Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
81 Вам хочется побыть одному Возможно, что для вас наилучший вариант ис- пользования переходного времени — побыть в оди- ночестве, с тем чтобы в течение нескольких минут сосредоточиться на каких-то своих мыслях. Если в собственном кабинете вас, скорее всего, в покое не оставят, почему бы не посмотреть, не свободен ли зал для заседаний, и не провести там в тишине и покое выдавшиеся 20 минут свободного време- ни? Или не устроиться в незанятой комнате для интервью? Если оказаться в одиночестве невозможно и вы находитесь, скажем, в заполненной людьми при- емной или в салоне самолета, постарайтесь отгоро- диться от окружающих. Можно надеть наушники и послушать запись спокойной музыки, развернуть буклет, показав тем самым, что не хотите, чтобы вас беспокоили, или спрятаться за газетой и поду- мать о своем. Уверен, что сами вы без труда допол- ните перечень подобных предложений. Имейте план Если заранее не запланируете, чем заняться в свободное время, то это время будет потрачено зря. Непростительной роскошью было бы, получив вдруг некий период незанятого времени, провести 82 его впустую. Если хотите использовать переходное время с максимальной пользой, следует всегда предусматривать возможность его появления и за- ранее намечать, чем будете заниматься в свобод- ные минуты. Составьте список возможных дел и обеспечьте, чтобы необходимые для них материалы всегда были у вас под рукой — например, в отведенном месте портфеля или в специальной папке. Перед выходом на работу или накануне вечером подготовьте их с учетом запланированных дел. Что- бы не брать с собой целый журнал, вырвите стра- ницы с интересующими вас статьями. Выберите книгу, которую давно хотели прочитать, и отметь- те наиболее примечательные главы. Не стоит набивать портфель до неподъемного состояния, но убедитесь, что несколько действи- тельно необходимых вещей в нем имеются. Безус- ловно, это ручка, записная книжка, возможно, диктофон и мобильный телефон. Прежде чем куда- либо отправляться, также прихватите с собой ка- кие-то из следующих предметов: вырванные из журналов статьи, которые вам хотелось бы прочитать; полезная книга для менеджеров с отмечен- ными главами; список людей, которым вам нужно написать письмо или направить иное письменное по- слание; документ, который необходимо проработать или отредактировать; блокнот для изложения мыслей и составле- ния писем; ваш ежедневник или органайзер; 83 какое-то количество корпоративных или пер- сональных бланков, конвертов, дарственных вкладышей; мобильный телефон; портативный компьютер (ноутбук) или элек- тронный органайзер. В итоге при случае вы сможете заняться делом, в наибольшей степени соответствующим ситуации и количеству имеющегося времени. Блокнот и бумага необходимы, поскольку диктофоном — хотя он бо- лее удобный и эффективный инструмент работы с корреспонденцией — пользоваться можно не всегда. Некоторые ситуации, как, скажем, пребывание в приемной, не подходят для диктовки. Блокнот и бумага позволят набросать тезисы письма, с кото- рыми впоследствии сможет работать ваш секретарь. Краткие советы по работе с корреспонденцией Именная почтовая бумага и конверты позволят вам готовить короткие рукописные ответы практи- чески в любых обстоятельствах. Далее вы вкладыва- ете послание в конверт, надписываете адрес, и мож- но приклеивать марку. Примерно так же несколько дарственных вкладышей позволят вам передавать 84 материалы другим лицам без промежуточной опе- рации обращения с подобной просьбой в собствен- ный офис. Ловите момент Обстоятельства образования переходного време- ни по большей части будут для вас очевидны. К примеру, логично будет ожидать появления свобод- ных десяти минут временного зазора между собра- ниями. Но порой такие минуты будут выдаваться неожиданно, скажем, из-за отмены заранее огово- ренной встречи или переноса даты делового обеда. Именно в такие моменты польза планирования про- является со всей очевидностью. Если вы готовите себя к работе так, как предлагается выше, то у вас непременно будет чем заняться. Если вы находитесь в офисе, то сможете при появлении достаточно боль- шого «окна» поработать над основным заданием. Во всех иных случаях достаньте свою заранее подго- товленную папку и займитесь ее содержимым. Чем больше будет вами делаться, тем меньше невыпол- ненной работы будет громоздиться перед вами в основные рабочие часы. Промедление — враг эффективного использования переходного времени Пытаясь тянуть время, вы его лишаетесь. Как только выдастся свободная минута, немедленно принимайтесь за дело, иначе время исчезнет бес- следно. О борьбе с привычкой медлить более под- робно говорится в главе 5. 