В документационном обеспечении управления

• Название: В документационном обеспечении управления
• Дата: 26.02.2023
• Размер: 249.54 Kb.
• Имя файла: _Akhmetova_Informatsionnyye_tekhnologii_v_dokumentatsionnom_obes.docx
• Тип: Документы; #956491
• страница: 20 из 42

Программы информатизации субъектов федерации

Субъекты федерации разрабатывают собственные программы разви- тия информационной инфраструктуры регионов, создания информационных ресурсов, которые включают и положения об информатизации архивов.

Одной из главных проблем информатизации архивов на региональ- ном уровне остается оснащение архивных учреждений компьютерной тех- никой.

Так, в 1995 г. архивные учреждения Краснодарского края, Омской области, республики Алтай находились на стадии планирования работ и выбора программного обеспечения. В 2000 г. современной компьютерной техникой располагали архивные учреждения 51 региона (57 %), в то время как 25 % архивных учреждений вообще не имели компьютерной техники.

Деятельность по организации информатизации в регионе возлагается на органы управления архивным делом субъектов федерации и специаль- ные отделы /службы автоматизации.

В архивном деле в основном применяется технология БД, а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Все БД, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории БД различаются структу- рой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических масси- вов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета исполь- зования, учета источников комплектования и т.д.

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ве- дения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номен- клатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процес- сов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Раз- работка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов:

1. 
   Изучение делопроизводства и документооборота организаций ве- домства или направления работы архива, которое подлежит компьютери- зации.
   
2. 
   Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.
   
3. 
   Поиск подходящего под определенную задачу программного про- дукта и фирмы – системного интегратора.
   
4. 
   Заключение договора, к которому прилагается техническое зада- ние. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование дан- ных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав доку- ментации – сопровождение к программному обеспечению, обучение спе- циалистов и т.п.
   
5. 
   Создание, установка, адаптация программы осуществляется про- граммистом или фирмой – системным интегратором – на основе техниче- ского задания.
   
6. 
   Сертифицирование и регистрация программного продукта.
   
7. 
   Поддержка и обслуживание системы.
   

Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении важнейших задач архивных учреждений:

• 
  интенсификации процессов архивной эвристики, повышения ско- рости и результативности решения поисковых задач по всем темам и ком- плексам документов, на всех уровнях поиска;
  
• 
  расширении доступа пользователей к документной информации (так как ограничение доступа зачастую не связано с наличием грифа кон- фиденциальности, а вызвано недостаточным качеством НСА, существенно затрудняющим работу исследователей);
  
• 
  повышении интенсивности и эффективности использования ар- хивных документов, разнообразия информационных услуг, оказываемых архивами, в том числе на договорной основе;
  
• 
  развитии межархивного и международного сотрудничества на ос- нове информационного обмена, реализация совместных проектов по вве- дению в научный оборот значимых комплексов исторических источников.
  

Выбор фирмы – системного интегратора следует проводить на кон- курсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действую- щих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика ли- цензии на создание информационных систем в соответствии с междуна-

родными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой – си- стемным интегратором договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика про- грамм и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оце- нить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных тех- нологий, внести предложения по ее совершенствованию.

Изменение технологий создания «технотронных» документов влечет за собой необходимость решения задач архивного хранения, учета и обес- печения доступа к таким документам. Для выполнения таких задач требу- ются специалисты, умеющие не только работать с этими документами, но и способные обеспечивать их сохранность. Именно поэтому невозможно подготовить высококвалифицированного специалиста (архивоведа или до- кументоведа) без знания современных информационных технологий в ис- пользовании ретроспективной информации, применения технологий.

Автоматизированные технологии архива позволяют усовершенство- вать работу архивиста, учета и использования архивных документов.

Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) имеет информационно-поисковую базу данных. Сайт имеет контакты: ад- рес, телефон, факс. На сайте можно заполнить форму для запроса или об- ращения в Федеральное архивное агентство. Также сайт может облегчить работу для архивиста, поможет быстро найти нужную информацию для пользователя. Для граждан можно записаться на личный прием к руково- дителю по телефону или отправить письмо по электронной почте.

Автоматизирование архивных технологий позволяет усовершенство- вать работу архивиста в области каталогизации, использования архивных документов, учета. Имеются несколько программных продуктов, выпол- ненных различными разработчиками, например БД «Фондовый каталог»,

«Архивный фонд» (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных «Паспорт архива», «Аннотация фондов», «Учет фондов», «Учет исполнения запросов», «Читальный зал». 2Физическое состояние докумен- тов» и многие другие.