В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Автоматизированный учет документовУчет документов – это направление работы архивов, которое под- верглось автоматизации в первую очередь. Уже в начале 1990-х гг. практи- чески все архивы, снабженные компьютерной техникой, имели учетные базы данных. Причина в том, что учет документов – достаточно трудоем- кий процесс, требующий точности и достоверности. Поэтому логично пе- реложить операции по учету на плечи ЭВМ, освободив время архивистов для более творческой работы. К тому же на основе существовавших в начале 1990-х гг. СУБД легче было создавать программы для обработки статистики, нежели поисковые системы. Так, например, в РГАЭ еще в 1988 г. были выделены основные направления, нуждающиеся в информатизации: учет фондов, комплекто- вание документами, учет использования документов, научно-справочный аппарат, контроль за исполнением решений Главархива СССР и дирекции архива. По этим направлениям специалистами ВНИИДАД и НПО «Парма» при участии архива были созданы и приняты в эксплуатацию БД «Учет фондов», «Сведения по истории учреждений» и «Сведения о картотеках по личному составу». Количество учетных баз увеличивалось. В конце 1990-х гг. учет стал первым направлением работы архивов, которое подверглось полной авто- матизации в масштабах отрасли. Первоначально учетные программы со- здавались для целей внутреннего учета документов в архиве, при этом ав- томатизированный и традиционный учет существовали параллельно, не заменяя, а дополняя друг друга. В архиве по-прежнему вносились сведения в книгу учета поступле- ния документов, список фондов, листы фондов и другие учетные формы. А базы данных велись с целью суммирования и анализа учетных данных на уровне архива, проверки данных традиционных документов и повышения точности учета. Как правило, в автоматизированном режиме создавались фондовые каталоги (РГАЭ, ГАРФ, «Каталог фондов ЦАОДМ»; «Фондовый каталог» Вологодского областного государственного архива и др.), ре- естры описей (БД «Аннотированный реестр описей» в РГИА; «Реестр опи- сей» в ЦАОДМ; «Учет описей дореволюционных» в ГА Томской области), книги учета поступлений («Учет движения кинодокументов» в РГА КФД) и выдачи дел из хранилища (БД «Контроль за организацией размещения, хранения, движения фонодокументов» в РГАФД; БД по выданным делам в архивохранилище № 1 Государственного архива Красноярского края), то- пографические указатели (в ГА Пермской области, Национальном архиве Республики Татарстан и др.). По данным Росархива к середине 90-х годов в государственных архивах функционировали около 15 учетных БД, «фор- матно несовместимых между собой». Первоначально учетные БД создавались в архивах изолированно, на основе различных СУБД. Однако уже в первой половине 1990-х гг. архиви- стами был поставлен вопрос об унификации программного обеспечения в области учета, и началась разработка типовых программ. Потребность в единообразном программном обеспечении связана прежде всего с необхо- димостью суммирования и обобщенного анализа данных на уровне регио- на и Архивного фонда РФ при осуществлении централизованного государ- ственного учета архивных документов. Для объединения учетных данных отдельных архивов в электронном виде необходимо обеспечить либо сов- местимость, либо единство формата представления данных, а значит един- ство или совместимость применяемого в архивах для автоматизированного учета программного обеспечения. Создание системы автоматизированного централизованного учета началось в 1994 г. Типовое программное обеспечение для внутреннего и централизованного учета документов было разработано ВНИИДАД. В се- редине 1990-х гг. были созданы базы данных «Учет фондов» и «Паспорт архива». Программа ВНИИДАД «Учет фондов» применялась в РГАЭ, Ива- новском областном государственном архиве, Новосибирском областном государственном архиве, Центральном государственном историческом ар- хиве республики Башкортостан (ЦГИА РБ) (1993-1994 гг.), Томском об- ластном государственном архиве, Тюменском областном государственном архиве, ЦГА республики КОМИ, Сахалинском областном государствен- ном архиве и других архивах. Программа «Учет фондов» имеет три экран- ных формата для ввода данных: «карточка учета фонда», «карточка учета описей», «движение документов фонда». Работа с программой ведется в режиме пользователя и администратора. Однако эти программы не были рекомендованы Экспертной комис- сией по ААТ как типовые. И хотя они до сих пор продаются ВНИИДАД, с внедрением общеотраслевой программы «Архивный фонд» архивы посте- пенно отказались от данного учетного