Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Определение приоритетов в критической ситуации При обычных обстоятельствах, как правило, имеется достаточно времени для оценки важности каждого задания и определения степени его при- 65 Рис. 6. Пример списка дел на день оритетности. Вы без труда установите очередность работы над появляющимися на вашем столе доку- ментами (в главе 7 подробно описывается, как справляться с каждодневным оборотом бумаг). Но предположим, что ваша папка с входящими доку- ментами постоянно переполнена или что внезап- ный приток дел заставляет вас хвататься за голову. Если не удается достаточно быстро разобраться с навалившейся работой, ситуация чревата стрессом. Оказавшись в подобном положении, во-первых, не паникуйте. Быстро рассортируйте накопившиеся бумаги по четырем стопкам — по степени срочнос- ти исполнения. Скажем, по следующим признакам: срочно; в течение нескольких дней; к следующей неделе; к началу месяца. По тому же принципу классифицируйте все про- чие дела. В итоге вы получите общий план работ. Начни- 66 те с того, что требует немедленного исполнения, за- тем беритесь за следующую стопку и так далее. Такая логика действий применима ко всем си- туациям, когда работы оказывается выше головы, поскольку дает возможность быстро обрести конт- роль над ситуацией. Несколько разобравшись с де- лами, вернитесь к мыслям о более рациональной и эффективной системе организации работы с бума- гами и своего труда в целом. Страница недельного плана Наиболее важными элементами системы управ- ления временем являются страница недельного пла- на и список дел на день. На странице недельного плана излагается то, что вы хотите сделать на пред- стоящей неделе. В верхней ее части напишите свои задачи на неделю в порядке их приоритетности. Не стоит ставить себе больше задач, чем сможете ре- ально выполнить, три — в самый раз. Ниже распи- шите все те шаги, которые позволят вам осуще- ствить каждое из заданий, и определите их приори- тетность в рамках соответствующей задачи. Напротив каждого пункта отметьте примерное время, кото- рое потребуется на его выполнение, и день недели, в который предполагаете этим пунктом заняться (рис. 7). Теперь вы знаете, что вам нужно делать и на какие дни отнести выполнение дел в дополне- ние к необходимым функциям. При расчете сроков выполнения заданий старайтесь не отводить на них слишком много или слишком мало времени. Если отведете слишком много, то растянете работу на заранее установленный период; если слишком мало, будете вынуждены перенести завершение дела на 67 другое время. Получить представление о длитель- ности предстоящей работы вам поможет расчет вре- мени, выполненный в соответствии с рекоменда- циями главы 2. С обретением опыта планирования вы научитесь максимально точно предугадывать объем требуемого времени. Списки дел на день В начале каждого дня перед вами будет список того, что вам предстоит сделать. Что-то будет пере- несено вами с предыдущего дня, что-то появится в процессе сегодняшней работы. Занимайтесь этими делами между выполнением основных своих функ- ций, справляясь с задачами, установленными вами на неделю, и основными своими целями. Исполь- зуйте таблицу, о которой шла речь в главе 2, оце- нивая дела по их срочности и важности. В вашем дневном графике они должны быть классифициро- ваны по степени приоритетности. Не забывайте о следующем: оставляйте для важных дел значительные про- межутки времени; меняйте рабочий график так, чтобы он соот- ветствовал первоочередным вашим делам; оставляйте резерв времени на непредвиден- ные события. Сокращение непроизводительных затрат времени Сформировав свой план, то есть заполнив ежед- невник, руководствуясь упомянутыми списками дел, вы поймете, что масса времени прежде тратилась вами на разного рода малозначительные занятия, вроде перекуров с чашкой кофе в руках, разговоров с при- ятелями или чтения статей в журнале по бизнесу. Ниже будет предложено немало советов по по- воду того, как избавиться от привычек, связанных с бесплодной тратой времени, но уже сейчас вы 69 можете начать выяснять для себя, на что у вас ухо- дит время без пользы для дела. Предположим, что обычно вы тратите много времени на чтение инте- ресных, но необязательных статей в двух журналах, которые еженедельно доставляются вам на работу. Решите проблему путем ксерокопирования таких статей, и пусть копии дожидаются своего часа в портфеле; вы займетесь ими, когда вернетесь до- мой. Если не можете жить без чашки кофе и болтов- ни с коллегами, перенесите это на начало обеден- ного перерыва