Лекции по бизнес планированию. Лекции. Бизнеспланирование инновационных проектов Тема Принятие управленческих решений

• Название: Бизнеспланирование инновационных проектов Тема Принятие управленческих решений
• Анкор: Лекции по бизнес планированию
• Дата: 03.03.2022
• Размер: 1.36 Mb.
• Имя файла: Лекции.docx
• Тип: Бизнес-план; #381527
• страница: 26 из 27

9.4.Мониторинг и контроль

Важным элементом системы контроля является мониторинг проекта. Это механизм осуществления постоянного наблюдения за важнейшими текущими результатами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от календарного плана и бюджета.

Мониторинг - регулярный процесс сбора, измерения и распространения информации об исполнении проекта, ее регистрация, оценка изменений и подготовка для принятия решения.

Мониторинг позволяет осуществить сравнение заданных и фактических данных, касающихся планирования проекта и его реализации. Путем оценки проводится сравнение между заданными плановыми показателями и фактическими показателями проекта. Осуществлять мониторинг может как команда проекта, так и организации, работающие вне его рамок. Мониторинг служит решению следующих задач:

– своевременное обнаружение проблем;

– отображение осуществленных операций, затрат и использованных ресурсов;

– улучшение работ в рамках проекта;

– распознавание возможностей последующего улучшения технологий;

– оценка качества управления проектом;

– экономия затрат;

– ускорение появления необходимых результатов проекта;

– определение ошибок и анализ их причин;

– обеспечение стейкхолдеров информацией.

Контроль - процесс сравнения фактических результатов с планом с цепью прогнозирования и выявления отклонений в границах реализации проекта, оценки альтернативного развития событий и принятия соответствующих корректирующих действий.

Корректирующее действие -  действие, предпринятое для устранения причин существующего несоответствия, дефекта или другой нежелательной ситуации с тем, чтобы предотвратить их возникновение.

Одно из основных требований к системе контроля – регулярный учет информации для того, чтобы руководитель  проекта мог принять меры в процессе реализации проекта, а не после его завершения.

Контроль должен обеспечить:

– мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);

– выявление отклонений от целей реализации проекта;

– прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

– обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.

Контроль охватывает весь период планирования и реализации проекта. Для успеха проекта его контрольная система должна отвечать требованиям гибкости, экономичности, полезности для проекта, этической приемлемости для исполнителей и команды проекта, быстроты реагирования, удобства в документировании, способности к расширению.

Контроль осуществляется на основании отчетности об исполнении проекта, включающей в себя:

• отчеты о состоянии проекта – характеризуют его состояние (расходование ресурсов, исполнение расписания и бюджета) на отчетную дату;

• отчеты о прогрессе проекта – позволяют судить о динамике проекта (какие результаты достигнуты, какие операции завершены, а какие находятся в стадии выполнения);

• прогнозы – суждения о будущем состоянии и прогрессе проекта.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ но реализации проекта и направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Он включает в себя контроль трудовых, материальных и финансовых ресурсов с точки зрения установления требований к ним и предельных величин.

Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:

– контроль времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);

– бюджета (уровень расходования финансовых средств);

– ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

– качества (уровень качества работ).

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.

Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля необходимо определить:

– состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

– состав показателей и формы представления первичной информации;

– сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;

– лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

– состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

– комплекс используемых программно-аналитических средств.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии:

– контроль в моменты окончания работ (метод "0–100");

– контроль и моменты 50%-ной готовности работ (метод "50-50");

– контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

– регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

– экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Одним из необходимых инструментов проектного управления является программный продукт, без которого невозможно осуществлять полноценное управление проектом, вести мониторинг и контроль.

Программный продукт дает возможность:

– структурировать, описывать состав и характеристики работ, ресурсов, доходов и расходов проекта;

– рассчитывать расписание исполнения работ проекта с учетом всех имеющихся ограничений;

– определять критические операции и резервы времени для исполнения других операций проекта;

– рассчитывать бюджет проекта и распределять запланированные затраты во времени;

– рассчитывать распределения во времени потребности проекта в основных материалах и оборудовании;

– определять оптимальный состав ресурсов проекта и распределять во времени их плановую загрузку;

– анализировать риски и необходимые резервы для надежной реализации проекта;

– определять вероятность успешного исполнения директивных показателей;

– вести учет и анализ исполнения проекта;

– получать необходимую отчетность по проекту.

В органах исполнительной власти Белгородской области используется автоматизированная информационная система «Проектное управление».  

 Администрирование проектов в государственных органах области представляет собой контроль реализации проектов на всех этапах жизненного цикла проекта в соответствии с регламентом администрирования проектов в государственных органах области (постановление Правительства Белгородской области от 31 мая 2010 года № 202-пп «Об утверждении положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области).

Мониторинг реализации проекта представляет собой специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта (на протяжении всего жизненного цикла проекта) и регистрацию данных, которые осуществляют департамент внутренней и кадровой политики области и оператор мониторинга проекта.

Департаментом внутренней и кадровой политики области осуществляется мониторинг реализации всех проектов государственных органов области, а также проектов, реализуемых органами местного самоуправления области и представленных на оперативном совещании с участием членов Правительства области по рассмотрению текущих вопросов. Мониторинг включает отражение текущего статуса проекта в течение жизненного цикла проекта посредством технического управления контрольными событиями в АИС «Проектное управление».

Основное требование к информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в достоверности и объективности отражения фактического состояния работ по проекту.

Департамент внутренней и кадровой политики области на основании информации, полученной в результате мониторинга реализации проектов, представляет Правительству области заключения и рекомендации по итогам реализации проектов.