Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
95 Покупайте время Если вы или ваша компания можете себе позво- лить, без колебаний оплачивайте услуги людей, спо- собных справиться с вашими рутинными обязаннос- тями, выполнять которые необходимо, но которые отнимают у вас или у вашего персонала непомерно много времени. К примеру, что касается домашних дел, то можно пригласить человека, который будет заниматься глаженьем белья или уборкой. На работе можно нанять кого-то, кто возьмет на себя комплек- тование почтовых отправлений или доставку докумен- тов. О какой бы работе речь ни шла, затраты окупятся за счет выигрыша во времени, которое можно будет употребить на более важные дела. Резюме Переходное время, или время вынужденного про- стоя, — это свободные промежутки времени, то и дело возникающие в течение дня. К той же категории относится время подготовки к тому или иному заня- тию, которое может быть сокращено или использо- ваться более эффективно. Все это ваш потенциаль- ный резерв. Выявите собственные запасы переходно- го времени и продумайте, как можно ими воспользоваться. Сократите периоды непродуктивно- го времени и, когда только возможно, старайтесь за- ниматься несколькими делами одновременно. Ищите тихие уголки, где бы вы могли сосредоточиться, или создавайте собственную «экологическую нишу». Под- готовьте отдельный план использования переходного времени. Имейте под рукой специальную папку и бе- рите ее с собой всякий раз, когда покидаете офис. Не пренебрегайте использованием части переходного времени для отдыха и размышлений. В этой главе рассказывается о том, как начать, когда очень не хочется. В ней разъясняется, что та- кое промедление, почему люди медлят и как с этим бороться. В главе приводятся практические советы по преодолению нежелания приниматься за дело. Без начала не будет и конца Промедление есть следствие склонности под любым предлогом оттягивать с началом какого-то действия. Все мы без труда находим, чем заняться, лишь бы не делать то, что нужно. А не выпить ли еще одну чашку кофе, не почитать ли газету или посмотреть телевизор, не прояснить ли лишний раз в разговоре с боссом детали предстоящего проек- та? Хорошо известные и весьма популярные спосо- бы «тянуть резину». А между тем вся эта гора писем на рабочем столе требует вашего немедленного вни- мания. Проблема же состоит в том, что работу все рав- но придется делать, а если вы постоянно ее от- 98 кладываете, то рано или поздно будете пытаться втиснуть целиком в очень ограниченные временнбе рамки. Такая ситуация ввергнет вас в еще большее уныние. И когда вы достигнете этой стадии, един- ственный путь к выполнению работы будет лежать все через то же ее начало. Обыкновение медлить чревато с легкостью пе- рерасти границы временного явления и превратиться в устойчивую привычку. Почему же мы медлим с выполнением работ? Объяснений можно привести несколько: страх потерпеть неудачу; отсутствие интереса к заданию; наличие более увлекательных занятий; нехватка времени; обескураженность характером работы; незнание того, как выполнить работу; предъявление очень высоких требований к са- мому себе; намерение слишком много взять на себя; усталость; неуверенность в необходимости работы; отсутствие определенности в конечных целях; наличие других беспокоящих вас проблем. Список можно продолжить, а причины, по ко- торым люди медлят с началом работы, вполне ве- роятно, у каждого будут свои. Некоторые из причин имеют общие основания. Так, общее между страхом перед возможной неуда- чей и предъявлением к себе очень высоких требова- ний состоит в ощущении собственной неспособно- сти выполнить работу достаточно хорошо. Обеску- раженность характером работы, непонимание того, 99 как ее делать, и неопределенность в целях означа- ют, что вы плохо представляете себе, как следует браться за выполнение такого задания. Нехватка времени и намерение слишком много на себя брать свидетельствуют о дефиците организационных на- выков. Если