Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
35 на каждый вид деятельности. Вы, возможно, буде- те удивлены тем, как много времени расходуется на обыденные вещи. Или количеством времени, ко- торое ежедневно тратится на поддержание необхо- димых жизненных функций, в частности на еду и совершение покупок. Питер, менеджер магазина, занялся как-то уче- том своего времени и выяснил, что в офисе непо- мерно много его уходит на бумажную работу, при том что собственно персоналу уделяется явно недо- статочное внимание. После работы он больше вре- мени проводит перед телевизором или в пабе, чем в общении с домашними. Сократив бумажную ра- боту (как — читайте в главе 7), Питер смог внима- тельнее заняться персоналом и начал решать на- зревавшие проблемы прежде, чем они могли выйти из-под контроля. Дома он отказался от просмотра части привычных телепрограмм и ограничил свои походы в паб двумя посещениями в неделю. Теперь он больше видится с домашними и, как результат, обрел больше душевного комфорта и здоровья. Экономия времени Выяснив, как расходуется время, вы получаете в свое распоряжение три способа его экономии. Можно исключить или изменить некоторые виды деятельности, можно сократить количество време- ни, уделяемого отдельным видам деятельности, и можно перераспределить занятия так, чтобы время использовалось более рационально. На практике вы будете пользоваться комбинацией всех трех способов. Во-первых, отметьте все свои дела, связанные с потерей времени, в частности ту самую утрен- 36 нюю чашку кофе, которую вы выпиваете, прежде чем приступить к работе, чтение не имеющего от- ношения к работе журнала, обычный получасо- вой разговор с Фредом из соседнего офиса и т. д. Все эти занятия могут быть исключены полнос- тью. Если не можете заставить себя сразу отказаться от лишних занятий, действуйте постепенно. Пейте свой кофе прямо за рабочим столом, одновремен- но принимаясь за дела; отложите чтение журнала на конец дня; время от времени обедайте вместе с Фредом, и у вас будет возможность вволю с ним пообщаться. Исключение всех бесполезных занятий не озна- чает отказа от всех нерабочих видов деятельности. Время отдыха необходимо, чтобы расслабиться и восстановить силы. Только сделайте так, чтобы от- дых не выпадал на рабочие часы и чтобы ваш досуг действительно вам нравился. Посещение по вече- рам школы степа не доставит вам радости, если вы занимаетесь танцами исключительно ради поддер- жания физической формы. Для этих целей больше подойдет, например, плавание или теннис, тогда как для собственного удовольствия лучше заняться обычными танцами. Как уже было сказано, изменение отдельных видов деятельности является элементом практики управления временем. Если ваше время заполнено делами, которые не идут на пользу работе и никак не приближают вас к достижению жизненных це- лей, какой смысл ими заниматься? Если вы слиш- ком много времени посвящаете непродуктивным делам, найдите иной способ их выполнения или вовсе от них откажитесь. Джим, менеджер рекламной компании, выяс- нил, что тратит больше времени на обхаживание и 37 умасливание клиентов, чем на работу со счетами. Его творческий потенциал оказывался все менее и менее задействованным. Он понимал всю важность встреч с клиентами, а совместное застолье дейст- вительно часто создает наилучшую атмосферу для поддержания контактов. Джим решил установить же- сткие временные рамки совместных с клиентами обедов, а на повторные встречи посылать своего заместителя. В итоге число застолий сократилось по- чти вдвое, при том что клиенты по-прежнему поль- зовались привилегией неформальной беседы с глав- ным исполнителем. Вдобавок заместитель Джима получил возможность совершенствоваться в прак- тике общения с клиентами. Контролируйте порядок использования времени Вот еще один способ выяснения, сколько вре- мени уходит у вас на незначительные дела, кото- рые мало что дают вам как в личном, так и в про- фессиональном плане. В течение недели заполняйте дневник или гра- фик расхода времени с использованием цветных карандашей. Для каждого вида деятельности опре- 38 делите свой цвет. Затушевывайте красным каранда- шом все малозначительные дела или время, потра- ченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками — значит, вы тра- тите много времени без пользы. Подумайте, как мож- но избавиться от «красных» дел. Далее перераспре- делите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы по времени. В итоге время будет использоваться вами более эффектив- но. К примеру, заниматься подготовкой писем вы будете в течение получаса утром, а не как преж- де — десять минут утром и двадцать после обеда. Если страница ежедневника окажется заполнен- ной перемежающимися цветными строками, то ваша работа чрезвычайно фрагментирована. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета — значит, вам уже с успехом удается консо- лидировать рабочие операции и группировать вмес- те однородные виды деятельности. Какую часть времени вы контролируете? Учет времени поможет вам выяснить, какое ко- личество своего времени вы в действительности контролируете. Отмечайте все отвлекающие момен- ты своей работы, все случаи, когда другие люди или телефонные звонки отрывают вас от дел. Какая часть вашего рабочего времени определяется чужи- ми приоритетами? Выяснив для себя этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты. Примите меры к предотв- ращению непродуктивного расходования времени (о контроле телефонных звонков читайте в главе 8). 39 Если действительно хотите иметь больше времени, будьте непреклонны Нет смысла заниматься учетом времени и разду- мывать о наиболее рациональном его использовании, если у вас отсутствуют осознанные намерения пред- принять конкретные действия. Если вы действитель- но хотите сэкономить время, то что-то из своей жиз- ни должны исключить, а что-то в ней изменить. Про- анализируйте выполненный хронометраж и решите, где должны и могут быть произведены позитивные изменения. Итогом работы станет общая картина того, что предстоит изменить. Если вы уверены, что осилите все изменения ра- зом (а это потребует поистине сверхчеловеческой ре- шимости, которой большинство из нас не обладает), то производите по одному изменению в день или в неделю. При поэтапном внедрении изменений с те- чением времени ваша жизнь будет постепенно, как бы сама собой совершенствоваться, и процесс пере- мен не будет вызывать у вас стрессового состояния. Таблица срочности/важности Решения по поводу использования времени вы можете принимать, исходя из критериев важности дел и их срочности, а также сочетания этих двух факторов. Таблица имеет следующий вид: Рассмотрите каждый вид деятельности по сле- дующим пунктам: 1. Важно и срочно 2. Важно, но не срочно 3. Не важно, но срочно 4. Не важно и не срочно По итогам классификации будет определена при- оритетность работы, а следовательно, и ваше к ней отношение. Если работа является важной и сроч- ной, ей необходимо отдавать безусловный приори- тет и выполнять незамедлительно. Примером может служить подготовка текста выступления начальни- ка на вечернем заседании совета директоров. Задача может быть важной, но не требующей немедлен- ных действий — если связана, к примеру, с долго- срочным проектом. В этом случае вы составляете протяженный во времени график ее выполнения, ориентируясь на установленный срок завершения проекта. Когда работа срочная, но не слишком важ- ная, как, например, рассылка коллегам уведомле- ния о предстоящем собрании за сутки до его прове- дения, можно поручить ее кому-то из персонала или отвести время после первоочередных дел. Помните, что если кто-то поручает вам работу и говорит о ее срочности, то это его оценка приоритетности. На- конец, если работа не важная и не срочная, стоит ли ее вообще делать? Когда вы взглянете на результаты хронометра- жа и оцените дела с использованием предлагаемой таблицы, то сможете оценить, сколько времени ухо- дит у вас в заботах о вещах малозначительных. При появлении новой задачи решите, каково ее место в таблице, и соответственно отведите время для вы- полнения. Вы увидите, что в итоге станете в боль- 41 шей степени концентрировать усилия на вещах важ- ных, продвигающих вас к достижению поставлен- ных целей. Польза привычки Некоторые привычки плохи, но по большей ча- сти они все же идут нам на пользу, упорядочивая жизнь, позволяя избегать многих ошибок, действо- вать быстрее. Например, у большинства людей сло- жился привычный ритуал утреннего туалета и вы- хода на работу. В его отсутствие нам пришлось бы всякий раз осмысливать каждое действие, а потому терять массу времени. Одежда готова, ключи от ма- шины всегда на одном и том же месте, завтрак на- крыт, при необходимости можно в считанные ми- нуты подняться с постели и выйти из дома. Лучший способ внедрить в практику новый поря- док выполнения работы — встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять время за пресловутой утренней чашкой кофе, сделайте над собой усилие — поставьте чашку на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не вскроете по- ступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на 42 стол после первого глотка, и еще несколько дней вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность дей- ствий будет соблюдаться автоматически. На формирование привычки уходит от трех до четырех недель. Такие мелочи, как чашка кофе, тре- буют меньше времени, а приобретение привычки, скажем, к ежевечернему заполнению ежедневника или измененному подходу к телефонным звонкам займет больше времени. Решите, что вам следует изменить, и каждый день уделяйте этим вещам вни- мание. Если терпите неудачу, не отчаивайтесь, не опускайте руки. Начните заново на следующий день, сознательно заставляя себя действовать нужным образом. Со временем станет легче. Соотношение целей и времени Учет времени позволяет выяснить, сколько вре- мени уходит у вас на дела, приближающие реали- зацию тех целей, которые вы установили для себя, читая главу 1. Если выясняется, что немногие из ваших занятий действительно помогают вам про- двинуться к достижению целей, значит, есть основа- ния всерьез откорректировать свою жизнь. Так, вы вполне можете мечтать о покорении Эвереста, но позволяют ли ваши действия надеяться на то, что 43 мечта в конечном итоге исполнится? Если нет, что следует для этого предпринять? Быть может, вы могли бы отказаться от традиционной по четвергам встречи с друзьями за кружкой пива в пользу занятий по альпинизму в местном колледже. Или сменить журнал, который привычно читаете в субботу, на специальную литературу по альпинизму. Не слишком значительные перемены, но ведь лиха беда начало. Очевидно, что и важность отдельных целей раз- лична. Если вы поставили во главу угла карьеру, то станете концентрировать усилия на изменениях, способствующих продвижению по службе. Только вы сами будете решать, каким будет соотношение це- лей в вашей жизни. Цели использования времени Теперь, когда известно, на что уходит ваше вре- мя, вы можете определить, в какой части время расходуется неразумно, и решить, как использовать его впредь. Естественно, вами должны учитываться претензии, предъявляемые на ваше время работой и домом. Потому, во-первых, вам предстоит изло- жить на бумаге свои непосредственные обязаннос- ти, то есть то, что от вас требуется на службе и в семье. С учетом выявленных ограничений решите, чего вы хотите достичь за счет оставшегося времени. Сверяйтесь с целями на первой странице своего ежедневника. Делайте так, чтобы цель была реально достижима за отведенный вами отрезок времени. Выясните, насколько эффективным будет пред- полагаемый способ использования времени отно- сительно требований работы или ваших основных целей. 44 Объединяйте сходные и рутинные операции. Если в течение дня вам предстоит какое-либо дело, вне- сите соответствующую запись в свое рабочее распи- сание, с тем чтобы больше о данном деле не думать до момента, когда придет его время. Для работы над долгосрочными проектами ста- райтесь отводить блоки времени. Полуторачасовые отрезки — вполне разумный вариант. С одной сто- роны, достаточно, чтобы сделать что-то значитель- ное, а с другой — не настолько много, чтобы ут- ратилась концентрация внимания. Неважные, но нужные? Что бы ни говорилось о необходимости делать только то, что имеет значение для жизненных це- лей, существуют вещи, важность которых не столь очевидна, но которые тем не менее идут на пользу и доставляют удовольствие. В частности, спорт. За- бота о здоровье должна являться непременным эле- ментом жизни человека. Между тем нередко пре- небрежительное отношение к спорту. Нельзя допус- кать этого. Не обязательно посвящать спорту всего себя, но тот или иной вид оздоровительной актив- ности, безусловно, следует включить в ежедневный или еженедельный график. Существует множество способов приобщения к спорту в широком смысле этого понятия. Пешие прогулки на работу и с работы, йога, плавание, катание на велосипеде, танцы — все это благотвор- но скажется на вашем здоровье и физической фор- ме. Выберите то, что вам больше по душе, и тогда регулярные занятия не будут в тягость. 