85 Чем заняться в переходное время Переходное время не годится для основной ра- боты, которой вы в данный период заняты и кото- рая требует полной концентрации внимания в те- чение достаточно продолжительных отрезков вре- мени. Между тем оно вполне подходит для выполнения более мелких заданий, имеющих свой- ство стремительно накапливаться, требуя значитель- ных затрат времени. Это часто бывает с ответами на письма и необходимостью прочтения разного рода материалов. Переходные периоды могут быть достаточно про- должительными, но при этом возникать в обстоя- тельствах, когда продуктивное использование вре- мени затруднительно, например в поездках. И тем не менее благодаря современным технологиям даже езда на машине может проходить небесполезно для водителя. За рулем вы можете, к примеру, прослу- шивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рас- сеивается, лучше переключитесь на музыку). В об- щественном транспорте, в частности в электрич- ке, можно поработать с бумагами или почитать. Вы можете даже воспользоваться мобильным телефо- ном и сделать несколько необходимых звонков. Но при этом будьте тактичны, попутчикам ваши пере- говоры наверняка не понравятся. А если в вагоне окажется много владельцев мобильных телефонов и все они воспользуются ими? Вряд ли это будет по душе окружающим, в том числе и вам. Словом, не забывайте ставить себя на место других людей. 86 Использование переходного времени Разного рода краткосрочные дела — это то, что - нужно. Заняться можно чем-то из нижеперечислен- ного: сделать несколько телефонных звонков (в осо- бенности если имеете мобильный телефон); подготовить черновики писем; написать несколько служебных записок; почитать что-то по работе; заняться краткосрочным и долгосрочным биз- нес-планированием; сделать пометки по поводу новых проектов или схем; записать соображения, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами; заняться заполнением ежедневника или со- ставлением календарного плана на следую- щую неделю; разобраться с проблемами персонала; заняться текущей работой; встретиться с людьми; поразмышлять (идеи — великая вещь!); послушать музыку; послушать радио; прогуляться или сделать несколько упражне- ний, чтобы встряхнуться; подготовить вопросы к собранию; вздремнуть; договориться о встречах; заняться самооценкой. Что можно сделать за 10 минут? Часто периоды свободного времени длятся не более десяти — пятнадцати минут. Может показать- ся, что столь короткое время ничем существенным не заполнить. Мы же предлагаем несколько простых идей, как можно провести 10 минут с пользой и экономией прочего вашего времени: прочитать короткую статью или доклад; прочитать несколько писем; написать или надиктовать письмо или служеб- ную записку; прочитать несколько страниц пространного документа; заполнить ежедневник, подготовить график работ на предстоящую неделю; записать несколько мыслей; прочитать и отправить сообщение по элект- ронной почте; сделать наброски к предстоящему выступлению. Чтение требует времени У многих людей значительная часть дня уходит на чтение разного рода материалов. Потому вполне разумным будет воспользоваться переходным вре- менем для чтения документов или статей, на кото- рые потом все равно придется тратить время. Одна- ко для наиболее эффективного использования ко- ротких свободных минут вы должны уметь быстро добираться до непосредственно вас касающихся или особенно интересующих разделов материала. Суще- ствуют специальные приемы быстрого чтения, и к ним мы еще обратимся ниже, в главе 7. 88 Я не собираюсь пропагандировать какую-то одну из многочисленных техник быстрого чтения. При же- лании вы сами можете с ними ознакомиться. При том что любая из них может помочь обрести боль- шую беглость чтения, не каждому захочется тратить время на овладение ими. С другой стороны, каждый человек может научиться быстрее читать статьи, до- кументы и книги, если последует нескольким про- стым советам: 1. Бегло просмотрите оглавление и предметный указатель, чтобы понять, какие темы затра- гиваются в материале. 2. Прочтите введение и заключение книги или статьи (большинство объемных документов предваряются кратким изложением содер- жания). 3. Читайте только нужные вам главы или разделы. 