В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
История механизации и автоматизации архивного делаВ истории механизации и автоматизации архивного дела можно вы- делить четыре больших периода: с конца XIX в. до 1950-х гг.; 1950-й г. первая половина 1970-х гг. (в данном периоде можно выделить два этапа: 1950-1960-е гг.; первая половина 1970-х гг.); вторая половина 1970-х гг. первая половина 1980-х гг.; вторая половина 1980-х гг. 2000-е гг. современный этап. Время с конца XIX в. до 1950-х гг. характеризуется эпизодической механизацией делопроизводства и ведомственных архивов на основе рабо- ты с матричными носителями информации, созданием первых хранилищ для временного хранения машиночитаемых документов. Период с 1950-х гг. – по первую половину 1970-х гг. характеризуется механизацией и автоматизацией работы ведомственных и государственных архивов, созданием учетных и поисковых автоматизированных систем, по- явлением наряду с матричными магнитных и оптических носителей ин- формации, электромеханических устройств и ЭВМ, повсеместным созда- нием АСУ на уровне предприятия, республиканском и отраслевом уровне и созданием сети ведомственных архивов машиночитаемых данных – вы- числительных центров и главных вычислительных центров (ВЦ и ГВЦ). При этом первая половина 1970-х гг. может рассматриваться как от- дельный этап благодаря внедрению в начале 1970-х гг. ЕГСД и созданию Общегосударственной автоматизированной системы учёта и обработки информации. Общегосударственная автоматизированная система учёта и обработ- ки информации (ОГАС) – проект системы автоматизированного управле- ния экономикой СССР, основанной на принципах кибернетики, включаю- щей в себя компьютерную сеть, связывающую центры сбора данных, рас- положенные во всех регионах страны. В результате АСУ охватили все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства, что, в свою очередь, вызвало рост количества машиночитаемых документов (МЧД). Период второй половины 1970-х – первой половины 1980-х гг. ха- рактеризуется преобладанием магнитных носителей информации и ЕС ЭВМ, созданием межархивных автоматизированных информационно- поисковых систем (АИПС), а также формированием теоретических основ архивоведения машиночитаемых документов. На первых этапах своей истории средства механизации не позволяли непосредственно воспринимать информацию архивных документов и справочников, поэтому переход к механизированному поиску был связан с переводом документов из человекочитаемой формы в форму, пригодную для считывания машиной. Для этого информацию воспроизводили в виде физических состояний: отверстий, сочетания цветов, позже – электромаг- нитных соединений. Поэтому для каждой информационной системы создавались специ- альные носители информации. Матричными называют носители, воспро- изводящие кодированную информацию на специальных таблицах – матри- цах (программирующих различные физические состояния пробивки, магнитные импульсы). По мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, все основ- ные разновидности как машиночитаемых документов на матричных носи- телях информации, так и технических устройств по их обработке были апробированы и классифицированы еще в 1920-е гг. Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Матричные носители информации имели следующие характеристики: физический объем (размеры), объем информации (макси- мальная емкость кода для данного вида перфорирования), компактность. К.Б. Гельман-Виноградов считает, что впервые машинные перфокар- ты в нашей стране применялись еще в 1897 г. для обработки массива анкет первой Всероссийской переписи населения. Инициатором механизации демографического учета был старший редактор Центрального статистиче- ского комитета В.О. Струве. Тогда использовались 22-колонные перфокар- ты. Массив из 122 миллионов карт (по числу переписанного населения) обрабатывали 110 электрических счетных агрегатов американской фирмы «Холерит». В начале 1960-х гг. получили распространение многоаспектные по- исковые системы так называемые свободные дескрипторные языки. Си- стемы дескрипторного типа представляют собой списки ключевых слов (дескрипторов), отражающих содержание документов, сгруппированных по тематическим таблицам. Например, в информационно-поисковой си- стеме (ИПС) на основе анкет абитуриентов вуза могут быть таблицы: об- щие вопросы, состав абитуриентов, образование абитуриентов, возраст абитуриентов, национальность абитуриентов, профессия абитуриентов. Таблица «Образование абитуриентов» может содержать следующие де- скрипторы: начальное, среднее специальное, незаконченное высшее, выс- шее. Системы дескрипторного типа использовались для описания инфор- мации по узким отраслям знаний. Наконец, в начале 1970-х гг. получили широкое распространение си- стемы комбинированного типа, которые основывались на сочетании клас- сификационного и дескрипторного принципов описания. Они предполага- ли создание локальных десятичных классификаций, не претендующих на универсальность, и таблиц дескрипторов. На носителе проставляется и ин- декс по классификационной таблице, и индексы по спискам дескрипторов. После того, как ИПЯ был наполнен лексическими единицами (руб- риками классификатора или дескрипторами), необходимо было установить соответствие между этими лексическими единицами и отверстиями на перфокарте, выполнявшими роль кодов. Для этого составляли макет пер- фокарты, соотнося каждую терминологическую группу ИПЯ с определен- ной зоной перфокарты. Например, под таблицу дескрипторов «образова- ние» достаточно отвести зону краевой перфокарты из шести отверстий или шести цифр одной колонки