В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Нормативно-правовая база регламентации архивного делаРазвитие информационных технологий приводит к насущной по- требности разрабатывать политику архивного законодательства. Сегодня в РФ действует программа информатизации архивного дела, разработанная на основе единой методологической базы, которой являют- ся правовые акты, регулирующие архивное дело в России: Федеральные законы от 27.07.2006 № 149 «Об информации, ин- формационных технологиях и о защите информации» [3]; от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципаль- ных услуг» [4]; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [7]; Постановления Правительства РФ № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного до- кументооборота» [6]; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведом- ственного электронного взаимодействия» [13]; от 20.10.2010 № 1815-р «О Государственной программе РФ «Информационное общество (2011 – 2020 гг.)» [1]; от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» [12]; законодательные акты, непосредственно относящиеся к реформи- рованию и регламентированию деятельности в области архивного дела, используемые и в деятельности ГАХК это комплексная «Программа ин- форматизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011 – 2020 гг.» [14], утвержденная Президентом РФ от 7 февраля 2008 г. № Пр-212, и законопроект, принятый субъектом РФ на основании данной программы, постановление Правительства Хабаров- ского края от 02.05.2012 № 139-пр «Об утверждении государственной це- левой программы Хабаровского края «Развитие информационного обще- ства в Хабаровском крае на 2012 – 2020 гг.» [11]. В конце 1995 г. коллегией Росархива была рассмотрена Концепция информатизации архивного дела в России, она была составлена специали- стами Росархива, ВНИИДАД, Российского государственного архива науч- но-технической документации (РГАНТД). Данная концепция предполага- ла, что информатизация архивного дела должна развить рациональную си- стему формирования, сохранности и всестороннего использования Архив- ного фонда, а создание ИПС БД электронных копий архивных документов с возможностью доступа через сети телекоммуникационных проводников позволит расширить доступ к архивной информации. Уже в 1996 г. «Программа информатизации архивного дела России» (1997 – 2000) [15] была утверждена. Она планировала создание правовых и методических документов, регулирующих вопросы применения автомати- зированных технологий, места машиночитаемых документов в архивном деле, различные типовые решения применения автоматизированных тех- нологий и обеспечение их совместимости и преемственности. Концепция информатизации архивного дела предусматривала, что в государственном архиве целесообразно создание информационной систе- мы, реализованной на унифицированном ПО. Система должна была быть многоуровневой и многофункциональной, архивные документы должны были включать в себя описание, поддержку автоматизированного учёта и поиска архивных документов; обеспечение контроля за сохранностью до- кументов; внедрение списков источников комплектования, учёта исполь- зования документов архива. Программа информатизации архивного дела (1997 – 2000 гг.) должна была реализовать конкретные задачи в сфере научных и методических ра- бот, обеспечения высококвалифицированными кадрами, способными орга- низовать практические работы по информатизации архивного дела. За период реализации программы в РФ были созданы и введены в практику архивных учреждений типовые БД по основным направлениям работы архивов. Наряду с ними были внедрены межархивные БД. Особую значимость имело создание БД – Центральный фондовый каталог; БД «Государственный реестр уникальных документов АФ»; «Зарубежная ар- хивная Россика»; «Паспорт архива»; «Справочники по документам архив- ного фонда РФ» и т.д. Подготовлена информационно-правовая база для будущих феде- ральных целевых программ (ФЦП) информатизации архивной отрасли и группа архивных кадров для работы в области информатизации архивного дела. Программа, таким образом, представляла собой комплексный доку- мент, при реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень. Программа «Развитие архивного дела» главной задачей ставила – обеспечение полной сохранности документов Архивного фонда РФ, уси- ление уровня безопасности архивов. Автоматизированная система центра- лизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизи- рованного НСА для расширения доступа к архивной информации, созда- ние полнотекстовых тематических БД это то немногое, что было реали- зовано программой. Следующей программой была – ФЦП «Электронная Россия». Для достижения целей программой планировалось решить следую- щие задачи: создать эффективную и реально работающую нормативно-право- вую базу информационных и коммуникационных технологий; повысить эффективность масштаба использования информацион- ных технологий; способствовать подготовке и переподготовке кадров за счёт модер- низации системы образования на базе ИКТ в координации с проводимой реформой образования; развивать публичную