или совместите с поглощением сво- его первого сэндвича. Уяснив, на что впустую уходит немалая часть рабочего времени, исключите непродуктивные за- нятия из своего привычного графика, совместив их с другими подобными и уделив такое время, кото- рое действительно не занято выполнением основ- ных, приоритетных для вас видов деятельности. Отведите время на восстановление сил Многие менеджеры впадают в другую крайность: они настолько увлечены идеей планирования вре- мени, что не оставляют себе ни малейшего шанса расслабиться и пополнить запас сил. Вполне воз- можно так спланировать день, что вы будете посто- янно чем-то заняты с момента утреннего пробуж- дения до момента отхода ко сну. Однако рациональ- ное использование времени это нечто иное. Ни один человек не сможет работать наилучшим образом в режиме нон-стоп. Каждый из нас испы- тывает потребность в личном времени, часто хо- чется просто побыть в тишине наедине с самим собой. Это время восстановления сил, эмоциональ- ной и физической релаксации, пополнения запа- 70 сов внутренней энергии. Если в течение дня будете себе в этом отказывать, то в конце концов ощутите упадок сил, станете менее эффективно работать и рискуете подвергнуться стрессу. Каждый расслабляется по-своему. Лично я люблю почитать книгу, прогуляться или разгадать кроссворд. Вы, возможно, предпочитаете аэробику, телевизор или медитацию. Как бы то ни было, внесите свой из- любленный способ релаксации в план дня. Загружен- ный работой менеджер, возможно, захочет в течение 20 минут спокойно посидеть в конференц-зале, по- читать книгу или просто поразмышлять. Нельзя недо- оценивать важность этого компонента дня. Когда заниматься планированием Вносите сведения о встречах и других обязатель- ных мероприятиях в свой ежедневник или органай- зер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года внесите в ежеднев- ник максимальное число сведений о будущих делах и далее пересматривайте запланированное ежеме- сячно и еженедельно с учетом своих приоритетов на данный конкретный период времени. С утра или вечером предыдущего дня дополняйте почасовые графы на день и составляйте список дневных дел. Учитывайте возможность возникновения непредвиденных обстоятельств Не думайте, что как вы распланировали свой день, так оно и будет, ничто не изменится и всякие 7! случайности и неожиданности исключены. Плани- рование помогает вам быть во всеоружии перед ли- цом непредвиденных ситуаций и вполне вероятных изменений в ваших или чьих-то планах. В отсутствие организации вы будете всем занимать- ся в пожарном порядке, хватаясь разом за все те дела, что подкинет вам жизнь, а затем наверстывать основ- ное, когда нормальные люди уже спят. Если же ваш день распланирован, вы можете немедленно опреде- лять место для внезапно возникающих дел, при том что основные будут делаться своим чередом. Если вам так удобнее, заранее отведите в своем дневном пла- не свободный час, который при необходимости может быть заполнен чем-либо непредвиденным или использован для маневра временем. Кризисное управление Момент наибольшего аврала возникает, когда проблема перерастает в кризис. В подобных обстоя- тельствах ценность планирования времени прояв- ляется со всей очевидностью. При возникновении кризиса вы сможете немедленно отложить или де- легировать работу, которой занимаетесь, зная, что в вашем графике заложен резерв времени. В момент кризиса или острого дефицита време- ни во избежание еще более тяжелых последствий вам придется в кратчайшие сроки и чуть ли не од- новременно выдвигать свои предложения боссу, решать вопросы с персоналом, а возможно, и об- щаться с прессой, акционерами, представителями общественных организаций и властных органов. Что- бы с честью выйти из сложного положения, необ- ходимо иметь план действий на случай чрезвычай- 72 ных обстоятельств. Составьте его заранее, чтобы при возникновении кризисной ситуации ясно представ- лять рамки своей ответственности. Внимательно сле- дите за появлением признаков приближающегося кризиса, с тем чтобы быть готовым вовремя ввести свой кризисный план в действие. В плане на случай чрезвычайных обстоятельств должно быть указано следующее: кто чем будет заниматься; какие виды работ могут быть прекращены или отложены до окончания кризиса; кто будет предпринимать действия особого ха- рактера; стандартные модели реакции на различные виды кризисных ситуаций; номера телефонов, факсов и адрес электрон- ной почты для срочных сообщений; кто будет общаться с прессой, представителя- ми общественности и т. д. (при необходимости). Помимо специального плана на случай кризис- ных ситуаций, вы должны иметь четкое представ- ление о том, как следует действовать в соответству- ющих обстоятельствах, а именно: 1. Реагировать быстро. 