Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Что хорошо, то хорошо Возможно, вы из тех людей, которые отклады- вают выполнение работы из опасения, что конеч- ный результат будет далек от совершенства. Вы ус- танавливаете для себя высокую планку и боитесь, что не оправдаете собственных ожиданий. 112 Так вот, вы заблуждаетесь, полагая, что другие возлагают на вас столь же большие надежды. Да, они рассчитывают, что работа будет выполнена в срок и на достаточно высоком профессиональном уровне. Но если вы будете постоянно тянуть с нача- лом работы из-за нежелания выдать нечто, что не соответствует вашим внутренним стандартам, то рискуете, во-первых, вызвать недоумение босса и коллег по поводу вашего отношения к делу, а во- вторых, подвести их, сдав задание позже установ- ленного срока. Это что, лучше? Задание, которое вы выполните, должно удов- летворять требованиям работы, ни больше ни мень- ше. Если задание выполнено, проверено, установ- лено его соответствие поставленной задаче и сро- кам, значит, вы справились с ним. Бесконечные проверки и перепроверки не улучшат результата, и чем больше вы будете ими заниматься, тем сильнее будет ваш страх по поводу качества сделанного. Делайте хорошо сразу Старайтесь сразу делать работу хорошо. Ясно, что получаться это будет не всегда; конечная провер- ка — вещь очень существенная, но, по крайней мере, стремитесь с самого начала все делать как надо. При таком подходе выполнение каждого задания воспринимается как вызов личной компетентнос- ти, что делает интересной даже малопривлекатель- ную работу. Кроме того, в этом случае ускоряется рабочий процесс в целом. Шансы на то, что с самого начала все будет де- латься как надо, повышаются, если проведена не- обходимая подготовительная работа. Убедитесь, что на выполнение работы вами отведено достаточное количество времени. Предварительно ознакомьтесь со всей относящейся к делу информацией и инст- рукциями. Соберите все необходимые для работы материалы, средства и инструменты. Организуйте работу без сбоев. Сделайте необходимые записи и пометки, на которые будете ориентироваться в ходе работы. Приступайте к работе немедленно. Выполняя задание старайтесь продвигаться по- ступательно от этапа к этапу. Одновременно старай- тесь, чтобы каждый фрагмент работы был выпол- нен на максимально высоком качественном уровне. Это не исключает необходимости последующей про- верки и корректировки сделанного, но значитель- но снижается объем окончательных исправлений и переделок. Может показаться, что такой подход только замедлит дело, поскольку придется многое перера- ботать по ходу работы. Но это не так. Работать вы будете более устойчиво, без рывков и задержек, а благодаря тщательно проведенной подготовке не- обходимость в корректировках в процессе работы будет небольшой. Некоторые компании настолько воодушевлены идеей «сразу хорошо», что требуют этого от каждо- го производственного подразделения и каждой ра- бочей операции. Что происходит, когда вы оказываетесь не на высоте? Никто из нас не совершенен. Вы можете выпол- нять работу с полной отдачей сил, но не добиться 114 нужного результата. Иногда вашей вины в том нет. Питер, например, следуя приведенным выше пра- вилам, регулярно готовит для босса солидный фи- нансовый анализ деятельности страховой компании, в которой работает. Однако последняя его работа была возвращена ему для переделки. Дело в том, что «наверху» было принято решение использовать по отдельным параметрам иные критерии анализа, а потому, несмотря на всю тщательность проведен- ной Питером работы, его анализ оказался выпол- ненным неверно. Вполне может случиться, что вы сделаете ошибку или выполните работу очевидно ниже своих воз- можностей. У каждого человека случаются промаш- ки. Не впадайте в отчаяние. Признайте ошибку, выясните ее причину и переделайте эту часть рабо- ты, начиная с ревизии этапа подготовки. Если в целом работа выполнена правильно, пересмотр от- дельного ее фрагмента не должен занять у вас мно- го времени. Мыслите позитивно Чтобы успешно сделать работу, необходимо по- зитивно к ней относиться. Если вы возьметесь за выполнение задачи с мыслями о том, что не хотите ею заниматься, считаете ее скучной и тягостной, то не сможете успешно ее решить, а сам процесс работы займет гораздо больше времени, чем при ином подходе. Ваши мысли будут заняты преиму- щественно тем, как избежать работы, а не тем, как добиться в ней прогресса. Наличие позитивного отношения будет сказы- ваться на всех аспектах работы. Анжела, предста- 115 вительница целого штата секретарей, обслуживаю- щего менеджеров среднего звена крупной торговой компании, считала