машинной перфокарты. На макете перфокарты графически размечались и подписывались зоны, соответствующие табли- цам «возраст», «социальный состав» и др. Техническое обеспечение ИПС можно разделить на устройства по- следовательного или параллельного действия. Устройства параллельного действия позволяют осуществлять поиск одновременно по нескольким признакам. Устройства последовательного действия поочередно просмат- ривают отдельные элементы информации и производят сравнение характе- ристик заданного вопроса с характеристиками просматриваемых материа- лов. Еще в 1950-е гг. архивисты ставили вопрос о создании «экономически рентабельного промышленного образца счетно-учетного механического устройства и поисковой машины». В зависимости от роли человеческого труда при работе устройства, они делились на средства малой и, видимо, большой механизации. К средствам малой механизации, предполагавшим относительно большую долю человеческого труда относились ручные (механические) перфокартотеки. Для ИПС с объемом перфокарт более нескольких тысяч вместо ручных перфокартотек использовались полуавтоматические селек- торы с электровибратором. Они производили с массивом перфокарт ма- ленькое землетрясение, после чего «зависшие» карточки все же отделялись от массива. В 1960-е гг. использовали полуавтоматические селекторы, ко- торые позволяли за один час просмотреть 25 тыс. перфокарт по одному краю или около 6000 тыс. по всему периметру. Они рассчитаны на ИПС, включающие не более 10 12 тыс. элементов информации. Наконец, к средствам большой механизации относились счетно- перфорационные машины, например, электромеханические сортироваль- ные машины. В них перед началом поиска несколько парных электриче- ских контактов устанавливались в положение, соответствующее поиску. Между парой контактов последовательно пропускались перфокарты. Если в месте контакта перфокарта содержала пробивку (отверстие), цепь замы- калась, что включало механизмы, отсортировывающие данные карты от массива перфокарт. После чего исполнительные механизмы печатали на бумаге отчет, например, закодированные архивные шифры. В 1960-е гг. происходит развитие и дифференциация матричных но- сителей информации. Помимо перфокарт с краевой перфорацией и супер- позиционных карт, стали применяться совмещенные карты (суперпозици- онные с краевой перфорацией), позволяющие ускорить поиск документов, рандовые карты, которые перфорировались по нижнему краю. В 1960-е гг. был поставлен вопрос о возможности создания полно- текстовых баз данных – поисковых систем, которые позволяли бы полу- чать доступ сразу к тексту документа, а не к его поисковым данным. Тогда не было сканеров для введения изображения документа в память ЭВМ, и проблему пытались решить с помощью микрофильмирования. Так появи- лись апертурные и кляссерные перфокарты. Апертурные перфокарты со- держали вставленный в карту (как правило, с краевой перфорацией) мик- рофильм документа. Кляссерные перфокарты содержали специальный карман (кляссер), в который вкладывался микрофильм. На таких картах можно было разместить несколько документов с разными поисковыми об- разами. Для информационных поисков начинают применяться пленочные и оптические носители информации – микрокарта и рулонная микропленка. Они представляли собой микрофишу или микрофильм, на котором вто- ричная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и белых прямоугольников, уменьшенных путем микрофотокопирования. Микрокарта могла создаваться как микрофильм, отпечатанный на листах плотной фотобумаги. Пленочные носители рекомендовалось использовать для хранения ПК с целью уменьшения их объема – перфокарты снимались на 16-миллиметровую пленку. Для хранения пленки требовалось в 200 – 250 раз меньше объема, чем для хранения оригинальной перфокартотеки. С пленки перфокарту можно было снова распечатать выборочно или пол- ностью. Магнитными носителями информации называют носители, в кото- рых информация фиксируется намагничиванием специальных дисков, ба- рабанов, магнитных лент, дисков, замыканием строго определенных участ- ков системы электроцепей. К смешанным типам носителей относились киноленты с микро- фильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов. С эволюцией носителей связана эволюция технического обеспече- ния. Применяются устройства для микрокопирования и считывания мик- рокарт и микропленки. Например, в ВИНИТИ АН СССР были созданы экспериментальные модели устройства типа «Поиск», считывающие ру- лонную микропленку (35 мм). Для работы с машинными перфокартами требовался не один агрегат, а целый набор оборудования разного назначения: перфораторы, осуществляющие автоматизированное кодирование (пробивку отверстий в перфокарте); контрольники, осуществлявшие в автоматизированном режиме проверку правильности кодовых обозначений, то есть расположения тех же отверстий на карте; сортировальные машины (для поиска и отбора перфокарт, отвеча- ющих запросу), раскладочно-подборочные машины; табуляторы для суммирования и вывода результата поиска (от- чета) на рулонной бумаге. Механизация затронула и государственные архивы. Одной из первых в 1960-е гг. была создана механизированная ИПС Центрального государ- ственного архива народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР) (ныне РГАЭ) по протоколам Президиума Госплана СССР, содержащих многоас- пектную информацию о планировании различных отраслей экономики страны с 1923 г. К 1966 г. АИПС ЦГАНХ СССР включала 14 тысяч перфокарт. Осно- ву ИПЯ в данном случае составила Схема единой классификации доку- ментной информации, упоминавшаяся выше, а также более подробная схема