настольная книга. Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора

• Название: Удк 001. 8 Ббк 30. 607 Настольная книга внутреннего аудитора
• Анкор: настольная книга.doc
• Дата: 20.12.2017
• Размер: 0.9 Mb.
• Имя файла: настольная книга.doc
• Тип: Книга; #12257
• страница: 6 из 9

§ 22. СБОР И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ

22.1. Выбор источников информации


Целью сбора и обработки информации является подготовка за­ключения по результатам аудиторской проверки.

Процесс сбора и обработки информации осуществляется по следующей схеме:



Выбор источников информации осуществляется аудитором в зависимости от объема и сложности проверки.

Источниками исходной информации для аудитора в ходе про­верки выступают:

• 
  документы, регламентирующие деятельность подразделения и/или процессы (положение о подразделении, должностные инструк­ции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряже­ния, разрешения и др.),
  
• 
  планы, акты, регистрационные журналы (журналы измере­ний), протоколы совещаний, программы и журналы обучения, средства труда, компьютерные базы, элементы инфраструктуры, производствен­ная среда и др.
  

Внимание! Источником информации для аудитора могут быть данные, полученные за пределами ауди-тируемого подразделения, например, от служ­бы качества, от других подразделений и пр.




62

63

22.2. Методы сбора информации

22.2.1. Осмотр





Метод сбора информации - способ решения задачи, связанной со сбором информации.

Информация, относящаяся к целям, объектам и критериям ау­диторской проверки, собирается аудитором различными методами.



Осмотр - обследование, сделанное в ходе проверки и основан­ное на зрительном восприятии аудитора.

Известно, что благодаря зрению, человек получает до 85% по­ступающей к нему информации.

В ходе осмотра аудитор ищет главным образом материальные доказательства соответствия. Это особенно важно при проверке, прово­димой в производственных помещениях, в лабораториях, на складах хранения продукции и т.п.

Внимание! При осмотре аудитор должен быть внимате­лен к деталям

64

65




22.2.2. Опрос

Опрос - метод получения первич­ной информации об объекте аудиторской проверки в виде ответов на вопросы.

Опрос может проводиться в форме анкетирования (посредством опросного листа) или в форме непосредственной бе­седы (интервью).

8. 
   В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы. Однако делать это надо таким образом, чтобы у собеседника не сложилось впечатления о малозначимости даваемой им информации.
   
9. 
   Для организации беседы большое значение имеет правиль­ный выбор способа формулирования вопроса. Ниже приводятся типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от кон­кретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется).
   

Тип вопроса

Определение и примеры






Закрытый

Открытый

Наводящий (закрытый)

Альтернативный

Утверждающий

Персонифициру­ющий

Разъясняющий

Затрудняющий общение
Двадцать рекомендаций аудитору по организации и технике беседы

1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто не­
посредственно осуществляет аудитируемую деятельность. Желательно,
чтобы это были сотрудники разных должностных уровней управления.

Внимание! В процессе планирования аудиторской про­верки следует предусматривать беседы с вла­дельцем или руководителем процесса и при не­обходимости - с поставщиком и потреби­телем процесса.

2. 
   Каждая беседа должна проводиться только с одним сотрудни­ком; беседа сразу с несколькими сотрудниками, как правило, малоэф­фективна.
   
3. 
   Причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до начала беседы.
   
4. 
   Беседа должна проводиться в манере, отвечающей ситуации (обстановке) и личности собеседника. Желательно, чтобы во время бе­седы аудитор и собеседник были по возможности изолированы от внешних помех.
   
5. 
   Беседа должна проводиться только в обычное рабочее время, на обычном рабочем месте сотрудника.
   
6. 
   Беседа может быть начата с просьбы к собеседнику описать его повседневную работу (порядок ее выполнения, обеспеченность ре­сурсами, установленные требования, критерии и методы оценки качес­тва работы).
   
7. 
   Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен ставить преимущественно один из них, а другой - де­лать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).
   

Вопрос, ответ на который предполагает только «да» или «нет» («В Вашей работе Вы используете этот документ (метод)?»)

Вопрос, ответ на который предполагает не только «да» или «нет» («Какие, кроме этого, методы (контрольные сре­дства) Вы используете в своей работе?») Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ («Не думаете ли Вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?»)

Вопрос, ответом на который может быть один из двух проти­воположных вариантов («Причина данного несоотве­тствия в том или этом?»)

Вопрос, содержащий утверждение («Разве в этом случае могло быть иначе?»)

Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) («Кто виноват, на Ваш взгляд, в этом несоответствии?»)

Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения («Не мог­ли бы пояснить, что Вы имеете в виду?») Вопрос, создающий барьер в общении («Разве Вас не пред­упреждали, что этого нельзя делать? Разве я Вам не гово­рил, что именно это и будет обнаружено?»)

Внимание! Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняю­щий.

Не рекомендуются: наводящий, альтернатив­ный, утверждающий и затрудняющий обще­ние.

Недопустимым является персонифицирую­щий тип вопроса.


66

67

10. 
    В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидет­ельства собеседника могут рассматриваться как объективные только тогда, когда они подтверждаются соответствующими фактами. В про­тивном случае они носят субъективный характер и поэтому крайне за­труднительны для использования в аудиторских доказательствах.
    
11. 
    В ходе беседы следует использовать вопросы, начинающие­ся со слов «Что», «Кто», «Где», «Когда», «Как», «Почему» и «Не могли бы Вы мне это показать, пожалуйста?» (эти слова-вопросы английские специалисты считают словами-помощниками аудитора).
    

Внимание! Вопрос «что?» подразумевает ответ, раскры­вающий понимание собеседником предмета обсуждения.

Вопрос «кто?» подразумевает ответ, раскры­вающий, какое должностное лицо выполняет обсуждаемую работу.

Вопрос «где?» подразумевает ответ о месте выполнения работы.

Вопрос «когда?» подразумевает ответ, на ка­ком этапе процедуры выполняется действие. Вопрос «как?» подразумевает ответ о методе и способе работы.

Вопрос «почему?» подразумевает ответ, рас­крывающий причину события. Просьба «покажите» дает возможность ауди­тору получить наглядное подтверждение той информации, которая содержится в ответах собеседника.

12. 
    Вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть также предвзятыми.
    
13. 
    Аудитор не должен сам отвечать на поставленные им вопро­сы.
    
14. 
    В ходе беседы не следует применять терминологию, непо­нятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина, то его смысл должен быть разъяснен собеседни­ку.
    
15. 
    Беседа, проводимая на рабочем месте, не должна быть про­должительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника.
    
16. 
    Выявленные в ходе беседы несоответствия (существующие или потенциальные) должны фиксироваться в журнале аудитора (про­верочном листе) с непременной ссылкой на невыполняемый пункт (раз­дел) нормативного документа.
    
17. 
    Аудитор должен подытожить полученную в ходе беседы ин­формацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впе-
    

чатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания.

18. 
    По завершению беседы аудитор должен поблагодарить со­беседника за содействие и сотрудничество.
    
19. 
    Информация, полученная в ходе беседы, должна анализиро­ваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полу­ченной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.
    
20. 
    Следует иметь в виду, что причины неудачной беседы могут быть в самом аудиторе: нечеткие вопросы, пересыщенная специальны­ми терминами речь, плохая настроенность на беседу, желание услы­шать в ответах то, что ожидаешь, неправильная линия поведения.
    

Наиболее важная с позиции аудитора информация, получаемая в ходе опроса, фиксируется в контрольном вопроснике или в журнале аудитора.

Внимание! Аудитор не несет ответственности за пред­ставляемую ему сотрудниками аудитируемого подразделения информацию, так как это не входит в сферу его ответственности. Но он может сомневаться в достоверности получа­емой информации. В этом случае он должен за­просить дополнительную информацию с тем, чтобы принять правильное решение о досто­верности информации.

В случаях, если полученная информация недостаточна для под­тверждения соответствия, ведущий аудитор должен поставить об этом в известность руководителя службы внутреннего аудита с целью опреде­ления последующих действий. Такими действиями могут быть: пере­смотр плана проверки, ее прекращение или изменение цели проверки.


68

69

22.2.3. Анализ документации

22.3. Оценивание свидетельств аудита


Объектами анализа выступают:

- документы системы менед­
жмента качества и (или) экологии, рас­
пространяющиеся на деятельность
аудитируемого подразделения или про­
цесса;

- записи об осуществлении
установленного процесса или деятель­
ности и о достигнутых результатах.

Анализ документации носит выборочный характер, поскольку огра­ниченность времени и ресурсов провер­ки не позволяет аудитору проанали­зировать каждый лист документа или каждый компьютерный файл с записью, особенно при большом объеме проверя­емой документации. Вопрос об объеме выборки решается аудитором, отдавать ре­шение данного вопроса аудитируемому подразделению недопустимо. Выборка документов должна быть максимально показательной.

Внимание! Для определения объема выборки проверяемых документов не существует установленных правил. При объеме документов порядка 100 эк­земпляров представительной выборкой мо­жет считаться 20%. Но уже при количестве экземпляров более 300, объем выборки может быть уменьшен до 10%.

