ВВедение в теорию управления организационными системами. В теорию управления организационными
 Скачать 1.89 Mb.
|
|
ГЛАВА 6. Механизмы формирования оптимальных структур управления В настоящей главе формулируются и решаются задачи анализа и синтеза структур управления; в том числе, описываются: задача формирования организационных иерархий (раздел 6.1), модели организационных структур (раздел 6.2), общая модель иерархии управления (раздел 6.3), методы поиска оптимальных древовидных структур (раздел 6.4). 6.1. Задачи формирования организационных иерархий Как изучать организации? Этот на первый взгляд простой и даже странный вопрос (ведь организации изучаются с античных времен) при ближайшем рассмотрении оказывается совсем не про- стым и вполне уместным. Дело в том, что организации – пожалуй, самая сложная, разнообразная, изменчивая и, как следствие, наиме- нее изученная из известных в настоящее время «форм жизни». Разнообразие типов, видов, форм организаций растет постоянно и ускоренно, что не позволяет создать в настоящее время сколько- нибудь общей концепции или теории. Даже наиболее постоянные из известных типов организаций, такие как семья, этнос, государство, претерпевают в последние десятилетия столь значительные измене- ния, что описывающие их теории часто противоположны. Что же касается организаций, связанных с производственной деятельностью, то их изменение является прямым следствием их существования, точнее – следствием расширенного воспроизводст- ва. Стремительно развивающиеся в последние десятилетия глобаль- ные сетевые (в том числе, виртуальные) организации, на наших глазах объединяющиеся в интернет-сообщества, создающие интер- нет-экономику и интернет-культуру, то есть – глобальный интернет- социум, служат ярким примером сказанного. Формальные модели организаций начали активно разрабаты- ваться с середины XX века вследствие, с одной стороны, практиче- ской потребности управления все усложняющимися экономически- ми, социальными и военными организациями, а с другой стороны, – появления новой научной методологии исследования сложных систем – системного подхода и системного анализа. С этого време- ни организации являются предметом приложения и источником 194 развития математических методов (таких как методы оптимизации, исследование операций, теория игр и др.). Происшедшая в то же время компьютерная революция создала техническую базу нового математического метода – математическо- го моделирования с его новым исследовательским аппаратом – численным экспериментом, и одной из задач численных экспери- ментов стало моделирование функционирования организаций. Созданные к настоящему времени модели организаций, в ос- новном, можно разделить на «экономические» и «инженерные». В течение первой половины XX века происходил непрерывный процесс формализации экономической науки, который в результате привел к созданию развернутой математической теории экономиче- ского равновесия. Однако довольно скоро стало ясно, что эта теория, во-первых, не может объяснить многих наблюдаемых на реальных рынках эффектов, а, во-вторых, почти не рассматривает закономер- ности внутренней организации экономических субъектов – фирм [30, 39, 41]. Последовательное совершенствование экономической теории во второй половине XX века привело к осознанию важности информационных аспектов функционирования экономических систем, таких, например, как асимметричная информированность агентов и ограниченные их возможности по обработке информации и принятию решений. В числе прочего неоклассическая экономиче- ская теория позволила пролить свет на роль и место иерархических организаций в процессах производства и распределения благ. Параллельно с развитием математической экономики первая половина XX века была отмечена бурным прогрессом теории управ- ления техническими системами. Развитие авиации и ракетной тех- ники, связанное с созданием и эксплуатацией сложнейших техниче- ских систем, породило насущную необходимость в формальных моделях организации их разработки и функционирования. Модели- рование сложной технической системы невозможно без ее декомпо- зиции на более простые подсистемы, позволяющей сначала исследо- вать поведение изолированных подсистем, а затем описать их взаимосвязи [4]. Многоуровневая декомпозиция позволяет предста- вить сложный объект в виде иерархии вложенных друг в друга более простых частей, задающих его структуру, и