классификации отраслей промышленности. Но классификатор был доработан и детализирован применительно к информации протоколов Гос- плана. Список дескрипторов содержал 15 таблиц: десять тематических («Государственное строительство, государственная власть, государствен- ное управление, общественное устройство», «Народное хозяйство», «Про- мышленность», «Сельское хозяйство», «Транспорт» и др.), хронологиче- скую, географических наименований, персоналий, видов документов. По- иск осуществлялся с помощью механической перфокартотеки. В методическом кабинете ГАУ СССР в 1960-е гг. применялась меха- ническая ИПС для поиска архивоведческой литературы. Более совершен- ные ИПС с применением счетно-перфорационных машин использовались в ведомственных архивах, лучше обеспеченных техникой. В частности, в архиве Министерства обороны СССР (ЦАМО) дей- ствовала АИПС с данными о 12 тысячах героев Советского Союза, создан- ная на основе описания наградных листов. Лингвистическое обеспечение АИПС включало в себя 24 таблицы дескрипторов («воинское звание», «должность», «вид вооруженных сил», «род войск», «национальность», «год рождения», «дата подвига» и др.). Техническое обеспечение АИПС – перфоратор, контрольник, сортировщик и табулятор. Носители информа- ции 80-колонные машинные перфокарты. В архиве Министерства оборо- ны СССР также создавалась АИПС по истории боевой деятельности раз- личных родов войск в годы Великой отечественной войны. АИПС внедрялись в государственном историческом архиве Эстон- ской ССР, государственном архиве Курской области. Механизация применялась и для учета архивных документов. Например, в архиве Научно-исследовательского института климатологии осуществлялся учет поступления машиночитаемых документов (перфо- карт) с материалами климатологических наблюдений. Механизированный учет избавлял от составления вручную сдаточных описей. Уже в 1960-е гг. высказывались идеи о возможности осуществления в будущем автомати- зированного централизованного учета архивных документов. Данный этап автоматизации архивного дела (1960-е гг. первая по- ловина 1970-х гг.) был связан не столько с развитием технического и про- граммного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным разви- тием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение. Первые теоретические труды, в которых обосновывалась возможность распространения на ретроспективную документационную информацию законов накопления, старения и рассеяния информации, при- надлежат отечественным теоретикам информатики Г.Г. Воробьеву, А.И. Михайлову, А.И. Черному, Р.С. Гиляревскому и другим. Исследова- телями делались попытки выработки классификации машиночитаемых до- кументов, исходя из их технических и поисковых характеристик. Стави- лись вопросы адаптации машиночитаемых документов к существующим документальным системам и нормам документалистики. На этот же пери- од приходится становление такого направления исторической науки, как «количественные методы и ЭВМ в исторических исследованиях» (истори- ческая информатика), в развитие которого внесли вклад и представители архивоведения. Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х годов, сблизивших архивоведение и теорию информации, получил разви- тие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами 1970-х -80-х гг. В.Н. Автократова, К.Б. Гельмана-Виноградова, К.И. Ру- дельсон, Р.Н. Ефименко и др. Это направление архивоведческой мысли во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате (НСА), анализе интенсивно- сти использования ретроспективной документной информации (РДИ). Раз- работка АИПС виделась как завершение работ по описанию фонда (но не замена описанию). Несомненным признанием значения автоматизации ар- хивного дела уже на данном этапе стала специальная глава, посвященная этой проблеме, в учебнике «Теория и практика архивного дела в СССР» [6]. Следующий этап автоматизации архивного дела вторая половина 1970-х гг. первая половина 1980-х гг. был временем накопления эмпи- рического опыта в области создания локальных и межархивных АИПС. Но сначала несколько слов об изменении технологий. В 1970-е гг. наряду с матричными носителями информации (машинными перфокартами и пер- фолентами) получили более широкое распространение оптические и маг- нитные носители информации. К оптическим относят рулонные и формат- ные микропленки (с матричной оптической записью), к магнитным – лен- ты, карты, диски (с матричной магнитной записью) и специальные бланки (с матричной графической и магнитной записью). В 1980-е г. емкость стандартной магнитной ленты (длиной 730 м) достигала 28 МБ, магнитно- го диска 29 и 400 МБ. Для решения боле локальных задач, например, обработки фотоизоб- ражений 16-разрядные мини-ЭВМ с накопителями на магнитной ленте. Интересно, что ввод информации осуществлялся не с клавиатуры, а с по- мощью читающего оптического устройства, считывавшего рабочие листы (предмашинный формат) и записывающего их на магнитный носи- тель. Для поиска в диалоговом режиме использовался дисплейный ком- плекс ЕС-7920, снабженный телеэкраном. Локальный диалоговый поиск предполагал удаление дисплея, с которого поступает запрос, на расстояние до 800 м от центрального процессорного устройства (ЦПУ). Печать отче- тов справочников осуществляли обычные алфавитно-цифровые печатаю- щие устройства (они, как правило, распечатывали ответы на тематические запросы) или фотонаборные устройства «Дигисет-50Т1», «Дигисет-40Т2» (с их помощью создавались оригинал-макеты архивных справочников ме- тодом фотонабора). На развитие программного обеспечения (ПО) повлияло распростра- нение системного