Настольная Книга Управляющего Складом - Джеймс Томпкинс. 1. Проблемы и задачи складского хранения. Складское хранение и товародвижение
 Скачать 14.49 Mb.
|
|
Расписание для коротких интервалов Кроме создания рабочих стандартов для исторически косвенных видов деятельности — складов, оптовых баз, кладовых, приемки и отгрузки — необходимы два дополнительных инструмента для эффективного измерения работы. Должно быть составлено расписание работы, и должно быть учтено все время во время рабочей смены. Расписание для коротких интервалов или вариант этого метода составления расписания должны использоваться, чтобы обеспечивать управляющий контроль. Двадцатиминутные промежутки в рабочих заданиях для каждого комплектовщика заказов обеспечивают контролера текущей информацией об отобранных заказах и проблемах с отбором заказов или отставании по времени. Причиной проблем могут быть люди, документы, израсходование запасов или оборудование. Если об этих проблемах, а также выполнении задач, каждый работник сообщает через каждые 20 минут, то контролер будет постоянно в курсе производственных условий в отличие от большинства своих коллег на других складах. Чтобы измерение работы имело смысл, управляющие должны действовать и реагировать на то, что оказывает воздействие на измеряемую работу. Контроль Контролер (надсмотрщик) – это главный управленческий контакт с работником. Обычно, это тот уровень, на котором определяется отношение работника к работе и компании в целом. Отношение контролера к работникам, а также его или ее личные качества, лидерские способности, техническая компетентность, понимание изменяющихся общественных условий, владение информацией о текущей ситуации и постоянная концентрация на будущем определяют его или ее успех. Складской контроль – это, в основном, такой же контроль, как и в сборочных или производственных операциях. Наиболее важной функцией является использование людей должным образом. Здесь мы говорим о влиянии контролера на взгляды, отношение и поведение работников, обеспечивающих оптимальную производительность. Есть только две области, в которых складской контроль отличается от контроля в сборочных и производственных операциях – это технические знания, специфичные для складского хранения и умение контролировать работников, которые часто находятся вне поля зрения контролера (работая в различных проходах и размещая продукцию и отбирая заказы). Склады бывают разными и по своим физическим размерам и по количеству работников. Так как данный справочник предназначен для описания всех типов складов, то нужно сказать несколько слов о размерах организации, в которой работает читатель, и о степени развития этой организации. Более крупный бизнес обычно имеет отдел человеческих ресурсов или отдел кадров, которые могут оказать помощь в обучении и подготовке контролеров и обеспечить их справочными материалами в сложных областях трудовых отношений, науки о человеческом поведении, и понимании и соблюдении различных постановлений и законов в отношении трудоустройства. Динамика складского контроля Положение контролера в течение 20 века изменилось существенным образом. Эпоха авторитарного контролера ушла в прошлое. Современные контролеры должны выполнять свои обязанности с помощью хороших отношений. Люди, выбранные на роль контролеров, должны продолжать развивать свои лидерские умения. Когда вы занимаете какую-нибудь руководящую должность, это дает вам власть, но это не делает вас лидером. Умение руководить нужно изучать и развивать, и это развитие должно быть постоянным. Изменения в рабочей силе требуют изменения отношения руководителей. Контролеры должны посещать любые программы, посвященные управлению и контролю, трудовым отношениям, человеческим отношениям, промышленной психологии и т.д., которые предлагаются компанией, региональными четырехгодичными колледжами, клубами управляющих промышленностью или техническими обществами. Даже дипломированные контролеры должны посещать такие курсы, чтобы быть в курсе современных концепций и тенденций в этих областях. Отношения, которые складываются между контролером и работниками, наиболее важны. Здесь часто определяется, будет ли противостояние "мы - они" или гармоничные отношения "мы – единое целое". Работник и компания зависят друг от друга. Компания не может функционировать без работников, и работники не могут достичь своих экономических целей без работодателя. Совместная работа в гармоничной атмосфере – это то, что должно быть общей целью контролера. Хороший контроль – это приобретаемое умение. Это очень широкая и глубокая дисциплина. Если контролер намерен подниматься по служебной лестнице, то он должен развивать свое умение руководить. При карьерном росте