1 Актуальность Колл центра 6 1 Описание предметной области 6
Скачать 5.6 Mb.
|
3.3 Сборка облачного Колл центра на Битрикс24Облачная технология достаточно распространена, она дает самое податливое управление всеми составляющими проекта, а самый большой плюс — это возможность доступа из любого края света, где можно найти интернет. Битрикс24 с его облачным сервисом становится самым комфортным сервисом для компании с общим числом сотрудников до 100 человек. Предлагаемые тарифы рассчитаны на разные возможности компаний (рисунок 3.19). Рисунок 3.19 — Стоимость тарифных планов Переход из облачной версии на коробочную потребуется только в случаи если нужно брендировать портал и подключенные к нему продукты, настроить интеграцию с другими программами. 3.4 Настройка офисной АТСКроме облачных АТС, Битрикс24 имеет потенциал подключения офисной АТС. Особенность настройки подключения заключается в Rest API, которая не зависит от Битрикс24, и настройка целиком производиться на стороннем сервисе. Первый шаг для настройки офисной АТС это создание транка. Транк это набор ресурсов для обслуживания телефонных вызовов в определенном направлении. В файле, содержащим настройки SIP каналов в Asterisk sip.conf необходимо внести следящие настройки, представленные на рисунке 3.20. Рисунок 3.20 — Создание транка Настройки применяются командой sip reload в консоли Asterisk. Дальше требуется настроить звонки из Asterisk в Voximplant. Что бы выполнить это действие, необходимо составить план набора (Dialplan) в системном файле Asterisk extensions.conf. Этим планом необходимо определить, как обрабатываются и направляются входящие и исходящие вызовы. План необходимо составлять самостоятельно, так как каждая фирма по-разному видит логику прохождения звонка. Сам файл extensions.conf командует всеми соединениями, идущими через АТС. Настройки так же сохраняются в консоли Asterisk с помощью команды dialplan reload. Следующий пункт настройка телефонии. В сервисе Битрикс24 отображаются все необходимые данные на стартовом экране (рисунок 3.21), это такие как: баланс, предложения тарифов, настройка всей телефонии и прав доступа, статистика и детализация звонков. Рисунок 3.21 — Стартовый экран Битрикс24 Но нас интересует создание и настрой голосового меню (IVR). Что бы клиенты могли быстро получить простую стандартную информацию, для которой не обязательно дожидаться ответа оператора, например: часы работы компании, тарифы или услуги, или какое то общее объявление её необходимо записать как голосовое сообщение и воспроизводить звонящему, в случае если это не может решить его проблему или не дало ответа на волнующий вопрос, то тогда соединять с оператором. Голосовое меню (IVR) — это заранее записанные голосовые сообщения, позволяющие маршрутизировать телефонные звонки, использую тональный набор на телефоне клиента. Пример команд голосового меню Битрикс24 представлен на рисунке 3.22. Рисунок 3.22 — Команды голосового меню Голосовое меню выполняет следующие задачи: переход в дополнительное меню; повторить команды меню; сохранить голосовое сообщение от абонента; ввод дополнительного номера сотрудника для соединения именно с ним; переадресовать вызов на внешний телефон; постановка в общую очередь или к определенному специалисту Для настройки голосового меню необходимо выбрать пункт Настойка телефонии и Настройка голосового меню. Необходимо во всплывающем меню выбрать источник голосового меню, в нашем случае это текст, но может быть и заранее записанный файл, так же требуется указать и сам текст, который будет произнесен абоненту, когда он дозвониться в компанию (рисунок 3.23). При выборе текстового вариант, текст произносится специальным роботом, в настройках которого так же можно выбрать голос робота, его язык и произношение. Но конвертация текста в голос является платной услугой, предоставляемой сервисом Text to Speech. При выборе аудиофайла, необходимо просто добавить его в систему с соблюдением требований: .mp3, не более 2 Мб, желательно моно. Рисунок 3.23 — Настройка голосового меню Так же необходимо определить порядок