В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Система электронного документооборота «Оптима»Система «OPTIMA-WorkFlow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также организации конфиденциального делопроизводства. Система допускает использование в делопроизводстве предприятия документов на электронных и бумажных носителях. В системе поддерживается оперативное управление процессом до- кументооборота. Весь процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя система отслеживает и фиксирует в специальном жур- нале, что позволяет организовать контроль исполнения документов и во- время принять меры в случаях срывов и задержек. Система «OPTIMA-WorkFlow» предоставляет возможность перена- страивать режимы работы системы без остановки и нарушения текущего режима управления, что позволяет вносить изменения и усовершенствова- ния в порядок работы с документами по мере необходимости. Все документы, информация о них, способы и маршруты их испол- нения и рассылки, а также другая служебная информация в системе защи- щены от любого преднамеренного или случайного вмешательства. Для этого в системе «OPTIMA-WorkFlow» поддерживаются специальные стан- дарты защиты, используются современные методы защиты и средства «электронной подписи». Система электронного документооборота «БОСС-Референт»Система «БОСС-Референт», разработанная компанией «АйТи», поз- воляет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их исполнением. Система охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процессы современного делопроизвод- ства. «БОСС-Референт» позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образцы бумаж- ных документов, графические изображения, электронные таблицы и др. Все сотрудники, независимо от их местонахождения, могут совмест- но работать с документами, содержащимися в базе данных. Для защиты информации в системе поддерживается строгое разгра- ничение доступа к различным документам, надежная система защиты ин- формации. Система обеспечивает пересылку документов и любой информации между сотрудниками предприятия, связь с внешними почтовыми система- ми и глобальными сетями. Руководителям предприятия система дает возможность получить це- лостную картину о ходе подготовки и обработки документов, контролиро- вать исполнение поручений и документов, в итоге повысить управленче- скую дисциплину. Сотрудникам позволяет оперативно регистрировать корреспонденцию, пересылать документы на рассмотрение или исполне- ние, пользоваться единой нормативной базой, без труда составлять любые документы по шаблонам, оперативно находить необходимую информа- цию. Система электронного документооборота «ЕВФРАТ»На базе Комсомольского-на-Амуре государственного технического университета несколько лет назад для внедрения электронного документо- оборота были сделаны попытки внедрить СЭД «ЕВФРАТ». На данный мо- мент система не используется. СЭД «ЕВФРАТ», разработанная компанией Cognitive Technologies, позволяет организовать полноценный электронный документооборот и де- лопроизводство на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса: поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; поддержка номенклатуры дел и индивидуальная настройка папоч- ной структуры документов; поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями отсрочки); широкие возможности по регистрации электронных версий доку- ментов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка пото- кового сканирования, регистрация файлов любого формата); предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска); сохранение истории работы с документами (учет времени и авто- ров всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, под- держка версионности присоединенных файлов); поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной кар- точки документа, учет места хранения оригиналов документов); наличие инструментов для анализа документооборота и исполни- тельской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов); обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и си- стемы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования). Данные СЭД рассмотрены преимущественно для решения конкрет- ных и специализированных задач. Но нужно иметь в виду, что каждая но- вая задача влечет за собой закупку новой системы, что приводит к разроз- ненности систем внутри предприятий, которыми в итоге становится слож- но и дорого управлять. Поэтому при внедрении СЭД необходимо забегать вперед и учитывать разработку системы с учетом будущих возможных по- требностей предприятий. |