мысль о задании наводит на вас тоску, если вы считаете его малозначительным и у вас есть более интересные дела, то вам стоит пересмотреть свое отношение к данной работе как таковой. Если же вы ощущаете усталость или озабочены другими проблемами, значит, пришло время заняться эти- ми проблемами вплотную. Катрин, менеджер небольшой типографии, — типичная волынщица. Объем возложенных на нее обязанностей представляется Катрин невыполни- мым, что и заставляет ее постоянно откладывать дела «на потом». Она часто подолгу задерживается на работе, поскольку в течение дня привычно мед- лит с началом многих дел. Ворох требующих внима- ния бумаг на столе приводит Катрин в ужас, и ми- нует много чашек кофе и не меньше разговоров с персоналом, прежде чем она обратится к бумажной работе в своем кабинете. На остальных работников такая ситуация действует не лучше, поскольку им приходится самим добиваться от менеджера инст- рукций и буквально заставлять ее оформлять необ- ходимые документы. Работа угнетает Катрин, она чувствует себя безнадежно увязшей в трясине дел. К счастью для вас и для Катрин, как бы и по каким бы причинам вы с делами ни тянули, спосо- бы выправления ситуации одни те же: приступайте к работе немедленно; определитесь, что конкретно вы должны сде- лать; 100 разбейте задание на ряд поэтапных действий; определите приоритетность задач, которые предстоит решить; установите сроки; нейтрализуйте отвлекающие моменты; незамедлительно принимайтесь за решение первой задачи; оставьте время для анализа, внесения изме- нений и окончательного оформления. Приступайте к работе немедленно Какой бы работой вам ни предстояло занимать- ся, существует только один способ с ней разделать- ся — взять быка за рога, то есть приступить к работе немедленно. Понятно, что нельзя бросаться на нее очертя голову, не разобравшись, что и как надо сделать. Но вы можете немедленно приступить к под- готовительному этапу — сбору информации и мате- риалов для принятия решения о способах решения проблемы. Таким образом вы уже твердо встаете на путь, который ведет к ее решению. Что конкретно вы должны сделать? Во-первых, взгляните на работу и решите, что должно быть сделано. Если вам поручено составле- ние отчета, то предстоит собрать информацию, про- консультироваться с коллегами, написать отчет, выяснить мнение о нем коллег, передать отчет в печать и, наконец, придать ему подобающее офор- мление. В зависимости от статуса отчета последнее может означать переговоры с типографией по по- воду специальных шрифтов, деталей выполнения обложки и переплета. Так что же конкретно предстоит сделать лично вам? Секретарю или помощнику может быть пору- чен сбор какой-то части информации, с чем они вполне справятся, только снабдите их четкими ин- струкциями и установите срок исполнения. Колле- ги могут дать свои отзывы по черновому экземпля- ру, но им также должен быть установлен срок. Пе- чать набело в состоянии организовать секретарь или помощник. Вы дадите заглавие отчета для обложки, утвердите ее дизайн, а остальное можно будет до- верить специалистам, как в самой компании, так и вне ее. Наконец, вы проверите и утвердите оконча- тельное оформление обложки непосредственно пе- ред началом производства тиража. Рассылку экзем- пляров отчета по подготовленному вами списку ад- ресатов опять же организует ваш секретарь., Итак, то, что еще недавно представлялось ко- лоссальной работой, на поверку оборачивается до- вольно ограниченным числом дел, а именно: установлением сроков для каждого этапа ра- боты; классификацией информации; 102 написанием отчета (процесс может быть раз- бит на более мелкие этапы); учетом отзывов коллег; утверждением текста на обложке и ее дизайна; оценкой окончательного варианта текста и оформления; подготовкой рассылочного списка; сверкой и утверждением окончательнго вида. Разделение задания на ряд поэтапных действий Надеюсь, вы не станете есть большой пирог це- ликом за один присест. Естественно, сначала вы его порежете на