программирования. От самостоятельной разработки про- грамм пользователями для каждой конкретной АИПС перешли к исполь- зованию типовых программных средств пакетов прикладных программ (ППП) и систем управления базами данных. Для создания архивных АИПС использовался пакет прикладных программ «АИДОС» фирмы «Роботрон» (ГДР). Входной формат программы допускал использование до 100 рекви- зитов, объем описания был значительным, мог достигать 3600 символов. Это, с одной стороны, ускорило внедрение АИПС, повысило качество и снизило стоимость программного обеспечения. С другой стороны, архиви- сты отстранились от разработки ПО, которым занимались математики спе- циализированных институтов и ВЦ или производители ЭВМ, и не уделяли должного внимания форматам представления данных в архивных АИПС. Это грозило потерей данных при технологических рывках и революцион- ной смене технологий. Впрочем, локальные проекты (например, ИПС «Архив», созданная в ИАИ в конце 1970-х годов) по-прежнему создава- лись как «штучный товар» на языках программирования COBOL, ASSEMBLER и других. Получила дальнейшее развитие и теория инфор- мационного поиска, а также лингвистическое обеспечение АИПС. Архив- ная АИПС должна была обеспечивать однократный ввод информации и ее многократное, многоцелевое использование. Информационно-поисковые системы, создаваемые в архивах, разделялись на документальные и факто- графические. Документальные АИПС в качестве объекта поиска содержа- ли описание документа и его поисковые данные (архивный шифр). В пер- спективе предполагалось включение в такие АИПС и самих текстов доку- ментов, то есть создание полнотекстовых баз данных. Документальные АИПС представляли собой автоматизированные аналоги информационно- поисковых архивных справочников – путеводителей, каталогов, описей. Фактографические (справочные) АИПС в качестве объекта поиска предлагают пользователю конкретные сведения. К такого рода АИПС от- носятся календари памятных дат, справочники административно-терри- ториального деления, справочники с параметрами оборудования. На за- прос о дате события документальная АИПС выдает ссылку на документы о событии (на основе которых дату следует определить путем сравнительно- го анализа), а фактографическая конкретную дату. Считалось, что факто- графические АИПС имеют более сложную технологию обработки данных. АИПС работали в режимах ретроспективного поиска (по разовым темати- ческим запросам); или избирательного распространения информации (ко- гда поиск производился периодически через равные промежутки времени и сведения об обновлениях базы данных за определенный промежуток времени рассылались абонентам системы). Время исполнения запроса за- висело от того, общался ли пользователь с системой через оператора, ко- торый кодировал запрос, или без посредников в так называемом диало- говом режиме «человек-машина», формулируя запрос в ответ на вопросы системы. Для диалогового режима, существенно ускорявшего процесс по- иска информации, требовалось специальное оборудование теледоступа, о котором было сказано выше, и телепроцессорные программы обработки запросов. Помимо исполнения запросов, архивные АИПС широко исполь- зовались для подготовки к изданию традиционных архивных справочни- ков. Уже в 1980-е гг. осознали, что необходима преемственность традици- онного и автоматизированного НСА архивов. В результате развития искус- ственных языков в основу лингвистического обеспечения АИПС в 1980-е гг. были положены информационно-поисковые тезаурусы (ИПТ). Под ин- формационно-поисковым тезаурусом (ИПТ) понимают особым образом организованный словарь-справочник, предназначенный для индексирова- ния документов и/или информационных запросов, в котором перечислены в алфавитном порядке все дескрипторы и синонимичные им ключевые слова, а также явно выражены важнейшие парадигмические отношения между дескрипторами [1]. Тезаурус мог создаваться двумя способами априорным и аналити- ческим. В первом случае тезаурус создавался еще до начала индексирова- ния описаний документов ИПС – на основе анализа лексики справочников, монографий, указателей по данной теме. Во втором случае ИПТ создавался в ходе индексирования документов, периодически пополняясь за счет но- вой лексики, встречающейся в описаниях. Однако к концу 1980-х гг. наступило некоторое разочарование в тезау- русах как в поисковых средствах. Выяснилось, что разработать тезаурус можно только для ограниченной тематической области и определенного комплекса документов. Но для архивов характерны многоаспектность и уни- версальность содержания ретроспективной документной информации, отра- зить все многообразие которой с помощью дескрипторов достаточно сложно. Уже к 1975 г. общегосударственные отраслевые АСУ (ОАСУ) охва- тывали все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства. Это повлияло, в свою очередь, на развитие документоведения, стимулиро- вав разработку ЕГСД (1966-1973 гг.), унифицированных систем докумен- тации, стандартов по терминологии, общесоюзных классификаторов тех- нико-экономической информации (ОКТЭИ). Унификации предмашинных и послемашинных форматов документов способствовала и автоматизация отдельных делопроизводственных процессов (создание автоматизирован- ных систем контроля и исполнения документов – АСКИД; АСУ-жалоба). Этот опыт унификации создаваемых систем автоматизации документообо- рота следует признать достаточно ценным. Тем более что в 1990-е гг., по мнению документоведов, наблюдалось забвение тех положительных ре- зультатов, которые были достигнуты в 1970-1980-е гг. в деле разработки стандартов. К сожалению, стандарты создавались без