действий, если ни одна из кнопок не была нажата звонящим (рисунок 3.24) Рисунок 3.24 — Порядок действий в голосовом меню если не было выбрано действие После настройки всех пунктов не забыть сохранить изменения, и настройка голосового меню будет завершена. Остается только подключить голосовое меню к входящему номеру Телефонии. В меню настройки номера на главном экране выбираем пункт Маршрутизация входящих звонков и функцию «Использовать голосовое меню» (рисунок 3.25). Рисунок 3.25 — Подключение голосового меню к входящему номеру Так же для корректной работы со звонками в Битрикс24 требуется распределить права доступа работников к входящим звонкам. Из доступных настроек возможно выбрать: кому доступны звонки на внешние номера; кому могут совершать звонки операторы (например, только на те номера, которые есть в базе); кому доступно прослушивание записи разговор; кто может настраивать маршрутизацию звонков и подобное. Такую настройку может выполнить Администратор портала, для этого в разделе Телефония необходимо выбрать пункт Права доступа (рисунок 3.26). Рисунок 3.26 — Права доступа Все права на доступ распределяются по ролям. Стандартно предлагаются следующие роли: Администратор, Директор, Начальник отдела и Менеджер. У администратора есть абсолютно все права; менеджер обладает самым минимумом. По умолчанию для всех сотрудников дается роль менеджера, но только администратор может повысить кому-либо роль до администратора. При надобности можно создать свои роли с помощью пункта Добавить право доступа. 3.5 Концептуальная схема Прежде чем приступить разработке программного обеспечения необходимо спроектировать его концептуальную схему, а именно, определить с какими данными будут работать участники системы, и какие связи между собой, какие процессы им необходимо выполнять. В этом заключается процесс проектирования. Концептуальная схема — это проектная модель, применяемая для визуального планирования информационной структуры базы данных или любого другого проекта. Данная схема необходима для четкого определения объектов в системе, их атрибутов и взаимосвязи между собой. Основная цель концептуальной схемы — это порядок высокого уровня для системы, так как системы в больших организациях настолько крупные и сложные, что такой тип управления и структурирования им необходим для эффективного функционирования. Так же как правило, такая схема применяется, чтобы промоделировать последовательные и при необходимости параллельные шаги вычислительного процесса. С помощью такой схемы можно также моделировать жизнь объекта, когда он переходит из одного состояния в другое в разных точках потока управления. Концептуальная схема облегчает понимание систем, подсистем или классов, представляя взгляд извне на то, как данные элементы могут быть использованы в соответствующем контексте. Кроме того, такая схема важна для тестирования исполняемых систем в процессе прямого проектирования и для понимания их внутреннего устройства при обратном проектировании. Поскольку концептуальная схема Колл - центра оказалось слишком громоздкой для включения её в пояснительную записку, она представлена в приложении А. Реализация Колл центра 4.1 Должности Колл центра Для достижения всех поставленных целей перед Колл-центром необходимо еще на этапе проектирования продумать работу персонала. В зависимости от сферы бизнеса, каждый Колл-центр будет иметь свою структуру, например, Колл-центры крупных фирм чаще формируются как отдельное подразделение, а более мелкие могут входить в структуру других отделов. Но у каждого Колл - центра есть общие черты. Усредненная схема кадрового состава Колл - центра представлена на рисунке 4.1 Рисунок 4.1 — Схема кадрового состава Колл — центра Рассмотрим каждую должность и ее задачи более подробно. Директор или менеджер. Если рассматривать кадровую структуру работы Колл - центра, то ее основные составляющие это операторы, технический персонал и руководство. Руководителем является не только директор или менеджер, но и супервизоры. Любой руководитель — это колоссальная ответственность за всю структуру, так