В документационном обеспечении управления
 Скачать 249.54 Kb.
|
ИСТОРИЯ МЕХАНИЗАЦИИ И АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯИ АРХИВНОГО ДЕЛАОсновные этапы и итоги механизации и автоматизации ДОУПервыйэтапавтоматизацииДОУв1970–1980-егг. Вопросы автоматизации документационного обеспечения впервые были исследованы в 1982 г., когда был обобщен накопленный опыт авто- матизации ДОУ в труде преподавателей Московского государственного историко-архивного института М.В. Ларина, B.C. Мингалева «Современ- ные системы документационного обеспечения управления» [2]. Больше в 1980-е гг. комплексно этот вопрос в литературе не рассматривался. В то же время собранная в процессе разработки и эксплуатации первых автомати- зированных систем информация может послужить фундаментом для со- временных разработок автоматизированных систем управления докумен- тацией. Изучение закономерностей и путей эволюции организационно- технологических систем ДОУ позволит эффективнее решать концептуаль- ные задачи перспективных исследований и разработок в данной сфере. К началу 1970-х гг. в СССР был накоплен достаточно большой опыт в области создания и использования средств вычислительной техники. Од- нако выпускаемые ЭВМ второго поколения не имели программной совме- стимости друг с другом, использовали разнотипное периферийное обору- дование и программное обеспечение. В связи с этим в 1969 г. социалисти- ческими странами (Болгария, Венгрия, ГДР, Польша, СССР, Чехословакия) было достигнуто межправительственное соглашение о сотрудничестве в области вычислительной техники, результатом которого стало проектиро- вание и создание Единой системы ЭВМ (ЕС ЭВМ) [3]. Отраслевые автоматизированные системы управления (АСУ), как правило, включали в себя отдельные задачи ДОУ (бухучет, статистика, кадры). В АСУ действовали подсистемы регистрации документов, кон- троля исполнения документов и поручений, учет жалоб трудящихся и дру- гие локальные участки работы с документами, например, подготовка тек- стов. С учетом того, что обработка информации АСУ производилась, как правило, на специально организованных вычислительных центрах, зача- стую удаленных от аппарата управления, в пакетном режиме, возникали дополнительные осложнения в работе аппарата управления. Особенно тру- доемкой была операция ввода информации в память ЭВМ. Характерной чертой процесса внедрения АСУ было сохранение дей- ствующих делопроизводственных подразделений и создание их аналогов в составе вычислительных центров. В учреждениях существовали три па- раллельных информационных потока: делопроизводственный в службе ДОУ, автоматизированный на распечатках – в вычислительном центре и смешанный – в функциональных подразделениях. Такая инфраструктура документопотоков была очень сложной для управления ими. В связи с этим системы подобного рода применялись лишь в крупных министер- ствах и ведомствах, которые имели возможность бюджетного финансиро- вания этого дорогостоящего дела. Тем не менее на начало 1980 г. в стране действовало более 4370 ав- томатизированных систем, из которых 2700 систем было создано для управления предприятиями, объединениями, министерствами и ведом- ствами. 240 отраслевых АСУ функционировали во всех союзных и при- мерно в трети республиканских министерств. Практической пользы для делопроизводственного персонала внедре- ние частичной автоматизации не несло, наоборот, возрос объем докумен- тации, циркулирующей в аппарате управления. Вместе с тем нельзя не от- метить, что автоматизация отдельных производственных процедур обра- ботки документации заставила ученых и специалистов задуматься над проблемами эффективности управленческого труда, оптимизации управ- ленческих процедур обработки информации, унификации и стандартиза- ции документов, над вопросами теории и практики применения машино- читаемого документа. Появившийся к началу 80-х гг. опыт и распространение терминаль- ных устройств ЭВМ (автоматизированных рабочих мест) дали возмож- ность передовым учреждениям перейти к созданию специальных автома- тизированных систем документационного обеспечения управления. Одна из лучших полифункциональных автоматизированных систем обработки данных (АСОД) была разработана специалистами научно- исследовательского института Информэлектро и ГИВЦ для центрального аппарата Минэлектротехпрома СССР. Система была реализована на комплексе технических средств, цен- тральным звеном которого являлась мини-ЭВМ ЭКЛИПС С/330. Основ- ные технические средства, благодаря компактности ЭВМ, были располо- жены непосредственно в здании министерства, что не потребовало протя- женных каналов связи. Терминальными устройствами АСОД служили дисплеи с клавиатурой в узлах обработки документов (секретариатах, кан- целярии и т.