В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Автоматизированное рабочее место работника службы ДОУОптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, яв- ляется непременным условием повышения эффективности управленческо- го труда в любом офисе. Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности персонала офиса считается концепция электронного (автома- тизированного) офиса [6, с. 233]. Это комплексное использование совре- менных технических средств для автоматизации процедур и функций управления. Внедрение электронных офисов оказалось практически воз- можным благодаря повсеместному распространению ПЭВМ с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, проблемно-ориентированных программ- ных продуктов, а также высокоэффективных средств оргтехники. Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появ- лением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности элек- тронным способом обрабатывается до 90 % информации [5, с. 101]. В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями, переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размеще- ния документов. Электронные документы могут одновременно использоваться со- трудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприя- тия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значи- тельной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, электронные документы позво- ляют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традицион- ных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изобра- жений, звука, видео и графики. Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офи- сов связан с широким применением персональных компьютеров и созда- нием на их основе АРМ. Практическая реализация концепции электронно- го офиса постепенно приведет к изменению стиля и методов управления, к пересмотру и перераспределению функций персонала, повышению произ- водительности труда при выполнении целого ряда делопроизводственных операций [7, с. 52]. Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема дело- вых процессов, включающих: обработку входящей и исходящей информации: чтение и ответы на письма (как в электронном виде, так и обычные), написание всевозмож- ных отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может содер- жать также рисунки и диаграммы; сбор и последующий анализ некоторых данных (например, отчет- ности за определенные периоды времени по различным подразделениям, организациям, удовлетворяющей различным критериям выбора). Здесь, как правило, требуется представлять результаты наглядно, в виде диа- грамм; хранение поступившей информации, обеспечивающее быстрый доступ к ней и поиск необходимых данных, т. е. работу с некоторыми ба- зами данных [10, с. 34]. Работа должна быть хорошо скоординирована между выполняющи- ми ее людьми; должны быть обеспечены тесные связи, позволяющие об- мениваться информацией в кратчайшие сроки, процесс движения докумен- тов должен быть по возможности оптимизирован. Электронный документооборот сократил затраты времени на созда- ние документов, значительно увеличив эффективность процесса. В резуль- тате за тот же промежуток времени осуществляется большее количество операций, что зачастую ведёт к увеличению объёмов распечатанного мате- риала [2, с. 32]. Вторая причина продолжающегося «господства» бумажных доку- ментов заключается в стоимости перехода на безбумажное делопроизвод- ство. В полном соответствии с принципами экономики заключительные 20 % процесса перехода на «безбумажность» несут в себе 80 % стоимости всего проекта. В результате многие организации, начавшие процесс пере- хода на электронные носители, оказываются не в состоянии его завершить [11, с. 45]. Человеческая природа также оказывает влияние на затянувшийся пе- реход к электронному документообороту. Многие сотрудники и работода- тели предпочитают работать с документами на бумажном носителе или доверяют только документам на бумаге. В настоящее время лишь неболь- шой процент трудоспособного населения принадлежит к «электронному» веку, в котором компьютер и Интернет являются неотъемлемой частью со- временного мира [13, с. 65]. Внедрение электронных офисов имеет негативные последствия. Од- ним из них является отрицательное воздействие на организм человека электронной техники, интенсивно используемой на рабочих местах. Также ухудшаются возможности личных контактов персонала офиса, что сказы- вается на общем психологическом климате в коллективе. В результате электронизации офиса изменяются квалификационные требования к пер- соналу, что может создать конфликтные ситуации. |