Лекции по бизнес планированию. Лекции. Бизнеспланирование инновационных проектов Тема Принятие управленческих решений
 Скачать 1.36 Mb.
|
8.3. Управление командой проектаУправление командой проекта происходит в несколько этапов. На первом этапе – на основании потребности в человеческих ресурсах происходит набор команды проекта. На втором этапе (на стадии реализации) – осуществляется процесс развития команды проекта. И последним этапом можно считать процесс управления командой проекта. Набор команды проекта – процесс подтверждения доступности человеческих ресурсов и привлечения команды, необходимой для выполнения операций проекта. Суть данного процесса состоит в описании и руководстве процессом отбора членов команды и закрепления сфер ответственности с целью создания успешной команды. В команду проекта, зачастую, входят: - заказчик проекта – владелец (собственник) продукта проекта; - куратор проекта (представитель заказчика) – осуществляет административную и ресурсную поддержку; - руководитель проекта – обеспечивает достижение цели проекта; - администратор проекта – обеспечивает налаживание коммуникаций в процессе реализации проекта; - ответственный за блок работ – сотрудник, контролирующий и участвующий в реализации одного, конкретно определенного, блока работ; - член рабочей группы – лицо, осуществляющее выполнение работ. Кроме указанных выше, в проект могут быть включены и иные роли, в зависимости от характера, сложности и специфики проекта. В процессе реализации проекта команда проходит через несколько стадий жизненного цикла: Forming – формирование коллектива; Storming – смятение/барахтанье; Norming – нормализация отношений; Performing – исполнение задач; Closing – завершение работы. Команда управления проектом может иметь или не иметь прямого контроля при подборе членов команды, потому что на это влияют коллективные трудовые договоры, использование персонала субподрядчиков, матричная среда проекта, внутренние или внешние отношения подотчетности или различные другие причины. В процессе набора команды проекта важно учитывать следующие факторы: • Руководитель проекта или команда управления проектом должны проводить эффективные переговоры с теми лицами, которые занимают соответствующие должности для обеспечения проекта требуемыми человеческими ресурсами, и оказывать влияние на них. • Неспособность набрать необходимые человеческие ресурсы для проекта может значительно повлиять на сроки, бюджет, удовлетворенность заказчика, качество и риски проекта. Недостаточные человеческие ресурсы или возможности могут уменьшить вероятность успеха проекта и, в случае неблагоприятного сценария, привести к его отмене. • Если человеческие ресурсы недоступны из-за ограничений, таких как экономические факторы или предыдущие назначения на другие проекты, от руководителя проекта или команды управления проектом может потребоваться задействовать альтернативные ресурсы, которые, возможно, будут иметь более низкий уровень квалификации, при условии, что это не нарушит правовые, регламентирующие, обязательные или иные особые требования. Данные факторы должны рассматриваться и учитываться на стадиях планирования проекта. Руководитель проекта или команда управления проектом должны отражать воздействия любой недоступности необходимых человеческих ресурсов в планах управления расписанием, бюджетом, рисками, качеством, обучения и других планах управления проектом. Развитие команды проекта – процесс совершенствования компетенций, взаимодействия членов команды и общих условий работы команды для улучшения исполнения проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что его результатом является улучшение командной работы, расширение навыков и компетенций, повышение мотивации сотрудников, уменьшение текучести кадров и улучшение общего исполнения проекта. Руководители проектов должны уметь определять, формировать, поддерживать, мотивировать, руководить и воодушевлять команды проектов для повышения эффективности и результативности их работы и достижения целей проекта. Командная работа является критически важным фактором успеха проекта, а развитие эффективных команд проектов является одной из важнейших обязанностей руководителя проекта. Руководители проектов должны создавать условия, способствующие командной работе. Руководители проектов должны постоянно мотивировать свою команду, ставя перед ней задачи и предоставляя благоприятные возможности, обеспечивая при необходимости своевременной обратной связью и поддержкой, а также выражая признательность и вознаграждая за хорошее выполнение работ. Высокая эффективность и результативность работы команды могут быть достигнуты с помощью открытых и эффективных коммуникаций, создания благоприятных возможностей укрепления команды, повышения доверия между членами команды, конструктивного управления конфликтами, а также за счет содействия решению проблем и принятию решений на основе сотрудничества. Для получения ресурсов, необходимых для развития эффективных команд проектов, руководитель проекта должен запрашивать поддержку руководства и/или влиять на соответствующие заинтересованные стороны. Руководители проектов осуществляют свою деятельность в глобальном окружении и работают над проектами, характеризующимися культурным разнообразием. Зачастую члены команды имеют опыт в различных отраслях, говорят на различных языках, а иногда используют «язык команды», правила или язык которого могут отличаться от их родного. Команда управления проектом должна использовать культурные различия для получения выгоды, уделять внимание развитию и поддержке