п.). Отличительной особенностью АСОД Минэлектротехпрома было и то, что система работала в режиме реального времени с использо- ванием передового метода типа меню и могла в идеале одновременно об- служивать 256 пользователей. Таким образом, АСОД Минэлектротехпрома стала прообразом си- стем нового типа, которые позволили перейти от локальной автоматизации отдельных делопроизводственных функций и процедур к комплексному решению проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в организациях. Одним из общих направлений работы в 80-е гг. стало создание авто- матизированных рабочих мест (АРМ). Под АРМ понималась совокупность технических, программных средств, информационного и организационно- го обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных ор- ганизационно-управленческих задач. В 1980-е гг. с появлением первых персональных компьютеров разработка автоматизированных рабочих мест различных уровней управления и функционального назначения (АРМ руко- водителя, АРМ бухгалтера, АРМ секретаря и т.д.) стала необходимым эле- ментом информационной технологии независимо от уровня ее развития. Цель их создания эффективное использование информационных ресурсов в динамичной внешней среде. В автоматизированной системе любого уров- ня сложности АРМ является основной ее составляющей. На первом этапе автоматизации, как правило, создавалась совокупность автономных АРМ, не связанных друг с другом. В дальнейшем они объединялись в сети, что позволяло использовать все информационные ресурсы в пределах системы. Массовое развитие автоматизированных информационных систем стало для отечественного документоведения фактором, стимулирующим новые области документоведческих исследований и новые практические решения. В это время документоведение начинает более активно стыко- ваться с документалистикой, научной дисциплиной, представляющей прикладную часть кибернетики и изучающую управление большими ди- намическими документальными системами, т.е. такими системами, где информация обращается в виде документов. На развитие документоведе- ния в период 70-80-х годов прошлого столетия все большее влияние стали оказывать и специалисты по информационному обеспечению автоматизи- рованных систем управления, которые также занимались ДОУ, привнося свое понимание и документа, и вопросов проектирования документных си- стем. Следует особо подчеркнуть, что активное внедрение вычислитель- ной техники в обработку управленческой документации привело к прин- ципиальным изменениям в документальной среде, которые с определенной оговоркой можно назвать революционными, т.к. появились принципиально новые носители и способы записи, чтения, поиска, хранения документиро- ванной информации. Совершенно ясно, что все эти нововведения требовали серьезной ис- следовательской работы. Одним из ее первых результатов стало возникно- вение нового в документоведении термина документационное обеспече- ние управления. В 1980-е гг. выделился ряд факторов, существенно изменивших сло- жившиеся ранее взгляды на применение ЭВМ в управлении. Среди этих факторов главенствующее место занимают такие, как развитие микроэлек- троники, появление доступных обычному пользователю микроЭВМ, а также создание вычислительных сетей различного типа. Указанные факто- ры привели к развитию систем коллективного пользования, связанных меж- ду собой системами обмена данных, и к внедрению различных типов устройств микроэлектроники непосредственно в управленческие процессы. Рост технических возможностей, масштабы и значение информаци- онной деятельности, как в СССР, так и в зарубежных странах, привели к использованию принципиально новых информационных технологий, в том числе для документационного обеспечения управленческой деятельности. Появилась теоретическая возможность создания так называемого «безбу- мажного офиса». Научно-технический прогресс дал возможность реально подойти к проектированию автоматизированной системы, которая могла быть ис- пользована в практике рациональной организации документирования и всех последующих процедур обработки документов, исключающей избы- точное дублирование и излишнее документирование, обеспечивающей по- иск информации и сокращающей хранящиеся массивы; с ее помощью можно было построить единый информационный массив, основанный на общих принципах и правилах, включающий в себя как документы на тра- диционном бумажном носителе, так и машиночитаемые [4]. Такая система получила название системы документационного обеспечения (СДО). Система документационного обеспечения – принципиально новый для документоведения подход к рационализации и анализу документации: изменяется содержательное наполнение объекта исследования за счет рас- ширения состава традиционных документов и включения машинных носи- телей; появляются новые элементы исследований – машинные носители и машинная обработка информации; создаются новые организационные формы управления документацией с централизацией ответственности за весь документационный массив в пределах организации. Актуальная задача документоведения в тот период времени заклю- чалась в том, чтобы выработать концепцию системы документационного обеспечения, т.