инфраструктуру доступа для предприятий, организаций и граждан к телекоммуникационным сетям, электронным библиотекам и БД. Для эффективного осуществления информатизации, в соответствии с положениями Концепции информатизации архивного дела России, было необходимо наличие общеотраслевой программы информатизации, а также региональных программ, которые могли содержать в качестве разделов мероприятия по информатизации отдельных архивов. Программа ставила целью стимулировать деятельность в области информатизации архивных учреждений России по следующим направле- ниям: практические и организационные работы, методические и научные работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение. Программой определялись исполнители и сроки проведения, кон- кретные направления работ, их содержание. Результатом работы и реализации программы следует считать появ- ление Интернет-портала «Архивы России», внедрение программного ком- плекса «Архивный фонд», проводилось обеспечение компьютерной техни- кой архивной отрасли. Однако за прошедшие годы с момента завершения программы в ар- хивном деле произошли фундаментальные изменения. Федеральные зако- ны, упомянутые выше, постановления и распоряжения изменили коренным образом положение в области информатизации архивной сферы. Потребо- валась выработка программы более перспективной для информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему архивов. На основании поручения руководителя Аппарата Правительства РФ С.С. Собянина от 26.08.2010 № СС-П10-26пр и в соответствии со Страте- гией развития информационного общества в РФ, утвержденной Президен- том РФ 7 февраля 2008 г. № Пр-212, была разработана комплексная «Про- грамма информатизации Федерального архивного агентства и подведом- ственных ему учреждений на 2011 – 2020 гг.» [14]. Ядром программы является комплекс технических, технологических и организационных мероприятий. Программа развила информационную инфраструктуру Росархива и подведомственных ему государственных фе- деральных архивов. Программой решался широкий круг проблем, существующих в це- лом в архивной сфере. Это означает, что задачи программы будут реализо- вываться не только на федеральном уровне, но и на уровне архивных учреждений субъектов РФ. К таким проблемам относятся: совершенство- вание и внедрение систем электронного документооборота в области госу- дарственных услуг, межведомственного электронного взаимодействия и межведомственного электронного документооборота; информатизация ос- новной деятельности архивов. Направление предоставления государственных услуг предполагает, что повысится качество информационного обслуживания населения и ока- зания государственных услуг в электронной форме. Большинство из мероприятий программы реализуется в полном объё- ме. Например, постоянно идет развитие Интернет-портала «Архивы России». Одна из ключевых задач Программы информатизации создание собственных сайтов федеральных архивов или модернизация уже имею- щихся. При этом значительно расширяется возможность доступа юридиче- ских и физических лиц к информации о документах архивов через сайты архивов, на которых будут размещаться электронные описи. Значительным событием в ходе реализации программы стало разме- щение на портале «Архивы России» программного комплекса «Централь- ный фондовый каталог» (ЦФК) с информацией о составе фондов ряда фе- деральных архивов. В перспективе ЦФК должен вобрать в себя сведения о документах всех федеральных и региональных архивов. Органы управления архивным делом в субъектах федерации начали передавать в Росархив сводную БД по всем архивам субъекта в едином формате «Фондовый каталог» ПК с 2012 г. «Центральный фондовый каталог» предоставит гражданам и орга- низациям возможность прямого поиска информации посредством Интер- нета. Таким образом, наша страна выходит на уровень создания масштаб- ного автоматизированного информационного ресурса, позволяющего по- лучать сведения о составе и содержании документов Архивного фонда (АФ) и месте их хранения. Развитие и внедрение систем электронного документооборота это второе направление Программы информатизации. В ходе осуществления Программы шло массовое создание цифровых образов документов, для которых были разработаны отраслевые стандар- ты, правила создания, учета, хранения, описания и использования цифро- вых копий. Для информатизации основной деятельности архивов предусматри- вается реализация комплекса разнообразных задач, условно объединенных под общим названием: автоматизация и комплексная информатизация основных направлений деятельности архивов. Подраздел данного направления это компьютеризация федераль- ных архивов. Она подразумевает решение задач материально-технического обеспечения архивов, среди которых: оборудование рабочих мест сотруд- ников архивов компьютерной техникой в соответствии с унифицирован- ными аппаратными решениями; создание в архивах локальных вычисли- тельных сетей (ЛВС) и обеспечение их широкополосным доступом в Ин- тернет; создание «Реестра Программного обеспечения», проведение уни- фикации используемого ПО, а также приобретение