Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Превращение отказа в согласие Может звучать странно, но нередко вы действи- тельно можете превратить свой отказ если и не со- всем в согласие, то уж точно во что-то иное. На- пример, вам, возможно, придется отказать друзьям в просьбе каждое утро подвозить их детей до шко- лы, поскольку в этом случае вы будете опаздывать на работу. Одновременно вы можете предложить раз в месяц в субботу проводить с их детьми целый день, чтобы у родителей была возможность вместе прой- тись по магазинам и поиграть в теннис. Заодно и у ваших собственных детей появятся новые друзья и компания для игр на все время, что вы будете за- ниматься в саду своими эскизами. В итоге вы только укрепите отношения с друзьями и при этом не по- ступитесь своими приоритетами. Тому же принципу можно следовать и на работе. К примеру, если сегодня вы не сможете остаться ради Пита после работы, но через пару дней у вас будет время, чтобы помочь ему в подборе материа- ла для отчета президенту компании, так и скажите. Пит будет вам благодарен, а вы сможете восполь- зоваться плодами грядущих изысканий при работе над собственным проектом. К тому же вместе с от- четом Пита президент может узнать и о вас как об одном из авторов работы. Как сказать «нет» и при этом не обидеть Теперь, когда вы настроились на то, чтобы го- ворить «нет» без дрожи в голосе, ознакомьтесь с десятью способами выражения отказа, которые не оскорбят чувства собеседника. Помните, что «нет» экономит время, а потому произносите свой моно- лог с сознанием собственной правоты. 1. Нет, но на следующей неделе мы могли бы... 2. Нет, но что, если я... 3. Нет, я буду занят до... 4. Нет, сейчас мне необходимо закончить... 5. Нет, к сожалению, я должен... 6. Нет, извини, но я не могу... 7. Нет, боюсь, мне придется... 8. Нет, но ты можешь смело обращаться ко мне через... 9. Нет, однако я смог бы... 10. Нет, сейчас это невозможно, но... Если и после этого вам трудно произнести сло- во «нет», воспользуйтесь менее категоричными фор- мулировками. Вот вам еще несколько вариантов веж- ливого, но недвусмысленного отказа: 1. Извини, но... 2. К сожалению, это невозможно, потому что... 3. Боюсь, что... 4. Заманчиво, однако... 5. Я бы с удовольствием, но... 6. В другой раз я бы с радостью (если это дей- ствительно так), да вот... Резюме Умение говорить «нет» является одним из наи- более важных приемов техники управления време- нем. Отвечайте положительно только на те просьбы, которые соответствуют вашим приоритетам. Гово- рите «нет» вежливо, но твердо, для чего можете воспользоваться приведенными в этой главе при- мерами. Если ваше «нет» не производит впечатле- ния на собеседника, повторяйте одно и то же во множестве вариантов, пока до человека не дойдет смысл ваших слов. Выражайтесь определенно и не забудьте поблагодарить за предложение, если оно того заслуживает. Согласуйте с боссом объем и гра- фик выполнения дополнительных заданий. По воз- можности помогайте коллегам, но не в ущерб соб- ственной работе. Чем меньше бумаг, тем больше экономия рабо- чего времени. В этой главе развеивается миф о без- бумажном офисе и объясняется, как сократить ко- личество бумаг до абсолютного минимума. В ней же поясняется, как быстро и эффективно работать с входящими документами и корреспонденцией и как уменьшить количество вырабатываемой вами сами- ми бумажной продукции. Миф о безбумажном офисе Большинство людей в наше время работают с прекрасной техникой: с компьютером, ксероксом, факсом. Они, безусловно, облегчают жизнь, но есть одна вещь, которая им не под силу, — сократить количество бумаг, с которыми приходится иметь дело. И тем не менее миф о безбумажном офисе уди- вительно живуч. В теории все просто: техника делает бумаги ненужными. Мы можем общаться по теле- фону, факсу, электронной почте. Бумага здесь лиш- няя. Но почему тогда она по-прежнему вокруг нас? Ответ прост: мы делаем бумагу атрибутом своей работы, неважно, нужна она нам или нет. Мы на- 143 бираем письма и другие документы на компьютере и затем распечатываем по многу экземпляров. Мы звоним по телефону, а затем высылаем письменное подтверждение. Когда звонят торговые агенты, мы от- делываемся от них, требуя выслать подробное пред- ложение по почте. Мы отправляем сообщения по элек- тронной почте, а затем распечатываем полученные ответные послания. Снимаем копии со множества документов и писем, ведь это так просто! Высылаем эти копии другим людям с пометкой «Для архива» или «Для сведения». И сами получаем в ответ не мень- шие кипы бумаги. Куда мы все это деваем? Впихива- ем в папки и шкафы, складываем на стеллажи, на пол, на полки, заполняя бумагами все свободное пространство. Но бумаг всегда больше, чем места. Какие бумаги вам нужны? Возможно, вы один из тех аккуратистов, вокруг которых не увидишь ни одного листочка бумаги. Даже если это так, все равно среди тех листков, которые вы столь бережно убрали на отведенное для них место, наверняка есть ненужные. Прежде чем двигаться дальше, попытайтесь оп- ределиться, для