В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Автоматизированное рабочее место работника кадровой службыОснову АРМ по кадрам составляют задачи ведения справочников, учета, статистикой отчетности и выдачи персональной информации по за- просам, как стандартным, так и запросам по любому набору реквизитов из состава персональной информации о работниках организации, по которым ведется учет. Подразделение или сотрудник, отвечающий за работу с персоналом, обязательно должны быть оснащены необходимым набором средств орг- техники. Сюда входят: копировальный аппарат, принтер, сканер, теле- фон/факс либо многофункциональные устройства, цифровая фотокамера, компьютер с набором необходимого программного обеспечения. Рассмотрим более подробно особенности современной оргтехники. Копировальный аппарат. Модели различаются в первую очередь по производительности. При выборе аппарата необходимо обращать вни- мание как на скорость копирования (для одного-двух сотрудников кадро- вой службы достаточен аппарат, изготовляющий от четырех до восьми ко- пий в минуту), так и на рекомендуемый объем печати и себестоимость од- ной страницы. Очень важно спрогнозировать ориентировочный объем ежедневного (ежемесячного) копирования. Производители указывают рекомендуемый объем копирования для каждого аппарата. Существенное превышение рекомендуемого объема ко- пирования приводит к быстрому износу копировального аппарата и преж- девременному выходу его из строя. Принтер. Учитывая, что большинство документов готовится на компьютере, несмотря на все прогнозы о грядущем переходе к безбумаж- ным технологиям, принтер является обязательным атрибутом любого офи- са. Рекомендации по выбору принтера во многом аналогичны тем, которые даны для копировальной техники. Основа это планируемый объем печа- ти и себестоимость одной страницы. Устройства цветной печати. При оснащении кадровой службы же- лательно применение устройств цветной печати. Использование цвета в офисных документах позволяет повысить их качество, наглядность, лег- кость восприятия, например, выделение цветом значений в таблицах, гра- фиках, диаграммах. Даже в обычном тексте цветовое выделение позволит подчеркнуть главную мысль. Сканер. Сканер является стандартным оборудованием офиса. В кад- ровой службе он обеспечивает оцифровку фотографий сотрудников для размещения в электронной картотеке (базе данных) персонала, перевод в электронную форму поступающих бумажных документов. С повсеместным распространением многофункциональных уст- ройств отдельно стоящие сканеры остаются в офисе, как правило, только для специальных применений, это высококачественные фотосканеры и так называемые потоковые сканеры, оснащенные скоростным автоподатчиком для сканирования большого количества документов [8]. Цифровые фотокамеры. Все чаще в организациях используются цифровые фотокамеры для получения фотографий сотрудников. Поступа- ющий на работу сотрудник фотографируется цифровым фотоаппаратом, полученное изображение сразу переносится в компьютер и прикрепляется к электронной личной карточке. В тех случаях, когда фотография исполь- зуется и для организации прохода в здание (пропуск, карточка при элек- тронной пропускной системе), цифровые фотоаппараты используются и для регулярного (как правило, один раз в пять лет) обновления фотографий. В организациях, руководство и другие сотрудники которой часто ез- дят в заграничные командировки, служба кадров обычно занимается и оформлением соответствующих документов (визовой поддержкой), полу- чая и заполняя необходимые анкеты в посольствах. К этим анкетам всегда прикладывается фотография сотрудника, на которого оформляется виза. В тех случаях, когда в организации используется пропускная систе- ма, служба кадров может при оформлении на работу распечатывать про- пуск сразу с фотографией сотрудника, а при наличии ламинатора и запеча- тывать пропуск в пленку для большей его сохранности. Факс. Несмотря на общемировую тенденцию отказа от факсимиль- ных сообщений как низкокачественных, дорогих и неудобных, к тому же не имеющих юридической силы, в нашей стране факсы, очевидно, еще не- сколько лет будут существовать. Однако сегодня все чаще вместо факса как отдельного аппарата ис- пользуется компьютер, подключенный к телефонной сети, с установлен- ной программой для работы с факсами. Минимальные возможности