свою работу нудной и тяготи- лась ею. Со своими функциями Анжела вполне справлялась, однако всегда выполняла поручения менеджеров в самый последний момент, каждый раз находя повод отсрочить начало. Менеджеров бес- покоило отношение секретаря к делу, так как при- ходилось постоянно перезванивать и справляться, приступила ли компания к выполнению их заказов. Подруга Анжелы указала ей на то, что такое от- ношение к делу не дает ей никаких выгод — шансы на повышение невелики, а коллег раздражают ее бесконечные стенания. Анжела серьезно задумалась над мнением окружающих и решила изменить свой подход к работе. Для начала она навела порядок на рабочем месте и придала ему некоторые черты ин- дивидуальности и уюта, что должно было больше ее вдохновлять. Каждое поступающее задание она стала рассматривать как нечто особенное и ориги- нальное и относилась к нему как к очередному тес- ту на степень собственного профессионализма. Те- перь даже для самых обыденных дел Анжела сама устанавливала сроки исполнения, мысленно пред- ставляла позитивные стороны выполнения задания и старалась делать свою работу на самом высоком уровне. Вопросы стали решаться быстрее, и Анжела работала с удовольствием. Теперь она сама начала искать для себя дополнительные задания, посколь- ку с пересмотром стиля работы времени у нее по- явилось гораздо больше. Коллеги начали проявлять к Анжеле больше симпатии, а начальство, отме- тившее столь отрадные изменения, уже рассматри- вало ее как возможного кандидата на повышение. 116 Приведенный пример отражает крайний случай, но что-то из этого может иметь отношение и к вам. Приобретая позитивный настрой даже в отношении наименее интересных заданий, вы гарантируете себе замечательные итоги. Среди них — своевременное выполнение работы и ее достойное качество; не сто- ит недооценивать и чувство удовлетворения от со- знания хорошо сделанного дела. Не опаздывайте Обычным проявлением привычки тянуть время являются опоздания на заранее запланированные, но не слишком приятные мероприятия — скажем, на встречу с трудным клиентом или с классным руководителем сына. Вы прибываете на несколько минут, а то и на полчаса позже оговоренного вре- мени и начинаете с извинений. Изначально форми- руется неблагоприятная для общения атмосфера. Ни одному человеку не понравится, если его заставят ждать при наличии твердой договоренности о встрече. Кто-то простит вам неуважительное к себе отноше- ние, а кто-то вообще откажется от дальнейших кон- тактов. Опоздания не только признак крайней не- воспитанности. Опаздывая, вы крадете чужое вре- мя, и свое, кстати, тоже. Далеко не каждый человек станет вас дожидаться или все же согласится про- длить встречу, когда вы наконец явитесь. У боль- шинства людей достаточно других дел, и в случае вашего опоздания для общения с вами у них может не оказаться ни времени, ни желания. Опоздания могут иметь действительно серьезные последствия. Арнольд, коммивояжер, опоздал на 117 деловой обед с новым, весьма перспективным, кли- ентом. Опоздал на каких-то десять минут, но чело- век уже ушел. Позже Арнольду передали слова не- состоявшегося покупателя: «С какой стати я стану отдавать свои деньги компании, персонал которой столь вольно распоряжается моим временем?» Не побеспокоившись о том, чтобы явиться на встречу вовремя, продавец лишился крупного заказа. Не опаздывать — это просто Если вы из тех людей, кто искренне хотел бы всюду поспевать и тем не менее практически всегда опаздывает, — значит, вам есть над чем задуматься. Вполне вероятно, вам просто недостает организа- ции. А может, вы один из тех чудаков, которые не носят часов? В любом случае вам необходимо кри- тически пересмотреть свое поведение. Если не хоти- те носить наручные часы, подумайте об элегантном брегете на цепочке, часах-подвеске, электронных часах на поясе или о самых обычных часах в карма- не пиджака. Повесьте часы на стену в спальне, на кухне, в столовой и рабочем кабинете. Если пользу- етесь электронным органайзером, установите его будильник на сигнал, который напомнил бы вам о предстоящей встрече; только оставьте себе доста- точно времени, чтобы вовремя прибыть к услов- ленному месту. Если вы хронически опаздываете, хватит пус- кать дело на самотек. Начните с того, чтобы вовре- мя выходить утром из дома. Советуем также восполь- зоваться другими нашими подсказками: купите будильник для дома и постоянно им пользуйтесь; выберите тот, у которого доста- 118 точно громкий и продолжительный сигнал, чтобы вас разбудить; поставьте будильник подальше от кровати, тогда для его отключе- ния вам придется подняться с постели; станьте абонентом «телефонной