чего вам нужны бумаги. Возможно, вы держите их по каким-то приведенным ниже при- чинам: для справки; ради интереса; абсолютно необходимы для работы; без конкретной цели, просто не знаете, куда деть; бумаги этого источника непременно хранятся; компания требует иметь все бумаги в трех ко- пиях; могут пригодиться; чтобы почитать, когда будет время; для передачи коллегам. На самом же деле большинство хранимых бумаг бесполезны. Немного поразмыслив, вы сможете либо совсем освободиться от них, либо существенно со- кратить их количество. Бумаги, которые следует хранить Некоторые бумаги слишком важны, чтобы их можно было выбросить. Например, вы должны хра- нить юридическую, а также финансовую докумен- тацию за последние семь лет. Некоторые собствен- ные документы и документы компании следует со- хранять для справки. Если не знаете, какие именно бумаги относятся к этой категории в вашей компа- нии, проконсультируйтесь со своим непосредствен- ным начальником. Обычно такие документы можно передать на хранение в централизованный архив. Далеко не всегда бумаги заслуживают к себе того внимания, на которое претендуют. Если не видите смысла в хранении каких-то документов и компа- ния не может вразумительно объяснить, почему их следует сохранить, считайте, что они бесполезны. Вы высвободите для себя и для компании массу про- странства! Чистое рабочее место — производительное рабочее место Чем с большим количеством бумаг вам прихо- дится иметь дело каждый день и чем большее их число вы храните, тем труднее вам работать эф- фективно. Время тратится не только на работу с бу- магами, но и на поиски того, что вам нужно. Вы знаете, что контракт где-то здесь, но где именно? Вместо того чтобы немедленно им заняться, вы тра- тите время на его поиски. В среднем офисные ра- ботники теряют около часа в день на поиски нуж- ных бумаг. Потому соблюдайте главные требования: мень- ше бумаг, быстрая и эффективная работа с ними и чистое рабочее место. Это поможет вам эконо- мить время и совершенствовать технологию свое- го труда. План расчистки территории Лучшее начало решения проблемы — немедлен- ное начало. Найдите в своем графике по крайней мере полчаса свободного времени. Не пытайтесь ре- шить вопрос за один прием, рассчитывайте закон- чить работу за несколько дней. В противном случае вы только устанете и будете корить себя за «беспо- лезно» потраченное время. 146 Для начала подготовьте необходимый инвентарь: одну или несколько больших корзин для му- сора; четыре вместительные картонные коробки; этикетки; папки и скоросшиватели; маркеры. Прежде чем приступать к сортировке, снабдите коробки этикетками с надписями «Непонятно», «Для передачи», «В работу» и «Архив». Коробка с надписью «Непонятно» будет заполняться бумага- ми, с которыми вы не знаете, что делать, или даже для чего они вообще нужны. Со временем вы най- дете им место или применение, а пока что пусть полежат в этой коробке. Бумагами из коробки «Для передачи» предстоит заниматься кому-то другому. Бумаги в коробке «В работу» требуют вашего персонального внима- ния и являются собственно вашей работой. В короб- ке «Архив» будут храниться те бумаги, которые не- пременно должны быть сохранены. Понятно, что просто бумажный хлам отправляется прямиком в корзину. Суть технологии разбора бумаг заключается в их сортировке одна за другой. В некоторых книгах пред- лагается очистить стол от всего лишнего и затем заниматься каждым отдельным документом. Между тем гораздо проще изначально работать системно, а не переносить проблему с рабочего стола на пол вокруг него. Возьмите в руки первую же бумагу, которой кос- нулись. Внимательно ее просмотрите. Вам предстоит сделать выбор между последующей работой с ней, передачей другим, хранением и отправкой в корзи- 147 ну. Положите бумагу в соответствующую коробку или бросьте в корзину. Необходимо ясно представ- лять себе значение каждой бумаги. Если не можете решить, что с ней делать, положите в коробку «Не- понятно». Позже разберетесь и с ее содержимым. Исследуйте территорию вокруг рабочего стола, не оставляя без внимания ничего бумажного, вклю- чая журналы, буклеты годовых отчетов, офисные принадлежности, книги и т. д. Все разместите на со- ответствующих местах, в том числе на полках и стел- лажах. Если у вас много журналов, вырвите из них нужные статьи, а остальное выбросьте. Канцеляр- ские принадлежности положите в ящик стола. Про- должайте уборку, пока стол не станет свободным от бумаг. Что следует иметь на рабочем столе? После избавления от всего бумажного на вашем рабочем столе может остаться что-то или даже все из перечисленного ниже: компьютер; факс; сканер; карандаши и ручки; фотографии в рамках; телефонный аппарат; автоответчик; чашка для кофе или чая; что-то из пищи; пластиковые лотки для бумаги; часы; сувенир; зажимы для бумаг, ластики, кнопки и т. д.; пресс-папье; ежедневник; электронный органайзер. По возможности уберите со стола большую часть электронного оборудования, за исключением компь- ютера и телефона. Впрочем, системный блок может