как от грамотного управления зависит успех работы всего отдела. Вот пример основных задач, которые должен выполнять директор или менеджер Колл- центра: руководстве всей работой Колл- центра; анализ и мониторинг эффективности работы; мониторинг работы операторов (прослушивание разговоров и другое); решение спорных и конфликтных вопросов; помощь в разработке алгоритмов для операторов; обучение супервизоров; обеспечение бесперебойной работы всего Колл- центра; ведение переговоров с клиентами и партнерами; составлении плана дальнейшей работы и развития; планирование грамотного расходования бюджета; мониторинг годовых показателей работы. В крупных компаниях директор (менеджер) Колл- центра даже участвует в выборе будущего персонала. Проанализировав задачи, которое выполняет руководство Колл — центра, можно определить несколько главных требований к человеку, претендующему на эту должность: опыт руководящей должности (хотя бы минимальный); знать стратегии планирования и уметь анализировать весомый объем данных; слушать и слышать подчиненных, взвешенно и объективно делать выбор в противоречивых ситуациях. Кроме всего перечисленного выше, руководитель должен всегда быть в тренде новых маркетинговых инструментов, прокачивать свой уровень технических знаний, внедрять в работу новые технологии и механизмы, работая на опережение конкурентов. В Иркутске руководитель Колл- центра по данным сервиса HH.ru может иметь заработную плату от 45 000 рублей до 110 000 рублей. Следующая должность — это супервизор. Это непосредственный руководитель групп операторов. В его задачи входит контроль работы подчиненных, отслеживание графика работ и kpi, корректировка и распределение нагрузки и ресурсов в зависимости от нагрузки. Основная задача супервизора вовремя заметить, что какие-то бизнес — процессы не идут так как были задуманы и провести корректировку, так же приближающиеся сбои в работе. Супервизор — это сотрудник, главная задача которого обеспечение эффективного процесса работы операторов. Именно он ближе всего взаимодействует с командой операторов Колл- центра. Задачи супервизора: постановка целей и контроль их достижения; организация оптимизации рабочего процесса; обучение новых сотрудников и общая мотивация команды; создание и ведение различных мероприятий по стимуляции продаж; разработка и реализация мероприятий по увеличению клиентской базы ведение отчётности. Чаще в должность супервизора идут бывшие операторы. Это как бы карьерный рост для них. Для работы в должности супервизора, необходимы такие неотъемлемые качества как: умение управлять людьми и опыт работы в такой сфере; стрессоустойчивость, так как кроме управления операторами придется плотно работать и с руководством; умение качественно обслуживать клиентов. В Иркутске супервизор Колл- центра по данным сервиса HH.ru может иметь заработную плату от 30 000 рублей до 60 000 рублей. Непосредственно с кем приходится работать супервизору — это операторы. Операторы — это те сотрудники, от чьей работы на прямую зависит успех компании, так как от их качества работы с клиентами зависит какое впечатление у звонящего сложится о фирме. На этой должности могут быть сотрудники и штатные, и временные для проведения какой-нибудь масштабной акции, или аутсорсеры. Основная задача оператора помочь быстро получить ответ на интересующий вопрос (например, режим работы, причины отключения света и другое), решить проблему звонящего (например, не работает интернет или вовремя не пришел рейсовый автобус) или перенаправить звонок на компетентного специалиста. Чаще всего Колл центр сам обучает таких сотрудников с учетом специфики работы данной организации. Но несмотря на это с каждым месяцем открывается всё больше курсов телефонных операторов, где любого желающего научат как правильно общаться с клиентом, как выявить его точные потребности, а также научат технике продаж и не только. Задачи оператора: обработка входящих звонков; ознакомление с продуктами или услугами фирмы; документооборот, оформление заявки или заказа; обработка заказов или вопросов, поступающих с