Проверка документов и записей предусматривает как анализ их содержания, так и порядок управления документацией и записями.

Наиболее значимые результаты анализа документации, вклю­чая сбор информации, должны отражаться в журнале аудитора.

Свидетельство аудита - записи, изложение фактов и другая информация, которая связана с критериями аудита и может быть прове­рена. Свидетельство аудита может быть качественным (описательным) или количественным (выраженным числом).

Значимыми характеристиками аудиторского доказательства яв­ляются его достоверность и достаточность. Доказательство считается достоверным, если оно вызывает доверие аудитора. Достаточность до­казательства определяется его полнотой, что в большой мере зависит от объема собранной информации. Несоблюдение требований к доказат­ельству обесценивает результат аудиторской проверки.

Получение свидетельств явля­ется одним из наиболее важных и слож­ных моментов в работе аудитора. Ниже приводится ряд положений, знание ко­торых может быть полезным аудитору в этой области:

• свидетельства составляют
основу аудиторского заключения и, сле­
довательно, без необходимых доказа­
тельств такое заключение не может
быть достоверным;

• свидетельства могут считать­
ся объективными, если они содержат
информацию, которая может быть при­
знана как правдивая, основанная на
фактах и полученная путем наблюде­
ния, измерения, испытаний и других
средств;

• 
  получая свидетельства о соблюдении процедур (инструкций), аудитор должен быть уверен, что эти процедуры будут соблюдаться и в будущем, по крайней мере, до следующей аудиторской проверки;
  
• 
  достоверность аудиторского свидетельства зависит от многих факторов, но прежде всего от степени его подтверждения и квалифика­ции аудитора;
  
• 
  чем достовернее свидетельство, тем ниже уровень риска оши­бочного аудиторского заключения (следует отметить, что никто не сво­боден от ошибочных выводов и поэтому определенные элементы риска присущи и аудиторскому заключению).
  

Объективными свидетельствами соответствия при проведении аудиторской проверки являются факты, подтверждающие:


70

71

- идентичность практических действий правилам и нормам,
установленным в документации системы менеджмента качества и (или)
экологии;

• 
  выполнение требований тех разделов ИСО 9001 и ИСО 14001, которые необязательны для документирования в организации;
  
• 
  наличие и выполнение запланированных мероприятий в об­ласти качества и (или) охраны окружающей среды;
  
• 
  оценивание результативности процессов;
  
• 
  результативность корректирующих и предупреждающих де­йствий;
  
• 
  постоянное улучшение деятельности, процессов и систем ме­неджмента в целом.
  

Свидетельство аудита оценивается с точки зрения критериев аудита. Результаты такого оценивания рассматриваются как наблюде­ние аудита.

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита, либо на возможность улуч­шения. При этом особого внимания аудитора заслуживают обнаружен­ные несоответствия.

Внимание! При оценивании свидетельств существует ве­роятность ошибочных (неправильных) выво­дов и, как следствие, неправильного заключе­ния по результатам аудиторской проверки. Вероятность неправильных выводов уменьша­ется при использовании объективных данных, т.е. данных, основанных на измерениях. С дру­гой стороны: «Чем реже встречаются ошиб­ки, тем они ценнее» (Ежи Леи).

22.4. Анализ наблюдений аудита

Наблюдение аудита и любая другая информация, собранная в ходе аудита, анализируется с точки зрения целей аудиторской провер­ки.

Для использования данных на­блюдений в заключении по результатам аудиторской проверки, они должны быть систематизированы, обобщены и тщательно проанализированы, включая при необходимости статистические ме­тоды.

Те наблюдения, которые вызы­вают сомнения аудитора (например, правильность интерпретации получен­ной информации), подлежат обсужде­нию в аудиторской группе, и только после такого обсуждения может быть принято окончательное решение о на­блюдении аудита.




72

73




Статистические методы

В тех случаях, когда получаемые аудитором данные имеют ко­личественную форму (например, данные результатов технического контроля, данные о количестве обнаруженных несоответствий, данные о причинах несоответствий и др.) их целесообразно представлять и ана­лизировать с помощью статистических методов.

ПРИМЕР СТАТИСТИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКИ ОПРОСНЫХ ЛИСТОВ (на основе ответов 32-х руководителей подразделений)

Вопросы опросного листа

1. 
   Ознакомлены ли Вы с результатами изучения запросов и ожиданий потребителей организации?
   
2. 
   Доведена ли политика в области качества до Вашего подраз­деления?
   