2. Сохранять хладнокровие. 3. Бдительно следить за тем, не пытается ли кто- то извлечь из кризиса выгоду для себя. 4. Учитывать возможность ошибок. 5. Анализировать возможное развитие событий. 6. Не полагать, что все настроены по отноше- нию к вам и компании враждебно. 7. Проявлять готовность ко всевозможному об- суждению кризисной ситуации. 73 8. Использовать накопленный резерв доверия к вам и готовность людей к разрешению кри- зиса. Заранее планируя действия на случай непредви- денных обстоятельств, вы обеспечите себе наиболее рациональное использование времени в реальных ус- ловиях его дефицита. Дневник или органайзер позво- лят вам быстро оценить, как следует поступить в слу- чае оперативного изменения планов. Резюме Изберите наиболее удобный для себя инструмент управления временем. Отметьте время заранее ого- воренных встреч и далее устанавливайте приоритет- ность других своих обязательств по мере их возник- новения. Готовьте перечни дел к выполнению на каждый день, неделю и месяц. Сделайте необходи- мые пометки в плане на год. Не забудьте о времени, которое вы намерены посвящать семье и собствен- ным увлечениям. Умелое управление временем позволит вам выс- вободить время для своих жизненных приоритетов и более эффективно действовать в профессиональ- ной сфере. Заранее планируя время с использова- нием наиболее удобного для вас инструмента уп- равления временем, вы получаете возможность бо- лее продуктивно использовать время, которое отводится работе и семье, и при этом располагать достаточным его количеством для отдыха и развле- чений. Эффективное управление временем обеспе- чит вам контроль над ходом дня с сохранением гиб- кости для успешного разрешения возможных кри- зисных ситуаций. В этой главе разъясняется, что такое переходное время и как можно извлечь из него максимальную пользу. В ней же обсуждаются вопросы сокращения количества непродуктивного времени и предлага- ются способы использования образовавшихся вре- меннбх излишков. После прочтения главы вы все- гда будете знать, на что употребить внезапно вык- роившиеся десять свободных минут. Что такое переходное время? Приходилось ли вам ожидать приема у терапевта или дантиста? Приходилось ли ездить на работу в общественном транспорте? Всегда ли вовремя яв- лялись те, с кем у вас должна была состояться встре- ча? Не появлялось ли у вас когда десять—пятнад- цать свободных минут между двумя назначенными встречами? Все это распространенные примеры переходно- го времени, или «потерянного» времени, тех самых дополнительных минут, которые периодически об- разуются между любыми двумя занятиями. Эти цен- 76 ные обрывки времени люди часто воспринимают как лишние, считая слишком короткими, чтобы их можно было заполнить каким-то делом. Обычно вре- мя это растрачивается бесцельно: скажем, на пас- сивное ожидание. К переходному относится время разного рода подготовительных действий — например, умывания, одевания или укладывания портфеля перед выхо- дом из дома. Да, при этом мы что-то делаем, но время все равно переходное, так как не все оно используется продуктивно. Продуктивным же оно становится только при дей- ствительно внимательном и бережном к нему отно- шении. При творческом подходе к проблеме за счет переходного времени можно не только снизить вашу общую трудовую нагрузку, но и приобрести ценное дополнительное время рабочего дня. К а к о е о н о , ваше п е р е х о д н о е время? Чтобы эффективно использовать переходное вре- мя, надо сначала выяснить, в какие моменты оно у вас появляется. Возьмите в руки расчет времени, который выполнили при чтении главы 2, и посмот- рите, когда в течение дня у вас образуются «окна» незанятого времени. Отметьте их и обозначьте при- мерную продолжительность. Также обратите внима- ние на время переездов и занятия другими непро- дуктивными видами деятельности. Сложите длитель- ность выявленных отрезков времени, и вы поразитесь тому, сколь значительная часть дня ис- пользуется вами непроизводительно. Периоды переходного времени могут возникать в следующих обстоятельствах: 77 при поездках на работу и с работы; между прибытием на работу и ее фактичес- ким началом; между совещаниями; в ожидании встречи с кем-либо; в ожидании приема; в обеденное время (возможно); в перерывах в работе конференции; в отпуске (возможно); во время завтрака; в вечернее время дома (возможно). Ваш список, вероятно, будет