В документационном обеспечении управления

• Название: В документационном обеспечении управления
• Дата: 26.02.2023
• Размер: 249.54 Kb.
• Имя файла: _Akhmetova_Informatsionnyye_tekhnologii_v_dokumentatsionnom_obes.docx
• Тип: Документы; #956491
• страница: 38 из 42

Создание электронного фонда пользования

Оцифровка архивных документов производится с целью формирова- ния электронного фонда пользования.

Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифро- вые носители и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:

• 
  сохранность документа,
  
• 
  возможность формирования электронных ресурсов, обеспечива- ющих оперативность доступа к документу, в том числе с использованием Интернет-технологий.
  

Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо[3].

Порядок создания ЭФП (электронных копий архивных документов) является одной из важных задач деятельности архива и должен быть ре- гламентирован специально разработанным Регламентом создания ЭФП, утвержденным в установленном порядке после его рассмотрения и одоб- рения на методической комиссии и обсуждения на дирекции архива.

В ЭФП включаются копии оцифрованных в полном объеме (полно-

стью) единиц хранения.

ЭФП состоит из трех массивов электронных копий:

1. 
   массива мастер-копий, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках и не предназначенного для использо- вания (ЭФП-1);
   
2. 
   массива рабочих копий (копий первого поколения, дубликатов), также записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках. Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки (ЭФП-2);
   
3. 
   массива всех копий второго и последующих поколений, создан- ных в различных целях, записанного на электронные носители с указанием содержания на обложках и предназначенного для многократного исполь- зования (ЭФП-3).
   

Электронный фонд пользования создается:

• 
  целевым порядком в рамках государственных, ведомственных, реги- ональных программ и ежегодных (перспективных) планов работы архива;
  
• 
  целевым порядком на все документы, определенные для страхово- го копирования;
  
• 
  целевым порядком на наиболее часто запрашиваемые документы;
  
• 
  в процессе выполнения заказов;
  
• 
  в процессе других работ.
  

Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:

1. 
   отбор документов для оцифровки;
   
2. 
   подготовка документов для оцифровки;
   
3. 
   передача документов на сканирование/ прием документов/ реги- страция в учетной документации;
   
4. 
   выбор способа оцифровки документов на различных носителях (так, для фотодокументов определяющими факторами являются: тип и вид носителя документа (фотобумага, фотопленка, стекло), рулон или отдель- ный кадр, размер (формат) носителя (бумаги и фотокадра), характеристика документа (отдельный лист документа, фотография или комплекс доку- ментов  фотографии, вклеенные в фотоальбом); для фонодокументов – носитель информации, наличие специализированного оборудования для воспроизведения подлинника и т.п.);
   
5. 
   оцифровка документа – создание электронной копии – мастер- копии;
   
6. 
   двукратная (минимум) запись на носители: мастер-копия и рабо- чая копия;
   
7. 
   маркировка носителей / регистрация носителей и их содержимого
   

(мастер-копия и рабочая копия) в учетной документации;

8. 
   передача носителей копий на хранение;
   
9. 
   возврат подлинников документов в хранение.
   

В плановом порядке электронные копии архивных документов со- здаются в первую очередь:

• 
  для наиболее используемых документов, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления;
  
• 
  особо ценных и уникальных документов,
  
• 
  документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии с высокой степенью разрушения основы, что может повлечь утрату подлинника;
  
• 
  документов, для которых существует угроза утраты информации (например: для документов на бумажной основе – угасание текста; для фонозаписей на магнитной ленте – размагничивание; для цветных фото- негативов – утрата цветности и т.п.) при удовлетворительном физическом состоянии носителя;
  
• 
  выполнения запросов и заказов, подготовка изданий и выставоч- ных проектов.
  

Оцифровке подлежат только те фонды, по которым уже прошла или не предполагается в будущем научно-техническая переработка или усо- вершенствование описей (в части редактирования заголовков).

Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копирова- нию подлежат фонды, документы которых находятся в неудовлетвори-

тельном физическом (техническом) состоянии и наиболее интенсивно ис- пользуются, а также цветные фотодокументы.

С целью организации и контроля за проведением работ по оцифров- ке фондов в каждом архиве должен быть создан перспективныйпланоцифровки, включающий в себя названия фондов, предназначенных для создания электронных копий в рамках всего собрания архива.

