Лекции по бизнес планированию. Лекции. Бизнеспланирование инновационных проектов Тема Принятие управленческих решений

• Название: Бизнеспланирование инновационных проектов Тема Принятие управленческих решений
• Анкор: Лекции по бизнес планированию
• Дата: 03.03.2022
• Размер: 1.36 Mb.
• Имя файла: Лекции.docx
• Тип: Бизнес-план; #381527
• страница: 25 из 27

9.3.Функции управления проектом

Процессы управления проектами воздействуют на достижение конкретного результата через целый набор функций, оказывающих на проект как непосредственное, так и косвенное влияние.

Необходимо понимать связь функций управления проектом с процессами  управления, под которыми обычно понимают инициацию, планирование, реализацию, контроль и завершение проекта.

Рассмотрим 17 основных функций управления проектом.

1.    Управление замыслом проекта.

Возникновение идеи проекта не является достаточным условием его рождения и реализации. Чтобы замысел обрел логические очертания и стал проектом, он должен быть управляем. Необходимо придать ему техническую и экономическую привлекательность, оценить альтернативные варианты в схожей области, реализовать действия по его продвижению и сделать это наиболее эффективным способом и в кратчайшие сроки. Данная функция составляет основу процесса инициации проекта.

Управление замыслом – действия или их совокупность, способствующие принятию решения о реализации проектной идеи.

 Управление замыслом – действия или их совокупность, направленные на устранение препятствий к реализации проекта, предпроектная подготовка к инициации проекта.

Возможные препятствия при принятии решения:

ü  отсутствие ресурсов;

ü  сопротивление внутреннего и внешнего окружения;

ü   выдвижение чрезмерно революционной или радикальной идеи и т.д.

2.Управление предметной областью.

Данная функция позволяет учесть особенности реализации результата проекта, накладываемые отраслевой спецификой, рынком и потребительскими предложениями.

Предметная область проекта (Scope) – совокупность результатов проекта (продуктов или услуг), их характеристики, а также перечень комплекса работ, которые необходимо выполнить для достижения этих результатов.

Управление предметной областью проекта (Project Scope Management) – процессы, необходимые для обеспечения того, что в проект включены все требуемые работы и только те работы, которые необходимы для успешного завершения проекта.

3.Управление проектом по временным параметрам.

Время является одним из ключевых факторов, влияющих на эффективность реализации проекта. Сроки реализации проекта в целом, его составных частей, а также отдельных процессов должны планироваться заранее. У минимизации сроков реализации проекта есть три естественных ограничения – технические возможности, технологические требования и качество работ. Эти и некоторые другие параметры необходимо учитывать при выполнении данной функции.

Временные параметры проекта – периоды времени, в течение которых будут выполнены работы или группы работ, а также периоды контроля за ходом реализации проекта.

Управление временными параметрами – функция, обеспечивающая своевременную реализацию отдельных этапов и всего проекта в целом.

Причины возникновения потерь времени в проекте:

ü  ошибки в планировании содержания и ресурсов;

ü  неудовлетворительное управление качеством;

ü  отсутствие плана непредвиденных затрат в случае неопределенности воздействия внешней среды;

ü  неадекватное распределение рисков между участниками проекта;

ü  неструктурированная система коммуникаций;

ü  нереалистичная система отчетности по проекту и т.д.

Управление личным временем – функция, обеспечивающая развитие системы личной эффективности и продуктивности.

Тайм-менеджмент - учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

4.Управление стоимостью и финансированием проекта.

С данной функцией связано обеспечение оптимальной стоимости проекта, при которой достигаются его максимальная рентабельность и стабильное финансирование на разных фазах жизненного цикла. Особенности проектов определяют специфику их финансирования – венчурное, государственное, выпуск облигаций, эмиссия акций и иные формы привлечения инвестиций. Рассматриваемая функция должна обеспечить финансирование с оптимальным соотношением затрат и результатов для предприятия.

Стоимость проекта определяется совокупностью стоимостей ресурсов, стоимостью и временем выполнения работ проекта.

Управление стоимостью проекта – обеспечивает и гарантирует, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета, включающий разработку политики, процедур и методов, позволяющих осуществлять планирование и своевременный контроль затрат.