иным, однако, каким бы он ни был, само его наличие означает, что у вас есть время, которое обычно либо исполь- зуется непродуктивно, либо вообще никак не ис- пользуется. Заметьте, что некоторые пункты сопровождены словом «возможно». Речь идет о том, что вы може- те использовать это время для работы, если ваши домочадцы не будут иметь ничего против. Исполь- зовать для дел время обеда было бы неразумно, если это ваш единственный перерыв в течение дня. Ни о какой продуктивности работы не может идти и речи, если и после обеда вы останетесь утомленным и голодным. Использование переходного времени Планирование действий в отношении переход- ного времени начинается с выяснения перспектив его сокращения или более рационального исполь- зования. Можно выделить четыре основных шага в данном направлении: 1. Максимально сократить периоды непродук- тивного времени. 2. Делать два и более дел одновременно. 3. Найти спокойное место или научиться созда- вать собственную «экологическую нишу». 4. Иметь отдельный план по использованию пе- реходного времени. Сокращение непродуктивного времени Прежде чем решать, что делать с «потерянным» временем, выясните, можете ли вы это время со- кратить. Можете ли так спланировать проведение совещаний, чтобы ликвидировать продолжительные временные зазоры между ними? Можете ли выб- рать более короткую дорогу до места работы? Мо- жете ли избежать неоправданных потерь времени? Вот несколько вариантов еженедельной эконо- мии некоторого количества времени: сократите на 15 минут время ежеутреннего туалета, включая одевание (итого — 1 час 45 минут); смотрите телевизор на полчаса меньше, чем сейчас (3 часа 30 минут); откажитесь от присутствия на необязательных собраниях (3 часа); 79 сократите число перерывов на чашку кофе (1 час); отказывайтесь от продолжительных деловых обедов (2 часа). Итак, для более эффективного использования переходного времени вам прежде всего необходимо избавиться от непроизводительных способов его нынешнего использования. Что вы обычно делаете, когда выдается несколько свободных минут? Пьете кофе? Читаете газеты? Ничего не делаете? А может, вам постараться сократить время на кофе? А если хотите следить за газетными публика- циями, то не могли бы просто отмечать интересую- щие вас статьи, чтобы вернуться к ним позже? Если предпочитаете ничего не делать, не начать ли вам совершать небольшие прогулки, чтобы развеяться или дать себе лишнюю возможность о чем-либо по- размышлять? Сокращение периодов непродуктивного време- ни обеспечит вас большим количеством времени для занятий, которые вас действительно интересуют или которые станут дополнительным полезным компо- нентом рабочего дня. Искусство одновременно делать два дела Владение этим искусством позволяет превращать переходное, или непродуктивное, время в полез- ный аспект повседневности. Тут нет ничего невоз- можного, так, например, домработницы и домо- хозяйки прекрасно владеют этим навыком. Работа- ет ли женщина за деньги, в рамках программы социальной помощи или обслуживает собственный дом и семью, она с грацией истинного мастера де- лает одновременно множество дел. Давайте пред- ставим, чем ей приходится заниматься. С утра Ан- жела ставит на плиту чайник. Пока он греется, де- вушка делает тосты. Слушая по радио новости, подает детям завтрак. Вариантом подобных действий является совме- щение занятий, то есть выполнение их попутно, но не обязательно одновременно. К примеру, Анжела может занести в библиотеку прочитанную книгу по дороге в химчистку. Способность решать, сколько дел может быть совмещено в рамках одного перио- да времени, позволяет не только экономить время, но и превращает человека в более эффективного работника. В периоды переходного времени вы сами може- те таким же образом направлять свои мысли. Слу- шайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транс- порте просматривайте периодику. Передайте отчет коллеге на сегодняшнем собрании, и вам не при- дется специально ехать к нему завтра. Совместите обычное еженедельное совещание с персоналом с запланированным брифингом по вопросам страте- гии, выкроив из последнего десяток минут. Если вам предстоит долгая поездка на поезде, настройтесь на то, чтобы написать в дороге несколь- ко писем или просмотреть документы. Если вам предстоит посетить удаленное отделение компа- нии, подумайте, не сможете ли совместить визит со встречей с человеком, с которым все равно при- шлось бы позже встречаться и специально для это- го вновь отправляться в дорогу. Делайте так, чтобы каждый момент времени использовать максималь- но полно. |