порции и будете наслаждаться в не- сколько приемов, кусочек за кусочком. Принцип применим ко всякому заданию, которое предстоит выполнить. К тому же так работа не будет выглядеть слишком пугающе. Гораздо проще начинать с не- больших «кусков» и стараться не воображать всю громаду того, что вас ожидает. Катрин, например, смотрела на свою каждодневную работу и представ- ляла ее в виде одного нескончаемого потока, ис- черпать который полностью у нее не было никаких шансов. Не удивительно, что она собиралась с ду- хом только к самому концу рабочего дня. Итак, определившись с тем, что конкретно вам предстоит, разделите каждое задание в рамках боль- шой работы на ряд более мелких шагов. Так, для оценки окончательного варианта текста отчета и его оформления вы должны будете: включить в свой рабочий график время на проверку; 103 удостовериться, что оригинал у вас под ру- кой; прочитать корректуру; сверить соответствие оформления утвержден- ному дизайну; пометить, какие изменения необходимо внес- ти; позаботиться об отправке материала с пос- ледними инструкциями в типографию. Этот метод работы применим ко всему, что вам нужно делать. Пусть каждое ваше действие будет незначительным, таким, чтобы вы совершали его без внутреннего содрогания. Последовательно, шаг за шагом продвигайтесь к выполнению задания. Таков принцип деления, казалось бы, трудно- выполнимой задачи на небольшие и вполне реаль- ные для исполнения фрагменты. Каждый фрагмент может быть разбит далее на еще более мелкие части. Например, что касается написания текста отчета, то утром за несколько часов вы можете написать вступление, а затем в течение двух послеобеденных отрезков рабочего дня справиться с основным его разделом. Определите приоритетность задач Если работа ужасает вас своим объемом, вся загвоздка может состоять в том, что вы не знаете, с чего начать. Если начнете с выполнения первой же подвернувшейся под руку задачи и станете столь же бессистемно продвигаться и дальше, работа по-пре- жнему будет представляться вам бесконечной, а ваше состояние будет близко к депрессивному. Этим обстоятельством вы будете пользоваться как поводом 104 к постоянным отсрочкам. Трудно надеяться на ус- пешное начало работы, если вы не знаете, в каком порядке станете выполнять каждый ее этап. Как и при решении любой задачи, выясните, на какие этапы работа может быть разбита, и далее установите их приоритетность. Сначала беритесь за те, что в наибольшей степени требуют исследова- тельских и организационных усилий, а затем уже переходите к остальным. Другой вариант — начать с наиболее простой задачи, чтобы обрести веру в себя, а когда почувствуете себя уверенно, приступайте к самому сложному. Вы наверняка обнаружите, что стоит только взяться за дело, как оно уже не кажет- ся таким уж сложным и устрашающим. Установите сроки Чтобы дела делались, должны быть установле- ны сроки их выполнения. Иногда сроки определя- ются другими людьми, и в ваш рабочий день, ме- сяц и год будет заведомо вкраплено бесконечное множество частных заданий. Если сроки не установлены, сами позаботьтесь об их назначении. Если хотите написать повесть, отведите себе на это один год; основы испанского изучите за период с января по начало июня; дайте 105 себе две недели на проработку предложений началь- нику; полчаса для ответов на утреннюю корреспон- денцию. Сроки — это не так страшно, как может пока- заться. Вместо того чтобы относиться к ним как к злу, ввергающему вас в панику, рассматривайте их как удобный инструмент организации работы. Ус- тановлены ли сроки вами самим или кем-то еще, стройте на них свой рабочий график. Разбивая зада- чу на более мелкие шаги, решите, сколько времени понадобится на выполнение каждого и как размес- тить их в своем расписании. Оставьте достаточно времени для завершающего этапа проверки, внесе- ния окончательных изменений и дополнений. Пос- леднее важно. К примеру, выполняющие исследо- вательскую работу студенты часто недооценивают объем