В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
Понятие «электронный документооборот»: возможности и пути использованияПонятиеэлектронногодокумента Электронный обмен данными это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютер- ные сети, электронная почта вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. Применение системы электронного документооборота (СЭД) позво- ляет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в элек- тронном формате, что качественно меняет организацию контроля испол- нения документов. Карточки централизованно зарегистрированных доку- ментов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде со- трудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолю- циями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями струк- турных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения до- кументов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о прибли- жении срока исполнения и наступление данного срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о конкретных сроках. Также значительно трансформируется процесс согласования проек- тов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными верси- ями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде. СЭД обязательно включает текущий электронный архив, с помощью которого решаются проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколь- кими сотрудниками. Хранение текстов документов в электронном формате позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципи- ально новые возможности при ведении справочно-информационной рабо- ты, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Применение электронного архива избавляет от необходимо- сти создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа. С правовой точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная си- ла) электронных документов. Поэтому наряду с совершенствованием инфор- мационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная под- держка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передавае- мым электронным способом, юридического статуса документа. Таким образом, электронный документ можно определить как набор данных, записанных в машиночитаемом формате, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками электронного документооборота или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традици- онного режима. Системыэлектронногодокументооборота Существует множество программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства. Мы рассмотрим некоторые из них. Docs Open – это технология, предназначенная для организации, ко- торая занимается интенсивным созданием документов и их редактирова- нием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Это открытая платформа. К ней поставляется сред- ство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является воз- можность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает мощными средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому доку- менту. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при форми- ровании поискового запроса. Documentum система управления документами, знаниями и биз- нес-процессами для крупных предприятий и организаций и прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамиче- ского управления содержимым корпоративных интернет-сайтов. В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, ин- тегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum, решая традиционные задачи управления документа- ми и знаниями, включает в себя целый ряд инноваций, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. StaffWare – это технология организации электронного документо- оборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии «клиент-сервер». Особенностями данной технологии являются: поддержка коллективной работы с большим количеством заданий массы исполнителей; динамическое управление и контроль исполнения работ; возможность интеграции с различными приложениями ОС Windows и Unix; использование различных платформ. В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки. Lan Docs разработанная специалистами компании «ЛАНИТ» ли- ния масштабируемых продуктов. Она предназначена для комплексной ав- томатизации делопроизводства, создания корпоративных архивов элек- тронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизвод- ственной деятельности, создать корпоративный архив электронных доку- ментов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложения- ми, разграничение доступа пользователей к документной информации. Босс-Референт – это корпоративная система, которая поддерживает управление бизнес-процессами, российские стандарты делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, а также отслеживает договоры с внешними клиентами. Она предназначена для ра- боты всех сотрудников организации, обладает функциональностью для ре- ализации делопроизводства. Технология основана на базе клиент-сервер. В качестве базы данных она использует свою базу назначения Nike, но также возможно использование SQL Server. Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент- сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслежи- вать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах: тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компью- терные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс- аппараты. Основные особенности системы Lotus Notes: единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации; гибкость при обработке сложных документов, содержащих дан- ные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы; среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп; развитая система защиты от несанкционированного доступа к ин- формации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа; применение тиражирования для предоставления всем пользовате- лям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразде- лении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков; масштабируемость – возможность поддерживать организации лю- бого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей. Евфрат-Документооборот – информационная система, созданная для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на совре- менном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный архив документов различных типов. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необхо- димыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархи- ческих папок, и находить, используя разнообразные средства поиска доку- ментов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режи- ме просмотра с сохранением первозданного вида документов, без вызова внешних программ. Евфрат также позволяет производить архивирование документов, за- регистрированных в базе системы. Функции и основные особенности электронного архива «Евфрат»: сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения; является универсальной и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные методы регистрации, классификации и поиска произвольных объектов; ориентирован на российский документооборот; функционирует в локальном варианте и режиме клиент-сервер с возможностью доступа по сети; отслеживает изменения местоположения файлов без ручного вме- шательства. |