сайта; отчетность за проделанную работу в CRM системе; «обзвон» потенциальных клиентов; совершение звонков для анкетирования или опроса; сообщение клиенту о текущих акциях или услугах. Для работы в должности оператора, необходимы такие неотъемлемые качества как: хорошая дикция с поставленной четкой речью; умение быстро пользоваться ПК и программами, необходимыми для обработки звонка; эмоциональная стабильность, умение быстро абстрагироваться от отказов и даже агрессии; общительность и доброжелательность, готовность прийти на помощь готовность к монотонной работе; «сидячая» работа. Иногда для специалистов в должности «оператор Колл-центра» мотет требоваться знание английского или других языков и быстрая скорость печати В Иркутске оператор Колл- центра по данным сервиса HH.ru может иметь заработную плату от 18 000 рублей до 45 000 рублей. Кроме супервизоров и операторов, директору Колл - центра подчиняется еще и IT отдел. Эти ребята решают вопросы Колл- центра, связанные с технической стороной: закупают серверное оборудование и программное обеспечение; комплектуют рабочие места всех работников компании; интегрируют Колл-центр с CRM системой; занимаются своевременным обновлением всего программного обеспечения фирмы; обеспечивают бесперебойное техническое функционирование Колл центра. Для фирм, где Колл-центр работает круглые сутки без перерывов, рекомендуется иметь отдельный IT — отдел, который занимался бы только Колл-центром. Это позволит своевременно решать все проблемы и сбои в работе Колл-центра, не создавая тем самым неудобства как клиентам, как и сотрудникам. В Иркутске программисты или системные администраторы Колл- центра по данным сервиса HH.ru могут иметь заработную плату от 30 000 рублей до 60 000 рублей в зависимости от выполняемых обязанностей. Так же не может полноценно работать Колл-центр и без специалистов по управлению персоналом. Как выше уже говорилось, на операторов Колл-центра возлагается колоссально большая нагрузка, а это ведет к текучке кадров, не каждый такой ритм выдерживает. Помимо этого, в Колл - центрах выдвигаются особые специфические требования к психологической поддержке Коллектива и особенно тренингам для операторов. Если компания обладает средним или большим Колл- центром, рекомендуется иметь отдельных специалистов и рекрутеров для обучения и мотивации, которые занимались бы только работой с Колл-центром. В целом у отдела кадров и Колл-центром выстраиваются очень плотные взаимоотношения, так как сменяемость персонала бывает иногда достаточно высокой. Чаще сотрудники отдела кадров в Колл-центре занимаются: отслеживанием соблюдения условий найма сотрудников; соблюдаются ли должностные инструкции; организовывают набор и даже обучение нового персонала; решают возникшие у людей личные и профессиональные проблемы. В Иркутске, например рекрутер в Колл-центре по данным сервиса HH.ru может иметь заработную плату от 30 000 рублей до 50 000 рублей; менеджер по подбору персонала — от 27 000 рублей до 40 000 рублей. Выше были перечислены основные вакансии для функционирования Колл центра, но есть те должности, которые тоже нужны Колл - центру, но для крупных фирм, это такие как: директор по обслуживанию клиентов; аналитик по планированию ресурсов; аналитик качества; цифровой контактный директор; операционный менеджер; инструктор; тренер. Все эти должности не менее важны, чем оператор или директор, по позволить отдельного сотрудника на каждую должность мотет не каждая компания. Поэтому чаше эти вакансии совмещают в себе основой персонал, например аналитикой по планированию ресурсов занимается руководитель и IT — отдел, вакансию тренера и инструктора берет на себя супервизор и управление персоналом и так далее. 