В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Проблема создания типового (общеотраслевого)программного обеспечения для архивов Значимым направлением компьютеризации архивного дела, согласно Концепции информатизации архивного дела [4], является разработка типо- вых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы ар- хивов. Под типовым программным обеспечением понимают специализи- рованные прикладные программы для архивов и взаимосвязанные ком- плексы таких программ, разработанные с целью автоматизации какой-либо архивной технологии или нескольких технологий (комплектования, учета документов, информационного поиска и др.) во всех архивных учреждени- ях определенной категории (федеральные архивы, органы управления ар- хивным делом субъектов федерации и др.). Внедрение типового ПО может осуществляться следующим образом: разработка в едином центре, экспер- тиза пользователей (архивистов), адаптация и доработка. После того как программа рекомендуется в качестве общеотраслевой для всех архивных учреждений, она внедряется либо путем простого тиражирования, когда каждый архив формирует свой массив данных в рамках единого ПО, либо путем преобразования данных программы архива в формат типовой про- граммы (в том случае, если архив не желает заменять собственную про- грамму, которая уже внедрена, на общеотраслевую). Второй вариант, есте- ственно, требует гораздо больших трудозатрат от архива – требуется «под- гонка» своей программы под стандартизированный перечень полей типо- вой программы. Таким образом, формат типовой программы становится общеотраслевым. Согласно концепции, при создании типового ПО следует исходить из функционального и интеграционного принципов. Первый подход предпо- лагает создание программ, формирующих БД для автоматизации отдель- ных функций архивов (работа с источниками комплектования, учет доку- ментов, обеспечение сохранности документов и др.) Интеграционный под- ход предполагает соединение их воедино, например, путем создания «ключевой» базы данных на уровне фонда и описи, которая соединяла бы в три функциональные БД: по учету документов, по раскрытию их содер- жания (путеводитель, опись); по сохранности (учету наличия и состояния) документов. Интеграционный подход также предполагает создание типо- вых программных комплексов, позволяющих последовательно объединять информационные ресурсы по цепочке: госархив – орган управления ар- хивным делом субъекта федерации Росархив. Внедрение типового ПО в масштабах всей отрасли открывает перспективы создания межархивных банков данных (того же центрального фондового каталога); а также воз- можность объединить архивные базы данных в единую архивную инфор- мационную сеть с горизонтальными связями между архивными учрежде- ниями одного уровня и вертикальными связями между учреждениями раз- ных уровней. Кроме того, в Концепции рассмотрены перспективы использования в архивном деле технологии гипертекста, мультимедиа, оцифрования. Одна- ко решение этих задач требует организации экспериментальных работ. За- траты на их проведение можно сократить путем международного сотруд- ничества в научной и методической областях, а также участия в междуна- родных проектах. Очень важной задачей является участие в разработке международных стандартов описания документов. Через год на основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа – «Программа информатизации архивного дела в РФ»(1997-2000 гг.) Про- грамма предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практи- ческих работ по информатизации архивного дела. Причем по каждой зада- че был намечен срок исполнения и учреждения-исполнители. Ответственными исполнителями по всем направлениям назначались Росархив и ВНИИДАД (при участии учреждений федеральной архивной службы), которые не могли справиться в столь краткий срок (четыре года) с таким широким кругом задач. К решению проблем подготовки кадров планировалось привлечь РГГУ. Наиболее широкий круг соисполнителей привлекался к экспериментальным работам по НИР в области применения технологии оцифрования для создания страхового фонда и фонда пользо- вания, реставрации документов. В работах должны были принять участие РГАНТД, Лаборатория мирофильмирования и реставрации документов федеральных архивов, Лаборатория обеспечения сохранности документов архивного управления г. Санкт-Петербурга и др. Организация внедрения типового ПО должна была осуществляться следующим образом. В отрасли создавались «базовые центры» информатизации, которые занимались раз- работкой