Ежегодно должны проводиться мониторинг и редакция перспектив- ного плана, осуществляемая по результатам выполнения годового плана оцифровки, закрепленного в перечне фондов, подлежащих оцифровке.

Перспективное планирование должно осуществляться структурными подразделениями, на которые возложены функциональные обязанности по созданию электронных копий, с учетом предложений от отделов использо- вания документов, отделов обеспечения сохранности документов и других структурных подразделений.

При планировании работ по оцифровке в показатели планирования включаются следующие графы:

• 
  наименования и номера фондов, коллекций, единиц хранения и наименования документов, планируемых к оцифровке;
  
• 
  количество документов, подлежащих оцифровке, в соответствую- щих единицах хранения;
  
• 
  предполагаемые сроки осуществления оцифровки;
  
• 
  отметка о выполнении.
  

На основе перспективного плана ежегодно создается (создаются) пе- речень (перечни) фондов, подлежащих оцифровке, в котором(ых) опреде- ляется последовательность оцифровки фондов в рамках данного года

Очередность оцифровки определяется ценностью и информационной значимостью документов, их физическим состоянием, интенсивностью об- ращения к ним, а также наличием технических и кадровых возможностей.

Перечни согласовываются с задействованными в работе по созданию ЭФП структурными подразделениями архива (в первую очередь с отделом обеспечения сохранности и архивохранилищами, в которых находятся на хранении дела, подлежащие сканированию) и утверждаются директором архива (архивного учреждения).

При годовом планировании работ по оцифровке в показатели вклю- чаются следующие графы:

• 
  наименования и номера фондов, коллекций, номера описей, еди- ниц хранения, наименования документов;
  
• 
  количество документов, подлежащих оцифровке, в соответству- ющих единицах хранения;
  
• 
  объем единиц хранения для фотодокументов – в листах/кадрах/ ед.хр., для фоно-, кино- и видео-документов – в часах/минутах/секундах;
  
• 
  формат документов;
  
• 
  категория сложности документов;
  
• 
  отметка о выполнении – дата оцифровки, номер и дата акта о пе- редаче на хранение внешнего носителя, маркировка внешнего носителя;
  
• 
  шифры хранения электронных мастер-копий;
  
• 
  шифры хранения электронных рабочих копий.
  

Оцифровка проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи.

Допустимо ведение перспективного плана и ежегодных перечней фондов, подлежащих оцифровке, в форме компьютерной базы данных с созданием обязательной ежегодной распечатки обоих документов.

Работы по созданию электронного фонда пользования должны осу- ществляться специализированным подразделением архива.

Создание ЭФП планируется и организуется как самостоятельный вид работы и не может рассматриваться в качестве дополнительного функ-ционаласотрудников других подразделений.

Допускается создание ЭФП силами сторонних организаций на усло- виях аутсорсинга при обеспечении безопасности и полной сохранности подлинников.

Создание ЭФП силами сторонних организаций может производиться исключительно на территории архива в специально оборудованном поме- щении при оформлении соответствующих документов, фиксирующих выдачу/возврат подлинников документов во временное пользование, и при постоянном контроле процесса оцифровки со стороны сотрудников архива.

При заключении договоров на условиях аутсорсинга с подрядными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных документов особо необходимо оговаривать ответственность подрядной организации за сохранность подлинников документов.

Создание электронных копий архивных документов должно произ- водиться подрядными организациями с помощью оборудования, прошед- шего тест-контроль в рамках методики и программного обеспечения, пред- ставленного в «Методических рекомендациях, программном обеспечении оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудова- ния при выполнении работ по оцифровке архивных документов в россий- ских государственных архивах» и в соответствии с техническими требова- ниями к созданию электронных копий архивных документов, что также должно оговариваться в договорах.

Учитывая то, что комплексы профессионального оборудования для оцифровки и обработки графической информации являются весьма энер- гоемкими, при заключении договоров на условиях аутсорсинга с подряд- ными организациями на выполнение работ по оцифровке архивных доку-

ментов, рекомендуется особо оговаривать оплату коммунальных платежей и электроэнергии со стороны организации-подрядчика.