е. определить ее принципиальное содержание, направления автоматизации работ с документами, чтобы с ее помощью способствовать повышению эффективности управленческой деятельности и сокращению объемов документации. По мнению А.Н. Соковой, создание СДО должно было включать два этапа. Первый этап это период упорядочения традиционной документа- ции, выработки концепции применения современных технических средств, теоретического построения будущей системы, автоматизации отдельных документационных операций. На этом этапе, согласно взглядам А.Н. Со- ковой, должно быть организовано централизованное управление докумен- тацией в организации и достигнуты: унификация и стандартизация состава и формы традиционных документов; унификация и классификация показа- телей; сокращение объема документооборота; выработка концепции СДО с использованием ЭВТ; частичная автоматизация операций. Итак, на первом этапе должна произойти рационализация существующей документальной системы. Второй этап должен был привести к принципиальному измене- нию системы документирования и обмена информацией и к переходу на безбумажные формы обмена информацией в системе управления [5]. Практическая реализация накопленного научного потенциала про- изошла в процессе разработки Типовой системы документационного обес- печения (ТСДО) управления. 28 апреля 1977 г. Госкомитет СССР по науке и технике принял постановление № 191 о ее разработке. Головной органи- зацией разработчиком системы документационного обеспечения стал Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Разработка ТСДО была направлена на создание автоматизированной системы, реализующей в центральном аппарате министерства или ведом- ства положений единой системы документационного обеспечения управ- ления, государственных стандартов на унифицированные системы доку- ментации и других нормативно-методических документов. На первом эта- пе ТСДО предусматривала выполнение в автоматизированном режиме ос- новных функций аппарата управления по работе с документами: подготов- ку и оформление документов; учет и регистрацию документов; передачу, хранение и поиск документов; контроль исполнения документов. Кроме этого, предусматривалось автоматизировать процессы пере- дачи информации внутри организации и включить ведомственный архив в автоматизированную справочно-информационную систему. Система была ориентирована на применение мини-ЭВМ и персо- нальных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или локаль- ных сетей и включала в себя оригинальные прогрессивные решения. В ка- честве нормативно-методической базы ТСДО опиралась на положения ЕГСД, государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию (ОРД), документы Унифицированной системы организаци- онно-распорядительной документации (УСОРД). В 1985 г. был закончен технорабочий проект первой очереди систе- мы, и началось его опытное внедрение в базовых организациях. Рассмот- рим принципиальные особенности этого проекта и его значение для теории и практики документоведения. Разработчики выделили четыре основных компонента СДО: 1) орга- низационно-правовое обеспечение; 2) документальная база; 3) автоматизи- рованная технология подготовки документов; 4) технология обработки до- кументов средствами оргтехники. Организационно-правовое обеспечение заключалось в регламенти- ровании функций и прав подразделений и должностных лиц по отношению к средствам системы и создании механизма правового обоснования работы с документами и содержания управленческих процедур. Решение первой задачи достигалось подготовкой научно-обоснованных положений о структурных подразделениях, а также должностных инструкций всех кате- горий пользователей системы. Вторая задача, и это было впервые в прак- тике автоматизации управления, должна была решаться созданием специ- альной подсистемы правового обеспечения информационно-поисковой системы (ИПС) «Законодательство». Таким образом, разработчики си- стемы пытались решить проблему повышения правовой культуры деятель- ности аппарата управления и обоснованности принимаемых им решений. Для своего времени это была новая и нестандартная постановка вопроса. Важное значение разработчики придавали второму компоненту си- стемы документационнойбазе. На основе принципов унификации, стандартизации, применения методов моделирования технологических процессов обработки документации в центральном аппарате, а также за счет формализации документации разработчики определили основное ядро документационной базы, единой для всех центральных министерств и ве- домств. В нее были включены: примерный табель форм документов по типовым управленческим функциям и типовым структурным подразделениям