В документационном обеспечении управления

• Название: В документационном обеспечении управления
• Дата: 26.02.2023
• Размер: 249.54 Kb.
• Имя файла: _Akhmetova_Informatsionnyye_tekhnologii_v_dokumentatsionnom_obes.docx
• Тип: Документы; #956491
• страница: 37 из 42

Технологии оперативного хранения электронных документов

Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения

(поддержки):

1. 
   светового режима хранения;
   
2. 
   температурно-влажностного режима хранения;
   
3. 
   санитарно-гигиенического режима хранения.
   

При хранении документов на физически обособленных материаль- ных носителях устанавливаются рекомендуемые производителем парамет- ры температурно-влажностного режима.

При хранении ЭД на серверах архива организации следует руковод- ствоваться требованиями фирм-изготовителей и рекомендациями Россий- ского государственного архива научно-технической документации.

В ходе проверки наличия и состояния ЭД в архиве организации осу- ществляются следующие мероприятия:

• 
  установление фактического наличия единиц хранения электрон- ных документов, находящихся на хранении;
  
• 
  выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;
  
• 
  выявление отсутствующих физически обособленных материаль- ных носителей контейнеров электронных документов и организация их ро- зыска;
  
• 
  контроль физического состояния физически обособленных мате- риальных носителей контейнеров электронных документов;
  
• 
  контроль технического состояния и воспроизводимости электрон- ных документов программными средствами (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
  
• 
  выявление и учет единиц хранения электронных документов, тре- бующих специальной технической обработки (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
  
• 
  выявление и учет электронных документов, требующих копирова- ния и размещения на новых носителях и проведение другой технической обработки (при хранении электронных документов на физически обособ- ленных материальных носителях).
  

В случаях нарушения температурно-влажностного режима хранения проверку следует проводить каждый раз после ситуации нарушения режима.

Проверка ЭД на наличие вредоносных компьютерных программ («вирусов») осуществляется при приеме ЭД на хранение от структурных подразделений организации, а также во время проведения периодических проверок технического состояния ЭД, каждый раз перед их использовани- ем, а также в процессе подготовки документов постоянного срока хране- ния к передаче в государственный (муниципальный) архив.

При проверке наличия и состояния ЭД в архиве организации необ- ходимо:

• 
  сохранять порядок расположения единиц хранения в футлярах, боксах, на стеллажах, в шкафах (при хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях);
  
• 
  возвращать на свои места обнаруженные во время проверки не- правильно хранящиеся единицы хранения (при хранении электронных до- кументов на физически обособленных материальных носителях);
  
• 
  изымать единицы хранения, содержащие вредоносные компью- терные программы («вирусы»), и помещать отдельно для последующей специальной обработки электронных документов.
  

Работы по проверке наличия и состояния ЭД должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и закан- чиваться рабочими экземплярами.

При проверке наличия единиц хранения ЭД проводится сопоставле- ние фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи, сверка их наличия с описью.