от того, насколько удачно выбрана структура проектируемой системы, во многом зависят и ее эксплуатационные характеристики [2]. Поэтому количе- ство исследований, посвященных методам оптимизации структуры технических систем, непрерывно росло. Успешное применение 195 результатов этих работ в практике проектирования и управления техническими системами породило стремление расширить область их применения на организационные [5] и биологические [1] систе- мы, что, в числе прочего, и было реализовано в ходе развития новых научных направлений – кибернетики [16] и теории систем [4, 7]. В настоящее время наблюдается сближение позиций экономи- ческого и инженерного направлений в моделировании организаций. Не последнюю роль в этом сыграло развитие информационных технологий и вычислительной техники. Оказалось, что связанная с обработкой информации работа распределенных вычислительных систем во многом напоминает работу менеджеров в организациях, и в настоящее время многие экономисты (см., например, [26, 28, 45, 50]) используют при моделировании организационных иерархий терминологию и результаты, пришедшие из инженерных наук, в частности, информатики. Таким образом, можно говорить о появле- нии синтетических теорий, объединяющих достоинства инженерно- го и экономического подходов. Любая экономическая система состоит из множества организо- ванных некоторым образом агентов (сотрудников) 24 . Благодаря организации сотрудники действуют на основе определенных проце- дур и правил (механизмов), что позволяет достичь цели системы. Специализация сотрудников организации повышает их эффек- тивность по сравнению с множеством одиночных (неорганизован- ных) агентов. Однако взаимодействие сотрудников с различной специализацией должно быть скоординировано для достижения общей цели. Это фундаментальная проблема любой организации, поскольку координация требует усилий, направленных на планиро- вание совместной работы, контроль ее результатов, согласование целей отдельных сотрудников и т.д. Для реализации управленческих функций в организации создается иерархия 25 С одной стороны, иерархия повышает эффективность взаимо- действия сотрудников, например, с помощью планирования и кон- троля материальных, информационных и других потоков. С другой стороны, реализация управленческих функций требует затрат. В современных экономических системах доля менеджеров, выпол- 24 Ниже термины «организация» и «экономическая система» используют- ся как синонимы. 25 Сотрудники на более высоких уровнях иерархии обладают бóльшими правами, чем сотрудники нижних уровней, что позволяет системе дос- тичь цели даже в случае конфликтов. 196 няющих только управленческие функции, достигает 40 % (см., например, [45]). Поэтому одним из ключевых факторов эффективно- сти экономической системы является оптимальность иерархии управления. В реальных организациях возможности эксперимента со струк- турой управления очень ограничены, поэтому важное значение приобретают модели, которые позволяют выбрать эффективную организационную иерархию, а также обосновать необходимость и направление ее реформирования при изменении условий функцио- нирования организации. Классификация моделей иерархических структур. Подходы к формулировке и решению задач формирования организационных иерархий весьма разнообразны. Не в последнюю очередь это связано со сложностью описываемого объекта. Разобраться во всем много- образии моделей помогает их классификация. В литературе встре- чаются несколько принципов систематизации моделей формирова- ния организационных структур. Так, ряд классификаций основыва- ется на формальных характеристиках моделей: используемом математическом аппарате, типах рассматриваемых структур и т.п. Например, в [24] выделяются четыре основных подхода к по- строению моделей формирования организационных структур. Пер- вый подход основан на построении графа декомпозиции целей и задач организации 26 . Во втором подходе считается, что задача орга- низации состоит в максимизации некоторого критерия эффективно- сти – ее «целевой функции». В силу сложности этой функции, зада- чу максимизации приходится декомпозировать и поручать решение частных задач отдельным подразделениям организации. Формиро- вание организационной структуры сводится к поиску допустимой декомпозиции, минимизирующей потери эффективности. В третьем подходе строится функция, напрямую определяющая зависимость эффективности функционирования организации от структурных характеристик организационной иерархии и ищется иерархия, мак- симизирующая/минимизирующая эту функцию. Четвертый подход связан с количественной оценкой взаимосвязей между элементами 26 В общей теории систем считается, что структура организации во многом обусловлена структурой этого графа. Задача формирования организационной структуры при этом сводится к решению задачи назна- чения – распределения подцелей по подразделениям и сотрудникам органи- зации. 