Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Оставайтесь реалистом Как задачи, так и конкретные действия должны быть реалистичными, выполнимыми. Возможно, некоторые цели из вашего списка никогда не будут полностью достигнуты, но задачи, которые вы ста- вите перед собой в важнейших сферах своей жизни, должны быть реально выполнимыми. В противном случае вы обрекаете себя на заведомую неудачу из- 17 Рис. 1. Ключевые аспекты жизни, цели и задачи за неспособности выполнить задуманное, что в конечном итоге может заставить вас отказаться от попыток что-либо изменить. Итак, ваши задачи дол- жны отвечать следующим требованиям: выполнимость: реальная перспектива выпол- нения; конкретность: вы четко представляете, что должны делать; измеримость: вы знаете, когда задача действи- тельно выполнена; ценность: выполнение задачи способствует достижению цели и решению других важных для вас задач; позитивность: вы испытываете при выполне- нии задачи незабываемое чувство удовлетво- рения; возможность корректировки на случай, если ваши цели изменятся. 18 Предположим, вы хотите попутешествовать со сво- ими домашними (цель в ключевом аспекте вашей жизни — семейном), но ограничены рамками трех- недельного ежегодного отпуска. Тогда, может быть, стоит более внимательно отнестись к перспективе поездок в выходные дни? Тот же вариант возможен в отношении отдыха вдвоем. Не исключено, что оба вы настолько занятые люди, что у вас не выдается дос- таточно времени, чтобы побыть вместе. В этом случае стоит внимательнее присмотреться к тому, как вы используете время и все ли, что вы делаете, действи- тельно является необходимым и важным для вас (воп- рос о способах избавления от необязательных дел рас- сматривается в последующих главах). А что, если вам все-таки отправиться куда-нибудь вдвоем на выход- ные, оставив детей с родственниками или сиделкой? Если ваша цель имеет общий характер — ска- жем, состоит в том, чтобы проводить с семьей боль- ше времени, — необходимо определить для себя более конкретную задачу, решение которой позво- лит достичь поставленной цели. Задача должна со- ответствовать упомянутым выше критериям ценно- сти, измеримости, позитивности и возможности изменения. Конкретная задача, таким образом, состоит в проведении уик-энда с любимым человеком вне дома. Задача выполнима, поскольку вы можете за- ранее спланировать ее решение. Задача является зна- чимой и измеримой: если вы никуда не съездите, то намерение, совершенно очевидно, останется не- реализованным. Она имеет позитивный характер, так как в итоге вы будете довольны. И наконец, задача может быть изменена или расширена: вы можете поехать куда-то еще или продолжить ваше малень- кое путешествие в следующие выходные. 19 Ставя перед собой реалистичные задачи, изме- римые и с позитивным исходом, вы повышаете ве- роятность достижения цели и укрепляете в себе уве- ренность в способности добиться своего и в других аспектах своей жизни. Малые шаги и задачи Выполнение каждой задачи может быть разбито на отдельные шаги. Так, ваша подготовка к уик- энду вне дома, возможно, будет включать следую- щие действия: подбор туристических проспектов; заказ билетов и номера в отеле; поиск сиделки на время вашего отсутствия; подбор экипировки и сборы. Эти и другие шаги могут включаться постепен- но, в течение предшествующих дней. Разбивая каж- дую цель на частные задачи и далее на отдельные достижимые шаги, вы поэтапно добиваетесь реали- зации основной цели. Классификация целей и задач по степени приоритетности Когда вы определились с собственными целя- ми — сколь бы фантастичными они ни были — и выяснили, что должны сделать, чтобы воплотить их в жизнь, необходимо уяснить для себя приори- тетность намеченных действий и перспектив. Сделать это следует для того, чтобы обеспечить полезность всех ваших последующих дел относительно 20 той или иной цели или задачи. Какие-то из приори- тетов окажутся более важными, другие — менее, а потому пронумеруйте их по степени значимости. Все, что вы будете теперь делать, должно оце- нивается с точки зрения вклада в достижение цели. Если в этом смысле пользы от действий никакой, то стоит ли их вообще выполнять? Перед принятием всякого решения спрашивай- те себя: «Поможет ли это достижению цели?» В сфере профессиональной деятельности цели имеют конк- ретный характер, и вам следует взять себе за прави- ло задаваться вопросом: «А поможет ли это дело решению данной конкретной задачи?» Действуя та- ким образом, вы станете заниматься только тем, что в наибольшей степени соответствует избранным вами целям, а все прочее будете делегировать, переносить на потом или не будете