центрального аппарата министерства (ведомства); методические указания по разработке, внедрению и ведению табе- ля форм документов; альбом унифицированных форм распорядительных документов; схема построения номенклатуры дел центрального аппарата мини- стерств (ведомств). В целом состав компонентов документационной базы обеспечил це- ленаправленное упорядочение состава видов и форм документов цен- трального аппарата министерств и ведомств, систематизацию их по функ- циям и уровням управления, достижение системности в документировании и в работе по унификации форм документов. Авторы проекта отмечали, что разработка документационной базы является необходимым условием эффективного использования средств электронно-вычислительной техники в документационном обеспечении; в то же время совершенствование документационной базы имеет самостоятельное значение независимо от использования ее в процессах автоматизированной обработки документ- ной информации. Менее интересны с точки зрения современных информационных технологий два других компонента системы, охватывающие технические стороны проекта ТСДО. Отметим лишь, что разработчики ориентирова- лись на применение вычислительных сетей и архитектуры технических средств ТСДО типа «клиент-сервер», включающую в качестве основного вычислительного звена большую ЭВМ и работающие в сети с ней «сател- литные ЭВМ», терминальные устройства на рабочих местах служащих. В качестве итогового заключения можно отметить, что проектные решения ТСДО в основном соответствовали требованиям научно-техни- ческого прогресса и задачам, которые решались министерствами и ведом- ствами посредством документационного обеспечения управления. Типовой характер системы предполагал ее одновременное внедрение в системе цен- тральных органов государственного управления СССР, поэтому часть про- ектных решений носила слишком общий характер. Вряд ли, например, та- бель документов одного министерства мог быть без соответствующей адаптации применен в другом органе управления, хотя само выделение но- вых с точки зрения оргпроектирования видов регламентирующих доку- ментов заслуживает безусловного одобрения. Например, такие документы, как табель документов и альбом унифицированных форм документов, с успехом применяются и в современной практике. Работы по ТСДО в соответствии с государственной целевой научно- технической программой продолжались до 1990 г. За это время ТСДО прошла опытную эксплуатацию в семи организациях (Госарбитраж СССР, Минстанкопром СССР, Торгово-промышленная палата, Исполком Ереван- ского горсовета и др.) и была доработана в соответствии с полученными опытными данными. 30 сентября 1990 г. Межведомственная комиссия приняла решение «рекомендовать ТСДО для промышленной эксплуатации в министерствах, ведомствах, местных Советах народных депутатов». Хотя комиссия и рекомендовала «обеспечить меры по развитию, ведению и модернизации системы», после приемки все работы по ТСДО были прекращены. В целом методологически ТСДО явилась значительным шагом впе- ред в решении вопросов автоматизации ДОУ. В процессе разработки ТСДО был накоплен большой научный потенциал и практический опыт внедрения ее компонентов в практику. В то же время ее проектирование показало, что выдвигаемые цели должны опираться на соответствующие технологии и технику, в противном случае самые передовые решения мо- гут остаться не реализованными, как это и случилось в ТСДО. Разработчи- кам не удалось выполнить в полном объеме поставленные задачи. Тем не менее, оценивая в целом первый период автоматизации ДОУ, надо отметить, что всего за два десятилетия отечественное документоведе- ние сумело накопить новое теоретическое и прикладное знание, чтобы профессионально решать сложные междисциплинарные задачи, а сам объ- ект исследований – автоматизация работы с документами – преодолела путь от локальной рационализации отдельных рабочих мест до создания проектов больших документальных систем на базе современной техники. Однако их практическое внедрение сдерживалось недостатком в организа- циях компьютерной техники на уровне лучших западных образцов и но- вых информационных технологий, получивших к этому времени распро- странение на Западе. АвтоматизацияпроцессовДОУв1990-егг. В 1990-е гг. происходит существенное изменение ситуации в сфере автоматизации документационного обеспечения управления. Если в предыдущий период времени государство в определенной степени регули- ровало эти процессы с помощью соответствующих органов (Госкомитета по науке и технике, Госстандарта, Минприбора, архивных органов и т.