ПО. Росархив и ВНИИДАД должны были осуществить оснаще- ние этих центров. Оценку созданного центрами ПО осуществляла Экс- пертная комиссия по ААТ при Росархиве (1994 г.), которая должна была рекомендовать программу для всей отрасли. Далее программа распростра- нялась по архивам, где формировались БД. Интеграцию данных отдельных архивов, по-видимому, должны были осуществлять также базовые центры. На практике создать такие центры не удалось и работу по постановке зада- чи, конвертированию данных, а на первых порах и по созданию программ- ного обеспечения выполняли непосредственно ВНИИДАД и Росархив. По этим причинам полностью задачи программы к 2000 г. не были выполнены. Работы по созданию типового ПО для централизованного государ- ственного учета документов велись с 1994 г. Согласно Программе инфор- матизации архивного дела в РФ, типовые БД должны создаваться одним разработчиком ВНИИДАД, а затем распространяться по архивам. Одна- ко разработанные ВНИИДАД в 1995-1997 гг.базы данных («Учреждения- источники комплектования», «Учет фондов», «Паспорт архива», «Обеспе- чение сохранности документов», «Аннотация», «Учет использования до- кументов архива» и др.) не были рекомендованы Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям при Росархиве как общеот- раслевые. Несомненным достоинством этих баз данных были низкие тре- бования к аппаратным средствам. С другой стороны, эти программы, напи- санные в СУБД Clipper и FoxPro для DOS, морально устарели с точки зре- ния пользовательского интерфейса, имели негибкий, громоздкий поиско- вый аппарат, не учитывали возможностей объединения всех баз данных архива в единую интегрированную систему, возможности работы в сети и имели ряд других недостатков. Росархив самостоятельно выступил в роли постановщика задачи. В 1995 г. архивам была передана 1-я эксперимен- тальная версия ПК «Архивный фонд» (для MS DOS), реализованного на основе принципов унификации описания и многофункциональности. В 1997 г. архивам была предоставлена вторая версия ПК «Архивный фонд» (для Windows), органам управления архивным делом субъектов РФ ПК «Фондовый каталог», а в Росархиве начала функционировать эксперимен- тальная версия автоматизированного ЦФК. С 1996-1997 гг., согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия программы «Архивный фонд» представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функ- ции учетных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы архивисты получили воз- можность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета – Паспорт архива, а также множество других отчетов. Третья, дополненная версия программы позво- ляет получить и распечатать также документы внутреннего учета архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс. Формат программы «Архивный фонд», согласно приказу «Об утвер- ждении временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации», является общеот- раслевым. Это значит, что архивы, которые используют другие программы для автоматизации учета, должны ежегодно конвертировать учетные дан- ные в составе определенных реквизитов, то есть переводить их в формат программы «Архивный фонд» для того, чтобы данные могли быть вклю- чены в массив программы «Фондовый каталог», используемой органами управления архивным делом субъектов федерации. В итоге все данные ак- кумулируются в массиве программы «Центральный фондовый каталог» Росархива. В 2002 г. «Фондовый каталог» был внедрен в органах управления архивным делом 18 субъектов федерации. В 2001 г. в массив базы «Цен- тральный фондовый каталог» были введены сведения о 230 тыс. фондов и 270 тыс. описей. По другим направлениям работы архивов такой степени унификации автоматизированных технологий достигнуто не было, хотя с 2002 г. в Цен- тре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типовых ПО «Учреждения – источники комплектова- ния» и «Контроль исполнения документов». Однако предприняты шаги по унификации форматов автоматизиро- ванного архивного НСА. Вторая версия программы «Архивный фонд» позволяет создавать путеводитель по фондам архива и искать информацию не только по переименованиям фондов, но и по ключевым словам трех типов, а также по тексту аннотации и исторической справки, классифика- тору. Далее разработчики столкнулись с проблемами общеотраслевых классификаторов информации, тезаурусов и глоссариев. Третья версия программы «Архивный фонд» позволяет вести архивное описание на уровнях фонда, описи, дела, документа и создавать таким образом унифи- цированный электронный НСА. |