Настольная Книга Управляющего Складом - Джеймс Томпкинс. 1. Проблемы и задачи складского хранения. Складское хранение и товародвижение
 Скачать 14.49 Mb.
|
|
Рис. 10.1 Использование трудовых ресурсов В колонке 1 представлены часы, которые, как обычно предполагается, работник доступен для выполнения заданного объема работы. Это количество часов, за которые работнику платят. Колонка 2 – это объем потерянного времени в 40 часовой рабочее неделе из-за оплачиваемых отпусков или больничных. Колонка 3 – это объем потерянного времени каждую неделю из-за двух десятиминутных перерывов на кофе и 10 минут на начало и завершение рабочего дня. Эта цифра варьируется на разных складах. В колонке 4 представлен объем времени, необходимого для собраний группы, решения проблем или непрерывного улучшения деятельности. Колонка 5 – это время, необходимое работнику, от момента прекращения работы до ее возобновления, для амбулаторной медицинской помощи, будь то порезанный палец, жар, головная боль, головокружение, проверка зрения и осмотр глаз водителя вилочного погрузчика или другое, определяемое компанией, обследование. В колонке 6 представлен объем времени, потерянного из-за мероприятий и программ, посещаемых работниками. Колонка 7 касается работы профсоюза, которая, в зависимости от традиций компании, может вестись и за счет времени, выделенного на дела компании. В колонке 8 документируется время, которое работники временно работают на другой отдел. В колонке 9 документируется неизмеряемая работа или специальные проекты, в которых работник занят за рамками своих обычных обязанностей. В колонке 10 документируется потерянное время, когда один или несколько членов группы не выполняли свои производственные функции по независящим от них причинам. В колонке 11 представлена общая сумма колонок 2 - 10. Колонка 12 – это общий объем работы теоретически заданной в этом примере и выполненной. Колонка 13 – это чистый объем времени работника, когда он доступен для выполнения своей работы. Процент эффективности по отношению к заработной плате подсчитывается делением колонки 12 на колонку 1. Мы видим, что группа была эффективна только на 84,6%. Процент эффективности по отношению к доступности высчитывается делением колонки 12 на колонку 13. Мы видим, что группа была эффективна на 100,5%. Если управляющие складом и контролеры не ведут, в каком либо виде, регистрации работы и не имеют стандартов для сравнения, то могут очень легко ошибиться при оценке усилий работников. Также, если непроизводственные виды деятельности не планируются и не проектируются, то будет трудно выявлять тенденции в происшествиях или инцидентах с травмами, излишнего общения, когда есть законные поводы для посещения других участков, или подобных ситуаций, которые влияют на эффективное использование складских трудовых ресурсов. Расчеты при кадровом планировании После того как вы определили повседневные виды деятельности, установили трудовые стандарты и спроектировали запланированный объем необходимого непроизводственного времени, может быть составлено кадровое планирование. Имея основную информацию, описанную выше, может быть составлена простая крупномасштабная таблица, позволяющая вычисления и моделирование разных объемов работы. Таблица 10.1 – это простой пример крупномасштабной таблицы с повседневной и не повседневной деятельностью небольшого склада и высчитывается приблизительный размер бригад или персонала на основе прогнозируемых объемов работы. Обратите внимание, что в этом плане запланированная эффективность показывается как процент от заработной платы. Это обеспечивает то, чтобы у отдела было достаточно времени для дополнительных функций, которые управляющие считают необходимыми, таких как собрания группы (бригады), больничные и отпуска, работа на другие отделы, специальные проекты и т.д.
