Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Экономия времени через убедительное «нет» Как «нет» может сберечь время? Во-первых, вы избавитесь от необходимости выполнять ненужную работу, то есть от всего того, что делаете, только чтобы доставить удовольствие другим, но что не имеет отношения к вашей соб- ственной жизни. В первую очередь вы должны делать то, что ра- ботает на ваши собственные цели и задачи; чужие же цели могут приниматься в расчет, только когда у вас есть лишнее время, энергия и склонность к 126 предлагаемой работе. Это отнюдь не означает, что никому не надо помогать вовсе. Однако, выполняя чужие просьбы, не занимайте позицию, при кото- рой ваши собственные интересы отодвигаются на второй план. Далее, вы сэкономите время за счет того, что не станете брать на себя работу, мешающую выполне- нию ваших прямых функций. Если начальник про- сит вас выполнить определенную часть сверхуроч- ной работы или решить дополнительную задачу — все нормально. Если же вас постоянно просят де- лать дополнительную работу, которая не соотносится с вашей собственной и не идет ей на пользу, — старайтесь с этим бороться. Наконец, вы сэкономите себе время через «нет», поскольку избавите себя от чувства вины и стресса, которые может породить чрезмерная уступчивость. Мысли по поводу того, как бы не подвести других или как справиться с внезапно возросшим объе- мом работы, сами по себе крадут ваше время. Как и недомогание, вызываемое переутомлением. Говоря «нет», вы получаете возможность сосре- доточиться на важных для вас вещах. Когда говорить «нет» Когда следует ответить на просьбу отказом, оче- видно далеко не всегда. Следует ли отвечать отказом 127 на просьбу коллеги помочь с проектом, когда вы загружены собственной работой? Откажете ли вы другу в просьбе подвести его ребенка до школы, если вам придется сделать для этого крюк и в ре- зультате вы опоздаете на работу? Ясно представляйте себе, чего хотите достичь в жизни и каковы ваши приоритеты. Определиться в этих вопросах вам помогут первые главы нашей кни- ги. Вещи, на которые вы соглашаетесь, должны так или иначе работать на ваши цели. Это не означает, что следует быть отпетым эгоистом и абсолютно ничего не делать для других, но если ваши действия лишат вас времени и энергии и никак не пойдут на пользу приоритетам вашей жизни, то от соответ- ствующих предложений следует отказываться. Если, к примеру, вас постоянно просят вести протокол собраний, которые не имеют никакого отношения к вашей работе, то надо ответить «нет». Если вам систематически предлагают остаться пос- ле работы, не беспокоясь о том, что от этого может страдать ваша личная жизнь, отвечайте «нет». Если дополнительные задания начальника мешают вам выполнять работу, за которую компания вам пла- тит деньги, следует отвечать отказом. Не чувствуйте за собой вины Многие люди испытывают ощущение вины, ког- да приходится отказывать. Возможно, кому-то с дет- ства привили абсолютную вежливость по отноше- нию ко всем и внушили, что отказ в просьбе озна- чает неуважение к просящему. Кто-то, может быть, хочет сделать просящему человеку приятное, по- скольку тем самым надеется расположить его к себе. Другие же, возможно, просто не знают, как ска- 128 зать «нет». Узнаете ли в ком-то из них себя? Если да, прямо сейчас избавьтесь от чувства вины. У вас есть полное право отказаться делать то, что вы де- лать не хотите. Большинство, не задумываясь, имен- но так и поступает. Вспомните наиболее преуспева- ющих и уверенных в себе людей из тех, кого знаете. Можете ли вы представить их говорящими «да» всем и по любому поводу? Вряд ли. Не становитесь в позу, но и не спешите оправ- дываться. Вы лишь пользуетесь своим законным пра- вом. Если не можете придумать достойного повода для отказа, оставайтесь невозмутимы и просто про- молчите. Люди часто не задумываясь говорят «да», только чтобы что-то сказать. Как сказать «нет» Все это хорошо, заметите вы, но как сказать «нет», чтобы не выглядеть ни грубым, ни агрессив- ным? Существует ли что-то получше, чем лаконич- ное и мрачное «нет»? Важно помнить, что, каким бы образом вы ни отказывались от работы, первым словом вашей фра- зы обязательно должно быть именно «нет». В про- тивном случае собеседник почувствует слабость ва- шей обороны и решит, что вас еще можно угово- рить. Если простое «нет» слишком для вас грубо, подсластите отказ более мягким продолжением. В ка- честве вежливого отказа можно выбрать что-то из следующего: Нет, извини, но со сделкой в субботу я тебе помочь не смогу. Нет, мне, знаешь, нужно добить этот отчет. Нет, насчет этого вечера я уже договорился. Нет, сейчас я подойти не смогу. Если ваш отказ распространяется только на дан- ный конкретный случай, то можете продолжить фразу, к примеру, следующими словами: ...