Управление стоимостью проекта включает следующие процессы:

ü  оценку стоимости проекта;

ü  бюджетирование проекта, установление целевых показателей затрат;

ü  контроль стоимости проекта, постоянная оценка фактических затрат и сравнение с ранее запланированными в бюджете, выработка мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.

Проектное финансирование - предоставление финансовых ресурсов для реализации проекта.

Формы проектного финансирования:

ü  финансирование с полным регрессом на заемщика, т.е. наличие определенных гарантий или требование определенной формы ограничений ответственности кредиторов проекта.

ü  финансирование без права регресса на заемщика.

ü  финансирование с ограниченным правом регресса.

ü  Управление финансированием – своевременное и рациональное обеспечение проекта необходимыми объемами денежных средств.

5.Управление качеством.

Качество является неотъемлемым показателем работы не только производственной сферы предприятия, но и его управленческого персонала. Реализация функции должна обеспечивать соответствие качества управления и реализации проекта в заданных границах.

Качество - целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности.

Управление качеством проекта - система методов, средств и видов деятельности, направленных на выполнение требований участников проекта к качеству самого проекта и его продукции.

Стандарты ИСО 9000 и 10006  «Системы менеджмента качества»

6.Управление рисками в проекте.

При реализации проектов всегда существует вероятность неудачи. Максимальные риски связаны с инновационными проектами, однако они являются и самыми прибыльными. В этой ситуации предприятию необходимо определить максимально допустимый уровень риска реализации проектов. На разных фазах жизненного цикла риски проекта могут меняться, поэтому эффективное управление рисками является необходимым условием успешного достижения целей проекта.

Риски проекта - неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие на проект (сроки, стоимость, содержание, качество и т.д.).

Управление рисками - совокупность методов анализа и нейтрализации фак­торов рисков, объединенных в систему планирования, мониторинга и корректирующих воздействий.

Управление рисками:

ü  выявление и идентификация предполагаемых рисков;

ü  анализ и оценка рисков;

ü  выбор методов управления рисков;

ü  применение выбранных методов и принятие решений в условиях риска;

ü  реагирование на наступление рискового события;

ü  разработка и реализация мер снижения рисков;

ü  контроль, анализ и оценка действий по снижению рисков и выработка решений.

Методы управления рисками:

ü  методы компенсации рисков, включающие прогнозирование внешней среды проекта, маркетинг проектов и продуктов проекта, мониторинг социально-экономической и правовой среды и создание системы резервов проекта;

ü  методы диверсификации (распределения) рисков, включающие распределение рисков по времени, распределение рисков между участниками и пр.;

ü  методы локализации рисков, применяемые для высокорисковых проектов в многопроектной системе, подразумевающие создание отдельных специальных подразделений для реализации особо рисковых проектов;

ü  методы ухода от рисков, включающие отказ от рискованных проектов и ненадежных партнеров, страхование рисков, поиск гарантов.

7.Управление человеческими ресурсами.

Человеческие ресурсы - определенная совокупность качеств и характеристик человека, которая характеризует его способность к деятельности определенного рода.

Именно целенаправленная работа команды проекта обеспечивает эффективную реализацию проекта. В проектном командообразовании  и управлении важно учитывать тот факт, что команда проекта является временной организационной структурой.

Управление  человеческими ресурсами - методы, процедуры, программы управления процессами, связанными с человеческими  ресурсами, эффективное использование труда членов команды проекта с целью получения максимальной выгоды для проекта, обеспечение координации действий и согласование интересов всех участников проекта для достижения цели проекта.

Основными этапами управления командой проекта являются:

ü Формирование команды проекта

ü Определение противоречий

ü Обучение и развитие ü Обеспечение взаимодействия, мониторинг коммуникаций ü Оценка результатов деятельности

ü Мотивация и стимулирование

8.Управление материальными ресурсами.

 Материальные ресурсы – сырье, материалы, конструкции, комплектующие, энергетические ресурсы, топливо, ресурсы типа «мощности» или технологические ресурсы (машины, механизмы), устанавливаемое оборудование, технологии и т.д.

Функция управления материальными ресурсами заключается в координации деятельности подразделений, отвечающих за своевременную поставку материалов, логистику, достаточность запасов, выбор поставщиков и подрядчиков, лизинг, франчайзинг и т. д.

