В документационном обеспечении управления

• Название: В документационном обеспечении управления
• Дата: 26.02.2023
• Размер: 249.54 Kb.
• Имя файла: _Akhmetova_Informatsionnyye_tekhnologii_v_dokumentatsionnom_obes.docx
• Тип: Документы; #956491
• страница: 24 из 42

Список рекомендуемой литературы

1. 
   Информационные и коммуникационные технологии в документа- ционном обеспечении управления и архивном деле / под ред. В. Г. Арис- кина. – Ульяновск : УлГТУ, 2008. – 181 с.
   
2. 
   Подольский, В. И. Информационные и справочные правовые си- стемы : учеб. пособие / В. И. Подольский, Г. В. Федорова.  М. : Издатель- ский дом БИНФА, 2008.  64 с.
   
3. 
   Прикладная информатика : учеб. пособие / под. ред. В. Н. Волко- вой, В. Н. Юрьева. – М. : Финансы и статистика; ИНФРА-М., 2008. – 768 с.
   
4. 
   Тихонов, В. И. Информационные технологии и электронные до- кументы в контексте архивного хранения / В. И. Тихонов. – М. : Изд-во Главного архивного управления г. Москвы, 2009. – 384 с.
   

6. ПРИКЛАДНОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ АРХИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1. 
   Автоматизированные технологии в области комплектования и экспертизы ценности документов
   

ются:

Информационные технологии в области комплектования применя-

• 
  для ведения списка источников комплектования, учета документов
  

в архивах организаций-источников комплектования, контроля за делопроиз- водством в этих организациях и поступлением их документов на госу- дарственное хранение;

• 
  для суммирования, систематизации поиска данных о работе экс- пертно-проверочной комиссии (ЭПК) архива и экспертизе ценности доку- ментов в автоматизированном режиме;
  

• 
  для определения сроков хранения документов с помощью соот- ветствующих электронных справочников. Контроль за архивами источни- ков комплектования и учет документов в архивах этих организаций – трудоемкий процесс, требующий точности в обработке статистических данных.
  

В первой половине 1990-х гг. ВНИИДАД на базе СУБД Clipper была создана программа «Учреждения – источники комплектования» для конт- роля за состоянием делопроизводства источников комплектования. Про- грамма была внедрена в ГАРФе (хранилище на Бережковской набережной), Центральном государственном историческом архиве республики Башкорто- стан (ЦГИА РБ) (с 1993 г.), Новосибирском областном государственном архиве, Тюменском областном государственном архиве, Государственном архиве Пермской области и Государственном общественно-политическом архиве Пермской области, где успешно используется и сейчас.

В 2000 -е гг. программа внедрена в Республиканской службе форми- рования Архивного фонда Республики Марий-Эл, Национальном архиве республики Татарстан.

В БД «Учреждения  источники комплектования» (ВНИИДАД)  три экранных формата: «Данные об учреждении»; «Характеристика доку- ментов»; «Карточка учета работы с учреждением». В поля базы данных вводились сведения о номере фонда и названии архива, названии учрежде- ния, форме собственности на документы, дате образования учреждения, о руководителе, адресе и номере телефона, датах согласования и утвержде- ния положения об архиве, инструкции по делопроизводству и т.д. В ре- зультате обработки этих сведений в отделе комплектования и ведомствен- ных архивов можно было в любой момент получить картину состояния ар- хивов в организациях  источниках комплектования.

Автоматизированная информационная система «Архив организа- ции», разработанная ВНИИДАД в 2001 г. для ведомственных и негосудар- ственных архивов на базе распространенной СУБД Ms Access-7 и Ms Access-2000 также позволяет получить в качестве отчета Паспорт архива организации, реестры сдаточных и архивных описей и другие сводные ста- тистические данные. Многофункциональная система позволяет осуществ- лять в автоматизированном режиме: ведение списка структурных подраз- делений организации с указанием ответственных за передачу документов в архив; учет приема документов в архив организации по сдаточной описи и регистрацию сдаточных описей; формирование архивных описей различ- ных видов (постоянного, долговременного хранения, по личному составу); создание и пополнение дела фонда; формирование и ведение списков опи- сей дел, переданных на постоянное хранение в госархив.

Помимо комплектования, система позволяет осуществлять контроль за обеспечением сохранности документов (учет данных по условиям хра-

нения документов) и использованием. Так, по предложению Международ- ного промышленного банка (пользователя системы) АИС дополнена для формирования специального отчета по анализу исполнения внутренних и внешних запросов.

В области экспертизы ценности документов создаются БД для ввода данных протоколов заседаний ЭПК архива. Такое ПО позволяет архиву контролировать сроки согласования номенклатур дел в учреждениях- источниках комплектования, инструкций по делопроизводству, быстро по- лучить сводный отчет о количестве принятых на хранение или уничтожен- ных документов.

Органу управления архивным делом БД по протоколам ЭПК позво- ляет вести учет своевременного выполнения планов по утверждению опи- сей и согласованию номенклатур госархивами региона.

Наконец, информационные технологии используются в процессе экспертизы ценности документов для определения сроков их хранения. С этой целью создаются электронные справочники на основе перечней доку- ментов, прежде всего для сотрудников служб ДОУ и архивов организаций. В 1997 г. ВНИИДАД в электронном виде создает справочник

«ОТБОР» для определения срока хранения документов негосударственной части Архивного фонда РФ.

ВНИИДАД с 1998 г. ведет работу по созданию автоматизированной нормативной базы о составе и сроках документов, образующихся в органи- зациях на основе изучения отраслевых комплексов документации. Первый блок базы – «Перечень типовых управленческих документов, образую- щихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» (2000 г.) Цель данного проекта – установление сроков хранения и места хранения документов в соответствии с профилем архивов. С 2003 г. началось созда- ние экспериментальной автоматизированной базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях».

В перспективе возможно создание более сложного программного обеспечения – экспертных систем, которые помогут максимально точно установить срок хранения документов на основе всех действующих переч- ней. Создание таких программ тормозится не уровнем развития информа- ционных технологий, а недостаточной разработанностью нормативной ба- зы ЭЦД, в частности отсутствием современных ведомственных перечней документов для большинства ведомств. В процессе комплектования архи- вов используются также базы данных, зарегистрированные в НТЦ «Ин- формрегистр», которые содержат сведения о юридических лицах (учре- ждениях, организациях и предприятиях) – потенциальных и реальных ис- точниках комплектования.

Программы по учету источников комплектования применяются и в ведомственных архивах. Например, в Историко-документальном департа-

менте МИД России во второй половине 1990-х гг. была внедрена БД «По- ступление архивных дел», позволяющая осуществлять учет поступления и выбытия архивных документов. Интегрированная система «Архивное де- ло» была разработана фирмой «Электронные офисные системы» (г. Мос- ква) для архивов организаций. Программа, в частности, позволяет осу- ществлять экспертизу ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения (на основе приня- тых критериев); выделение дел к уничтожению; формирование годовых разделов сводной описи дел в соответствии со сроками их хранения; фор- мирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; учёт и контроль движения дел и документов, ведение карты- заместителя на выданные дела и документы.

Существуют и другие разработки для архивов организаций – например, программа «АС-архив» фирмы «АС», формирующая опись дел. Однако они требуют доработки в плане соответствия традиционным ар- хивным технологиям.