ПО. Причиной были как устаревшее программное обеспечение (СУБД Clipper 5.5 для DOS), для модификации которого необходимо было каждый раз обращаться к разработчикам, так и функциональные недостатки программы. ВНИИДАД была также разработана типовая программа для центра- лизованного учета – «Паспорт архива». Программа включала в себя четыре экранных формата, в соответствии с формой паспорта архива, введенной в 1993 г.: паспорт государственного архива (сводные данные об объеме до- кументов, в том числе управленческой документации, документов личного происхождения, по личному составу, фотодокументов и др.); «Состав кад- ров страхового фонда», «Государственный учет и НСА к документам», «Состав научно-справочной библиотеки архива», «Здание архивохрани- лища». Однако данная программа не была связана с БД «Учет фондов», она не позволяла получить сводные данные непосредственно на основе ввода первичной учетной информации. Отчеты одной программы следова- ло вводить в другую БД, чтобы получить паспорт архива. Одновременно в 1995 г. по техническому заданию Отдела организа- ции научно-методической работы и информационных технологий Росар- хива была разработана первая экспериментальная версия программы «Ар- хивный фонд» (в Fox Pro для DOS). Однако рекомендована Экспертной комиссией по ААТ в качестве типовой была вторая версия программы в FoxPro для Windows (1997 г.) Она же получила широкое распространение в архивах. В1997 г. был утвержден Регламент государственного учета доку- ментов Архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автома- тизированной систем учета. «Архивный фонд» представлял собой интегрированный многофунк- циональный программный комплекс, предназначенный для решения сле- дующих задач: учета документов; контроля за хранением документов, наличием и физическим состо- янием дел; контроля за состоянием НСА; поиска документов (во второй версии программы на уровне фон- да и описи; в третьей версии – на уровне фонда, дела, документа, доку- ментной информации); ведения автоматизированного НСА (список фондов, путеводитель, описи, каталоги). Учетная часть программы ориентирована, прежде всего, на ведение централизованного учета; а именно на создание массивов данных для фор- мирования и ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога. В 2002 г. в архивных учреждениях началось внедрение третьей вер- сии общеотраслевой программы «Архивный фонд» (2001 г.), которая была существенно усовершенствована по сравнению со второй. Что касается подсистемы учета, то новая расширенная версия программы формирует дополнительные виды отчетов: сведения об изменениях в составе и объеме фондов (при этом следует указать период времени за который надо под- считать изменения), о ходе рассекречивания документов, сводные сведе- ния о физическом состоянии документов, о составе НСА на бумажной основе. Но особенно важно то, что в третьей версии возможно ввести заго- ловки единиц хранения и получить в качестве отчета основной учетный и информационно-поисковый справочник – опись (с титульным листом, именным, географическим, предметным указателями). К сожалению, третья версия «АФ» по-прежнему не позволяет полу- чить лист фонда, книгу учета поступлений, карточку фонда, но по сово- купности факторов (отсутствие затрат, многофункциональность, низкие требования к техническому обеспечению) является весьма конкурентоспо- собной учетной программой на сегодняшний день. Информационно- поисковые функции программы будут рассмотрены в следующем подраз- деле. «АФ» представляет собой часть взаимосвязанного комплекса ПО. В органах управления архивным делом субъектов РФ с 1997 г. внед- рялась программа «Фондовый каталог», а в Росархиве начала функциони- ровать экспериментальная версия автоматизированного ЦФК. «Фондовый каталог» общеотраслевая программа, предназначенная для органов управления архивным делом субъектов РФ. Программа является мно- гофункциональной. Она предназначена для централизованного государ- ственного учета, информационного поиска на межархивном уровне, кон- троля за состоянием НСА и обеспечением сохранности документов. Но главное ее назначение – ведение в автоматизированном режиме фондового каталога субъекта РФ. Так же как и «Архивный фонд», «Фондовый ката- лог» имеет три режима работы: «Администратор», «Редактор (Архивист)» и «Читатель». Режим «Администратор» предусматривает изменение паролей; ввод и редактирование описания органа управления архивным делом субъекта Федерации; ввод, редактирование, удаление описания архива, данные которого включаются в массив; обновление данных по архиву. Режимы архивиста и читателя