для работы с факсами заложены в каждом компьютере на уровне Microsoft Windows\Office. Чаще используются более многофункциональные про- граммы типа VentaFax (www.ventafax.ru), не только позволяющие прини- мать и отправлять факсы, но и имеющие ряд дополнительных возможно- стей интеграции с системами электронной почты: автоответчик, определи- тель номера и многое др. Сетевая версия факсовой программы (факс- сервер) позволяет всем сотрудникам подразделения пользоваться факсом, направляя документы на него так же, как документы направляются на пе- чать на сетевой принтер. Такое программное обеспечение стоит значительно дешевле, чем от- дельно стоящий факс, и позволяет экономить значительные суммы на рас- ходных материалах (бумаге, картриджах), которые требуются для аппарат- ного факса. Особенно это актуально именно для службы кадров, которой при поиске сотрудников приходится принимать и обрабатывать большое количество присылаемых резюме. Получение резюме в электронной форме не только экономит расходные материалы, но и позволяет быстро сортиро- вать поступившие резюме, распределяя их по тематическим папкам (например, по вакансиям) и направляя копии резюме руководителям под- разделений, имеющих незаполненные вакансии. Многофункциональные устройства. Любая кадровая служба не- мыслима без полного комплекса вышеперечисленных средств оргтехники. Но в маленьких организациях, где вся кадровая служба состоит из одного человека или даже выполняется по совместительству, например, секрета- рем или другим офисным сотрудником, покупка такого комплекта это значительные расходы, с одной стороны, и необходимость выделения офисного пространства для размещения всего этого оборудования, с дру- гой. В больших же организациях на первый план выходит эффективность использования оборудования, обеспечение обработки (сканирования, печа- ти, копирования) тысяч и десятков тысяч страниц с минимальными затра- тами. И в том и в другом случае на помощь приходят многофункциональ- ные устройства (МФУ), в последние годы занимающие все большую долю на рынке компьютерной периферии. Это устройства, сочетающие в себе функции сканера, принтера, копира, а некоторые еще и факсимильного ап- парата. Их можно разделить на две группы: для персонального использо- вания и для коллективного использования в рамках рабочей группы, под- разделения, отдела кадров. Персональные МФУ в первую очередь удобны в небольших подраз- делениях, организациях, там, где один сотрудник выполняет широкий круг обязанностей. Персональные устройства имеют небольшую производи- тельность и довольно высокую себестоимость печати страницы, гак как строятся на основе струйной технологии печати. В то же время такое устройство относительно недорого. Оно занимает на рабочем столе место, сравнимое с местом, требующимся для обычного принтера, позволяет быстро отсканировать документ, снять с него копию, в том числе при необходимости и цветную, распечатать несколько страниц или отправить факс. Иногда такие устройства оснащаются автоподатчиком, что удобно, когда надо отсканировать, снять копию или отправить факсом многостра- ничный документ. Лежащий в основе такого устройства струйный принтер рассчитан на печать (в зависимости от модели) 2-3 тыс. листов в течение месяца, то есть в среднем до 100 страниц в день. Однако в том случае, если предполагаются значительные объемы печати, обычно используют МФУ, в основе которых лежат лазерные технологии печати. Струйные технологии используются обычно в небольших офисах, там, где за день изготавливается 10-20 страниц не более и иногда исполь- зуется цветная печать, например печать фотографий сотрудников на про- пуска и другие документы. При больших объемах используются МФУ с лазерными технологиями. Естественно, что в основе всего современного автоматизированного комплекса, обеспечивающего работу с документами, лежит персональный компьютер, подключенный к локальной сети организации, а зачастую и имеющий выход в Интернет. При выборе компьютерной техники для офиса в первую очередь об- ращают внимание на надежность поставщика или производителя, сроки гарантии, качество сервисного обслуживания, так как по техническим ха- рактеристикам (тактовая частота процессора, объем жесткого диска и др.) возможностей любого современного компьютера более чем достаточно для работы всех офисных программ. |