3. 
   Все ли сотрудники Вашего подразделения ознакомлены с по­литикой в области качества?
   
4. 
   Считаете ли Вы, что политика в области качества будет спо­собствовать повышению доверия потребителей к деятельности органи­зации?
   
5. 
   Участвует ли Ваше подразделение в реализации перспектив­ных целей организации в области качества?
   
6. 
   Считаете ли Вы, что цели и задачи Вашего подразделения со­ответствуют принятой Политике в области качества?
   
7. 
   Документировано ли распределение ответственности и по­лномочий в области качества между сотрудниками Вашего подразделе­ния?
   
8. 
   Назначен ли в подразделении уполномоченный по системе менеджмента качества?
   
9. 
   Включены ли в должностные инструкции Ваших сотрудни­ков обязанности в области качества?
   

10. 
    Достаточна ли, по Вашему мнению, квалификация персона­ла подразделения в области качества?
    
11. 
    Удовлетворены ли Вы действующим в организации поряд­ком внутреннего информирования?
    
12. 
    Ожидаете ли Вы улучшение работы Вашего подразделения в результате внедрения системы менеджмента качества?
    
13. 
    Проводите ли Вы регулярный анализ деятельности Вашего подразделения в системе менеджмента качества?
    

Внимание! Подробно с данными методами можно ознако­миться в работах [10-14 и др.].

о

Вопросы анкеты

74

75

22.5. Заключение по результатам аудиторской проверки

Заключение аудиторской группы по результатам аудиторской проверки может содержать итоговую оценку:

• 
  степени соответствия процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом критериям аудита;
  
• 
  результативности и эффективности процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;
  
• 
  способности руководства обеспечивать постоянную адекват­ность и результативность процесса, деятельности подразделения или системы менеджмента в целом;
  

а также рекомендации по:

• правильности установления показателей результативности и эффективности процесса;

• возможности улучшения процесса, деятельности подразделе­
ния или системы менеджмента в целом.

При оценке степени соответствия объекта аудиторской провер­ки (отдельное подразделение или несколько подразделений, участвую­щих в выполнении определенного процесса) аудиторская группа должна получить однозначные ответы на вопросы:

• 
  можно ли утверждать, что персонал аудитируемого подразде­ления (нескольких подразделений) знает, имеет в своем распоряжении, понимает и использует обязательные для него документы системы ме­неджмента качества и (или) экологии?
  
• 
  подтверждается ли соблюдение требований документов систе­мы менеджмента качества и (или) экологии необходимыми регистраци­онными данными, фактами и другими свидетельствами?
  
• 
  все ли требования документов, используемых в подразделе­нии (подразделениях), обеспечивают достижение целей подразделения (подразделений) в области качества и (или) экологии?
  

При оценке результативности внедрения, поддержания и совер­шенствования объекта аудита аудиторская группа должна получить от­веты на вопросы:

• 
  достигнуты ли запланированные результаты в проверенном процессе, деятельности подразделения или системы менеджмента в це­лом?
  
• 
  достаточно ли эффективно используются выделенные ресур­сы для осуществления процесса, деятельности подразделения или сис­темы менеджмента в целом?
  

При оценке способности руководства обеспечивать постоян­ную адекватность и результативность процесса, деятельности подразде­ления или системы менеджмента качества в целом группа аудиторов должна получить ответы на вопросы:

• 
  подтверждается ли, что процесс, деятельность подразделения или система менеджмента в целом функционирует в управляемых усло­виях?
  
• 
  можно ли утверждать, что руководством выделяются ресурсы, достаточные для результативного функционирования процесса, дея­тельности подразделения или системы менеджмента в целом?
  

При оценивании возможности улучшения деятельности ауди­торская горуппа должна получить ответы на вопросы:

• 
  имеется ли реальная возможность улучшить процесс (сокра­щение времени, затрат, повышение качества, уменьшение отрицатель­ного воздействия на окружающую среду), деятельность подразделения или системы менеджмента в целом?
  
• 
  какие именно рекомендации могут быть даны аудиторской группой по улучшению проверяемого объекта аудита?
  

Заключение по результатам аудиторской проверки согласовы­вается всей группой аудиторов с учетом элемента неопределенности, свойственного процессу аудита. Заключение должно правдиво и точно отражать деятельность аудиторской группы.



Заключение может быть напечатанным или рукописным. Зак­лючение подписывается ведущим аудитором.

Внимание! После обсуждения итогов по результатам проверки на заключительном совещании или с руководителем аудитируемого подразделения, оно в окончательном виде включается в отчет об аудиторской проверке.


76

11