197 системы и иерархической группировкой наиболее сильно связанных элементов в подразделения. Еще одна система классификации, основанная на таких фор- мальных характеристиках моделей, как цель исследования, целена- правленность системы и отдельных ее элементов, однородность элементов, количество уровней организационной структуры, и т.п., рассмотрена в [13]. Эта довольно подробная система классификаций позволяет разбить все множество моделей на большое количество классов и анализировать, например, степень похожести моделей по различным признакам классификации (в [13] приведена классифи- кация по этой системе примерно сотни работ различных авторов). Другие известные системы классификации базируются не на формальных, а на содержательных характеристиках моделей. Наи- более типичным признаком классификации являются задачи, ре- шаемые менеджерами – элементами иерархии управления 27 . Среди этих задач Р. Раднер [45] выделяет следующие: 1) наблюдение за внешней средой и результатами предыдущих действий; 2) обработка и передача информации; 3) принятие решений; 4) контроль; 5) решение кадровых вопросов; 6) обучение и разъяснение; 7) планирование; 8) решение проблем; 9) убеждение, принуждение и целеполагание. Похожая классификация предлагается и в [33]. Далее в настоящем разделе на примере модели надстройки ие- рархии управления над технологической сетью проиллюстрируем основные термины и понятия, связанные с организационными структурами. Задача надстройки иерархии управления над технологиче- ской сетью [12, 21]. Пусть N = {w 1 , …, w n } – множество исполните- лей, которые могут взаимодействовать друг с другом. Через w env будем обозначать внешнюю среду, взаимодействующую с исполни- 27 Задачи, решаемые менеджерами, могут быть положены в основу клас- сификации моделей формирования иерархий потому, что в рамках одной модели обычно рассматривается только один из видов управленческой работы – тот, который авторы модели принимают за наиболее важный. 198 телями. Иногда исполнители будут обозначаться через N w w w Î '' ,' , Функцией потока называется следующая функция: (6.1) p env env R w N w N f + ® È ´ È }) { ( }) { ( : , то есть для каждой пары исполнителей N w w Î '' ,' вектор ) '' ,' ( w w f определяет интенсивность потоков между w¢ и '' w Этот вектор содержит p неотрицательных компонент. Каждая ком- понента определяет интенсивность одного типа взаимодействия исполнителей (материальный, информационный или прочий тип потока). Таким образом, технология взаимодействия исполнителей определяет функцию потока f или взвешенную технологическую сеть (N, f). Технологическая сеть считается неориентированной, то есть N w w Î " '' ,' ) ' ,' ' ( ) '' ,' ( w w f w w f = Будем говорить, что между парой исполнителей отсутствует связь тогда и только тогда, когда поток между исполнителями нуле- вой. Предполагаем, что сеть не содержит петель, то есть для любого исполнителя w выполнено f(w, w) = 0. Рассмотрим пример. Пусть N = {w 1 , w 2 , w 3 } и p = 1, то есть име- ются трое исполнителей и потоки одного типа. Будем считать, что в технологической сети имеются четыре связи l = ) , ( 1 w w f env , l = ) , ( 2 1 w w f , l = ) , ( 3 2 w w f , l = ) , ( 3 env w w f , где l – вектор интенсивности потока. Эта технологическая сеть изображена на рисунке 6.1. Данный пример может соответствовать производствен- ной линии («бизнес-процессу»). Исполнитель w 1 принимает сырье от поставщика, проводит первичную обработку и передает результат исполнителю w 2 . Тот выполняет очередную технологическую опе- рацию и передает результат далее. Последний исполнитель (в при- мере – w 3 ), выполнив последнюю технологическую операцию, от- гружает продукцию потребителю. l l l 1 w 2 w 3 w l Рис. 6.1. Симметричная производственная линия Сеть с исполнителями N = {w 1 , …, w n } и потоками l = ) , ( 1 w w f env , l = - ) , ( 1 i i w w f для