В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Автоматизированное рабочее место архивистаПервостепенное значение при разработке автоматизированного ра- бочего места архивиста необходимо уделять интерфейсу системы. Архи- вист ждет не только автоматизации обработки данных, но и максимального удобства в использовании системы. Чтобы работа с компьютером была удобной, он должен при взаимодействии с системой ощущать комфорт. Для этого необходимо построить соответствующий интерфейс. Интерфейс "человек-компьютер" включает все те аспекты автоматизированной вы- числительной системы, с которой непосредственно соприкасается пользо- ватель. Крупные предприятия и организации, как правило, заказывают раз- работку автоматизированного рабочего места, но такой путь дорогой, и часто разработанные программистами проекты не удовлетворяют заказчи- ков, так как программисты не всегда могут четко определить нужды спе- циалистов в определенной отрасли. На наш взгляд, целесообразно автома- тизированное рабочее место создавать из отобранных готовых программ- ных продуктов, удовлетворяющих потребности архивиста. Для создания собственной инструментальной среды после выбора компонентов необходимо решить три проблемы: выполнить при необходимости адаптацию выбранных программ- ных компонентов на родной язык; организовать интерфейс между программными компонентами; разработать управляющую программу, содержащую общее меню функций полученной системы и, при необходимости, передачи программы другим пользователям. Разработка управляющей программы может быть выполнена в пер- вом приближении, например, с помощью командных файлов. Более удоб- ный интерфейс с конечным пользователем можно организовать, используя инструментальные средства, но это отдельная, достаточно сложная про- блема. ДОУ. Вопросы для контроля и самоконтроляОхарактеризуйте роль создания АРМ в работе сотрудника службы Перечислите основные прикладные программы, используемые в АРМ работника службы кадров. В чем заключаются проблемы создания АРМ для делопроизводи- теля? Список рекомендуемой литературыАфанасьева, Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации / Л. П. Афанасьева // Секретарское дело. – 2006. – № 1. – С. 40-44. Баласанян, В. Концепция автоматизации отечественного докумен- тооборота / В. Баласанян // Открытые системы. – 1997. – № 1. – С. 32-34. Бугорский, В. Н. Сетевая экономика и проектирование информаци- онных систем / В. Н. Бугорский, Р. В. Соколов. – СПб. : Проспект, 2007. – 435 с. Доронина, Л. А. Новые информационные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л. А. Доронина, Б. В. Черников // Управление персоналом. – 2002. – № 2. – С. 39-43. Информационные системы и технологии в экономике и управле- нии / под ред. В. В. Трофимова. – М. : Высшее образование, 2006. – 480 с. Калверт, Е. Ю. Безбумажный офис: миф или реальность (на при- мере делопроизводства в Новой Зеландии) / Е. Ю. Калверт // Документ как социокультурный феномен : сб. материалов IV Всероссийской научно- практической конференции / под ред. Н. С. Ларькова. – Томск : ТГУ, 2010. – С. 233-237. Кузнецов, С. Л. Закупка программного обеспечения / С. Л. Кузне- цов // Делопроизводство. – 2004. – № 2. – С. 52-57. Кузнецова, Т. В. Кадровое делопроизводство (традиционные и ав- томатизированные технологии) : учеб. для вузов / Т. В. Кузнецова. – М. : Издательский дом МЭИ, 2011. – 344 с. Ларин, М. В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М. В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 12. – С. 30-38. Максимович, Г. Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г. Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 1 (53) – С. 34. Тихонов, В. В. Перспективы электронного документирования в регионах России / В. В. Тихонов, В. В. Лобачев, А. Ю. Финенков // Пер- спективы развития документоведения в России / под ред. Е. А. Плешкеви- ча. – Саратов : Изд-во Поволжского межрегионального учебного центра, 2006. – С. 70-75. Тихонов, В. И. Информационные технологии и электронные до- кументы в контексте архивного хранения / В. И. Тихонов. – М. : Изд-во Главного архивного управления г. Москвы, 2009. – 384 с. Филенко, Е. Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е. Н. Филенко// Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64-65. ЗАКЛЮЧЕНИЕГлобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, «компьютер- ная революция», постепенное внедрение рыночных механизмов и совре- менного менеджмента привели к изменению роли информации в социаль- но-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегиче- ского ресурса. В связи с тем, что большую часть информационного ресурса составляет документация, мы считаем, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях управлению документацией. Сегодня уже невозможно строить процесс управления на основе ру- тинных процедур работы с бумажными документами. Современный уро- вень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов, осу- ществления перехода от традиционного бумажного к электронному доку- ментообороту. Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа. Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран мони- тора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел доку- мент в понятном для него виде. ЭД обладает рядом преимуществ по срав- нению с бумажным документом: простотой внесения изменений, исполь- зованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и за- щиты их от несанкционированного доступа. Применение электронного документооборота становится насущной потребностью не только органов государственной власти и местного само- управления, но и всех организаций независимо от их отраслевой принад- лежности и организационно-правовых форм. Поэтому возрастает число ор- ганизаций, внедряющих технологии электронного документооборота и другие корпоративные информационные системы. В применении информационных технологий имеются две составля- ющие: создание информационных ресурсов и способы работы с этими ре- сурсами. Можно констатировать, что по обеим составляющим архивами пройдены критические точки в наращивании информационного потенциа- ла, приобретения опыта, разработки специальных технологий, и наступило время решать задачи расширения и повышения эффективности использо- вания накопленных ресурсов, разностороннего применения наработанных технологий. Использование информационных технологий в архивном деле стано- вится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направ- ления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемле- мую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности. И в этом третий и, быть может, самый воодушевляющий итог современного этапа внедрения в практику автоматизированных архивных технологий. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫБобылева, М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М. П. Бобылева. – М. : Издательский дом МЭИ, 2010. – 95 с. Информационные системы и технологии в экономике и управле- нии / под ред. В. В. Трофимова. – М. : Высшее образование, 2006. – 480 с. Кузнецов, С. Л. Делопроизводство на компьютере. / С. Л. Кузне- цов. М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. 208 с. Кузнецова, Т. В. Кадровое делопроизводство (традиционные и ав- томатизированные технологии) : учеб. для вузов / Т. В. Кузнецова. – М. : Издательский дом МЭИ, 2011. – 344 с. Ларин, М. В. Управление документацией в организациях / М. В. Ла- рин. – М. : Научная книга, 2002. – 288 с. Ларин, М. В. Управление документацией и новые информацион- ные технологии. / М. В. Ларин. М. : Научная книга, 1998. 137 с. Мазур, Л. Н. Информационное обеспечение управления: Основ- ные тенденции развития : учеб. пособие / Л. Н. Мазур. Екатеринбург : УрГУ, 1999. 188 с. Михайлов, О. А. Электронные документы в архивах. Проблемы приема. Обеспечение сохранности и использование: (Аналит. обзор зару- беж. и отеч. опыта) / О. А. Михайлов. М. : Диалог-МГУ, 2000. 325 с. Подольский, В. И. Информационные и справочные правовые си- стемы : учеб. пособие / В. И. Подольский, Г. В. Федорова. М. : Издатель- ский дом БИНФА, 2008. 64 с. Тихонов, В. И. Информационные технологии и электронные до- кументы в контексте архивного хранения / В. И. Тихонов. – М. : Изд-во Главного архивного управления г. Москвы, 2009. – 384 с. Черкасов, Ю. М. Информационные технологии управления : учеб. пособие / под ред. Ю. М. Черкасова. – М. : ИНФА-М, 2001. – 216 с. Учебноеиздание Ахметова Анна Валинуровна ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИВ ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ И АРХИВНОМ ДЕЛЕ Учебное пособие Научный редактор доктор исторических наук, профессор Ж. В. Петрунина Редактор Е. О. Колесникова Подписано в печать 12.12.2014 Формат 60 84 1/16. Бумага 80 г/м2. Ризограф RISO ЕZ 570E. Усл. печ. л. 8,60. Уч.-изд. л. 8,28. Тираж 50. Заказ 26655. Редакционно-издательский отдел Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Комсомольский-на-Амуре государственный технический университет» 681013, г. Комсомольск-на-Амуре, пр. Ленина, 27. Полиграфическая лаборатория Государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования 143 «Комсомольский-на-Амуре государственный технический университет» 681013, г. Комсомольск-на-Амуре, пр. Ленина, 27.  |