д.), создавая общегосударственные программы разработки и внедрения авто- матизированных систем управления, подкрепленные внутриведомствен- ными разработками, то в рассматриваемый период времени сложились но- вые обстоятельства глобального характера, влияющие на процессы авто- матизации работы с документами в управлении. В 1994 г. на научно-практической конференции «Документ в управ- ленческих структурах», которая собрала ученых-документоведов после долгого перерыва, многие докладчики отметили ряд системных характери- стик современного отечественного делопроизводства, которые вызвали тревогу у научной общественности. Выделим из них главные: реальный отказ и забвение тех положительных результатов, до- стигнутых ранее, когда были разработаны Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), стандарты на документы и терминологию, клас- сификаторы технико-экономической информации (ТЭИ), методологически обоснованы и реализованы в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) единые требования ко всем системам документации; принято практикой понятие ДОУ, принципиально отличное от делопроизводства и приближающееся по наполнению к международно- му термину «управление документацией»; существующая нормативно-методическая база в сфере ДОУ не распространяется на негосударственные организации, что привело к мно- говариантной самодеятельности новых управленческих структур в процес- се документирования своей деятельности; уровень научных исследований в области документоведения сни- зился; кадровое обеспечение работы с документами неудовлетворительно, качество профессиональной подготовки делопроизводственного персонала ухудшилось; роль архивных органов в руководстве и организации документаци- онного обеспечения управления уменьшилась; внедрение компьютеров и компьютерных технологий в аппарате управления не подкрепляется соответствующими исследованиями в доку- ментоведении. Наблюдения ученых были подкреплены результатами проведенных в 1996-1997 гг. по инициативе Администрации Президента РФ (при участии ВНИИДАД и других научных учреждений) исследований документацион- ного обеспечения органов управления РФ, которые показали: а) несовершенство действующей системы управления документаци- ей, информационными ресурсами; б) несоответствие потребностям времени научно-методического обеспечения управления документацией; в) отставание документоведческих разработок нормативного и мето- дического характера от темпов развития информационных технологий и носителей информации; г) несовершенство процессов текущего и архивного хранения и ис- пользования документации органов управления; д) недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления. Неудовлетворительное состояние делопроизводства в российских организациях отмечают и специалисты по новым информационным техно- логиям. Авторы книги «Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга» к основным недостаткам делопроизвод- ства относят: фактическое отсутствие нормативных и инструктивных материа- лов, описывающих документационное обеспечение и правила делопроиз- водства в учреждениях и учитывающих требования законов, а также нор- мативных актов, как предписываемых вышестоящими инстанциями, так и внутренних; отсутствие системности в подходах к реализации типовых проце- дур, не позволяющее быстро создавать (исполнять) документы, особенно те, что требуют коллективной работы, необоснованно увеличивающее объ- емы хранимой информации и затрудняющее поиск необходимых данных; слабую оснащенность современной компьютерной техникой под- разделений, связанных с административным управлением и хозяйственной деятельностью; отсутствие или плохую организацию единой транспортно-комму- никационной среды, объединяющей хранилища документов подразделе- ний учреждения (в общем случае территориально разобщенных); отсутствие адекватных электронных технологий, приводящее к ис- пользованию устаревших, часто рутинных, решений на основных техноло- гических операциях создания, обработки, хранения, поиска и контроля ис- полнения документов; отсутствие эффективной системы слежения и быстрого реагирова- ния за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения учреждения; большое отставание в работах по стандартизации форм докумен- тов, процессов обработки информации и документооборота; фактическое отсутствие классификаторов, тезаурусов и толковых словарей (глоссариев). Следует отметить, что не все перечисленные недостатки являются продуктами нашего времени. Многие из них имеют историческое проис- хождение, вытекающее из постоянной недооценки значения работы с до- кументами в управлении, причем не только в российской практике. Важно подчеркнуть, что понимание природы этих недостатков и проблем, приводящих к их возникновению в практике работы управленче- ского персонала, их критическая оценка являются важнейшими условиями принятия верных, научно-обоснованных решений, когда речь идет о внед- рении новых информационных технологий и системных нововведений в управлении документами в организациях. Анализ современной ситуации показывает, что постепенно склады- ваются предпосылки для преодоления указанных