия.

    Изучение причины потенциального несоответствия представ­ляет собой более трудную задачу, чем изучение причин обнаруженного несоответствия. При этом изучении используются достаточно сложные методы, как, например, метод FMEA (метод анализа отказов и их после­дствий) . Метод FMEA может быть применен как к продукции, так и к процессу. При этом FMEA продукции рассматривает риски, которые возникают у внешнего потребителя, a FMEA процесса - у внутреннего потребителя.

    Вероятность превращения потенциального несоответствия в реальное под действием тех или иных причин может быть определена количественно. Согласно теории вероятностей, вероятность всякого случайного события А лежит между нулем и единицей, т.е. О < Р(А) < 1.

    Известна следующая характеристика вероятностей:

    Вероятность(Р)

    Характеристика вероятностей

    0,00

    Наступление события полностью исключено

    0,10

    Наступление события в высшей степени неопределенно

    0,20 0,30

    Наступление события неправдоподобно

    0,40

    Наступление события весьма правдоподобно

    0,50 0,60

    Наступление события вероятно

    0,70 0,80

    Наступление события весьма вероятно

    0,90

    Наступление события в высшей степени вероятно

    1,00

    Наступление события полностью достоверно

    Для устранения установленной причины потенциального несо­ответствия разрабатывается несколько вариантов предупреждающего действия. Ответственность за разработку предупреждающего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения). К разра­ботке привлекается аудитор. Выбор наилучшего варианта осуществля­ется на основе установленных критериев. При этом определяющим критерием предупреждающего действия является его способность предотвратить возможность превращения потенциального несоответствия в реальное при допустимых затратах.

    Для реализации предупреждающего действия разрабатывается соответствующий план, который согласовывается с ведущим аудито­ром и утверждается руководителем процесса (подразделения).

    ВОЗМОЖНАЯ ФОРМА ПЛАНА

    № Код провер­ил ки и № про­токола о потенциаль ном несоот­ветствии

    Характер потенци-

    Причина потенци-

    Мероприятия по реализа­ции преду­преждаю­щего дейст­вия

    Сроки выполнения

    ального несоот­ветствия

    ального

    несоот-ве-

    тствия

    На- Оконча-чало ние

    1 | 2 ! 3

    4

    5

    6 ! 7

    Продолжение таблицы

    Ответствен­ный за реали­зацию предупреж­дающего действия

    Отметка отве- Отметка ве-тственного за | дущего ауди-реализацию тора о

    Затраты на разработку и реа­лизацию предупреждающего действия, тыс. руб.

    предупрежда- выполнении

    ющего действия о вы- 1 полнении

    План

    Факт

    ^ 8

    9 _L 10

    11 | 12

    * Подробно о данном методе в [13-14]

    86

    87

    \





    1   2   3   4   5   6   7   8   9


    написать администратору сайта