времени, который требуется на редактирова- ние реферата, составление библиографии и переч- ня ссылок. Если задача по-прежнему выглядит устрашаю- ще, совместите сроки завершения каждого этапа и всей работы в целом с неким вознаграждением. На- пример, закончив написание главы книги, позвольте себе в течение получаса почитать роман. Если рабо- таете в офисе, вознаграждайте себя по сумме сде- ланного. Заведите «список призов» и обращайтесь к нему по окончании рабочего дня или недели. Поощряйте себя Нет ничего зазорного в том, чтобы баловать себя по завершении очередного этапа работы. Назначьте себе премию за выполнение каждой части проекта или крупного задания, над которыми работаете. При этом награда может быть чем-нибудь совершенно обыденным, вроде плитки шоколада или еще од- ной чашки кофе. Если они действительно доставят вам удовольствие, не скупитесь. Назначайте себе «встречи» Преодолеть склонность к промедлению можно путем назначения себе «встреч» (вроде тех, время которых уже отмечено в вашем ежедневнике) для начала и окончания работы над заданием. Вместо того чтобы приниматься за работу когда придется или откладывать ее на последний момент, делайте соответствующие пометки в ежедневнике. В этом случае вы не сможете заниматься в назначенный час чем-то другим, поскольку данное время уже зарезервировано за конкретным заданием. Прием оказывается эффективным в отношении частных задач и отдельных этапов крупных проектов. Убеди- те себя, что вам назначено начало выполнения ра- боты и вы должны взяться за нее вовремя. Нейтрализуйте отвлекающие моменты Необходимость реагировать на внешние факто- ры — излюбленное оправдание любителей отклады- вать дела на потом. Телефонные звонки, посетите- 107 ли, торговые агенты, просто те, кто «заглянул на минутку», — все это удобные предлоги и основа- ния для отсрочек. Чтобы с успехом бороться с соб- ственной склонностью медлить с началом работы, необходимо максимально сократить число отвлека- ющих моментов. О телефонных звонках мы поговорим более под- робно в главе 8. Сейчас заметим только, что ис- пользование автоответчика или договоренность с секретаршей о том, что она сама будет в опреде- ленные периоды времени разбираться со всеми звон- ками, избавят вас от необходимости общаться с большинством абонентов. С визитерами несколько сложнее. Если в функ- ции вашего подразделения входит общение с посе- тителями, сделайте так, чтобы кто-то из персонала отвечал за работу с ними в определенные часы или дни недели, а вы бы в это время спокойно занима- лись своими делами. Можно делегировать сотрудни- кам ответственность за работу с посетителями по- переменно, каждый в определенный день недели, вследствие чего у всех появится возможность в ос- тальные дни работать спокойно, не отвлекаясь на посетителей. Что касается торговых агентов, то секретарь мо- жет сразу предупреждать их о том, что для общения с ними отведены конкретные дни и часы. Либо по- ручайте кому-то из сотрудников контактировать с коммерсантами. В принципе продавцы не должны проникать в офис дальше входа, а их звонки — рас- пространяться дальше секретаря. Труднее всего справиться с теми, кто, проходя через ваш кабинет или мимо вашего рабочего стола в офисах с открытой планировкой, останавливает- 108 ся просто «переброситься парой слов», или «потому что это быстрее, чем звонить», или потому что «вид- но, что ты на месте». Разговор часто начинается с утверждения, что дело займет не более пяти ми- нут, но обычно человек задерживается дольше, осо- бенно если вы сами пользуетесь визитом как пред- логом для перерыва в работе. Подобные отвлекаю- щие моменты не только съедают ваше время, но и становятся прекрасным поводом к тому, чтобы не заниматься работой. Для эффективной борьбы со случайными визи- терами нужна особая стратегия. Во-первых, реши- те, ради кого вы готовы приостановить работу. К этой категории людей, вероятно, будут отнесены ваши боссы, но и в этом случае, если вам необходимо заняться важной работой, вы