делать вообще. Словом, вы уже начинаете использовать свое время более про- дуктивно. Цели на год, месяц и неделю В избранных вами целях выражается ваше виде- ние и намерения в отношении собственного буду- щего, а намеченные задачи призваны продвигать вас по пути к достижению целей. Теперь взгляните на свои цели в более обозримой перспективе. Чего вы хотите достичь к концу года? Какого результата намерены добиться к концу месяца? Распишите свои цели и оцените их по степени приоритетности. Затем разбейте каждый замысел на конкретные шаги и также определите их приори- тетность. В итоге перед вами появится четкая карти- на того, что должно составить наполнение вашего времени на ближайшую перспективу. 21 Произведите те же действия в отношении целей на неделю. Конкретизируйте каждую цель в виде шагов, которые вам предстоит предпринять, и ука- жите степень их приоритетности. Например, цель в профессиональном аспекте вашей жизни, ключевом для вас, может состоять в том, чтобы стать директором. Свою задачу вы, воз- можно, видите в получении повышения в течение предстоящих двух лет. Шаги, которые призваны помочь вам в решении этой задачи, могут быть оп- ределены следующим образом: сдать квалификаци- онный экзамен, произвести впечатление на комис- сию по назначениям, проявить себя перед началь- ством. Более частными могут стать следующие задачи: прослушать специальный курс, исследовать документацию за предшествующие периоды, изу- чить технику сдачи экзаменов, взять консультацию по технике прохождения интервью, изучить отче- ты и информационные бюллетени компании, вов- ремя завершить работу над значительным проек- том, выступить с инициативой, принять участие в подготовке рождественского концерта (рис. 2). Изложите свои цели на первой странице ежед- невника или органайзера (более подробно об их выборе и использовании читайте в главе 3), так что- бы они всегда были у вас перед глазами. Ежедневно сверяйтесь с ними и каждый год заново оценивайте и корректируйте. Ваши ценности и цели могут с те- чением времени меняться. Если так, то при пере- смотре целей и задач подобные перемены также должны учитываться. Таким образом, вы разрабатываете собственный стратегический план. План призван обеспечить реа- лизацию ваших целей за счет предложения страта- 22 Рис. 2. Цель и призванные обеспечить ее достижение задачи и шаги 23 гем их достижения. Именно так действуют те, кто добился в жизни успеха. Лучевые диаграммы Казалось бы, с постановкой целей и задач все ясно, однако не исключено, что при попытке вы- работать четкую их картину голова у вас пойдет кру- гом. Бывает, что никак не удается определиться с собственными жизненными целями и заглянуть в будущее дальше чем на весьма короткую перспек- тиву, и в итоге жизнь течет как бы сама по себе, а вы лишь плывете по течению. Если эта работа представляет для вас значитель- ную трудность, можете воспользоваться инструмен- том организации мыслей. Называется он лучевой диаграммой и может оказаться полезным не только при определении целей, но и для поиска решений по самому широкому кругу проблем. Многие люди испытывают затруднения при об- щении с незнакомыми людьми, когда необходимо что-то рассказать о себе. Изложение мыслей на бу- маге во многом сходно с представлением их другим людям. Особенно трудно бывает мыслить упорядо- чение, как бы составляя столь привычный нашему глазу нумерованный список. Лучевая диаграмма по- могает отобразить мысли в том виде, который в наибольшей мере соответствует естественному спо- собу человеческого мышления, а именно — пере- скакивая с одного предмета на другой. Возьмите чистый лист бумаги, напишите в цен- тре свое имя и обведите его кружком. Вокруг имени разместите ключевые аспекты своей жизни, о ко- торых намерены поразмышлять, например: «Рабо- 24 та», «Семья», «Досуг», «Общественная деятель- ность», «Религия» и т. д. Также обведите их кружка- ми и соедините лучами с центральным кругом. Об- ратитесь по очереди к каждому из внешних круж- ков и отметьте рядом с ним любые свои мысли по данному аспекту. Каждый мысленный тезис соеди- ните с кружком, к которому он имеет отношение, будь то самый близкий по расположению или лю- бой другой. Другие свои мысли также соедините с любым из исходных кружков или с уже отмеченны- ми мыслями и линиями связей. Не старайтесь мыс- лить категориями целей, излагайте все, что приходит на ум. В итоге на бумаге будет выстроена конструкция из кружков и разнонаправленных линий (рис. 3). Сами собой начнут проявляться наиболее важ- ные темы. Если диаграмма слишком усложнится, возьмите один из кружков, например кружок «День- ги», перенесите его в центр другого