4.2 Ведомость Решающим и важным в организации Колл - центра является вариант структуры организации и управления: облачный вариант или локальный. Локальный Колл - центр требует ощутимых предварительных затрат для организации в виде покупке оборудования, программного обеспечения, серверов, затраты на поддержание работоспособности всей системы. Так же для организации локального Колл центра потребуются следующие растраты: оборудование операторов (компьютер (ноутбук/гарнитуры); оборудование серверов; программного обеспечения управления Колл — центром; подключение облачной IP — телефонии; инструменты автоматизированного набора; управление взаимоотношениями с клиентами (CRM); обучение персонала; аренда офисных помещений и организация офисного пространства; коммунальные платежи; заработная плата и социальный пакет персонала; административные расходы. Дорожная карта Дорожная карта представляет собой визуальным способом стратегию пути компании или продукта, в нашем случае это стратегия работы над дипломным проектом. Основные аспекты, которые должны присутствовать в дорожной карте являются: цели, долговременные задачи проекта; задачи, выполнение которых приведет к достижению цели; результаты; планируемые сроки реализации; описание действий, для более эффективной работы команды; упоминание важных шагов и мелочей необходимых для работы. Зачем же нужна всё такие дорожная карта? В нее собираются все данные какие только возможны и которые могут быть использованы при проектировании и программировании и структурируются. Так же по этой карте можно точно понять на какой стадии работы находится проект и есть ли какие-то вопросы на данном этапе. У использования дорожной карты есть ряд плюсов: карта помогает идти команде по установленному плану с четкими срока и целями; правильно выделять приоритеты в определенный момент и оперативно распределять силы; руководителям отслеживать этапы работ и сложности которые возникали. Но у карты есть так же и минусы: требуется постоянно обновлять дорожную карту и не забывать вносить все проблемы и корректировки; при недобросовестной оценке всех задач на начальном этапе могут не верно быть рассчитаны сроки. Использовать дорожную карту или обычный план проекта каждая команда и Коллектив решают сами, исходя из удобства и количества задач, определенных для выполнения ими. В данной работе было удобней использовать дорожную карту. Проведя анализ, для разработки данного Колл- центра была составлена дорожная карта (рисунок 4.2). Рисунок 4.2 — Дорожная карта проекта В ней отображены такие этапы, как анализ рынка, составление подробного технического задания, техническая часть реализации проекта, этапы настройки и подключения сервера и сервисов, тестирование и обучение персонала. Так же, как и полагается настоящей дорожной карте обязательно указаны временные рамки. Безопасность жизнедеятельности Соблюдение правил безопасности является основополагающим элементом предупреждения возникновения чрезвычайных ситуаций, а также получения производственных травм и иного вреда здоровью. Целью раздела является анализ вредных и опасных факторов и проверка рабочего места разработчика (ВКР) на соответствие принятым нормам. Для достижения цели поставлены следующие задачи: анализ вредных и опасных производственных факторов; оценка напряженности и тяжести трудового процесса разработчика темы ВКР в ООО «Центр вэб — решений»; анализ организации рабочего места разработчика темы ВКР. Характеристика объекта Бизнес-центр «Волна» расположен по адресу Иркутске, Октябрьский округ, ул. Семена Лагоды, 4/6. В бизнес-центре 200 Офисных помещений и среди них ООО «Центр вэб-решений» арендует офис №607 на шестом этаже Характеристика вредных и опасных производственных факторов Проведен анализ потенциальных вредных и опасных производственных факторов в соответствии с руководящими документами [18 — 22]. Результаты анализа приведены в таблице 5.1. Таблица 5.1 — Общая характеристика опасных и вредных производственных факторов разработчика темы ВКР в ООО «Центр вэб-решений»
Продолжение таблицы 5.1 — Общая характеристика опасных и вредных производственных факторов разработчика темы ВКР в ООО «Центр вэб-решений»
Продолжение таблицы 5.1 — Общая характеристика опасных и вредных производственных факторов разработчика темы ВКР в ООО «Центр вэб-решений»
