Управление персоналом Материалы к ГОС экзамену. Задача и содержание курса Управление персоналом
 Скачать 122.18 Kb.
|
|
Эффективность. Если снова обратиться к метафоре пути, то этот этап даст ответ на вопрос: «Как нужно идти, чтобы с наименьшими затратами усилий и в намеченный срок достичь поставленной цели?». Это тайм-менеджмент в его классическом понимании (определение расходов своего времени, планирование деятельности). Данный этап подскажет, как, например, хорошо подготовиться к контрольной работе за минимальное количество времени. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем: 1. Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей) Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего. Цели, особенно долгосрочные, формулируются на основе базовых ценностей. Формулировать цели нужно конкретнее. Максимально точное и полное представление желаемого результата позволяет определить критерии его достижения, составить план действий, контролировать процесс достижения. В тайм-менеджменте при постановке цели применяется техника SMART. Критерии SMART – «Умные цели»: как формулировать цели грамотно. SMART: specific – конкретная; measurable – измеримая; achievable – достижимая; relevant – релевантная / значимая; time-bound – привязанная ко времени (есть определенный срок). Техника SMART чаще всего применяется для краткосрочных и среднесрочных целей (от нескольких недель до 1-1,5 лет). Чем дальше цель во времени и чем менее она очевидна, тем меньше возможность такой жесткой конкретизации. 2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения. Под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым ситуациям. Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить напоминание в мобильном телефоне или электронной почте? Как вспомнить о делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Разобраться с этой проблемой помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени. Первое – «хронос» – линейное, измеримое механическое время. Именно для упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры. Второе – «кайрос» – удобный момент, время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Кайросы, удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. Речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Все дела и задачи, привязанные к конкретному времени (хронос), называются жесткими. Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени. С понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к определенному времени дел. Такие дела и задачи называются гибкими. Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам). Обстоятельства, благоприятные для совершения того или иного дела, решения задачи, называются контекстами. Контекст – это условие или совокупность условий, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи. Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре типа: 1) Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если я буду в банке», «когда я буду в институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе», «дома» и т.д. 2) Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если я увижу преподавателя», «когда зайдет приятель». 3) Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая независящие от меня обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если будет хорошая погода», «если у начальника будет хорошее настроение». 4) Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего настроения. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным / здоровым», «если будет настроение», «когда я почувствую в себе силы» и т.д. Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации и использовать их для решения стоящих перед нами задач. В этом и заключается суть контекстного планирования. Контекстное планирование в тайм-менеджменте – это способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное. Контекстное планирование учитывает не столько временные рамки, сколько наличие определенных условий, благоприятных для решения конкретной задачи. Использование техники контекстного планирования способно увеличить гибкость реагирования, что чрезвычайно важно в ситуациях неопределенности, так как повышает эффективность деятельности человека (максимум результата при минимуме усилий). При этом сохраняется возможность быстро корректировать планы в случае необходимости. Важно, что это происходит без потери информации о делах и задачах, о которых можно забыть и с удивлением вспомнить об их существовании в самый последний момент, когда предпринимать меры уже поздно. Контекстное планирование дает представление обо всей совокупности дел и задач, жестко не привязанных к конкретному времени, позволяет выстраивать общую картину необходимых действий по их реализации, приучает мыслить эффективно, видеть и использовать возможности для решения задач, выполнения дел, а в конечном итоге – для достижения своих целей. Техника контекстного планирования состоит из трех шагов: 1) Выделение типовых личных контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5-9). 2) Составление списка задач под каждый контекст. 3) При приближении контекста просмотр списка соответствующих этому контексту задач. Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что быстро входит в привычку. К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся: · ежедневник; · стикеры, закладки для гибких задач; · доски контекстного планирования; · электронные устройства. Планируя свой день, мы учитываем два типа задач: жесткие – привязанные к определенному времени и гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств). Но есть и такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2-3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач – бюджетируемых. Бюджетируемые задачи – это крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения. Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой. Расставить приоритеты – это значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное, а какие – второстепенное значение. 3. Реализация – конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели. 4. Контроль достижения цели и выполнения планов – предполагает контролирование процесса работы и достижения поставленных целей, обзор. Другие группы принципов эффективного тайм-менеджмента. Первая группа – 7 принципов 1. Планируйте свои действия. Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учебы время – четкий план действий всегда принесет реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной). Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно. Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь. Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента: 1) Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, ее не существует. 2) Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%. 3) Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий. Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить. Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» – непредвиденные обстоятельства. Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь. 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи. Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать ее на более конкретные и локальные задачи. В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей». Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному. Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании – принцип SMART. Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – ее конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы. Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха. Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления. 3. Фиксируйте ваш план действий. О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными. Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта». В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения. Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объемные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач. Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа. 4. Расставляйте приоритеты. Своевременно и четко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности. Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД»: «А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д. Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоемкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от ее выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности. Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» – это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра. Но суть в том, что тем самым создается постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполняться практически сами собой. Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето: 20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий – лишь 20% результатов. Таким образом, наша задача – выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них. Еще один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра». Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным. Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории: -срочные и важные; -важные, но не срочные; -срочные, но не очень важные; -неважные и несрочные. Первая категория: срочные и важные – это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно. По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья. Вторая категория: важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно – ваше место силы! Секрет тайм-менеджмента – находиться в секторе «Важные – Не срочные». Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным. Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных! Третья категория: срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным. Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка. Можно ежедневно составлять таблицу на основе «Матрицы Эйзенхауэра» (табл.). Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня. Таблица Расстановка приоритетов согласно «Матрице Эйзенхауэра»
5. Фокусируйтесь на главном. Важно достигать поставленных целей и это нужно делать максимально эффективно. Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, – важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента. Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии. Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны. Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени. Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование – это составляющая классического менеджмента. Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям. Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника. Менее важные дела можно выполнять в «нересурсное время». Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость. Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности. Еще один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет». Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора. Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временных ресурсов, не давая ничего взамен. Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ. Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов. |