листа и про- должите развитие сюжета (рис. 4). Когда мысли иссякнут и построения будут за- вершены, взгляните на свои диаграммы и вы уви- дите, на чем предстоит сосредоточить усилия. Вы получите импульс к размышлению о своей жизни, о том, чего вы действительно от нее ждете. В резуль- тате жизненные цели как таковые не оформятся, но вы посмотрите на жизнь в перспективе и рас- крепостите процесс мышления. Если захотите в большей степени сфокусировать внимание на каком-то одном предмете, например на профессиональной карьере, поместите в центр листа кружок «Работа», расположите вокруг имена людей, имеющих к ней отношение, и все ее этапы. Или начните с одного человека, например с на- чальника, и подумайте над каждым аспектом своей профессиональной деятельности, который нужда- 25 ется в усовершенствовании, с тем чтобы началь- ство было вами полностью довольно. Общая лучевая диаграмма поможет вам опреде- литься с главными аспектами жизни. Далее вы смо- жете переключиться на каждый из них и решить, како- вы цели, достижения которых вы станете добиваться. Обсуждение приоритетов Если вы вдруг решили поменять свои приорите- ты в работе или семейной жизни, окружающие не- пременно это заметят. Если на работе вы внезапно начнете отдавать приоритет финансовым проектам, тогда как прежде особым вашим вниманием пользо- валась отчетность, персонал захочет узнать, что произошло. Или если однажды в воскресенье утром вы вместо того, чтобы, как обычно, играть в тен- нис или гольф, объявите, что хотите, чтобы семья в полном составе отправилась на пляж, супруга на- верняка спросит, что с вами случилось. Если вы намерены максимально способствовать реализации своих намерений, то должны разъяс- нить их окружающим людям. Помимо всего проче- го, для достижения намеченных целей вам потре- буется содействие со стороны этих людей. Без этого ваши возможности будут ограничены (подробнее об этом читайте в главе 10). Разъяснение персоналу, что отныне ваша зада- ча состоит в улучшении финансового состояния вашего подразделения и повышении его финансо- вой эффективности, вызовет в людях желание по- могать вам. А объяснение супруге, что отныне вы намерены больше времени проводить с семьей, поможет ей избавиться от опасений по поводу ва- 28 шего здоровья (в том числе душевного). Как бы вам ни хотелось внезапно предстать перед изумленным миром в своем обновленном обличье, лучше оста- вить эти честолюбивые планы. Расскажите людям о своих намерениях и не отвергайте их помощь. Не обязательно ставить их в известность о своих конечных целях, однако ознакомление с непосред- ственными задачами желательно и может оказаться полезным. Например, могут открыться нюансы, которые ускользнули от вашего внимания. Скажем, вы могли проигнорировать какой-то важный эле- мент бухгалтерского контроля или забыли о своей давней мечте взобраться на Эверест. Разговаривая с людьми, вы обретаете более органичную картину собственных потребностей и более полное представ- ление о себе самом. Только мысленно представляя себе собственное будущее, вы можете осознать, что вам предстоит сделать для его реализации. Возможно, вы так ни- когда и не достигнете чего-то из того, о чем мечта- ли, но, ставя перед собой высокие цели, вы, без сомнения, добьетесь больше, чем если бы не имели вообще никаких целей. Резюме Чтобы получить от жизни максимум возможно- го, необходимо следовать примеру преуспевающих людей и мысленно представлять (визуализировать) свою жизнь, какой вы хотите ее видеть. Помните принцип 80/20 и используйте продуктивные 20% своего времени на работу по реализации поставлен- ных целей. Осуществляйте контроль над собствен- ной жизнью, определив ее ключевые аспекты и ре- шив, чего вы намерены достичь в каждом из них. Изложите свои основные цели на бумаге и разбейте их на реальные задачи и конкретные выполнимые шаги. Определите место задач и шагов в своем жиз- ненном графике. Если с трудом определяетесь с це- лями, для облегчения мыслительного процесса пользуйтесь лучевыми диаграммами. Не бойтесь от- мечать в них цели, воплощение которых представ- ляется малореальным. Из этой главы вы узнаете, сколько времени у вас уходит на выполнение текущих дел и как пере- смотреть систему его использования. По прочтении главы вы будете точно знать, как используете свое время сегодня и как действительно им следует рас- порядиться. Знаете ли вы, что делать? Не составит труда сказать: «Измените порядок использования времени и вы станете действовать более эффективно». Но можно ли последовать это- му совету, не проанализировав, как именно вы ис- пользуете время сегодня? Полагаю, что вы более или менее