до руководителя среднего звена, нужно все больше знаний как достигать целей компании через руководство людьми. Ответственность контролера Контролер ответственен за знание, понимание и работу с разнообразными задачами, ситуациями и проблемами. Ниже приведен список обязанностей, ответственности и задач, которые стоят перед контролером ежедневно или достаточно часто: Планирование. Включает в себя постановку краткосрочных и долгосрочных целей, а также создание процедур и способов их достижения. В некоторых организациях отдел производства ставит ежедневные производственные цели; в других организациях это должен делать контролер. Организация. Включает в себя распределение задач среди работников. Кадровое обеспечение. Сюда относится выбор и подготовка работников. В некоторых компаниях есть отдел человеческих отношений, который помогает в найме, выборе и подготовке работников. В менее структурированных организациях, контролер может быть ответственным за найм работников. Это одна из тех областей, где ответственный контролер должен знать все законы и постановления, которые регулируют действия работодателя. Например, нормы и правила, касающиеся запрещения дискриминации по возрасту, полу и/или здоровью. Вопросы в анкете, заполняемой при приеме на работу, могут в соответствии с законом быть запрещены. Например, такой вопрос как "дата рождения" разрешено задавать только после того, как человек принят на работу. В анкете же, заполняемой при приеме на работу, такой вопрос рассматривается как дискриминация по возрасту, кроме тех случаев, например, когда компания сомневается в возрасте кандидата, соблюдая законы о детском труде, или из-за требований страховки. Координация. Включает в себя ежедневный контроль над работниками, а также обеспечение необходимой подготовки отдельных работников или групп. Управление. Сюда относится определение приоритетов в рабочих задачах по достижению целей. Техническая компетентность. Это умение работать с механизмами и понимать операции и процессы отдела. Поддержание лояльности работников к компании. Включает в себя создание атмосферы доверия между работниками и компанией. Создание отношения "мы - единое целое". Нужно заслужить уважение и одобрение работников, будучи строгим, но справедливым, достойным их доверия, и помогая им, а также давая им возможность помочь вам. Похвала за хорошую работу. Конструктивно критикуйте недостатки. Хвалите публично, критикуйте наедине. Предоставление возможностей. Дайте работникам шанс работать при минимальном контроле. Однако будьте готовы оказать поддержку тем, кто в этом нуждается. Отношение к делу. Помогайте работникам приобрести необходимое отношение к работе или к компании. Дисциплина. Будьте справедливым, строгим и ведите записи дисциплинарных проступков, подписанные работником и, если есть, представителем профсоюза. Наркотики и алкоголь. Умейте выявлять эти проблемы и обращаться с ними в соответствии с политикой компании. Профсоюзы. Если работники работают по контракту с профсоюзами, то убедитесь, что вы знаете и понимаете контракт. Проверьте и убедитесь, что вы толкуете его так же как другие управляющие. Мотивация. Понимайте мотивы работников в работе и как мотивационные факторы изменяются. Влияние происходящих в нерабочее время событий. Умейте обнаруживать, понимать и иметь дело с факторами, которые происходят в нерабочее время и влияют на производство, такими как финансы и здоровье, семейные проблемы, болезнь членов семьи, проблемы с детьми и т.д., то, что беспокоит людей. От вас не ждут советов в этих сферах, но, безусловно, необходимо знать об этих ситуациях, которые влияют на отношение работников и выполнение ими работы и будьте готовы порекомендовать специалистам из отдела человеческих ресурсов поговорить с работником. Прогулы. Узнайте причины и предпримите необходимые действия. Адаптация к изменениям в рабочей силе. Изменения в рабочей силе происходят по многим причинам, и контролер должен знать об этих изменениях и соответственно реагировать. Законы и постановления, а также миграция населения и иммиграция могут повлиять на состав и структуру рабочей силы. При изменениях в структуре рабочей силы, контролер должен понимать нужды, желания и социальные качества работников, которые становятся большинством, для того, чтобы сохранить необходимое умение руководить. Рабочая сила может изменяться по возрасту, полу, расе, национальности и образованию. Трудовые споры и недовольство работников. Независимо от того, объединены ли работники компании в профсоюз, контролер должен уметь разрешать трудовые споры с работником. Природа трудовых споров может быть такой, что потребуется принятие решения на более высоком уровне. Бюджет. Знайте об операционных