9.Управление контрактами.

Контракт (от латинского «contractus») - юридическое обязательное соглашение между двумя или несколькими лицами, в котором определяются действия, подлежащие исполнению с их стороны, и ответственность за выполнение (невыполнение) этих действий.

При реализации проекта организация связана контрактами со всеми участниками проекта, работниками, заказчиками, банками и другими заинтересованными сторонами. Процедуры выбора партнеров и особенности контрактных отношений с ними должны быть тщательно продуманы. Взаимоотношения с другими компаниями, государством, работниками и клиентами должны обеспечивать достижение целей проекта и улучшение репутации предприятия.

Управление контрактами в проекте  - процесс, необходимый для получения товаров и услуг вне организации, реализующей проект.

Основными этапами управления контрактами являются:

ü  планирование контрактов - определение предмета и сроков поставок;

ü  планирование заявок - документирование требований к продукту и определение потенциальных источников;

ü  получение предложений - получение расценок, заявок, оферт или предложений от потенциальных поставщиков.

ü  выбор поставщиков;

ü  администрирования контрактов - управление взаимоотношениями с поставщиками.

ü  закрытие контрактов - завершение и проведение взаиморасчетов по контрактам, включая разрешение спорных вопросов.

10.Управление изменениями.

В процессе реализации проектов внутренние и внешние факторы могут порождать ситуации, которые осложняют реализацию проекта или делают ее невозможной без комплексных изменений в различных функциональных сферах управления проектами. Но не только компетентность и быстрота реакции руководителей определяют эффективное решение проблем, в этой ситуации важен комплексный подход к управлению изменениями.

Отклонения - возникающие несовпадения первоначально согласованного и зафиксированного представления о проекте и того, что получается в действительности, а также причины этих несовпадений, а также методы и технологии, позволяющие справляться с такими ситуациями в проекте с минимальными потерями.

Запрос на изменения - формально поданный рабочий продукт, используемый для отслеживания всех запросов заинтересованных лиц на протяжение всего жизненного цикла проекта, включая запросы на создание функций, расширение возможностей продукта, исправление недостатков и другую информацию, связанную с разработкой продукта.

Управление изменениями (Project Change Management) - модификация ранее согласованных продуктов и услуг, сроков исполнения и стоимости работ, управленческих и технологических процессов.

Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений для оценки их последствий, одобрения или отклонений, а также организация мониторинга и координации исполнителей, реализующих изменения в проекте.

Предпосылкой для эффективного управления изменениями является наличие описания базисного состояния, которое отражает исходное состояние системы для последующих изменений и называется описанием конфигурации текущего состояния проекта. Это комплекс технической документации, которая характеризует общее состояние соответствующей системы в определенный момент времени.

В контексте главной стратегии изменений первыми решаются проблемы, угрожающие реализации проекта. Затем вводятся изменения, востребованные персоналом. Каждая стадия процесса и общий результат тщательно контролируются с выходом на оперативную коррекцию планов.

Перемены имеют цикличный характер. Для того чтобы процесс внесения изменений прошел максимально эффективно, необходимо делать несколько вещей одновременно, для того чтобы сохранить равновесие между порядком и хаосом. Управление изменениями все время проходит одни и те же стадии:

– анализ текущего состояния дел;

– определение конечной цели и корректировка плана проекта;

– подключение необходимых ресурсов;

– отслеживание и закрепление полученных результатов.

В ходе реализации проекта может возникнуть необходимость осуществить следующие изменения:

1) содержания продукта (состав и спецификация элементов продукта);

2) содержания проекта (состав и содержание работ проекта) – например, внесение незначительных, но, как правило, многочисленных и зачастую неконтролируемых улучшений по просьбе заказчика. Последнее особенно характерно для инновационных проектов, где заказчики занимают активные позиции в ходе их реализации;

3) сроков и стоимости проекта;

4) процедур управления проектом;

5) вследствие реакции на наступление рисковых событий.

Источники изменений могут происходить из внешнего или внутреннего окружения проекта. К внешним источникам изменений относятся политические, экономические, социальные, законодательные, технологические, экологические, международные, географические и другие аспекты. Внутренние источники изменений формируются в процессе отношений между участниками проекта. Изменения оказывают существенное влияние:

– на ценность и эффективность проекта;

– продолжительность и сроки завершения проекта;

– стоимость и бюджет проекта;

– качество выполнения работ и спецификации требований к результатам.