а вот в следующем месяце, думаю, получится. ...может быть на следующей неделе? ...но не пообедать ли нам всем вместе 21-го? ...но если это срочно, то, может быть, Сэм смо- жет взять на себя часть дела, если у него есть время (пусть теперь Сэм ищет оправдания!). Эффективный способ отказа — выразить пони- мание чужих проблем и затем объяснить, почему не сможете выполнить просьбу. Тем самым вы при- знаете обоснованность обращенной к вам просьбы, что делает отказ не столь болезненным для собесед- ника. Например, можете сказать: «На тебя, Санд- ра, действительно навалилось с этим отчетом. Но, ты знаешь, нет, у меня у самого каждая минута сейчас на счету». Вежливо, но твердо Вы хотите сказать «нет», но не хотите, чтобы ваш отказ прозвучал грубо. Вы хотите продемонст- рировать твердость, но не хотите показаться небла- гожелательно расположенным. Как совместить это на практике? Выражая отказ что-либо делать, не обязательно говорить громко, с излишней горячностью. Но если вы не привыкли отказывать, ваши слова могут имен- но так и прозвучать. Объяснить резкость интонаций можно вашей повышенной нервозностью. Если вы 130 всю жизнь говорили людям только «да», то, чтобы однажды сказать «нет», вам потребуется мобилизо- вать все свое мужество. Повышенная эмоциональ- ность ответа также может явиться вашей упреждаю- щей реакцией на изумление и чуть ли не возмуще- ние собеседника вашей невесть откуда взявшейся решительностью. Как следствие — отказ звучит бо- лее свирепо, чем вам самому хотелось бы. Не горюйте. Попрактикуйтесь в выражении своего «нет» дома перед зеркалом с записью голоса на маг- нитофон. Следите за тем, чтобы слова звучали твер- до, но спокойно. Высказывайтесь ясно и доверитель- но. То же, кстати, относится и ко всем прочим типам высказываний. Четко представляйте себе причину от- каза, и тогда ваш голос не будет звучать надрывно. Если вы злитесь на собеседника, то рискуете ответить резко и грубо. Воспользуйтесь старым доб- рым способом: прежде чем что-либо сказать, со- считайте до десяти. За это время вы успеете успоко- иться и подготовить достаточно вежливый отказ. Кто кого переговорит Большинство людей воспримут ваш отказ с пониманием, и ваши отношения никак не постра- дают. Вполне возможно, что вас еще больше станут уважать за решимость действовать так, как вы сами считаете нужным. Однако будут и те, кто не поже- лает мириться с отказом, расценит отказ как лич- ный вызов и попытается склонить вас к тому, что- бы вы изменили свое мнение. В общении с подоб- ными людьми поможет словесная казуистика. На практике способ выражается в повторении вашего «нет» и причин отказа в различных их вариациях и столько, сколько потребуется. «Нет», как всегда, предваряет очередную фразу. Спустя какое-то вре- мя пресытившись вашим жонглированием словами, даже самый настойчивый собеседник оставит свои тщетные попытки вас «уболтать». Итак, ваш отказ может материализоваться в сле- дующих выражениях: Нет, я не смогу встретиться с тобой во вторник. Нет, извини, но именно во вторник никак не получится. Нет, во вторник у меня дела. Нет, вторник отпадает. Нет, во вторник у меня со временем абсо- лютный цейтнот. Нет... и так далее и тому подобное. Отвечайте с улыбкой Большинство собеседников простят вам ваш от- каз, если он будет высказан в приятной, вежливой манере и с благожелательной улыбкой. По вашей улыбке человек поймет, что, несмотря на отказ, вы испытываете к нему симпатию. Отказ в таком случае воспринимается с легким сердцем. Как ни странно, улыбка делает свое дело и при телефон- ном разговоре. Вы скажете, что улыбку по прово- дам не пошлешь, и будете не правы. Люди и на рас- стоянии чутко реагируют на нюансы речи и изме- нения в тембре голоса. Выражайтесь определенно Не говорите «вряд ли», если хотите сказать «нет», так как человек решит, что вы скорее склонны со- гласиться на его просьбу. Если намерены отказать, то 132 отказывайте. С другой стороны, вам действительно может понадобиться некоторое время на размышле- ние. В этом случае попросите отсрочку, чтобы поду- мать и свериться с собственными планами. Но делай- те это, только если действительно считаете, что, воз- можно, сможете оказать человеку помощь. Если для принятия решения вам нужна дополни- тельная информация, тут же ее запросите. Далее быстро для себя решите, откажете вы собеседнику или нет. Объясняя свой отказ, называйте конкретную его причину, например: «В этом месяце у меня нет вре- мени», а не бросайте с ухмылкой: «Это мне не по зубам». Изложение конкретной причины будет при- нято с пониманием, отговорка же будет восприня- та именно как отговорка. Если просто