команды проекта на всем протяжении жизненного цикла проекта, а также придерживаться модели взаимозависимой совместной работы в обстановке взаимного доверия. Развитие команды проекта направлено на развитие навыков сотрудников, их технических компетенций, а также улучшение общего климата в команде и повышение эффективности исполнения проекта. Для этого требуются четкие, своевременные, результативные и эффективные коммуникации между членами команды на всем протяжении жизненного цикла проекта. Цели развития команды проекта включают в себя, среди прочего: ü повышение уровня знаний и навыков членов команды для увеличения их способности достигать поставляемых результатов проекта при снижении стоимости, сокращении сроков и улучшении качества; ü повышение чувства доверия и сплоченности среди членов команды для повышения морального духа, уменьшения конфликтов и улучшения командной работы; ü создание динамичной и сплоченной командной культуры для повышения как индивидуальной, так и командной производительности, стимулирования командного духа и сотрудничества, а также создания возможностей для взаимного обучения и наставничества, направленных на обмен знаниями и опытом между членами команды. Управление командой проекта – процесс отслеживания деятельности членов команды, обеспечения обратной связи, решения проблем и управления изменениями в команде с целью оптимизации исполнения проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в оказании влияния на поведение команды, управлении конфликтами, решении проблем и оценивании работы членов команды. Результатами управления командой проекта являются запросы на изменения, обновления плана управления человеческими ресурсами, решение проблем, предоставление входов для оценки эффективности и результативности, а также добавление извлеченных уроков в базу данных организации. Для управления командой проекта требуются различные управленческие навыки по организации командной работы и интеграции усилий членов команды для формирования высокопроизводительной и результативной команды. Управление командой предполагает наличие комбинации навыков, среди которых особое значение приобретают навыки общения, урегулирования конфликтов, навыки ведения переговоров и лидерства. Помимо команды проекта также выделяют группу лиц, которых называют заинтересованные стороны проекта (стейкхолдеры). По общему правилу, к заинтересованным сторонам относятся лица или организации, чьи интересы могут быть затронуты в ходе реализации проекта. К ним можно отнести конкурентов, поставщиков, надзорные органы, субподрядные организации, пользователей продукта проекта и так далее. Еще одно важной составляющей проектной работы является налаживание и осуществление эффективных коммуникаций проекта. Эффективные коммуникации могут намного повысить вероятность успешного завершения любого проекта. Это касается как общения «внутри» команды, так и представления проекта руководству, будущим пользователям продукта или прессе. Положительного эффекта можно добиться еще на стадии инициации. Распространение информации о проекте, разъяснение его целей и значения позволяет на ранних стадиях выявить сторонников и противников предстоящих изменений. На практике это значительно облегчает работу менеджера проекта в будущем, при наборе команды проекта или при составлении плана коммуникаций. При планировании коммуникаций в проекте уместно использовать правило «5К», согласно которому определяется: · Какая информация передается? · Кому передается информация? · Кто передает информацию? · Как передает информацию? · Когда передает информацию? На основании этих данных можно составить план управления коммуникациями, который позволит повысить эффективность коммуникаций в проекте за счет следующих аспектов Определенность сроков. Если членам команды не понятно, когда и по каким вопросам они собираются общаться, предоставлять и получать информацию, возникает неопределенность. А, как известно, любая неопределенность снижает эффективность деятельности. Информация в проекте, появляется в результате каких то действий. Т.е. для того, чтобы получить или предоставить информацию, нужно что-то сделать. В таком случае, когда членам команды известны сроки предоставления и получения информации, они планируют свои действия по ее получению и подготовке. А это напрямую влияет на другие задачи проекта. Содержание информации. Если известны не только сроки, но и предмет коммуникаций, члены команды имеют возможность подготовиться. А подготовка позволяет сократить время, которое вся команда тратит, например на совещании. А еще, члены команды снижают неопределенность своей работы, т.к. могут планировать получение конкретной информации от своих коллег. Принятие решений. Членам команды постоянно приходится принимать множество решений. Многие из них затрагивают не только их участки работы, но имеют влияние на работу коллег и проекта в целом. В таком случае, необходимо понимать, когда будут принимать ключевые, для проекта, решения. Время принятия решения можно запланировать, даже не имея всех необходимых данных в наличии. А значит, на эти решения можно рассчитывать при планировании работы. Экономия времени. Это скорее следствие вышеуказанных принципов. Время экономится за счет снижения неопределенности и перевода коммуникаций в исключительно конструктивное русло. В проекте, любая экономия времени приводит к увеличению эффективности проекта в целом. Дисциплина.Когда нам известно время и предмет коммуникаций, это дисциплинирует, потому что накладывает определенные обязательства на всю команду проекта |