45 Не забывайте и о своем душевном здоровье. Вот, например, что может помочь вам интеллектуально обогатиться и восстановить душевное равновесие: разгадывание кроссвордов; чтение художественной литературы; чтение периодики; релаксация в тишине; хобби; встречи с друзьями; отпуск. Ни одно из перечисленных занятий не является важным само по себе, большинство из них не при- бавят эффективности на работе, и, конечно же, все они займут определенную часть вашего времени. Но все же необходимо чем-то заниматься просто ради отдыха и удовольствия. Без маленьких радостей, без возможности отдохнуть умом и почувствовать свою связь с другими людьми вне напряженной атмос- феры трудовой деятельности человек может подо- рвать здоровье, впасть в стрессовое состояние. Не обязательно посвящать досугу в той или иной его форме непропорционально много времени, но не стоит забывать и том, что досуг позволяет обрести новые жизненные силы. Отдавая себе в этом отчет, вы будете возвращаться к работе с лучшим настро- ением, взбодрившимся и отдохнувшим, а следова- тельно, и трудиться сможете более продуктивно. Отправьтесь в отпуск Не уподобляйтесь тем многочисленным в наши дни людям, которые отказывают себе в отпуске под предлогом, что, дескать, «без меня не обойтись» или что «стоит мне сейчас уйти, и мне уже не на- 46 верстать упущенного». Во-первых, без отпуска вы рискуете подорвать здоровье, и тогда вам так или иначе придется брать тайм-аут. Во-вторых, если вы проникнетесь изложенными в этой книге мыслями по поводу управления временем, вам не придется ничего наверстывать или по крайней мере у вас не уйдет на это много времени. Наконец, вы сильно преувеличиваете свою незаменимость. А что, если вы сегодня вечером вдруг, не дай Бог, заболеете? Нет, мир не перевернется, даже если тем самым вы кому-то причините неудобства, а кому-то (самым близким) — тяжелые переживания. Так что отправ- ляйтесь лучше в отпуск и возвращайтесь к работе посвежевшим и полным сил и энергии. Как вы хотите распорядиться своим временем? Вы провели учет времени и выяснили, какая его часть расходуется вами неразумно. Теперь начинает- ся самое интересное. Предстоит решить, как вы хо- тите распорядиться своим временем. Определенные вещи по-прежнему останутся эле- ментом вашего ежедневного графика. Вы должны спать, есть, умываться, одеваться и ходить на рабо- 47 ту. Что касается других занятий, то тут выбор за вами. Вы хотите больше видеться с семьей и друзьями? Хотите посвятить себя новому хобби? Принять бо- лее активное участие в жизни местного сообщества? Хотите добиться повышения или сменить работу? Жизненные цели, которые вы для себя опреде- лили при чтении главы 1, напомнят вам, чего вы ждете от собственной жизни. Теперь предстоит не- сколько конкретизировать свои намерения. Как вы хотите провести предстоящий год? А предстоящие полгода? Какой вы видите свою неделю? А обыч- ный день? Присядьте на минуту и закройте глаза. Мысленно представьте свой идеальный день и в нем себя самого. Теперь отметьте наиболее важные от- личия вашего сегодняшнего дня от дня идеального. Проанализируйте их. Можете ли вы внести в свой обычный день изменения, которые приблизят его рисунок к идеалу? Предположим, по вашим идеальным представ- лениям, вы должны приходить в офис в 10 часов утра, быстро выполнять необходимую работу, иметь продолжительный обед, уходить с работы рано и вечером ужинать где-нибудь вне дома со своей де- вушкой. В действительности же на работу вы прихо- дите в 8.30, проводите до предела загруженный де- лами день, едва успевая перехватить сэндвич прямо на рабочем месте, проводите вечер над ворохом бумаг после опять же поспешного ужина и имеете возможность пообщаться с возлюбленной в тече- ние какого-то получаса уже непосредственно перед отходом ко сну. Вполне обычный сценарий. Как же приблизить ваш типичный сегодняшний день к тому идеальному графику, о котором вы мечтаете? Во-первых, возьмите на вооружение некоторые из элементов техники управления временем, кото- 48 рые предлагаются в этой книге. В результате вы ста- нете скорее разбираться с делами и высвободите для себя обеденное и вечернее время. С обретением боль- шей рабочей эффективности вы сможете попросить босса о переводе на гибкий недельный график с возможностью в отдельные дни появляться в офи- се позже обычного. Наконец, можно договориться со своей девушкой о том, чтобы раз в неделю встре- чаться после работы неподалеку от вашего офиса для совместного ужина. Ваш реальный день так до конца и не превратился в идеальный, но вы внесли в него изменения, кото- рые сближают мечту и реальность. Если же вы даже не представляете, что является вашим идеалом, то стремиться к его воплощению не можете. |