учета международ- ных классификаторов информации, поэтому в 1990-е гг. встала задача их гармонизации с соответствующими международными стандартами. Важным шагом в автоматизации делопроизводства, а значит накоп- лении массивов машиночитаемых документов стало создание проекта ТСДО в начале 1980-х гг. В отличие от ЕГСД, ориентированной, в основ- ном, на традиционные технологии делопроизводства, ТСДО была направ- лена на создание автоматизированной системы центрального аппарата ми- нистерства или ведомства на основе единой системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на унифицирован- ные системы документации и других нормативно-методических докумен- тов. ТСДО предусматривала выполнение в автоматизированном режиме всех основных функций аппарата управления по работе с документами. Что касается техники, то ТСДО предполагала применение мини-ЭВМ и персональных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или ло- кальных сетей. Увы, внедрение отдельных элементов ТСДО носило эпизо- дический характер. Внедрение АСУ происходило зачастую без рационализации тради- ционного документооборота и делопроизводства, его унификации. Объем бумажного документооборота также при этом возрастал за счет сопрово- дительной документации, машинограмм, табуляграмм. Такой подход встречается и сейчас, когда дорогая и мощная компьютерная техника ис- пользуется как пишущая машинка. Однако в 1970-1980-е гг. архивисты уделяли значительное большее внимание проблемам внедрения АСУ раз- личных ведомств. Еще в 1970-е гг. был поставлен вопрос о возможности перехода к безбумажному документообороту, однако проблеме сохранения МЧД не было уделено должного внимания. Создание и внедрение АСУ способ- ствовало развитию новых способов документирования, привело к созда- нию автоматизированных банков данных и, следовательно, непрерывному росту массивов документов на машинных носителях. К.Б. Гельман- Виноградов считает, что только для периода 1917-1941 гг. можно говорить о миллиардах перфокарт, использовавшихся в различных областях эконо- мики и управления. Все это способствовало формированию сети архивов машиночитаемых данных в нашей стране. Эти архивы создавались в рам- ках ведомственных систем: вычислительные центры (ВЦ) на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные цен- тры (ГВЦ) при министерствах и ведомствах. Отделы ВЦ, хранившие МЧД, назывались по-разному: технический архив, магнитотека, лентодискотека, библиотека машинных носителей, справочно-информационный фонд. Объем хранилищ ГВЦ и ВЦ предприятий постоянно увеличивался. В пер- спективе ставилась задача сделать ГВЦ при помощи каналов связи «цен- трами коллективного пользования». Первые хранилища были созданы в Центральном статистическом управлении (ЦСУ) и воссозданных в 1965 г. промышленных министерствах (приборостроения, радиопромышленности, электронной промышленности и других), а также в производственных объ- единениях в области того же машиностроения. Кроме того, были созданы архивы машиночитаемых данных в области метеорологии и аэроклимато- логии, медицинской диагностики, патентные фонды. Создавали массивы МЧД и другие автоматизированные системы, действовавшие в учреждени- ях и на предприятиях. Так, в конце 1970-х начале 1980-х гг. в вузах Москвы, Ленинграда, Кишинева, Киева и других городов, в том числе и в Московском государ- ственном историко-архивном институте (МГИАИ) действовала автомати- зированная система «Абитуриент», которая позволяла перевести на ма- шинные 80-колонные перфокарты заявления абитуриентов и осуществлять поиск с последующим анализом информации о составе абитуриентов МГИАИ (возрасте, трудовом стаже, специальности и других данных). Эта система была типовой и составной частью общегосударственной базы дан- ных «Населениекадры». Архивы ГВЦ и ВЦ комплектовались документами и с кратковремен- ными, и с долговременными сроками хранения. Машиночитаемые докумен- ты образовались в большом количестве и в сфере органов научно-техни- ческой информации (НТИ). В состав Государственной автоматизированной системы научно-технической информации (ГАСНТИ) входила сеть автома- тизированных центров и распределенных банков данных. ГАСНТИ входила в состав ОГАС наряду с автоматизированными системами управления. С 1970-х гг. началось создание автоматизированной системы научно- технической информации по документоведению и архивному делу. Частью ее стала АСНТИ по документам государственного архивного фонда СССР (АСНТИ ГАФ СССР), основу которой составляли подсистемы тематиче- ского поиска данных, распространения и анализа информации. Об АСНТИ будет подробнее сказано ниже. Головной организацией АСНТИ стал отдел научно-технической информации (ОНТИ) ВНИИДАД, в систему органов НТИ архивной отрасли входили также подразделения НТИ в главных ар- хивных управлениях при Советах Министров союзных и автономных рес- публик и архивных отделах краевых и областных исполкомов. В 1979 г. отдел научно-технической информации был преобразован в отраслевой центр НТИ ОЦНТИ ВНИИДАД. ОЦНТИ с целью внедрения достижений научно-технического про- гресса в отрасль создает свою информационную базу – справочно- информационный фонд (СИФ), который комплектуется зарубежной и оте- чественной литературой: научной, производственно-технической, основ- ной общественно-политической и экономической, а также информацион- ными и документальными материалами (периодикой, депонированными рукописями) по проблемам документоведения, архивного дела, археогра- фии. Функции ОЦНТИ и других отраслевых органов НТИ выявление ис- точников комплектования, планомерное пополнение СИФ и доведение ин- формации до сведения потребителей – архивных учреждений. Формы ра- боты ОЦНТИ – проведение периодических дней информирования, издание и распространение информационных изданий, как правило, библиографи- ческого характера. К 1999 г. в составе СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД хранилось 1744 перевода, 190 депонированных рукописей, 6939 неопубликованных материалов и 1151 стандарт. Наконец, локальные коллекции МЧД стали создаваться историками. Создание этих коллекций было связано с дальнейшим развитием истори- ческой информатики в нашей стране благодаря трудам таких историков, как В.