негативных явлений в сфере работы с документами. Важнейшей из них является прогресс в обла- сти новых информационных технологий. По сравнению с предыдущим десятилетием на рынке информацион- ной техники и технологий, программного обеспечения, канцелярских то- варов и оборудования офисов сложилась совершенно иная ситуация. В настоящее время этот рынок дает возможность приобретать любые совре- менные информационные системы и технологии. Суммарный объем средств, циркулирующих на российском рынке телекоммуникаций, инфор- мационных технологий, продуктов и услуг достигает 5,0 7,5 млрд долл. США в год. В 1997 г. в России было выпущено 1,4 млн персональных компьюте- ров общей стоимостью 1,9 млрд долл. Благодаря значительным инвестици- ям в аппаратное обеспечение, Россия стала пятым по объему рынком пер- сональных компьютеров в Европе. По оценке компании IDG, в 1997 г. оборот рынка информационных технологий составил 3,47 млрд долл., из них 81 % приходится на долю аппаратного обеспечения, 7 % на долю программного обеспечения, 12 % на услуги. В связи с этим идет бурное насыщение государственных и дру- гих организаций компьютерной и копировальной техникой, современными средствами связи, включая электронные сети, электронную почту и т.д. Грамотное использование технико-технологических новшеств, по нашему мнению, должно опираться на строго выверенные рекомендации экспер- тов. Особенно важно это для государственных организаций, которые по возможности должны использовать сопрягаемые технические устройства и технологии на единой методической базе. Следующей предпосылкой является возникновение спроса на совре- менные системы документационного обеспечения управления в органах государственного управления и, особенно, в коммерческих организациях. Рынок нацеливает менеджеров на эффективное управление, а реальная конкуренция заставляет обратить внимание на необходимость построения информационных систем, обеспечивающих лучшее, чем у конкурента, ис- пользование информации для принятия решений. Следовательно, большее внимание уделяется вопросам управления документацией. Об этом же свидетельствует постоянный спрос на специалистов- документоведов. Исследования показывают, что в настоящее время в стране возраста- ет число фирм, которые занимаются производством программных продук- тов и разработкой автоматизированных систем для управления документа- цией (АСУД). Постепенно увеличивается насыщение организаций компь- ютерной техникой и новыми информационными технологиями. Исследо- вание, проведенное московскими архивистами в 34 организациях города, показало, что в 25 из них насчитывается более 50 компьютеров современ- ного типа и только одна организация из опрошенных имела менее 5 ком- пьютеров, локальные сети функционируют в 29 организациях, к Интернету подключены 24 организации. Практически все организации ведут автоматизированный бухгалтер- ский учет, а автоматизированное делопроизводство почти половина ор- ганизаций, принявших участие в анкетировании. Очевидно, что эти данные нельзя экстраполировать на все, даже московские учреждения, тем не менее полученные данные свидетельству- ют об устойчивой тенденции; о техническом прогрессе практического управления. Изложенные выше факты позволяют вывести гипотезу о том, что на современном этапе техническое оснащение управленческих структур зача- стую опережает методическое обеспечение использования новых техноло- гий, что приводит к неэффективному и несистемному их использованию. Следует признать, что и научное обеспечение проблемы пока отстает от требований практики. В настоящее время почти вся имеющаяся литература, посвященная использованию новых информационных технологий, носит прикладной характер, отсутствуют переводы западных изданий на эту тему. В опреде- ленной степени задачу научной поддержки компьютеризации документа- ционного обеспечения управления решают журнальная периодика, компь- ютерные издания, научные конференции. Однако объем научных исследо- ваний в этой области не обеспечивает потребности общества, они не объ- единены соответствующей программой и заказом государства. Попытаемся обозначить основные области таких исследований, не претендуя на окончательное установление их границ. На наш взгляд, су- ществует целый ряд «модульных» информационных технологий. Учитывая их функциональные и технические характеристики, можно конструировать автоматизированные системы управления документацией. В современной документоведческой литературе под информацион- ной технологией понимается система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования инфор- мации на основе технических средств. Конкретная информационная тех- нология для своей реализации предполагает наличие: комплекса техниче- ских средств, системы управления данным комплексом и организационно- методического обеспечения, которое объединяет действия