расходах и функционируйте в отведенных пределах, регистрируйте то, что мешает сдерживанию затрат. Качество. Выполняйте стандарты работы, установленные для данной задачи. Предотвращение происшествий и безопасность. Определите действия и условия, которые могут привести к происшествиям. Тщательно исследуйте обстоятельства любого происшествия, регистрируйте факты, а не стройте догадки. Подавайте пример — заботьтесь о безопасности. Увольнение работников. Своевременное увольнение может пойти на пользу и работодателю и работнику. Необходимо объяснить причины увольнения и прибегать к этой мере только после того как эмоции улеглись и ситуация была должным образом обдумана. Предотвращение воровства. Склад, имея множество готовых изделий, может стать объектом для воровства. Контролер на складе должен уделять этой проблеме больше внимания, чем контролеры в других отраслях, где продукция малоценна или не имеет ценности для возможных воров. Общение. Часто, умение слушать и понимать язык жестов помогают улучшить обмен информацией. Это полезные методы. Однако общение на складе часто осуществляется по телефону и/ или с помощью записок. Человек, передающий информацию, уже знает проблемы и обстоятельства. Трудность состоит в донесении этих знаний до другой стороны. Используйте необходимую профессиональную терминологию и будьте точны в ее применении. Законы и постановления, имеющие значение для контроля над работниками У контролеров на небольших складах обычно нет помощи со стороны специалистов, которые есть в более крупных фирмах. Соответственно, они должны сами обладать необходимыми знаниями законов и постановлений, относящихся к трудоустройству. Здесь есть, по крайней мере, 17 важных областей:
Требования к квалификации Контролеры, которые работают на складах без службы кадров, должны также расширять свои функциональные знания в анализе методов, упрощении работы, размещении оборудования на складе, методах оценки оборудования, анализе использования пространства и принципах обработки материалов. Современным контролерам необходимы очень широкие знания из разных областей, чтобы соответствовать своей должности и выполнять все свои обязанности. Необходимо постоянное обучение различным аспектам обязанностей и ответственности контролера. Персонал В отделе кадров или отделе человеческих ресурсов работают специалисты, имеющие дело со многими сторонами жизни склада, а также другими типами бизнеса. Этот раздел посвящен только вопросам складского хранения. Безопасность. Программа техники безопасности должна быть частью работы склада и отдел кадров должен или возглавлять эту программу или активно наблюдать и руководить управляющими склада в этой области. Подготовка водителей вилочных погрузчиков. В соответствии с Законом об охране труда, только обученным и имеющим на это права водителям разрешено работать на механизированных промышленных транспортных средствах. Эта информация содержится в опубликованном Законе об охране труда и бюллетене Американского национального института стандартов B56.1,1975.3 В полную программу подготовки и экзаменов входят слайды, учебный курс по размещению оборудования и справочные материалы, которые можно купить в Обществе обработки материалов и управления.4 Изготовители вилочных погрузчиков также являются источником для этих программ. Подготовка водителей промышленных транспортных средств очень важна. Помните, что наличие обычных водительских прав не делает работника водителем промышленных транспортных средств. Сектор обучения и подготовки в отделе кадров должен координировать выполнение этой программы. Медицинское обследование. Водители вилочных погрузчиков, крановщики и др. должны периодически обследоваться. Важны хорошее природное или исправленное зрение, а также хорошее восприятие глубины. Хороший слух также необходим, особенно для крановщиков, которые используют систему коммуникаций со звуковыми и визуальными сигналами. Подготовка и обучение. Отдел кадров может быть ответственным за обучение и подготовку работников. Например, работникам потребуется обучение при переходе от бумажных систем к системам регистрации в режиме реального времени или микрокомпьютерам, или от механических операций с вилочными погрузчиками к использованию встроенных микропроцессоров. Тестирование. Водители вилочных погрузчиков должны уметь читать квитанции на груз и правильно перемещаться среди полок или мест хранения паллетами. Они должны уметь читать и понимать систему адресов, используемую на складе. Отдел кадров должен создать набор тестов для проверки кандидатов на складские должности. Профсоюзы Люди очень большое внимание уделяют профсоюзам и деятельности профсоюзов, но удивительно, что только около 20% работников