А. Устинов, Ю.Л. Бессмертный, И.Д. Ковальченко, В.З. Дробижев, Ю.Ю. Кахк, Л.И. Бородкин и др. Центрами развития количественных ме- тодов в исторических исследованиях стала Комиссия по применению ма- тематических методов в исторических исследованиях при Институте исто- рии АН СССР, лаборатория математических методов исторического фа- культета МГУ и исследовательские группы в Ленинградском университе- те, Эстонии, Белоруссии, Украине. Историки создавали машиночитаемые версии, как правило, массо- вых исторических источников для изучения с помощью математических методов таких проблем, как история социально-экономических процессов (индустриализация, коллективизация, история предпринимательства, аг- рарная политика), роль общественно-политических организаций и движе- ний в социальной и политической жизни, демографическое развитие, со- циальное расслоение, проблемы быта и жизненного уровня, экология, за- болевания и т. д. В 1980-е гг. для исторических исследований за рубежом было создано специализированное программное обеспечение – статисти- ческие пакеты OSIRIS, SAS, CLOG, SPSS, программы для компьютерного анализа текста (Anaconda, Textpack, Eva, Forcod) и др. ВСССР была созда- на «База данных по истории советского общества», включающая данные по сведениям анкет делегатов Всероссийских (1918 – 1922 гг.) и Всесоюз- ных съездов Советов. В 1987 г. был создан Банк социологических данных. Однако объем баз данных, создаваемых историками в исследовательских целях, конечно, не мог сравниться с количеством МЧД, образующихся в деятельности АСУ. Результатом всех этих процессов стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на госу- дарственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в дея- тельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ и ВЦ). Согласно положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля 1980 г., в состав государственного архивного фонда были вклю- чены программы, алгоритмы, машинно-ориентированные (механографиче- ские) документы. Появилась необходимость в теоретических и методических разра- ботках в области архивоведения. В 1970-е начале 1980-х гг. начали складываться научно-методи- ческие основы направления, которое можно назвать «архивоведением ма- шиночитаемых документов», хотя практика создания и накопления МЧД в данном случае намного опережала теорию, и по этой причине методические разработки преобладали над теоретическими работами. Вместе с тем мы можем утверждать, что совместными усилиями Главархива, ВНИИДАД, архивов и исследователей К.Б. Гельмана-Виноградова, А.В. Мирошни- ченко, В.В. Цаплина, И.И. Даниленко, А.Т. Черешни и других были наме- чены основы классификации, экспертизы ценности, системы научно- справочного аппарата МЧД. Изучались труды зарубежных архивистов Дж. Роудса, Дж. Тестона, Ч. Доллара, М. Керрола и других. К сожалению, в конце 1990-х гг. исследовательская работа в этом направлении была при- остановлена, хотя ВНИИДАД планирует возобновление исследовательской темы по электронным документам. В 1970-1980-е гг. велись дискуссии о том, можно ли рассматривать машиночитаемые документы как документы или они являются лишь техническими средствами обработки информации (по другой версии разновидностями носителей информации). В 1980-е гг. К.Б. Гельман-Виноградов обобщил все имеющиеся под- ходы к классификации машиночитаемых документов. Интересно, что ис- следователи скрупулезно выявляли технические характеристики всех су- ществующих носителей информации, однако не оценивали существующие виды документов с точки зрения возможностей долговременного хране- ния. Сам Гельман-Виноградов предлагает развернутую классификацию МЧД исходя из критерия повторяемости информации (разделение на пер- вичные по отношению к традиционным документам и копийные докумен- ты, производные документы АСУ – машинограммы, полученные с помо- щью печатающего устройства). Этот подход увязывает классификацию МЧД с проблемой ценности массивов МЧД по принципу повторяемости информации, которую они содержат, и, казалось бы, сходен с современ- ным – концепция информатизации архивного дела в РФ 1995 г. также предлагает хранить ограниченное число массивов ДМН, не имеющих ана- логов в традиционной документации. Однако в 1970-е гг. не подходили так однозначно к решению проблемы ценности МЧД. Опираясь на разработки источниковедения массовых источников еще 1960-х гг. (работы Б. Литвака и других), утверждалось, что машиночитаемая версия традиционного мас- сива источников не является его равнозначным аналогом. МЧД составляют особую разновидность массовых источников «динамического» характе- ра, позволяющих преодолеть пороговые пределы органов чувств человека при обработке значительных массивов информации. Значительное внимание в этот период было также уделено комплек- тованию государственных архивов МЧД и экспертизе их ценности. Важ- ным шагом в данном направлении стала подготовка ряда методических разработок Главархивом СССР и Центральным государственным архивом народного хозяйства СССР (ныне – РГАЭ), к профилю которого относи- лась документация большинства отраслевых АСУ. Кроме того, над темой «Научные основы комплектования государ- ственных архивов документами, образующимися в условиях функциони- рования отраслевых АСУ» работали ЦГАОР СССР (ГАРФ), главархивы Грузинской, Узбекской, Молдавской ССР. В методических рекомендациях ЦГАНХ СССР, подготовленных на основе материалов работы ГВЦ и цен- трального аппарата Министерства приборостроения, средств автоматиза- ции и систем управления СССР, ЦСУ СССР и других ведомств, был пред- ложен следующий подход к комплектованию госархивов МЧД. Документы ВЦ предприятия относятся к фонду предприятия и поступают в тот же го- сударственный (областной, краевой) архив, что и «традиционные» доку- менты фонда. Документы ГВЦ министерства и ведомства поступают в тот же центральный архив СССР, где хранится фонд министерства. При определении ценности документов следовало изучать в ком- плексе документы фонда – машиночитаемые, традиционные, машино- граммы. Отбор МЧД на хранение планировалось осуществлять в два этапа. На первом этапе документов определялся состав функциональных задач, документы которых поступали на постоянное хранение. На втором этапе осуществлялись выборка данных по конкретным задачам и подготовка со- проводительной документации. С этой целью планировалось создать экс- пертные комиссии на ГВЦ. Их описи утверждала ЭПК Госархива. Разрабо- танные ЦГАНХ СССР перечни документов, образующихся в деятельности ОАСУ, имеют значение для унификации и классификации МЧД, возника- ющих в ходе решения различных функциональных задач во всех отраслях. В 1970-80-е гг. в связи с перспективами перехода к безбумажному документообороту были приняты первые нормативные документы по во- просу юридической силы МЧД. Особенно значимым событием было при- нятие ГОСТ 6.10.4-84. ГОСТ разграничивал понятие подлинника, копии и дубликата применительно к МЧД и устанавливал обязательные реквизиты, удостоверяющие юридическую силу МЧД (наименование организации- создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; наименование документа; дату изготовления доку- мента; код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ). Подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, со- держащая указание, что этот документ является подлинником. Однако в случае внесения изменений организацией-создателем МЧД в подлинник документа, его юридическая сила заверяется сопроводительным письмом, которое фиксирует реквизиты (печать, подпись фондообразователя). Этот стандарт не только не отменен, но и принял в настоящее время статус меж- государственного стандарта стран СНГ. Порядок оформления МЧД закрепил ГОСТ 28 388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения». Про- блема обеспечения сохранности МЧД тогда связывалась почти исключи- тельно с проблемой физической ненадежности магнитных носителей ин- формации и решалась путем резервного копирования и периодической пе- резаписи информации (по аналогии с архивами звукозаписи), передачи на государственное хранение двух экземпляров комплекта МЧД (дубликат и рабочая копия), созданием страхового фонда и совершенствованием тех- нологии создания магнитных лент и дисков. В принятом в 1984 г. стандар- те содержались методические указания о порядке хранения документов на машинных носителях, разработанные ВНИИДАД, Научно-исследова- тельским центром технической документации СССР (НИЦ ТД СССР) и ЦГАНХ СССР, которые предусматривали особый режим хранения для этих документов. Следует отметить, что никто не предвидел того фактора, который на самом деле стал «могильщиком» всего массива созданных МЧД – несовместимости форматов данных на различных этапах техноло- гической революции. К.Б. Гельман-Виноградов, указывая на опасно быст- рую смену поколений вычислительной техники, утверждал, что это не ста- нет препятствием для хранения МЧД. Ведь не стало бурное развитие кино- техники препятствием для использования хроникальных и художествен- ных лент, созданных на заре кинематографии. А эстонский историк Х.Э. Палли высказывал мнение, что МЧД, которые откладываются на предприятиях, в министерствах и ведомствах, станут через два-три десяти- летия ценнейшим источником. В нашей стране создание архивных АИПС было начато с тематиче- ских каталогов. Этот подход был избран потому, что полная автоматизация поиска до уровня документа считалась экономически и социально не- оправданной. Во второй половине 1980-х гг. в НИЦ ТД была предпринята попытка комплексной автоматизации процесса информационного поиска в архиве. Были созданы АИПС на фото- и кинодокументы архива. Кино- и фотодокументы описывались предварительно на рабочих листах – предмашинном формате, с которого данные вводились непосред- ственно в память ЭВМ. Источником для описания кинодокументов послу- жило дело фильма (аннотации, монтажные листы), для описания фотодо- кументов – контрольные отпечатки и книги учета фотодокументов. По ви- ду архивного справочника данные АИПС представляли собой совмещение описи и каталога. АИПС позволяла формировать в качестве отчетов систе- матический, объектный (каталог технических объектов, подвергшихся съемке) и именной каталоги. Интересно, что в 1970-е гг. архивисты обратили внимание на необ- ходимость автоматизации работы не только государственных, но и ведом- ственных архивов. В 1978 г. на заводе «Красный треугольник» (г. Ленин- град) была внедрена разработанная МГИАИ ИПС «Архив», выполнявшая функции учета поступления и описания документов ведомственного архи- ва. Система позволяла распечатать опись документов архива. Сейчас со- зданием специализированного