В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Автоматизированные технологии в области обеспечения сохранности документовСохранение принятых на хранение документов – важнейшая задача архивистов. Конечно, компьютер не может осуществлять обеспыливание или дезинфекцию документов (хотя, возможно, эти неприятные операции в будущем будут возложены на плечи трудолюбивых киборгов), но роль ин- формационных технологий и в этом направлении работы архивов непре- рывно увеличивается. Информационные технологии в области обеспече- ния сохранности документов применяются: для учета наличия и состояния документов в автоматизированном режиме; создания фонда пользования и страхового фонда с помощью тех- нологии оцифрования; электронной реставрации документов. При обеспечении сохранности документов очень важно своевремен- но принять меры по картонированию, консервации, реставрации докумен- тов, дезинфекции, дезинсекции, поиску отсутствующих дел. Для этого нужна точная и оперативная информация о состоянии физико-химической сохранности документов по всем фондам архива. С целью обобщения та- кой информации в архиве регулярно проводятся проверки наличия и со- стояния документов. Однако собрать воедино и проанализировать многочисленные стати- стические данные о состоянии документов непросто. Для этого создаются специальные базы данных, в которые вводятся сведения из актов или непосредственно листов проверки наличия и состояния дел. Одна из про- грамм – БД «Обеспечение сохранности документов» – была создана ВНИИДАД в середине 1990-х гг. Впоследствии подобные базы данных были внедрены в ГА РФ и РГА ФД (разработчик – РНИЦ КД); РГА НТД; ГА Мурманской и Новосибирской области и других. Подобное программ- ное обеспечение позволяет составить сводный отчет о количестве доку- ментов с различными дефектами по архиву в целом, по хранилищам и фондам. Данные служат для планирования работы по обеспечению со- хранности. В сфере обеспечения сохранности документов применяется также технология оцифрования. Уже в начале 1990-х гг. анализ научных и экспе- риментальных исследований за рубежом привел архивистов к выводу о том, что все более реальной становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда. Конечно, никто не собирается отказываться от метода микрофиль- мирования, который применяется вот уже 70 лет. Свидетельством тому – разработка усовершенствованной техники для микрофильмирования в Ве- ликобритании, Германии, США, Франции. Микрофильмирование на сего- дняшний день является основным методом создания страхового фонда. В 1995 г. принято постановление Правительства о создании единого Страхо- вого фонда. В 1997 г. создана региональная служба страхового фонда в Москве. Однако архивисты считают, что в нашей стране микрофильмиро- вание приходит в упадок, прежде всего из-за отсутствия дешевого и до- ступного оборудования. В современных условиях восстановление лабора- торий микрофильмирования на основе импортного оборудования обойдет- ся значительно дороже, чем оцифрование. В итоге архивисты пришли к выводу, что страховой фонд целесооб- разно создавать путем микрофильмирования, так как нужен носитель ин- формации, пригодный для долговременного хранения. Для создания фонда пользования больше подходит технология оцифрования. Оцифрованные копии можно включить в состав поисковых систем, использовать для уда- ленного доступа к документам через глобальные сети. Таким образом, необходимо специальное оборудование класса «hybrid», позволяющее одновременно сканировать документы и получать микрофильм. Документы на традиционных и технотронных (пленочных) носите- лях переводятся в цифровую форму и записываются на оптические диски или CD-ROM с целью создания страховой копии в связи с ветхостью тра- диционного носителя. Отсканированный имидж используется для элек- тронной реставрации документа, которая может улучшить изображение и устранить дефекты, связанные с износом носителя. Особенно остро эта проблема стоит для некоторых разновидностей пленочных носителей – оцифрование является единственной возможностью спасения документов. Для сканирования обычно отбираются раритетные материалы с угасаю- щими текстами, либо материалы, используемые достаточно часто, из-за чего создается угроза их сохранности. Так, например, в РГА НТД в рамках проекта «Сохранение уникаль- ных фонодокументов, связанных с историей освоения космического про- странства», проводилась работа по копированию на CD-R звукозаписей, среди которых были запись голоса Ю.А. Гагарина перед стартом и во вре- мя полета, С.П. Королева в ходе переговоров с космонавтами, находящи- мися на борту космических кораблей; записи, сделанные во время стыков- ки космических кораблей «Союз» и «Аполлон» в 1975 г., а также воспоми- нания ветеранов ракетно-космической техники и космонавтики. Система копирования для перезаписи звуковой информации на диски CD-R вклю- чала в себя IBM-совместимый компьютер с процессором Pentium P2, по- вышенным объемом жесткого диска, звуковой картой «Turtle Beach» фир- мы Fiji, дисководом для записи данных на CD-R фирмы «Yamaha» и аку- стическими колонками. Для обработки звукового сигнала и записи исполь- зовались программы Sound Forge и Easy CD Creator. Увы, в связи с отсут- ствием готовых стандартов на носители информации, для решения про- блемы надежности носителя архивистам пришлось провести работу, сход- ную с испытанием космического аппарата. После проведения испытаний по влиянию температуры, влажности, света на обычные диски с цианито- вым покрытием и «золотые» диски фирмы Apogee с фталоцианитовым по- крытием выбор был сделан в пользу последних. Кроме того, имел большое значение выбор значения частоты дискретизации (параметра аналого- цифрового преобразования, определяющего частоту выборки отсчетов сигнала). На основе полученных результатов по качеству звукозаписи ар- хивисты пришли к выводу, что значение частоты дискретизации должно быть примерно в 2,3 раза больше значения наибольшей частоты, представ- ленной в спектре сигнала. |