В документационном обеспечении управления

• Название: В документационном обеспечении управления
• Дата: 26.02.2023
• Размер: 249.54 Kb.
• Имя файла: _Akhmetova_Informatsionnyye_tekhnologii_v_dokumentatsionnom_obes.docx
• Тип: Документы; #956491
• страница: 11 из 42

ОСНОВНЫЕ ОБЪЕКТЫ И ПРИНЦИПЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

И АРХИВНОГО ДЕЛА

1. Цели и задачи информатизации ДОУ и архивного дела

Успешное решение задач развития системы документационного обеспечения требует системного подхода, базирующегося на единой це- лостной концепции, включающей набор целей, принципов, направлений и задач информатизации, структурированных по этапам и исполнителям.

Главной целью информатизации является создание условий, обеспе- чивающих эффективную и качественную реализацию процессов докумен- тационного обеспечения функционирования федеральных органов госу- дарственной власти, органов власти субъектов федерации и органов мест- ного самоуправления.

Такими условиями являются:

• 
  формирование единого информационного пространства органов государственного управления, удовлетворяющего требованиям защищен- ности и информационной безопасности;
  
• 
  легитимизация использования в официальном делопроизводстве и архивном деле документов, представленных в цифровой форме;
  
• 
  повышение эффективности и качества выполнения технических операций, выполняемых в процессах документирования, документооборо- та, работы с документами и их хранения;
  
• 
  повышение оперативности доведения документов до адресатов
  

(исполнителей).

В основу подходов к достижению целей информатизации должны быть положены следующие принципы:

• 
  централизованное руководство процессом информатизации, осно- ванное на существующей и совершенствующейся нормативно-правовой базе, консолидация усилий органов государственной власти, исследова- тельских учреждений и бизнес-сообществ по исследованию проблем ин- форматизации документационного обеспечения управления;
  
• 
  преемственность процесса информатизации, обеспечивающая ра- циональное использование существующих вычислительных ресурсов, ма- тематического, программного и информационного обеспечения, суще- ствующего научного и методического задела;
  
• 
  плановость и научная обоснованность формирования инфра- структуры информатизации государственной системы документационного обеспечения деятельности органов государственной власти;
  
• 
  комплексность в решении задач информатизации;
  
• 
  оптимальное использование материально-технических и финан- совых ресурсов на нужды информатизации государственной системы до- кументационного обеспечения деятельности государственной власти.
  

История развития взглядов на выбор направлений информатизации архивной отрасли в России – это сравнительно недолгий процесс, но за это время успел накопиться обширный круг противоречий и проблем в обла- сти методологических подходов.

Ещё в начале 90-х гг. XX в. цели информатизации, поставленные для всей государственной архивной структуры страны, в регионах приобрета- ли характерные лишь для них существенные отличия от общегосудар- ственных. Причины этому, по всей видимости, находятся в экономических, культурных, политических, демографических особенностях разных регио- нов, которые в зависимости от своей удалённости от центра страны, могут варьироваться очень значительно.

ФАА РФ на начальных этапах современной истории на основе зару- бежного опыта были сформулированы ключевые положения и направле-

ния информатизации архивного дела, а именно: внедрение ИКТ в научно- информационную деятельность архивов, использование и публикацию до- кументов; включение ИКТ в организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и органи- заций документов в делопроизводстве учреждений; внедрение ИКТ в обеспечение сохранности и государственный учет документов АФ РФ; внедрение ИКТ в комплектование и экспертизу ценности документов.

Учитывая всё вышесказанное, необходимо признать, что внедрение ИКТ в основе своей преследует совершенствование традиционных задач архивоведения и привнесение новых, рыночных.

К традиционным и наиболее важным и перспективным направлени- ям использования современных информационных технологий в деятельно- сти архивных учреждений следует отнести: организацию учета документов Архивного фонда РФ (с реализацией этого направления связано создание автоматизированного НСА, в котором используется информация, накапли- ваемая в процессе учета документов); использование и публикацию доку- ментов; организацию поступления запросов на архивную информацию; со- вершенствование процессов поиска; предоставления и копирования доку- ментов; учет выдачи дел исследователям; составление и выдачу архивных справок; учет использования документов; информатизацию и внедрение ИКТ, направленное на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ.

Использование высокоэффективных общесистемных и специализи- рованных прикладных программ, в том числе текстовых и табличных про- цессоров, систем управления базами данных, гипертекстовых и мульти- медийных технологий, которые позволяют создавать сборники архивных документов, справочно-информационные издания, базы данных, содержа- щие копии документов, является одной из важнейших целей применения внедрённых ИКТ, поэтому направление средств автоматизации для прове- дения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах следует признать одним из важнейших и результативных.

Немаловажной целью внедрения ИКТ в традиционные формы архи- воведения остаётся и автоматизация организационно-управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства архива, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ИКТ и специализированного ПО способствует сокращению трудо- емкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением ар- хивом. Отдельные цели и объекты имеют локальный характер, это управ- ление кадрами, бухгалтерский учет и др.

Перечисленные цели и объекты информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализа-

ция должна осуществляться в определенной последовательности, обеспе- чивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эф- фекта.

Если говорить о ключевых принципах, которые изначально брались и существуют и до настоящего времени, с некоторыми изменениями и до- работками, то информатизация архивного дела РФ базируется на следую- щих основных принципах. Государственный учет и НСА к документам АФ РФ осуществляется на принципах преемственности к традиционно сло- жившейся системе, контроля за обеспечением учета использования и со- хранности документов. Автоматизированные архивные технологии осно- ваны на преемственности в развитии: это значит, что каждая последующая версия ПО определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии ПО. Архивные учре- ждения базируются на системности в реализации технологических и ин- формационных решений как одного архивного учреждения, так и группы. Представления, описания, передачи и обработки данных в электронной форме складываются на внутриотраслевой унификации методов в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений.

Основные принципы взяты при создании информатизации и внедре- нии ИКТ. ФАА РФ отталкивалось от факта, что значительная регламента- ция и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типи- зации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содер- жательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. При- менение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.