В практике используются следующие документы, регламентирующие и протоколирующие прохождение изменений.

1. Отчет о проблеме (Problem report) – описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.

2. Запрос на осуществление изменения (Change request) – формируется на начальной стадии.

3. Описание предполагаемого изменения (Change proposal form) – информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной и корректируется на последующих стадиях.

4. Заявка на изменение (Change order) – оформляется в виде письменного приказа и подписывается должностным лицом; разрешает и указывает, какие производить изменения по проекту. Формируется на стадии принятия решения.

11.Управление безопасностью.

При реализации проекта необходимо обеспечить безопасное функционирование, конфиденциальность корпоративной информации, безопасность материальной и нематериальной собственности  организации, реализующей проект, и других участников проекта, а также личную безопасность персонала.

Управление безопасностью (Project Safety Management) - совокупность процессов, направленных на решение вопросов технологической и информационной безопасности, обеспечения здоровья и сохранения окружающей среды, а также соблюдения требований по другим сферам безопасности с помощью использования определенных стандартов или методов, которые позволяют снизить вероятность нанесения ущерба здоровью людей, различных повреждений оборудования до приемлемого уровня, установленного действующим законодательством или нормативными актами.

Процессами и инструментами обеспечения безопасности,

сохранения здоровья и защиты окружающей среды являются:

ü  план обеспечения безопасности;

ü  проверка безопасности (специальная сертификация);

ü  контроль воздействия на окружающую среду.

12. Правовое обеспечение.

Правовое обеспечение проекта - совокупность юридических знаний, методов и средств на всех этапах управления проектом с целью обеспечения эффективности и результативности проекта и применяемых для достижения цели проект.

Цель системы правового обеспечения проекта - легализация всех инструментов проектной деятельности.

Под легализацией понимается придание юридической силы документам, действиям, процедурам, создаваемым и осуществляемым в ходе реализации проекта.

Деятельность организации и реализация проекта должны проходить в строгом соответствии с государственным законодательством. Все взаимоотношения с партнерами по проекту должны быть документально оформлены.

13. Управление конфликтами.

Конфликты всегда сопутствуют управлению проектами. Они могут оказывать как положительное, так и отрицательное влияние на реализацию проекта. Функция руководителя проектом состоит в том, чтобы вовремя выявить конфликт и принять необходимые меры по его нейтрализации.

Конфликт - столкновение мнений несогласных сторон (людей, организаций) в решении различных вопросов, результат несоответствия или несовместимости отношений между участниками проекта.

Конфликт возникает, когда:

ü  действительно существуют взаимоисключающие цели и ценности, или вовлеченные в конфликт стороны считают, что они существуют;

ü  взаимодействие характеризуется поведением, направленным на победу над оппонентом;

ü  люди применяют друг против друга агрессивные действия и контрдействия;

ü  каждый участник конфликта пытается занять благоприятную позицию по отношению к другим.

Управление конфликтами (Conflict Management) - процесс своевременного выявления и разрешения конфликтов, возникающих в ходе реализации проекта.

14.Управление системами.

Система - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих определенную целостность и единство с внешней средой.

Системный подход - философия управления, метод превращения сложного в простое, поднятия от абстрактного к конкретному.

Системный подход дает возможностьпри принятии любого решения определить все взаимосвязи и с учетом их установить влияние решения на поведение как всей системы, так и отдельных ее частей.

Организация, реализующая проект, и сам проект рассматриваются как совокупность систем, связанных общими задачами и процедурами. Благодаря функциям управления системы финансов, маркетинга, производства и др. приобретают определенную направленность на достижение целей проекта.

15.Управление коммуникациями.

Коммуникация - процесс передачи информации от отправителя получателю.

Важной функцией управления проектами является обеспечение атмосферы взаимодействия между членами команды и участниками проекта.

Управление коммуникациями - это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта.

Причины негативных последствий неэффективных коммуникаций:

ü  потеря времени на поиск документов, переключение интерфейсов, поиск в нескольких системах;

ü  простои в работе из-за недоступной, неактуальной, неутвержденной документации, ожидание указаний;

ü  паузы из-за перемещения бумажных копий документов;

ü  непроизводительная трата времени из-за повторного использования документов (распоряжений) и т.д.