4. Прочтите вводную часть и заключение главы. 5. Основные главы читайте медленнее, отмечая важные моменты. 6. Что касается статей, то читайте первые не- сколько абзацев, чтобы выяснить, нужно ли вам все остальное, а также последние два абзаца. Читайте всю статью, только если она действительно вас заинтересует. При такой методике подхода ко всякому мате- риалу для чтения вы быстро научитесь отсеивать то, что не представляет для вас пользы или интереса, научитесь быстро находить нужные вам разделы. Не обязательно прочитывать каждое слово тек- ста, разве что это действительно необходимо — ска- жем, при сверке данных перед публикацией соб- ственного отчета. Избавьтесь от ощущения вины, 89 которое вы, возможно, испытывали когда-то в школе, если не вчитывались в каждое слово изуча- емого литературного произведения. Никто больше не станет вас бранить, если вы прочтете только три предложения. Если три предложения — это все, что вам нужно в материале, значит, только их вам и нужно читать. Соответствие работы качеству времени В переходное время вам не удастся поработать над долгосрочным проектом, но вы сможете занять- ся текущими или не столь значительными делами. Следите за тем, чтобы характер работы, к которой вы обращаетесь в период простоя, соответствовал характеру временного промежутка. Время поездок вполне годится для выполнения каждодневных или вспомогательных занятий. Короткие периоды ожи- дания подходят для решения краткосрочных задач. Полчаса перед началом конференции могут быть использованы для решения более серьезных, тре- бующих концентрации вопросов и т. д. Не пытайтесь заниматься в переходное время сложными или жизненно важными проблемами. Ре- зервируйте его для выполнения рутинных, но не- обходимых задач, которые все равно придется ре- шать, но которые теперь не будут висеть над вами в основное рабочее время, не будут отвлекать от дел первостепенной важности. О пользе перерывов в работе Кроме того, переходным временем можно вос- пользоваться как передышкой, как возможностью 90 расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте им и как шансом лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения сво- бодных минут. Вы не только сбросите с себя напря- жение, но и сможете более объективно взглянуть на занимающие вас в данный период проблемы без отвлекающего воздействия с чьей-либо стороны. Много времени не нужно — каких-то 20 минут по- коя и размышлений вполне достаточно. Или прогу- ляйтесь энергичным шагом по окрестным улицам, чтобы улеглись эмоции, упорядочились мысли. Вы наберетесь сил, напитаетесь энергией, одновременно и подумаете, и разомнетесь. Снять напряжение помогут несколько упражне- ний на растяжку. По существу, любые короткие уп- ражнения обеспечат вам приток адреналина, релак- сацию и прояснение мыслей. Со своей стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенные в кресле просто с закрытыми глазами, за чтением главы романа или разгадыва- нием кроссворда. Не всякую свободную минуту уда- стся провести подобным образом, но так или иначе с толком проведенное между делом время сделает более приятным остаток дня. Мери, главный бухгалтер, старается каждый день выкроить в своем рабочем графике 20 минут на то, чтобы просто посидеть в тишине и одиночестве. Ее секретарь получает четкие инструкции самостоятель- но разбираться в это время со всеми посетителями и телефонными звонками. Двадцать минут размыш- лений помогают Мери окинуть мысленным взором полный спектр выполняемой ею работы. 91 Времясберегающие технологии Современные технологии существенно повлия- ли на характер использования переходного време- ни. Сегодня значительную часть работы можно вы- полнять вне стен офиса. Диктофон Это, бесспорно, удобное для составления писем и служебных записок устройство (позже секретарь оформит их в надлежащем виде) также может исполь- зоваться вместо блокнота для фиксирования мыслей. Портативный компьютер Портативные компьютеры очень удобны, в час- тности для использования в поездах и в периоды пребывания в отелях. По возможности подключайте компьютер к сети, поскольку его аккумуляторов хватает, увы, лишь на несколько часов работы, а потому они нуждаются в частой подзарядке. Карманный компьютер и электронный органайзер Пожалуй, наилучшими инструментами являют- ся карманные компьютеры и новые многофункци- ональные электронные органайзеры. Они не только позволят вам заниматься своим ежедневником (ка- лендарным планом), но