технических средств и персонала в единый технологический процесс. Возможные технологии, применяемые и проектируемые для приме- нения в управлении документами организаций, на описательном уровне достаточно широко освещены в литературе. В первую очередь обратимся к технологиям обработки информации, включая сюда процессы ввода и вы- вода информации, подготовки текстов документов. Следующий комплекс модульных информационных технологий предназначен для передачи информации и обмена ею. Локальные сети объединяют все рабочие места с терминалами в единую систему обработки информации. Разновидностью локальных сетей являются офисные сети, объединяющие все оборудование, предназначенное для автоматизации управленческого труда: рабочие станции руководителей и специалистов; многорежимные копировальные терминалы и т.п. На базе офисных сетей строится и единая цифровая сеть управленческой связи как необходимое условие функционирования современного офиса. Интенсивное развитие современных информационных технологий выдвигает проблему создания глобальных коммуникаций. Глобальные сети отличаются от локальных сетей следующими особенностями: много- образием взаимосвязей между сетями, неоднородностью, смешением госу- дарственных и частных услуг, распределенным сетевым управлением, ар- хитектурой структуры, учитывающей необходимость поддержки баланса между издержками, надежностью и производительностью системы. Гло- бальные системы выделяются размерами, степенью централизации, а так- же областью применения. Наиболее распространенной и популярной сетью такого класса является Internet. Интернет представляет собой объ- единение различных сетей, взаимосвязанных по специальным правилам обмена электронной информацией или протоколами TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). Компания «Электронные офисные системы» предложила использо- вать Интернет для устройства так называемой «общественной приемной». Любой гражданин может по Интернету направить в министерство запрос и затем просмотреть через браузер ответ на него. Кроме этого, в каждом конкретном случае добавляются дополни- тельные услуги, определяемые профилем сети. Вместе с тем нельзя не от- метить проблему открытости и бесконтрольности информационных ресур- сов, циркулирующих в Интернет, решение которой связано с необходимо- стью правового регулирования доступа к информационным ресурсам. Использование электронной почты в управлении документацией, несомненно, дает большие преимущества. Вместе с тем для практического делопроизводства электронная почта создает определенные проблемы. Ведь большей частью сообщения, поступающие по электронной почте, не имеют организационно-правового статуса официального документа. В этом случае возникает проблема включения электронных сообщений в до- кументооборот организаций. Очевидно, что в современных организациях идет интенсивный об- мен сообщениями по электронной почте. При этом, как правило, использо- вание электронной почты не урегулировано действующими инструкциями по делопроизводству. В связи с этим, электронные сообщения не имеют статуса управленческого документа. Тем самым затруднен ввод этих со- общений в документооборот организации. Накопление электронных сооб- щений, их хранение в памяти компьютера и уничтожение (сознательное, технологическое, случайное и т.п.) также не регулируется действующими нормативными и методическими документами. Организации часто исполь- зуют не один, а несколько адресов электронной почты. Каждая организация должна иметь официальный адрес электронной почты, на который должны поступать служебные сообщения. В инструк- ции по делопроизводству организации в этом случае должны быть огово- рены порядок и условия придания электронному сообщению статуса офи- циального документа и включения его после этого в документооборот. Исходя из вышеизложенного, можно прийти к следующим выводам и выявить основные тенденции оптимизации информационного обеспече- ния управления в условиях автоматизации: новая информационная технология приспосабливается к организа- ционной структуре в ее существующем виде, при этом происходит локаль- ная модернизация, не изменяющая принципиально информационных про- цессов в организации; организационная структура модернизируется таким образом, чтобы новая информационная технология дала наибольший эффект. При этом особое внимание уделяется развитию коммуникаций, разработке новых организационных взаимосвязей с целью более рационального использова- ния информационных потоков. В этом случае происходит качественный скачок, информационное обеспечение меняется принципиально, существо- вание традиционных систем информационного обеспечения уже не нужно. На смену традиционному документу приходит безбумажная технология передачи и обработки информации, тем самым ликвидируется разрыв между организационной и информационной структурами. |