Таблица 10.1 Еженедельные функции 70,25 часов объема работы в неделю / (40 часов / неделя / работник) = 1,75 работников необходимо при 100% эффективности. Запланированный процент эффективности = 85%. 1,75 работников / 0,85 = 2 работника необходимо. Имея такие основные краткие выводы, можно лучше управлять людьми и временем, и оценивать воздействие любых изменений в процедурах или рабочих заданиях. Любое изменение в процедурах может быть определено и воздействие зарегистрировано. Если счета за провоз будут доставляться в офис более часто, то доступность работника для других отделов будет уменьшена. Если получение вспомогательных материалов занимает больше времени, то нужно узнать причину и, если необходимо, изменить расписание поездок в центр снабжения. Измерение труда Измерение труда может быть отличным инструментов в управлении расходами на складское хранение. Однако это измерение должно быть достаточно точным, и осуществление программы по измерению труда не должно выходить за рамки приемлемых ограничений расходов. Прежде чем дальше обсуждать измерение труда на складе, давайте рассмотрим ситуацию, в которой находится склад по отношению к измерению работы. Измерение работы началось на производстве с повторяющимися трудовыми действиями. Соответственно, акцент был сделан на точном измерении времени, необходимого для многократно повторяющихся задач или действий. Задачи должны были быть идентичными в единицах деятельности, чтобы к ним можно было применять одинаковые временные характеристики. Инженеры по организации производства, которые были наблюдателями, изучавшими временные затраты, считали полученные данные сомнительными, если они на 3% отличались от среднего арифметического. Такой точности в складской деятельности очень трудно достичь и по этой причине, «пуристы» в организации производства избегали склада как объекта исследования. После того как концепция измерения работы стала применяться на сборочных участках, она, как будто получила ярлык инструмента только для управления производством, и не использовалась в складском хранении. В обучении бизнесу, экономике, торговле, бухгалтерскому делу и организации производства внимание студентов обращалось на решение производственных проблем и управление прямыми издержками (труд и материалы). Косвенные издержки, такие как склады, игнорировались как объекты для применения традиционных методов организации производства. Измерение производительности склада В исследовании, выполненном автором, было обнаружено, что управляющие складами используют несколько методов для измерения производительности склада. Обычно используются восемь "систем":
Первые семь систем измерения не очень надежны, потому что слишком много переменных факторов влияют на работу, выполняемую работниками. (1) Вес, размер и форма ящиков и изменчивость этих физических характеристик радикально влияют на производительность работника. (2) Наименований продукции в человеко-час не обнаруживает (3) объемов наименования продукции, что является значительным фактором. Например, 100 фунтов стали быстро и легко перемещаются вилочным погрузчиком. Однако перемещение 100 фунтов перьев может занять много времени. (4) Наименований продукции в день и (5) заказов в день так же не принимают во внимание физические переменные. (6) Долларов в день не соотносится с затраченными усилиями. Любые изменения цены потребуют математического анализа для сравнения прошлой и текущей деятельности и создания стандартов работы. (7) Грузовых единиц в час похоже на (2), когда переменные в выполнении задачи не учитываются. Система измерения действительных часов по сравнению со стандартными часами – это наиболее эффективное средство измерения складского труда. Нормы времени разработаны для различных общих элементов задачи, и сумма высчитывается по каждому счету-фактуре или партии контрольных листков. При создании норм времени нельзя быть пуристом организации производства. Хотя у отбора заказов коробки карандашей, коробки шариковых ручек и коробки фломастеров нормы времени слегка отличаются друг от друга, складской инженер по организации производства должен, используя практический и реалистичный подход, создать одну норму времени для всех трех изделий. Нормы времени могут основываться на среднем весе или на наиболее часто происходящих событиях. Практический опыт в конкретной сфере должен помочь в выборе необходимого способа действий. Изучение временных характеристик различных складских функций занимает много времени и может дорого стоить, но управленческий контроль и полученная экономия оправдывают эти затраты. С помощью точных методов измерения управляющие с высокой степенью точности могут:
Источники систем трудовых стандартов И министерство земледелия, и министерство обороны США опубликовали основные стандарты складского хранения и этапы создания систем складских стандартов расходов. Эти данные включают в себя поэлементное описание, основные нормы времени, нормы и допуски. Эти данные, наряду с другими полезными диаграммами, формулами и аналитическими выражениями можно найти в брошюре под названием: «Сборник вычислений складских затрат и стандартов обработки» ("DigestofWarehouseCostCalculationsandHandlingStandards").1 Те, кто хотел бы разработать свои собственные стандарты или приобрести знания о применении измерений работы в складской деятельности, могут ознакомиться со всеобъемлющим трудом в Главе 4 «Справочника по организации производства» (“HandbookofIndustrialEngineering").2Есть также несколько консультационных фирм, которые могут принять у себя работников компании и провести для них двух и трехнедельные ускоренные курсы обучения или могут послать своих специалистов на объект, чтобы выполнить программу по анализу временных затрат и разработке стандартов работы. Выгоды от измерения труда После того как начинается измерение труда, компания получает несколько преимуществ:
Но обратите внимание! Использование только измерения труда недостаточно для того, чтобы принимать решения об изменениях в операционных схемах. Сезонные максимумы и минимумы должны также приниматься во внимание как обоснованные и очень влиятельные характеристики. Управляющие складом в некоторых случаях должны также помнить, где находится продукция на протяжении своего жизненного цикла, чтобы судить об объемах деятельности связанной с этой продукцией. Трудовые стандарты должны также благоразумно использоваться управляющими и особенно контролерами нижнего звена. Управление трудом помогает определить, каких результатов можно ожидать от соответствующих ежедневных усилий. Нужно понимать, что рабочее окружение и психологическое состояние работников оказывают воздействие на ежедневную работу. У хороших работников бывают плохие дни, когда они не укладываются в установленные стандарты. Работникам также нравится время от времени превышать стандарты. Контролеры должны научиться различать периодическое и постоянное снижение производительности. Рабочие стандарты никогда не должны становиться средством для все более высоких трудовых достижений, помогая карьерному росту контролера. Производительность возрастает, и признание достигается с помощью улучшения метода, упрощения процесса или изменения размещения оборудования. Очень подходящим будет лозунг: "Работать нужно умнее, а не интенсивнее!". Управляющие должны разумно вести работников к увеличению производительности; они не должны угрожать, запугивать или обманывать для получения лучших результатов. Поддержание трудовых стандартов Нормы времени в измерении труда, для того, чтобы быть полезным инструментом управления, должны постоянно обновляться в соответствии с текущей ситуацией. В динамике повседневности и среди неотложных каждодневных дел, часто забывают о поддержании норм времени. Если изменения условий труда делают трудным соответствие стандартам, то начнут поступать жалобы. Однако ползущие изменения могут пройти незамеченными и незарегистрированными. Система измерения труда становится тогда бесполезной, а также может дорого стоить. Был реальный случай, когда стандарты не пересматривались в течение 25 лет. Нормы времени для различных подсистем менялись по отдельности вместе с модернизацией методов и оборудования. Однако формулы для некоторых основных компонентов оставались неизменными. Это привело к тому, что компания оплачивала больший объем работы, чем в реальности было выполнено. Управление системами измерения труда Административные расходы систем измерения труда – это вторая причина отсутствия измерения работы на складах. Не имеет смысла осуществлять программу, дающую выгоды, которые меньше расходов на управление этой системой. Складские операции часто настолько разнообразны, что требуется огромная канцелярская работа для применения норм времени к каждому заказу. Однако были разработаны некоторые неавтоматизированные системы, когда заказы или счета-фактуры определяются по зонам деятельности, а нормы времени применяются по частоте повторений в конкретной зоне. Это помогает уменьшить административный канцелярский труд. Например:
Компьютеризированное управление стандартами Использование компьютеров и компьютерная обработка счетов-фактур или документов для отбора заказов открыли дорогу к применению норм времени в документах. Это может выполняться компьютером в доли секунды. Это устраняет проблему излишней канцелярской работы при неавтоматизированной (ручной) программе норм времени. Для компьютеризированной программы норм времени необходимо тщательное изучение программы отбора заказов, чтобы инженер по организации производства знал каждую основную функцию отбора заказов. Затем начальные данные нужно сгруппировать в естественном и логичном порядке. Данные должны быть настолько простыми, насколько возможно. Сходные переменные элементы должны объединяться, чтобы формула программы была простой. Здесь «пурист» в измерении работы должен отступить перед реальностью для того чтобы создать работающую и управляемую программу. Необходимо выполнить достаточное количество наблюдений, чтобы убедиться, что наблюдаемые факты типичны для выполняемой работы на протяжении большого периода времени. Чтобы компьютеризировать нормы времени, потребуется их подробная классификация. Но самым важным здесь будет понимание того, как компьютер воспринимает конкретную продукцию. Необходимо понимать компьютерную логику, чтобы можно было организовать наблюдение за временными затратами и разработать стандартные таблицы данных. Если компьютер не отличает бочонок с гвоздями от коробки с кнопками, то появятся значительные проблемы. Компьютерное распознавание товаров должно быть распределено по категориям, чтобы можно было разработать основные стандарты для похожих изделий. Проблема может заключаться в весе для обработки на единицу хранения, физическом объеме для обработки и быстроте, с которой обрабатываются и вес и объем. Так как вес и объем варьируются, то и нормы времени варьируются по категориям. Есть много способов категоризации продукции для компьютера. Убедитесь, что каждая категория или сфера деятельности организована и определена, чтобы программируемые нормы времени были должным образом пронумерованы и применялись в документах отбора заказов. Разберем пример, когда компьютер создавал рабочие стандарты. Компьютер уточнял параметры стандартов для отбора заказов при создании каждого счета-фактуры. Было четыре основных концепции отбора заказов. При создании каждого счета-фактуры, компьютер просчитывал заказ для каждой концепции отбора заказов и заносил эти четыре итоговых суммы в память. Критерии "концепции отбора заказов по категориям" определялись общим количеством изделий в заказе и общим весом. Когда объем и вес определены, необходимый стандарт выбирается из памяти и печатается на счете-фактуре. Такой метод экономит многие часы канцелярской работы, относительно легок в осуществлении, и предлагает стандарты для каждого счета-фактуры. |