можете попросить о возможности встретиться позже, когда с делом бу- дет покончено. Что касается всех остальных посети- телей, то подумайте, как держать их по ту сторону своей двери. Вопрос особенно актуален, если на пути к ней нет ни секретаря, ни других представителей вашего персонала. Если же вы находитесь под на- дежной защитой, то случайным посетителям — кро- ме членов «привилегированной» группы — ход к вам может быть заказан. Возможно, у вас нет намерения избегать всех контактов, и многие менеджеры как раз таки при- держиваются политики «открытых дверей». Однако излишек незваных гостей может вылиться в малые объемы выполняемой работы при том оправдании, что «человеческое общение» — крайне важная вещь. Применяемая вами стратегия должна обеспечивать вашу доступность, но только на ваших же условиях. Добейтесь сокращения числа отвлекающих мо- ментов применением следующей тактики: 109 вешайте на дверь или ставьте на рабочий стол табличку, обозначающую вашу абсолютную или относительную занятость (например, красную как призыв не беспокоить, а зеле- ную в случае готовности вести разговор); поставьте в известность потенциальных по- сетителей о невозможности общения с ними в конкретные часы или дни недели; выбирайте для работы более спокойные мес- та — например, конференц-зал, комнату со- вещаний совета директоров или кабинет для проведения интервью; заприте свою дверь. Незамедлительно принимайтесь за решение первой задачи Когда уясните для себя, что предстоит сделать, определитесь с первой своей задачей и немедленно принимайтесь за ее выполнение. Какие бы чувства к конкретной задаче вы ни испытывали, лучший спо- соб справиться с ней — приступить к работе как можно скорее, не откладывая. Даже небольшой шаг к выполнению работы улучшит ваше к ней отноше- ние и облегчит дальнейшее продвижение. Как уже 110 говорилось ранее, помочь себе вы можете делением задачи на более мелкие операции. Если, несмотря ни на что, начало работы пред- ставляет для вас значительную проблему, попро- буйте следующее: сделайте сначала самое простое, чтобы при- ободриться; сделайте самое сложное, чтобы остальное та- ковым уже не казалось; убедитесь, что все готово для немедленного старта; если вам просто необходимо выпить чашку кофе, поставьте ее перед собой на рабочем столе; обещайте себе награду за выполнение каждо- го этапа работы, например, в виде чтения не- скольких страниц любимого романа, корот- кой прогулки на воздухе или конфеты; представьте себе счастливый момент завер- шения работы; начните как угодно и с чего угодно, только бы начать (писатели, отчаявшиеся дождаться вдохновения, часто просто берут лист бумаги и пишут на нем все, что придет в голову). Оставьте время для анализа, внесения изменений и окончательного оформления Худшим следствием промедления является то, что вы не оставляете себе достаточно времени на завершение работы. Это проверка результата и вне- сение необходимых изменений. Кроме того, у вас 111 должно оставаться время для анализа конечного ре- зультата и выяснения, является ли он желаемым или мог бы быть лучше, достигнут быстрее и стоить дешевле. Наконец, вам необходимо убедиться, что выполнены все этапы работы, которые необходимо скомпоновать в одно целое и придать надлежащий вид. Еще одна, на этот раз последняя, проверка го- товности работы, и дело сделано. Если вы заранее не оставляете себе времени на перечисленные действия, то начинаете паниковать и комкать работу. Если же знаете, что предусмотрели достаточно времени для всего, то с приятным чув- ством станете продвигаться к завершению работы. Оценивая, сколько времени вам потребуется на проверку сделанного, ориентируйтесь на ранее вы- полненные задания и, соответственно, составьте гра- фик предстоящей работы. Оставьте достаточно време- ни на случай непредвиденных осложнений, и вы без труда впишетесь в установленные сроки. Уверенность в том, что в последний момент у вас не будет основа- ний для паники, облегчит вам начало работы. |