аналогичны соответствующим ре- жимам программы «АФ». Однако, поскольку программа «ФК» содержит данные по нескольким архивам региона, в этих режимах можно осуще- ствить выбор группы архивов или архива для дальнейшей работы с их за- писями. (Появляется дополнительный пункт меню «Архив-фильтр»). Обе программы («АФ» и «ФК») имеют единый интерфейс и формат представ- ления данных. Программой «ФК» предусмотрено автоматическое формирование сводных паспортов, сводных статистических отчетов, перечней фондов, исходного текста для подготовки структурных и тематических межархив- ных путеводителей. В 2002 г. «ФК» внедрен в органах управления архивным делом 18 субъектов Российской Федерации. В 2001 г. в массив базы «Центральный фондовый каталог» были введены сведения о 230 тыс. фондов и 270 тыс. описей. Накопление значительных массивов учетных данных делало акту- альным вопрос о переходе к автоматизированному учету в масштабах от- расли. Но для этого необходимо было создать нормативную базу. В 1997 г. был утвержден Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, который предусматривал внедрение учетных БД при условии соблюдения принципа единства традиционной и автоматизированной си- стем учета. При автоматизации учета следовало вводить в качестве полей БД обязательные реквизиты, отражающие обобщенные показатели доку- ментов централизованного государственного учета, а также исходные по- казатели, необходимые для их получения (количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования). Так был сделан первый шаг к стандартизации представления учет- ных данных. В 2000 г. в дополнение к Регламенту был утвержден «Вре- менный порядок автоматизированного государственного учета документов архивного фонда РФ». Документ закреплял методы, процедуры и средства ведения автома- тизированного учета в государственных и муниципальных архивах. Со- гласно «Временному порядку…», Федеральная архивная служба должна была предоставлять архивам программное обеспечение для ведения учета и обеспечивать полную конвертацию накопленных данных при введении новых версий учетных программ. Этим программным обеспечением для государственных и муниципальных архивов становился «Архивный фонд», для органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации – «Фондовый каталог», для Росархива программа «Автомати- зированный Центральный фондовый каталог». Государственные и муни- ципальные архивы, в свою очередь, должны были пополнять базы данных и своевременно предоставлять данные в электронном формате в Росархив. Архивы, которые отказались от ведения отраслевых программ, обязаны были конвертировать данные в общеотраслевой формат (программы «АФ») в составе обязательных реквизитов. В режиме «Архивист» этими полями были поля 1-3 экранов раздела «Фонд»; разделы «Переименова- ния», «Фондовые включения», «Незадокументированные периоды», «Движение документов»; в режиме «Администратор» «Паспорт архива». Согласно «Регламенту государственного реестра уникальных документов архивного фонда РФ», утвержденному 9 октября 2001 г., началось созда- ние еще одной общеотраслевой базы данных. Государственный реестр уникальных документов называют «красной книгой» Архивного фонда РФ, поскольку в него включаются сведения о наиболее ценных докумен- тах, утрата которых была бы невосполнима. Согласно Регламенту, Реестр создается в традиционной форме и в виде базы данных. Но в отличие от автоматизированного ЦФК, имеющего распределенную структуру, он формируется в едином центре – Росархиве – на основе карточек учета и описания документов, поступающих из архи- вов, музеев, библиотек, ведомств. Выявление уникальных документов на основе комплекса критериев осуществляют ЭПК государственных архивов, органов управления архив- ным делом субъектов федерации. Владельцы документов негосударствен- ной части Архивного фонда РФ могут осуществлять выявление уникаль- ных документов по собственной инициативе, по договору с Федеральной архивной службой. При вывозе документов за пределы страны экспертиза осуществляется в обязательном порядке. При выявлении уникальных до- кументов составляются листы учета и описания уникальных документов и экспертные заключения. Из государственных архивов, музеев, библиотек, архивов РАН и общеотраслевых депозитарных фондов карточки учета и описания уникальных документов поступают в Росархив, где они проходят окончательную экспертизу Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК). После этого карточки утвержденных ЦЭПК документов поступа- ют в Центр информационных технологий Росархива, где формируется единая база данных об уникальных документах. |