побудки» и проинструктируйте оператора о том, как сле- дует вас будить; сделайте так, чтобы все ваши часы на пять минут спешили; свой гардероб на следующий день подбирай- те и приводите в порядок с вечера; также накануне вечером продумайте меню завтрака на следующее утро; заранее соберите портфель; сделайте так, чтобы ключи и бумажник все- гда находились на одном месте. Следование этим советам поможет вам вовремя вставать, принимать душ, завтракать и выходить из дома. Но как всегда успевать на встречи, что запла- нированы у вас на день? Используйте все средства, которые способны в этом помочь. Попросите секретаря заранее напоми- нать вам о намеченном мероприятии. В зависимости от обстоятельств такое напоминание может сделать чужой секретарь или ваш приятель, позвонив вам в определенное время. Заранее закажите такси или машину компании, это поможет вам вовремя быть готовым к выходу. Перераспределение времени Эффективный способ сокращения числа опоз- даний — почаще и внимательнее просматривать ежедневник и рабочий график и исключить или 119 уменьшить число вероятных случаев позднего при- бытия на место. Например, посмотрите, сколько времени вы отвели себе на то, чтобы добраться от офиса до места встречи с клиентами в близлежа- щем городке. Хватит ли вам этого времени? Хорошо ли вы знаете дорогу? Если поедете на обществен- ном транспорте, уточните расписание. Действитель- но ли вы выбрали самый короткий путь? При необходимости куда-либо ехать всегда остав- ляйте себе резерв времени. Раннее прибытие — не преступление и обычно воспринимается с понима- нием, а вот позднее неизменно вызывает негативную реакцию. Если доберетесь до места раньше, чем рас- считывали, то все равно сможете эффективно исполь- зовать образовавшееся свободное время (см. главу 4). В случае проведения встречи в стенах компании пересматривайте свое расписание ради нескольких лишних минут только при необходимости перехода из одного здания в другое. По возможности измените излишне плотный график, чтобы без спешки и во- время прибыть на встречу. Удостоверьтесь в знании маршрута Что касается дороги до места встречи или иного мероприятия, не полагайтесь на память или интуи- цию. Заранее разработайте маршрут и точно пред- ставьте себе, как будете добираться. Можно восполь- зоваться системой спутниковой навигации, если она установлена на вашем автомобиле, или предвари- тельно проложить маршрут с использованием спе- циальной компьютерной программы. Если поедете на машине, убедитесь накануне поездки в ее ис- правном состоянии. Проконсультируйтесь со служ- 120 бой дорожного движения об условиях предстоящей поездки, следите по радио за оперативной инфор- мацией об интенсивности транспортных потоков. Анализируйте полученную информацию. Самый прямой путь не станет для вас самым коротким, если дорога забита транспортом. Некоторые дороги хронически перегружены в определенные часы и дни недели. С учетом этих обстоятельств подумайте о возможности переноса времени или даты встречи. В случае поездки на общественном транспорте выберите самый короткий маршрут и уточните его график. Не забудьте о том, чтобы у вас осталось до- статочно времени добраться от места прибытия транспорта до места встречи. Купите билеты зара- нее (дайте соответствующее поручение секретарю), так вы гарантированно попадете на нужный рейс. Будьте готовы к неожиданностям Если вам свойственно часто опаздывать, заре- зервируйте достаточно времени на случай непред- виденных обстоятельств. Если, к примеру, опоздае- те на автобус, хватит ли у вас времени на то, чтобы дойти до места пешком? Есть ли у вас с собой деньги на такси? Всегда будьте готовы к неожиданностям. Если ничего не случится, вы прибудете раньше. Если слу- чится, у вас тем не менее будет неплохой шанс во- время добраться до места. Обязательно звоните Непременно имейте при себе номер телефона человека, с которым встречаетесь, чтобы иметь воз- можность предупредить о своем опоздании. Захва- 121 тите в дорогу мобильный телефон, чтобы не при- шлось терять время на поиски автомата. Ваш забла- говременно сделанный звонок позволит человеку пе- ренести встречу на другой день или более поздний час, даст ему возможность, пока вы добираетесь, спо- койно заняться чем-то другим. Предупреждение о задержке будет с вашей стороны безусловным прояв- лением уважения, демонстрацией того, что вы цени- те время человека, с которым намерены встретиться. Поторопитесь с окончанием переговоров Требование может показаться чрезмерным, когда вы затратили столько усилий, чтобы вовремя при- быть на встречу. Между тем на большинство встреч тратится больше времени, чем действительно