лицензионного про- граммного обеспечения; закупка оборудования для оцифровки и другого периферийного оборудования. Анкетирование архивных учреждений регионов об уровне внедрения компьютерной техники, проведенное по итогам 2010 г., показало, что только небольшая доля компьютерного парка соответствует современным требованиям, значительная часть техники старше трех лет, морально и фи- зически устарела. Ещё одно из ключевых направлений данного раздела Программы ин- форматизации – это развитие Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог». Они лежат в основе автоматизированной системы государственного учёта документов АФ РФ. Этот комплекс должен включить в себя информацию обо всех фондах, описях и делах АФ РФ. Сегодня ПК «Архивный фонд» в той или иной версии используется практически во всех государственных и муниципальных архивах, в част- ности, и в ГАХК. Разработана и обновлённая версия ПК «Фондовый каталог», предна- значенная для органов управления архивным делом субъектов федерации. Загрузив эти базы в разработанный также в 2010 – 2011 гг. ПК «Цен- тральный фондовый каталог», мы, наконец, получим целостную государ- ственную систему автоматизированного учёта документов Архивного фонда РФ. Наращивание объёмов сведений в ПК «Фондовый каталог» потребу- ет и мощной материально-технической базы, и квалифицированного об- служивающего персонала. Зачастую, в регионах такая задача посильна только наиболее развитым в плане компьютеризации и имеющим необхо- димую материально-техническую базу и IT-специалистов архивам. Автоматизация и информатизация внутриархивной деятельности на данный момент находится на слабом уровне. Имеются проблемы с инте- грацией и унификацией технических средств и ПО. Сегодня рынок ПО очень обширен. Так, коммерческие организации, действующие на этом рынке, предлагают на выбор ПО любой сложности и направленности, но эти программные средства, чаще всего невозможно интегрировать в общую систему ПО архива. Поэтому в перспективе будут разрабатываться типовые программные продукты-модули, такие как «Кон- троль за движением дел», «Электронный читальный зал», «Виртуальный читальный зал», «Работа с источниками комплектования», «Выполнение запросов граждан» и др. В Программе информатизации также выделена необходимость со- здания общеотраслевой автоматизированной системы – «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ». Данная система позволит размещать в сети Интернет оцифрованные копии особо уникальных и редких документов, гарантируя при этом пол- ную сохранность оригинала. Оцифровка объектов культурного богатства, включая архивные фон- ды, и развитие цифрового контента в сети Интернет являются одними из ключевых направлений государственной программы «Информационное общество (2011–2020 гг.)». Сегодня необходимо расставить приоритеты в оцифровке докумен- тов, только после решения этой задачи возможно осуществление массово- го перевода в современный цифровой формат большей части АФ РФ. В Программе предусмотрены мероприятия, реализация которых поз- волит значительно увеличить возможности доступа к архивным докумен- там. Среди них: компьютеризация читальных залов и создание на их основе досту- па к оцифрованным копиям хранимых документов; создание на портале «Архивы России» «Электронного читального зала», где каждый может заняться научно-исследовательской деятельностью; создание системы технической поддержки аппаратно-програм- мных комплексов и электронных ресурсов архивов. В Программе информатизации предусмотрено также образование Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). Решение сложных задач по созданию и обслуживанию технических средств автоматизации, а также создание кадрового потенциала для этой ра- боты видится в создании специального Центра, в котором на основе новей- ших технологий обеспечивалась бы работа с электронными документами. Создание одного центра намного выгоднее, чем создание подобных центров при каждом архиве. Хранение резервных копий всех электронных образов документов, создаваемых в архивах, могло бы стать одной из важ- нейших задач всей страны. В заключение следует коротко рассмотреть еще два вопроса. Новейшие информационные технологии требуют обучать архиви- стов по расширенным направлениям в различных областях теоретических и прикладных знаний, особенно в области информатики, компьютерной техники и даже программирования. Поэтому обязательным должно быть обучение сотрудников. Компьютерная грамотность всех архивистов это залог успешной работы с внедряемыми программами. Наконец, не менее значимой остаётся и проблема инвестиций. Со- временная материально-техническая база потребует затрат сотен миллио- нов рублей. Работы предстоит очень много, но надо переходить на новый уро- вень и соответствовать требованиям завтрашнего дня. Как пример регионального законодательства об архивах, рассмотрим программу информатизации Государственного архива Хабаровского края. Программа информатизации ГАХК основана на двух нормативно- методических документах, разработанных при участии Управления по де- лам архивов Хабаровского края, Государственного архива