программного обеспечения для архивов ор- ганизаций занимаются лишь немногие ведомства (архивы Государствен- ных Дум, Центрального аппарата Банка РФ). С начала 1980-х гг. в архив- ном деле стала применяться новая разновидность технического обеспече- ния – оптико-механические сканирующие устройства ввода-вывода изоб- ражений. Предшественники современных сканеров были устройствами ба- рабанного типа, которые считывали изображения с фотонегатива или фо- топозитива со скоростью 100 см/с. Эти устройства осуществляли оцифро- вание документов – ввод изображения в память ЭВМ, при котором «кар- тинка» автоматически раскладывалась на мельчайшие участки, затем из- мерялась оптическая плотность каждого участка (количество точек (пиксе- лей) на дюйм) и записывалась в виде числа в двоичной системе счисления, после чего данные сохранялись в оперативной или внешней памяти ЭВМ. Оцифрование применялось в архивном деле для создания страхового фон- да, а также для реставрации фотодокументов и восстановления угасающих текстов. Экспериментальные работы в этом направлении проводились в НИЦ ТД с начала 1980-х годов. С этой целью создавалась особая разно- видность прикладного программного обеспечения, которая, в совокупно- сти с аппаратными средствами, входила в состав автоматизированных си- стем обработки изображений (АСОИЗ). Архивисты упорно искали более совершенные технологии создания страхового фонда, чем микрофильми- рование, ведь при создании копий архивных документов фотографическим способом неизбежно снижается качество изображения (снижается рез- кость, увеличивается зернистость). Оцифрование имеет ряд преимуществ перед фотокопированием – возможность не только не терять качество ска- нируемого изображения, но и улучшить его посредством реставрации, возможность неограниченного воспроизведения копий без ущерба для оригинала. Оцифрование сделало возможным прием на государственное хранение и цветных фотографий. Если черно-белое изображение создава- лось зернами фотографического серебра, то цветное состояло из красите- лей, которые разлагались в течение 1015 лет, что делало невозможным долговременное хранение цветного изображения. Процесс создания стра- хового фонда путем оцифрования включал следующие операции: 1) прием и учет фотодокумента; 2) преобразование изображения в цифровую форму (оцифрование); 3) запись изображения на магнитную ленту; 4) вывод кон- трольного негатива; 5) возврат исходного фотодокумента и передача его страховой копии на архивное хранение. После оцифрования документа возможна была дальнейшая работа с полученным изображением (имиджем) – его реставрация. Этот процесс включал в себя: 1) машинный анализ дефекта; 2) выбор или разработку ал- горитма и программы для его устранения; 3) исправление дефекта имиджа; 4) визуальную оценку результата исправления на дисплее; 5) обратное преобразование имиджа фотографического изображения документа; оценку результата реставрации по фотоотпечатку. В зависимости от того, насколько результат удовлетворителен, ре- ставрацию либо прекращали, либо возвращались к начальной точке – анализу дефекта и выбору алгоритма его разработки. Реставрация с помо- щью методов оцифрования была трудоемким процессом, поскольку еще не было специальных программ – графических редакторов, позволяющих из- менять изображение в режиме «WISIVIG», когда на экране монитора сразу видишь результат. На основе анализа гистограммы изображения или ста- тистического анализа дефектов необходимо было описать математически выявленный дефект, классифицировать его, выбрать математическую мо- дель устранения, найти программу, содержащую алгоритм его устранения. Если этой программы не было в пакете, входящем в состав АСОИЗ, ее надо было написать. Все это осуществляли, поочередно просматривая объ- екты изображения размером 256 на 256 элементов. К отрицательным чертам технологии оцифрования относились тру- доемкость, дороговизна технологии, большой размер получаемых графи- ческих файлов, «поглощающий», соответственно, большое количество но- сителей информации. О трудоемкости можно судить по тому, что только на оцифрование черно-белого изображения затрачивалось в среднем 1 ч, на оцифрование цветного изображения 3 ч (цветное изображение требовало в три раза больше времени, так как создавался не один, а три файла, полу- чаемых с помощью различных цветоделительных фильтров – красного, си- него и зеленого). На обработку (реставрацию) изображения в автоматиче- ском режиме уходило до 2 ч на одно изображение, в диалоговом режиме – до 20 ч на изображение. Время, затраченное на разработку дополнительно- го программного обеспечения, естественно, сюда не входило. При этом на одну магнитную ленту можно было записать не более 510 черно-белых или 23 цветных изображения. Интересно, что тогда считалось, что полученный с помощью оциф- рования имидж можно хранить бесконечно. Проблема формата записи графического изображения, его открытости и старения в связи со старени- ем программного обеспечения еще не рассматривалась. Таким образом, широкое использование персональных компьютеров в конце 1980-х гг., изменения, произошедшие в начале 1990-х гг. на рынке информационной техники, технологий и ПО, позволившие большому чис- лу организаций и государственных учреждений приобретать любые ин- формационные системы и технологии, и связанный с этим процесс их насыщения компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту, привели к тому, что работа с документами осуществляется преимущественно с по- мощью компьютерной техники, и электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления и архивного дела. |