не хотите за- ниматься предлагаемым делом, оставайтесь честны и скажите: «Извини, но мне сейчас меньше всего хочется этим заниматься». Отказывая в услуге, не ссылайтесь на какого-то другого человека. В наше время объяснение типа «жена будет против» уважения вам не прибавит. Словами же «я не могу, потому что...», напротив, подчеркивается, что вы принимаете решение, ис- ходя из собственных приоритетов, которые не мо- гут не уважаться другими людьми. В любом случае ваше «нет» должно прозвучать недвусмысленно, но при этом просящий должен покинуть вас с ощущением, что вы были рады с ним переговорить и что его обращение в какой-то мере вам польстило. Одинокое «нет» обычно звучит слишком мрачно, так что воспользуйтесь предло- женными выше более пространными формулами. Пользуйтесь простым «нет» при общении с людьми назойливыми, напористыми или с патентованны- ми бездельниками. 133 Не забудьте сказать «спасибо» Часто к вам обращаются не с просьбой что-либо сделать, а с предложением, которое, по мнению другого человека, может вам понравиться и касает- ся, скажем, смены характера деятельности, совме- стного посещения театра или представившейся воз- можности покататься на каноэ. В подобных случаях, если вы намерены отказаться, первое, что следует сказать, это «спасибо». «Спасибо, замечательная мысль, но...» — вполне приемлемый вариант реак- ции. В конце концов человек полагает, что делает вам одолжение, и вам следует в первую очередь проявить признательность и никак не навредить дальнейшим отношениям. Как сказать «нет» боссу Говорить «нет» боссу и коллегам по работе, пожа- луй, самое трудное. Вы работаете на них и вместе с ними, и они ожидают от вас готовности всеми сила- ми содействовать процветанию вашей общей компа- нии. Однако такое содействие не должно превращаться для вас в неподъемное бремя, которое выливалось бы в скрытое возмущение, истощение сил и невоз- можность заниматься своим прямым делом. Очевидно, что с учетом характера работы опре- деленный объем взаимопомощи необходим. При аврале предполагается, что в преодолении кризиса 134 все примут посильное участие. Но как быть, если от вас постоянно требуют брать на себя дополни- тельную работу или просят заниматься тем, с чем вы не согласны? Прежде всего, следует выяснить, выполнение какого объема работы вменяется вам в обязанность. Если вас постоянно просят делать дополнительную работу, обсудите этот вопрос с боссом. Вместе вы сможете установить оптимальную для вас рабочую нагрузку, включая стандартный объем работы и возможную сверхурочную работу. Оцените все по- лученные задания и узнайте у босса, в какие сроки должно быть выполнено каждое из них. Прикиньте, сколько свободного времени у вас в итоге остается. Впоследствии вы будете согласовывать с начальни- ком дополнительную рабочую нагрузку и график работы с учетом уже выполняемых вами заданий. Согласованию с боссом подлежат следующие вопросы: ваши служебные обязанности; стандартная рабочая нагрузка; допустимый объем сверхурочной работы; сроки; срок уведомления о предстоящей сверхуроч- ной работе; график работы над крупными проектами. Всегда следует учитывать другие свои обязатель- ства, из-за которых определенные виды дополни- тельной или сверхурочной работы вы выполнить не сможете. В то же время будьте готовы удовлетворить разумные дополнительные просьбы. И вы, и ваш босс должны понимать, что для вас приемлемо, а что нет. Когда ясность установлена, вы можете с чистой совестью отказываться от предложения сде- 135 лать что-то дополнительно: «Нет, извините, мне необходимо закончить этот отчет». Если вас просят сделать что-то сверх оговорен- ных объемов и вы считаете просьбу разумной, ду- маете, что сможете помочь, оговорите, какую часть работы вы на себя возьмете и когда сможете ее за- кончить. Не соглашайтесь на дополнительную рабо- ту, только чтобы продемонстрировать боссу, что вы на его стороне. Достойный вашего расположения руководитель не допустит, чтобы его сотрудники вы- бивались из сил. Но может быть, вы не захотите отказывать из опа- сения, что в итоге ваша карьера окажется под угро- зой, или полагая, что тогда другие люди не придут вам на помощь в случае необходимости. Но ваша ка- рьера зависит от успешности выполнения работы, которой вы занимаетесь, а не от способности взвали- вать на себя неподъемную ношу и, находясь в состо- янии стресса, делать кое-как и то, и другое. Если собственный отказ вас все же беспокоит, доходчиво объясните, почему вы вынуждены отка- зывать: «Нет, извините, я не могу заняться сейчас этим отчетом. На мне уже висят четыре срочных за- дания». Или: «Нет, к сожалению, сегодня я не могу остаться после работы. Этот вечер у меня уже занят». Или даже так: «Я с этим не согласен, а потому не думаю, что мое участие пойдет на пользу». Вы не хотите выглядеть отщепенцем, а потому не отвергайте с ходу все просьбы и предложения. Если босс просит вас что-то сделать, продемонст- рируйте свою принципиальную готовность, но ска- жите, что вам нужно время на то, чтобы посмот- реть, сможете ли вы выполнить поручение без ущер- ба для работы, которой уже занимаетесь. Если сможете, прекрасно. Если нет, составьте служебную 136 записку с подробным описанием выполняемой ра- боты и расчетом незанятого времени. Сделайте встречное предложение по поводу своего возмож- ного участия в выполнении задания, о котором идет речь. Например, можете предложить отложить на время другую работу, представить свой срок выпол- нения задания или взять на себя организацию по- мощи со стороны других членов персонала. Босс, таким образом, поймет всю обоснованность вашего отказа и либо согласится с каким-то из ваших пред- ложений, либо поручит работу кому-то еще. Не бойтесь говорить «нет» на работе. Вы имеете все основания претендовать на уважительное отно- шение к тому, чем занимаетесь, и полное право на собственный выбор во всем, что касается вашей работы. Никто лучше вас не знает, какой объем до- полнительных поручений вы можете принять на свою ответственность. Говорите «нет» коллегам Если коллеги постоянно просят вас о выполне- нии дополнительной работы, задайтесь вопросом: почему они сами не справляются с тем, что им по- ручено? Возможно, пришло время предложить ру- ководству организовать общий семинар по пробле- ме рационального использования времени (более подробно об обучении управлению временем чи- тайте в главе 12). А пока что соглашайтесь порабо- тать дополнительно, если считаете, что работа впишется в ваш нынешний график и что она дей- ствительно того стоит, или если работа пойдет на пользу вашим собственным приоритетам. Если же 137 она потребует слишком много времени и не имеет дополнительных плюсов, откажитесь от предложения. Объясните свои мотивы и не дайте себя уговорить. Определенная взаимопомощь необходима в лю- бой работе, а потому не отвергайте всякую просьбу о содействии. Однако большую часть времени вы дол- жны заниматься своей работой и заботиться о сво- их приоритетах. Не последнюю роль в таких ситуа- циях играют сигналы и язык тела. Следите за тем, чтобы не выглядеть виноватым или смущенным. Откажитесь вежливо, но твердо. Коллеги-учителя постоянно просили Роджера провести дополнитель- ные уроки или присутствовать на внешкольных мероприятиях, которые не имели отношения к его учебному предмету. У него оставалось все меньше времени на подготовку к занятиям и на работу в клубе для выпускников. Робкие попытки Роджера воспротивиться уговорам коллег обычно не имели успеха, а на твердое «нет» он никак не мог решить- ся. Как-то Роджер упал в обморок прямо на пороге классной комнаты и последующие четыре месяца провел дома. Диагноз — стресс. За это время Роджер успел переосмыслить свои приоритеты. Сегодня он вежливо, но решительно отказывается от всякой дополнительной нагрузки, за исключением случа- ев, когда его помощь абсолютно необходима школе. Теперь он гораздо свободнее чувствует себя в клас- се, поскольку полностью контролирует свою рабо- ту; у него остается достаточно времени и чтобы по- общаться с членами клуба выпускников. Его совет таков: «Если коллеги пытаются вами понукать, зна- чит, они вас не уважают. Делу будет от вас больше пользы, если вы будете хорошо выполнять работу, за которую вам платят. Да, людям надо помогать, но только если ваша помощь действительно необ- 138 ходима, а не по кем-то заведенному обычаю или из опасения прослыть эгоистом». Отказ друзьям Говорить «нет» друзьям, вероятно, еще труднее, так как с ними объединяют более близкие отноше- ния. Вы можете опасаться, что в случае отказа боль- ше их не увидите или что они станут за глаза гово- рить о вас малоприятные вещи. А возможно, вам просто хочется делать этим людям приятное, пото- му что вы их любите и считаете, что друзья для того и существуют, чтобы помогать друг другу. Но если друзья в случае вашего отказа о вас за- будут, то заслуживают ли они этого звания? Насто- ящий друг должен понимать, что вы при первой возможности скажете «да», а если говорите «нет», значит, действительно помочь не можете. Не думай- те, что непременно должны соглашаться на любые предложения со стороны друзей. Вы были бы очень скучным человеком, если бы не имели никаких дру- гих дел и обязательств. Не чувствуйте за собой вины, когда вынуждены отвечать отказом. Только непре- менно объясните причину и предложите помочь или увидеться в другой раз. Такова жизнь, и необходима готовность к взаимному компромиссу. |