16.Бухгалтерский учет.

Бухгалтерский учет  в проекте – функция управления проектом, обеспечивающая наблюдение, стоимостное измерение, текущую группировку и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности, ведущейся в проекте.

Задача бухгалтерского учета – формирование полной и достоверной информации в денежном выражении о выполненных работах в рамках проекта.

Бухгалтерский учет – источник информации для принятия управленческих решений.

Возможности – контроль наличия и движения имущества и обязательств, использования материальных и финансовых ресурсов.

Правильное ведение бухгалтерского учета играет огромную роль при внутреннем анализе финансово-хозяйственной деятельности, а также во взаимоотношениях с партнерами, кредитными организациями, государством и т. д.

17.Управление гарантийными обязательствами.

Гарантийные обязательства (Warranty) - ответственность за результат проекта после его передачи заказчику, предоставление гарантии на качество выполненных работ, а также безвозмездно устранения дефектов, возникающих в процессе эксплуатации результата проекта (товара, продукта, изделия и т. п.), если они обусловлены некачественно выполненными работами.

Управление выполнением гарантийных обязательств – обеспечение удовлетворения требований заказчика (потребителя) по исправлению недостатков  в случае их обнаружения.

Данная функция обеспечивает ответственность организации, реализующей проект, и команды проекта за результаты своей работы. Выполняя гарантийные обязательства, организация формирует тесные связи с потребителями и улучшает свою репутацию.

В условиях рынка управление выполнением гарантийных обязательств  - важное конкурентное преимущество.

«Золотые правила» управления проектом.

Проекты, по определению, уникальны. Каждый проект организуется для достижения своей специфической цели. Тем не менее, можно выделить некоторые общие принципы, на основании которых строится управление успешными проектами.

1. Правильный старт. Для практически любого начинания последствия неудачного старта бывает очень трудно возместить в дальнейшем. Проекты в этом смысле не являются исключением. Неудачные проекты, как правило, имеют такую печальную участь из-за несоблюдения в самом начале проекта ряда основополагающих принципов. При запуске проекта особенно важно установить порядок ведения проекта и те ограничесния, в которых проект будет осуществляться.

2. Правильная команда. В спорте, к примеру, известно, что наилучшие шансы победить имеет та команда, в которой обеспечен правильный подбор из имеющихся в наличии игроков. Проекты в этом смысле не являются исключением. Необходимо определить оптимальную конфигурацию команды и включить в нее тех, кто «вписывается» в состав или имеет большие потенциальные возможности. Важное значение имеет способность индивида к адаптации, его умение «вписываться» в коллектив. Следовательно, при подборе людей необходимо руководствоваться их профессиональными качествами, умением быстро адаптироваться и умением работать в команде.

Кроме того, важно учитывать личную заинтересованность в достижении цели проекта и степень вовлеченности. Оптимальный баланс между профессиональными качествами и заинтересованностью в результате позволит получить максимальную результативность работы члена команды проекта.

3. Правильная цель. При формулировке цели проекта необходимо четко определить качественные и количественные характеристики ожидаемого результата, согласовав его с заказчиком проекта.

4. Правильный бюджет. При формировании бюджета проекта важно детально проработать его объем с учетом проектных работ и определить источники финансирования, при этом юридически закрепить финансовые обязательства финансирующих сторон.

5.Правильное управление. Руководителю проекта необходимо  обеспечить эффект целостного управления, при котором управление производится не отдельными работами, а всеми  системами проекта.

6. Правильный PR. Успех проекта, удовлетворение заинтересованных сторон и участников проекта в том числе зависит от обеспечения положительного восприятия идеи проекта, хода его реализации, промежуточных и конечного результата проекта. Использование руководителем проекта современных технологий, информационной среды позволят сформировать позитивный образ результата проекта еще до его завершения.

7. Правильный финиш.  Умелое и эффективное завершение проекта может внести значительный вклад в его успех, позволит зафиксировать накопленный опыт для использования при реализации других проектов и как инструмент самосовершенствования.

Фиксация результатов обеспечивается в процессе мониторинга и контроля, являющихся неотъемлемой частью проекта.