и обладают достаточно раз- витыми возможностями по обработке текстов, а потому вы сможете набрать на них небольшую ста- тью или служебную записку. Далее текст может быть 92 либо распечатан, либо переправлен в офис на ком- пьютер секретаря. Некоторые устройства допускают подключение к мобильному телефону и обладают емкими элементами автономного питания. Как переносные, так и карманные компьютеры и электронные органайзеры, оснащенные высоко- качественными программами обмена электронны- ми сообщениями, позволят вам пользоваться все- ми преимуществами выхода в Интернет. Вы сможе- те без труда знакомиться с содержимым своего электронного почтового ящика, который в течение дня может постоянно заполняться, а также своев- ременно отвечать своим корреспондентам. При на- личии большего количества времени можно поис- кать в Интернете информацию по проекту, над ко- торым в данное время работаете. Магнитофон Магнитофон (не диктофон, в котором исполь- зуются мини-кассеты) удобен в поездках. При на- личии персонального стереоплейера или автомаг- нитолы вы имеете возможность прослушивать в до- роге аудиоверсии книг для менеджеров и по менеджменту, изучать иностранный язык, снижать уровень стресса с помощью соответствующих запи- сей — например, с аутотренингом, — наконец, просто слушать музыку и расслабляться. Сверхурочная работа Многие бизнесмены пытаются повысить эффек- тивность своей работы за счет использования не- урочного времени: берут работу на дом, занимают- 93 ся делами во время отпуска. После напряженного трудового дня в офисе они приходят домой и, по- ужинав, проводят за работой еще час-другой. Во время отпуска норовят вновь окунуться в дела, вне- запно исчезают, чтобы сделать несколько звонков или поработать над бумагами. Если и вы поступаете так же, то есть повод пе- ресмотреть свои подходы. Такое поведение не толь- ко повышает вероятность стресса, но и несправед- ливо по отношению к семье. Даже если вы живете один, вам необходимо время для отдыха и развле- чений. В противном случае вы не сможете работать в полную силу тогда, когда это необходимо, то есть в рабочие часы. Было бы ошибкой категорично утверждать, что брать работу на дом нельзя. Но когда вновь окаже- тесь в подобной ситуации, подумайте, а нельзя ли переделать эти дела в рабочие часы или вообще от них отказаться. Отмечайте про себя, чем могли бы заняться вместо взятой на дом работы, а кроме того, задайтесь следующими вопросами: мог бы кто-то другой разобраться с этими вопросами? нужен ли вам этот документ (статья, книга) полностью? можно ли заниматься этим делом в переход- ное время? нужно ли вообще им заниматься? В итоге вы, возможно, обнаружите, что по край- ней мере половину того, что делаете дома, можно бы было сделать на работе. Если вам все же приходится брать работу на дом, отводите ей строго определенное время. Дайте себе, 94 скажем, один час, а потом решительно отклады- вайте дела. Или возьмите обязательство посвящать внеурочной работе не более трех часов в неделю. Каким бы ни было ваше решение, не позволяйте работе лишать вас личной жизни. То же касается и отпуска. Близкие не оценят ва- шего рвения, если вместо того, чтобы проводить с ними время на пляже, вы, обложившись бумагами, будете сидеть в номере отеля. Опять же необходимы ограничения. Иногда действительно приходится при- хватывать работу с собой на отдых. Дерек, старший менеджер, всегда имеет при себе в период отпуска материалы для чтения. Но он ограничивает работу с ними одним или двумя вечерами, непосредственно предшествующими выходу на работу. К тому време- ни он уже успевает в полной мере насладиться об- щением с семьей, чувствует себя отдохнувшим и набравшимся сил. Последние же два вечера он ис- пользует на то, чтобы облегчить себе переход к на- пряженному рабочему графику. Если видите, что постоянно загружены работой дома, воспользуйтесь советами этой книги, чтобы переосмыслить характер использования рабочего времени. Серьезно задумайтесь над тем, в достаточ- ной ли мере вы делегируете какие-то из своих фун- кций. Сегодня очень популярен термин «наделение полномочиями». Успешно действующие руководи- тели позволяют членам персонала принимать на себя столько ответственности, сколько они реально спо- собны нести. Как следствие люди проявляют целеу- стремленность в работе, а сами руководители полу- чают возможность обратиться к наиболее серьезным вопросам своей компетенции (об искусстве делеги- рований читайте в главе 10). |