не- обходимо. Упоминанием о времени своего отъезда сразу по прибытии вы настраиваете собеседника на прямой и конкретный разговор и получаете осно- вание в указанный час решительно и с чистой со- вестью покинуть своего визави. Завершите перего- воры на десять минут раньше, и у вас появятся десять минут в" запасе, а значит, все шансы при- быть вовремя и на следующую свою встречу. Кроме того, так можно повысить эффективность проведе- ния встреч. (Подробнее о сокращении времени пе- реговоров и более эффективном их проведении чи- тайте в главе 9.) Резюме Склонность медлить с началом работы может объясняться страхом, отсутствием интереса и мно- гими другими вещами. Главный способ борьбы с промедлением — браться за дело немедленно. Раз- бейте каждую большую задачу на ряд мелких опера- ций. Устанавливайте приоритетность каждой задачи и сроки выполнения. Делайте то, что в ваших силах: большинство работ требуют выполнения на высо- ком, а не высшем уровне. Старайтесь с самого на- чала все делать правильно. Приобретайте позитив- ный настрой в отношении каждого задания, думайте об их успешном завершении. Разработайте собствен- ную стратегию борьбы с опозданиями и задержка- ми. Составляйте график выполнения даже простых заданий, тем самым договариваясь с самим собой о конкретном времени окончания работы. Не сму- щаясь, подкупайте и умасливайте себя, поощряя к соблюдению рабочего графика и своевременному окончанию работы. В этой главе разъясняется, почему умение отка- зывать является инструментом управления време- нем и как эффективно этим инструментом пользо- ваться. В ней дается объяснение неспособности не- которых людей говорить «нет» и предлагаются советы по поводу того, как отказывать вежливо, но твердо. Искусство отказа Умение говорить «нет» — самый главный секрет управления временем. Даже если вы последуете всем советам этой книги, но так и не научитесь говорить людям «нет», все ваши усилия окажутся тщетными. Вспомните, как часто вам приходилось согла- шаться делать то, чего вы делать не хотели. Тогда вам, видимо, казалось, что проще согласиться, что просто не можете отказаться, иначе чувствовали бы себя виноватым. А может, просто-напросто не уда- валось придумать удачного предлога для отказа. Да- лее вы оказывались в ситуации, когда приходилось тратить свое время на дела, которые никак не свя- 124 заны с вашими собственными приоритетами, и де- лать которые у вас, по сути, не было никакого же- лания. Но разве одно это не достаточная причина для отказа? Почему, отвечая «да», вы разбрасываетесь своим временем Неумение отказывать оборачивается растрачи- ванием собственного времени. Против своей воли принимая на себя обязательство сделать что-то для других, вы действуете в ущерб личным приорите- там. Вдобавок вредите своему здоровью, приобре- тая целый «букет» отрицательных эмоций: тревогу, подавленность, возмущение. Делать слишком много для других означает ос- тавлять меньше времени для собственной работы. Она накапливается, вы утомляетесь сверх меры и становитесь легкой добычей для стресса. Таня, служащая отдела продаж, всегда была с головой загружена поручениями своего начальни- ка. При этом коллеги часто просили ее выполнить вместо них кое-какую работу, так сказать, «выру- чить». Таня всем старалась помочь, а собственные дела часто отходили на второй план. Нередко выхо- дило так, что приступить к своей работе ей удава- лось только к концу недели. Ее переполняла досада оттого, что другие столь беспардонно ее использу- ют. Но поскольку она не находила в себе сил отка- зать, свои чувства ей приходилось держать при себе. В один чрезвычайно загруженный работой день, когда коллега попросил ее заняться еще одним де- лом, Таня сорвалась и накричала на него. Когда об этом узнал начальник, он был по-настоящему шо- 125 кирован. «Но ты хоть бы намекнула, — виновато заявил он. — Мы-то думали, что ты только рада заняться чем-то еще». Танина история имеет счастливый конец. Она распределила обязанности со своими коллегами. Начальник стал относиться к ней бережнее. Однако мораль этой истории касается каждого: безотказ- ность — палка о двух концах. Большинству из нас с детства привито уваже- ние к людям. Потому наша готовность делать дру- гим приятное, соглашаясь на просьбы о помощи, вполне естественна. А между тем такая реакция ни- как не способствует рациональному использованию времени, к тому же готовность «ко всему» не обяза- тельно поможет вам внушить к себе любовь. В конце концов ваша услужливость будет восприниматься как должное и уважения к вам не прибавит. Люди, ско- рее всего, привыкнут к ней и перестанут считаться с вашими интересами. |