Хабаровского края и коллегии по делам архивов Правительства Хабаровского края: решении коллегии по делам архивов Правительства Хабаровского края от 07.02.2012 «Об утверждении краевой отраслевой программы Обеспечение сохранности архивных документов и пожарной безопасно- сти архивных учреждений Хабаровского края на 2012-2014 гг. »; «Инструкции по созданию электронного фонда пользования до- кументов государственного учреждения Государственный архив Хаба- ровского края», утверждённой 26.02.2010. Эти документы подвели итоги результативности программного под- хода к решению вопросов сохранности документов в электронном виде в период с 2005 по 2010 гг. Решением коллегии в данной программе была закреплена первоочерёдность перевода в электронный формат документов и описей дел, особо ценных и наиболее используемых, с одновременным прикреплением к ПК «Архивный фонд». Обратимся к наиболее важным пунктам программы в области ин- форматизации и перевода документов в электронный формат. В разделе 1 «Электронный архив» представлены объёмы сканирова- ния особо ценных дел постоянного хранения на 2012, 2013 и 2014 гг. Они составляют 1290 ед. хр. (322400 листов) в 2012 г., 2364 ед. хр. (591067 листов) в 2013 г., 2579 ед. хр. (644800 листов) в 2014 г. Для этих целей было запланировано приобретение дорогостоящего сканера и рабо- чей станции к этому оборудованию, включающей: монитор, системный блок, АПС и комплектующие. «Инструкция по созданию электронного фонда пользования доку- ментов государственного учреждения Государственный архив Хабаров- ского края» (далее Инструкция), утверждённая 26.02.2010, была разра- ботана с целью упорядочения работы по созданию, использованию элек- тронного фонда пользования (ЭФП). При её разработке ГАХК использовал публикации архивных учреждений РФ, излагающие отечественный опыт по рассматриваемой тематике и имеющиеся технические возможности ар- хива. Инструкция состоит из семи разделов (Общие положения; Организа- ция создания ЭФП; Учет ЭФП; Обеспечение сохранности ЭФП; Организа- ция проверки наличия и контроля технического состояния ЭФП; Оборудо- вание и программное обеспечение, применяемое для создания ЭФП; Ис- пользование ЭФП). В качестве приложений к тексту Инструкции даны формы документов, обеспечивающих проведение работ по подготовке и передаче документов на оцифрование, учету, контролю наличия и техни- ческого состояния ЭФП. Вопросы создания электронных копий кино-, фото-, фоно-, видео- документов в данной Инструкции не рассматриваются. Инструкция была согласована с ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хаба- ровского края в 26.02.2010. Рассмотрим Инструкцию более подробно, это необходимо, чтобы более подробно разобраться в этом основополагающем документе, на ко- тором базируется вся деятельность архива в области информатизации. В первом разделе «Общие положения» даётся определение тому, что представляет собой ЭФП, цель его создания, методика создания, краткая терминологическая база основных понятий и определений, по которым идёт оцифровка и создание ЭФП. Даны определения таким понятиям, как «Оцифрование документа», «ЭФП», «Электронный документ» (по большему счёту повторяет закон 2004 года), «Электронная копия документа». В Инструкции говорится, что создание ЭФП организуется в архиве как самостоятельный вид работы, что подтверждает вышеприведенное мнение автора относительно классификации самостоятельных основных направлений в области информатизации и автоматизации. Согласно Инструкции, основными этапами создания ЭФП являются: планирование работы по созданию ЭФП; подготовка и передача документов на оцифрование; оцифрование документов; передача электронных копий документов на хранение. Дальше оговаривается перечень технических и программных средств создания ЭФП. К ним отнесены: персональные компьютеры с необходимой мощно- стью для обработки информации; устройства оцифрования документов: (сканеры формата А3, А4); цифровые фотоаппараты; устройства записи и чтения различных оптических дисков; программное обеспечение; СD-R и DVD-R носители информации для записи и чтения информации. Во втором разделе «Организация создания ЭФП» оговорены алго- ритмы последовательности создания ЭФП от начала планирования до пе- редачи на хранение. В пункте 2.1.2. раздела 2.1 «Планирование работы по созданию ЭФП» говорится, что работы по созданию ЭФП осуществляются в соот- ветствии с «Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государ- ственными архивами», «Нормами времени и выработки на работы и услу- ги, выполняемые лабораториями обеспечения сохранности документов АФ РФ», а также «Нормами времени (выработки) на основные виды работ, вы- полняемые в государственном учреждении «Государственный архив Хаба- ровского края», утвержденными приказом от 26.11.2009 № 56. Таким образом, следует сделать вывод о том, что ГАХК в области сопровождения нормативными актами основных процессов его деятельно- сти в области автоматизации (комплектования, учёта, хранения, использо- вания) находится на одном уровне с развитием данных направлений в дру- гих государственных архивах. |