представляе- те, на что у вас уходит время каждого дня недели. Так, по поводу воскресенья вы, возможно, скаже- те, что утром встаете несколько позже обычного, завтракаете, отправляетесь по магазинам, навеща- ете тетушку Джемайму, потом обедаете, отправля- етесь в бассейн, ужинаете, идете в кино и, нако- нец, ложитесь спать. Но сможете ли вы сказать, сколько времени уходит у вас на каждое из пере- численных дел? А как насчет гораздо более мелких 31 занятий, каковых за день набирается множество, вроде чтения газет, многочисленных чашек кофе, разговоров с приятелями? Действительно ли вы сможете все их припомнить, да еще и сказать, сколь- ко времени они у вас занимают? В сутках у вас столько же часов, сколько у всех остальных людей, — двадцать четыре. До тех пор пока вы не будете четко представлять, что делаете с эти- ми 24 часами, вы не сможете решить, как реорга- низовать и сэкономить свое время. Единственный способ выяснить, чем вы занимаетесь в течение всего дня и сколько времени у вас уходит на каждое за- нятие, — это произвести учет времени. Учет времени Учет времени производится в форме краткого дневника, в котором фиксируются события дня с указанием времени их начала. Записи производятся с момента пробуждения и до момента отхода ко сну. Учет вашего времени может иметь следующую форму: 7.00 — подъем 7.05 — душ 7.10 — приведение себя в порядок и одева- ние 7.20 — завтрак 7.45 — выход из дома 8.30 — прибытие на работу 8.35 — утренний кофе и знакомство с прессой 8.50 — просмотр почты и т. д. Если столь детальное ведение записей займет слишком много времени, припомните приблизи- 32 тельное время начала каждого действия и пример- ную его продолжительность. Например: «Душ — около 7.30/5 мин». Понятно, что отмеченный выше подробный хронометраж продуктивнее, но прине- сет пользу и более общий учет времени. Не упустите из вида также «время простоя» и малозначительные, рутинные действия, как-то: по- глощение бутербродов, болтовня с коллегами, раз- говоры по телефону, чтение газет. Нет необходимости, как предлагают некоторые, вести подобный учет времени ежедневно в течение двух недель. У вас, как и у большинства людей, нет на это времени. Пары дней будет достаточно. Если ведете рабочий дневник, то можете по нему вос- становить график использования времени за не- сколько дней и дополнить этими сведениями свой детальный хронометраж. В процессе учета времени старайтесь оставаться предельно честным перед самим собой. Регистри- руйте все свои действия, сколь бы обыденными они ни были. В противном случае вы не сможете выяс- нить до конца, на что же уходит ваше время. На работе отмечайте телефонные звонки, встре- чи, отвлекающие моменты, собрания, работу с бу- магами, работу над проектами, ведение записей, планирование плюс разного рода мелочи, из кото- рых состоит рабочий день всякого человека. Каждую запись снабдите кратким комментарием о том, каким было ваше отношение к делу, на- сколько эффективной была работа, приблизила ли она вас хоть на йоту к реализации какой-то из ваших целей, как ее можно улучшить. Баланс времени Другой способ оценки использования времени состоит в составлении своего рода балансового от- чета, в котором производится подсчет остатка вре- мени к моменту истечения типичной недели вашей жизни. Баланс подводится следующим образом: Как видите, совсем не сложно потратить больше времени, чем у вас есть! Естественно, многие виды деятельности накладываются друг на друга, то есть выполняются одновременно; но, с другой стороны, становится понятно, на что уходит львиная доля ва- шего времени и на чем его можно сэкономить. 34 Не могли бы вы, к примеру, вставать на час раньше или меньше времени проводить за чтением или перед телевизором? Лучшее время или потерянное время? Теперь настройтесь на выяснение того, сколько времени уходит у вас на каждое из занятий. Какое- то время вам приходится посвящать обязательным и неизбежным делам, которые являются неотъемле- мой составляющей самой человеческой жизни, в ча- стности сну, еде, туалету, одеванию, поездкам на работу. Другие обязанности факультативны, как, на- пример, посещение церкви, учеба на вечерних кур- сах, регулярные занятия спортом. Какие-то виды де- ятельности будут диктоваться жизненными обстоя- тельствами — например, связанные с выполнением служебных обязанностей или заботой о родственни- ках. В то же время существует немало дел, обращение к которым остается на ваше усмотрение: разговоры со знакомыми, чтение газет, походы в кино и т. д. Вам предстоит найти баланс между тем, что вы должны делать, и тем, что хотите делать. Но снача- ла нужно высчитать, сколько времени уходит у вас |