промышленности в Соединенных Штатах объединены в профсоюзы. Отношение работников к профсоюзам варьируется географически, а также демографически (например, городское население по сравнению с сельским, квалифицированные по сравнению неквалифицированными работниками). Вероятно, наибольшее влияние на отношение работников к профсоюзам оказывает то, как они воспринимают компанию, в которой работают: «мы - единое целое» или как противостояние «мы - они». Действия во время создания профсоюза Если складские работники не объединены в профсоюз и если есть показатели того, что профсоюз начинает создаваться, то управляющие должны как можно быстрее обратиться к услугам специалиста или адвоката по вопросам труда, чтобы посоветоваться. Есть законы и постановления, которые определяют то, что разрешено и запрещено делать управляющим, работникам и создающемуся профсоюзу в этот период. Трудовое законодательство – это очень сложный предмет и переговоры не должны вестись непрофессионалами. Руководство, которое получило необходимые консультации, должно суметь должным образом ответить на вопросы работников в отношении организационной кампании. По такому важнейшему вопросу необходимо как можно раньше посоветоваться со специалистом. Если склад работает по договору (контракту) с профсоюзом, то важно, чтобы управляющие помнили, что у них остаются все права и способы действий кроме тех, которые ограничены или запрещены в договоре. Действия и ожидания оговариваются в специальном контракте. То, что происходит в трудовых отношениях на других складах, может заслуживать внимания, но обязательства и права каждой компании устанавливаются в ее собственном договоре с профсоюзом. Что может быть приемлемо по одному трудовому договору, может быть совершенно неприемлемо в другой ситуации. Дисциплина в профсоюзной среде Управляющие — особенно контролеры нижнего звена — должны быть достаточно подготовленными специалистами. Эта подготовка в отношении вопросов дисциплины должна также часто модернизироваться. Такое поведение как драки, пьянство, наркомания, азартные игры, воровство и отказ от выполнения законных указаний требуют немедленных действий со стороны контролера. Важно, чтобы эти действия были быстрыми и правильными, но не менее важно не реагировать на них слишком остро. Когда возможно, контролер должен подождать пока эмоции остынут и только потом искать дисциплинарное решение. Для того чтобы успокоиться, можно просто отправиться к начальнику отдела кадров или на следующий эшелон управления, чтобы обсудить ситуацию и предполагаемые дисциплинарные действия. Поспешные действия могут быть пагубными для моральной атмосферы отдела, если существует отношение "мы - они" и если контролеру приходится отступить от своего импульсивного решения. Такие происшествия увеличивают конфронтацию. Наиболее частой ситуацией при наличии профсоюза, с которой контролеру, вероятно, придется иметь дело – это трудовые споры и недовольство. Может быть несколько этапов или уровней разрешения трудовых споров, и есть возможность их разрешения на любом из этих уровней. Первый этап – это неофициальное один на один обсуждение, когда представитель работников сообщает контролеру о том, что они считают нарушением существующего трудового соглашения. Контролер объясняет работнику свое понимание выполнения трудового договора. Если разногласия урегулировать не удается, то начинается процесс, оговоренный в договоре, когда разные уровни руководства и профсоюзных лидеров пытаются найти решение. В трудовом договоре часто оговаривается, что если вопрос не может быть решен между сторонами договора, то решение передается на арбитраж третьей стороны. Арбитраж – это дорого, и обе стороны оплачивают необходимые расходы. Здесь действительно будет взгляд со стороны на взаимоотношения между сторонами. Прецеденты здесь очень мало значат. Каждый случай рассматривается отдельно, на основе трудового договора и других соглашений. Даже если случаи очень похожи, решение не обязательно будет таким же. Трудовое законодательство – это совершенно специфичная область права и отличается от других законов. Уголовное право основывается на несомненном признании вины. Гражданское право основывается на наличии более веских доказательств. Трудовое право основано на трудовом договоре и намерениях сторон. Управляющие и контролеры должны использовать каждую возможность для улучшения своих знаний и понимания профсоюзов и трудовых отношений. Как уже говорилось, управляющим нужны работники, чтобы осуществлять экономическую деятельность, а работникам нужен бизнес, оплачивающий их труд. Мы должны прилагать все усилия, чтобы создать атмосферу, в которой обе стороны к взаимной выгоде достигают своих целей. |