всех n i £ £ 2 , 199 l = ) , ( env n w w f будем ниже называть симметричной производст- венной линией 28 , а l – интенсивностью линии. Обозначим через M конечное множество менеджеров, управ- ляющих взаимодействием исполнителей. Менеджеры обычно будут обозначаться через M m m m m m Î K , , ,' ' ,' , 2 1 Пусть M N V È = – все множество сотрудников организации (исполнителей и менеджеров). Рассмотрим множество ребер подчи- ненности M V E ´ Í . Ребро E m v Î ) , ( означает, что сотрудник V v Î является непосредственным подчиненным менеджера M m Î , а m – непосредственным начальником сотрудника v. Таким образом, ребро направлено от непосредственного подчиненного к его непосредственному начальнику. Сотрудник v Î V является подчиненным менеджера m Î M (ме- неджер m является начальником сотрудника v), если существует цепочка ребер подчиненности из v в m. Будем также говорить, что начальник управляет подчиненным, или подчиненный управляется начальником. Дадим строгое определение иерархии. Определение 6.1. Ориентированный граф ) , ( E M N H È = с множеством менеджеров M и множеством ребер подчиненности M M N E ´ È Í ) ( назовем иерархией, управляющей множеством исполнителей N, если граф H ацикличен, любой менеджер имеет подчиненных и найдется менеджер, которому подчинены все испол- нители. Через ) (N W обозначим множество всех иерархий. Ацикличность означает, что не существует «порочного круга» подчиненности, в котором каждый менеджер является одновремен- но и начальником, и подчиненным всех остальных. Определение 6.1 также исключает ситуации, в которых имеются «менеджеры» без подчиненных, так как это противоречит роли менеджера, который должен управлять некоторыми сотрудниками. Существование менеджера, которому подчинены все исполни- тели, означает, что у любого множества исполнителей найдется общий начальник, то есть иерархия способна управлять взаимодей- ствием всех исполнителей. Рис. 6.2 иллюстрирует введенное определение. Исполнители на нем изображены темными кружками и пронумерованы арабскими цифрами, а менеджеры изображены светлыми кружками и пронуме- 28 Все остальные потоки подразумеваются равными нулю. 200 рованы латинскими цифрами. Графы а)-в) являются иерархиями, управляющими множеством исполнителей N = {1, …, 4}. Опреде- ленные таким образом иерархии позволяют описывать часто встре- чающиеся в практике управления эффекты, например, межуровневое взаимодействие, когда менеджер непосредственно управляет и дру- гими менеджерами, и исполнителями (менеджер II иерархии б), а также множественное подчинение, когда сотрудник имеет более од- ного непосредственного начальника (менеджер I в иерархии б), ис- полнитель 3 в иерархии в). Определение 6.1 допускает наличие в иерархии нескольких менеджеров, не имеющих начальников (менед- жеры II и III иерархии б), а также менеджеров, имеющих единствен- ного непосредственного подчиненного (менеджер III иерархии б). Рис. 6.2. К определению иерархии В то же время, графы г)-е) иерархиями не являются. В графе г) исполнитель с номером 3 имеет подчиненных, в графе д) нет топ- менеджера, который управлял бы всеми исполнителями, в графе е) менеджер II не имеет подчиненных, кроме того, этот граф содержит цикл 1 ®I®III®1. Определим несколько частных видов иерархии и введем важное понятие нормы управляемости. Определение 6.2. Иерархию назовем деревом, если в ней только один менеджер m не имеет начальников, а все остальные сотрудники 201 имеют ровно одного непосредственного начальника. Менеджера m будем называть корнем дерева. На рисунке 6.4 a) изображен пример дерева. Напротив, иерар- хия 6.4 б) деревом не является, так как в ней один менеджер имеет двух непосредственных начальников. Определение 6.3. Иерархию назовем r-иерархией, если у каж- дого ее менеджера не более r непосредственных подчиненных, где r > 1 – целое число. r-иерархию, которая является деревом, назовем r-деревом. В литературе по менеджменту часто используется термин «нор- ма управляемости» – максимальное количество непосредственных подчиненных, которыми может управлять один менеджер. Опреде- ление r-иерархии соответствует норме управляемости, равной r. В силу леммы 6.2 в дереве норма управляемости не превосходит n. Максимальную среди всех деревьев норму управляемости имеет двухуровневая иерархия, в которой одному менеджеру непосредст- венно подчинены все исполнители. Определение 6.4 [9]. Двухуровневой |