Опасные и вредные производственные факторы разработчика характерны для офисов, в большей своей части, не представляют серьёзной угрозы жизни и здоровью разработчика. Анализ напряженности и тяжести трудового процесса разработчика темы ВКР Характеристика напряжённости и тяжести трудового процесса разработчика темы ВКР оценена по Руководству 2.2.2006-05 [18]. Результат приведен в таблице 5.2. Таблица 5.2 — Характеристика напряжённости трудового процесса разработчика темы ВКР
Продолжение таблицы 5.2 — Характеристика напряжённости трудового процесса разработчика темы ВКР
Вывод: при выполнении темы ВКР разработчик испытывает Результаты оценки показателей тяжести представлены в таблице 5.3. Таблица 5.3 — Оценка тяжести условий труда разработчика темы ВКР
Продолжение таблицы 5.3 — Оценка тяжести условий труда разработчика темы ВКР
Вывод: разработчик темы ВКР испытывает незначительную физическую нагрузку, обусловленную продолжительным нахождением в положении сидя при выполнении работы. 5.4 Анализ организации рабочего места разработчика темы ВКР Анализ рабочего места и его организации проведен для помещений: Бизнес-центр «Волна», Офис (607); Требования к рабочему помещению: в соответствии с СанПиН 1.2.3685-21 [20] температура воздуха в помещении должна составлять 20–22,9 °C, скорость движения воздуха — 0,1–0,2 м/с, помещение должно иметь совмещенное освещение. Для работоспособности необходимо правильно использовать рабочую мебель. Для этого проведен анализ используемых рабочих столов в рабочем помещении и по месту проживания. Замеры рабочих столов приведены в таблице 5.4. Таблица 5.4 — Замеры рабочих столов.
Замеры рабочего стола в офисе 607также приведены на рисунке 5.1. Рисунок 5.1 — Размеры рабочего стола (607) Нормативные значения приведены в соответствии с ГОСТ 12.2.032-78 [5] для мужчины ростом 173 см. Оба рабочих места имеет идентичную высоту рабочей поверхности, незначительную разницу высоты сидения (5 мм); разница пространства для ног — 30 мм. Отклонения фактических значений от нормативных представлены в таблице 5. Отклонения рассчитаны по формуле
Таким образом при расчете отклонений по формуле (1), положительное значение отклонения будет означать превышение нормативного значения, отрицательное значение — фактическое значение меньше нормативного, ноль — фактическое значение совпадает с нормативным. Результат расчетов представлен в таблице 5.5. Таблица 5.5 — Отклонения фактических значений от нормативных.
Рабочие места не соответствует нормативные значениям по высоте рабочей поверхности, высоте сидения и пространству для ног. В месте с тем, превышение нормативных значений высоты рабочей поверхности и высоты сидения составляет не более 14%, в то время как пространство для ног в обоих случаях меньше нормативного более чем на 25%. Схема рабочей зоны разработчика представлена на рисунке 5.2. Рисунок 5.2 — Схема рабочего места и моторного поля Часто используемые органы управления (клавиатура и мышь) расположены в зонах 1 и 2. Расположение органов управления соответствует ГОСТ 12.2.032-78 [22]. 5.5 Пожарная безопасность Рабочее место разработчика не содержит взрывоопасных легковоспламеняющихся жидкостей; содержит воспламеняющиеся материалы — бумагу. Горению может быть подвержена деревянная мебель. Источником возникновения горения может является электрическая сеть при некорректной её эксплуатации. Рабочее место оснащено пожарным рукавом и огнетушителем углекислотным ОУ-3. План эвакуации из помещений шестого этажа корпуса по адресу: Российская Федерация, Иркутская область, город Иркутск, Октябрьский округ, ул. Семена Лагоды, 4/6. представлен на рисунке 5. 3. Порядок действий при пожаре: Сообщить о пожаре в пожарную охрану, задействовать систему оповещения и пожарной автоматики; Приступить к тушению пожара огнетушителями другими первичными средствами пожаротушения. Встретить пожарные подразделения и сообщить, где могли остаться люди и как к ним можно добраться, где расположен очаг возгорания; Принять меры к эвакуации имущества. В случае возникновения чрезвычайное ситуации (например, землетрясения) покинуть помещение в соответствии с планом эвакуации. Рисунок 5.3 — План эвакуации из помещений шестого этажа “бизнес-центр Волна”. |