переместиться на пол, а вот сканер и факс лучше поставить на другой стол. Когда не пользуетесь элек- тронным органайзером, запирайте его в ящике стола. Попросите технический отдел подключить ваш ком- пьютер к локальной сети, чтобы вы могли пользо- ваться общим принтером. Также попросите устано- вить на ваш компьютер встроенную факс-карту. Го- ризонтальный сканер вполне может разместиться в безопасном месте на полу. Если выдвижных ящиков в вашем столе немно- го, нет тумбы с дверцей или если они вас не устра- ивают, найдите то, что вам нужно. Если это невоз- можно, проявите фантазию. Например, закатите под стол тумбу с ящиками для канцелярских принад- лежностей и прочих мелочей. Ручки, карандаши, скрепки пусть отправляют- ся в пластиковый пенал или настольный прибор, а все остальное: степлер, блокноты, линейка — в ящик стола. Когда установите на столе необходимое обору- дование, уберите с него все прочее. Игрушка на сто- ле, возможно, весьма забавна, однако не добавля- ет рабочему месту делового вида. Заберите ее домой и позабавьте домашних. Чашки, продукты и другие чужеродные предметы должны находиться на по- добающем месте. Возьмите себе за правило немед- ленно убирать их со стола, как только заканчиваете 149 с едой и питьем. Да и вообще, стоит ли питаться на рабочем месте? Вам, возможно, регулярно дарят сувенирные пресс-папье и другие рекламные безделушки. Пользуйтесь последним подаренным пресс-папье, а остальные раздайте своим сотрудникам. Реклам- ные сувениры унесите домой или выбросьте. Было бы жестоко лишать вас всякой возможно- сти как-то персонализировать свое рабочее место. Всем нам хочется чувствовать, что наш стол — это наш стол. Ограничьтесь семейной фотографией. Цве- ты пусть стоят на подоконнике или на полке. Какие бумаги лежат у вас на столе? Итак, вы на своем столе оставили только самые необходимые принадлежности и оборудование. Однако без бумаг на нем вам все же не обойтись. Что это за бумаги? Это, конечно же, документ, с которым вы в данный момент работаете. Все прочие находятся на своих местах. Книги — на полке, ежедневник — либо на столе, либо в ящике стола. Все остальное будет на столе лишним. Поблизости от стола или в специальном ящике для файлов должны находиться необходимые для ра- боты подборки документов, рассортированные по 150 дням, неделям и месяцам (как описывается далее в этой главе). В начале каждого дня, недели или месяца вам достаточно будет выбрать нужную папку, над ма- териалами которой предстоит работать или с содер- жимым которой потребуется постоянно сверяться. Куда деть все остальное? Вернемся теперь к вашим четырем коробкам. Просмотрите содержимое коробки «Для передачи» и на каждом документе напишите имя человека, к которому он должен отправиться. Секретарь может заняться немедленной переправкой бумаг соответ- ствующим адресатам. С коробкой «Архив» все ясно — поместите каждый документ в соответствующее до- сье. В коробке «В работу» находятся бумаги, с кото- рыми вам необходимо как можно скорее порабо- тать. Рассортируйте их в порядке приоритетности, вложите в папку, папку — на стол и займитесь ею, как только закончите с уборкой. Наконец, коробка «Непонятно». Если действительно не знаете, что де- лать с этими бумагами, скорее всего, хранить их нет смысла. Если не можете решиться выбросить ка- кую-то из бумаг, попросите секретаря или коллегу просмотреть ее и предложите принять самостоятель- ное решение. Иногда имеет смысл переложить «гряз- ную» работу на других. Статьи, вырванные из журналов для последую- щего прочтения, помещаются в отдельную папку. Положите папку в портфель и займитесь ее просмот- ром, когда выдастся свободная минута переходного времени: в ожидании приема, во время поездки в транспорте и т. д. Прочитав статью, выбросьте ее. Ос- тавляйте только в том случае, если уверены, что к ней еще придется вернуться. Помните, что материа- 151 лы периодики быстро утрачивают актуальность и не- обходимость в их продолжительном хранении возни- кает редко. Книги помещаются на книжную полку. Если сре- ди них есть объемные тома, которыми вы пользуе- тесь лишь время от времени и которые могут приго- диться другим, поставьте их на стеллаж общего пользования. Входящие документы Вы рассортировали то, что накопилось, но как поступать с бумагами, которые поступают к вам в данный момент, будь то по почте или иными спо- собами? Следуйте тому же принципу, которым толь- ко что руководствовались при разборке уже имею- щихся бумаг. Одну за одной просмотрите каждую и распоря- дитесь ею по одному из четырех вариантов: выбро- сить, подшить, передать или пустить в работу. Нуж- но ли вам ее сохранить и нельзя ли передать кому- то другому? А выбросить? Стоит ли бумага того, чтобы оказаться в соответствующем файле, и если да, то держать ли ее при себе или лучше отправить в централизованный архив компании? Если ясно, что необходимо с бумагой поработать, то когда? Занять- ся ею немедленно или можно отложить на потом? Если бумага действительно нужна, отметьте на ней вверху приоритетность исполнения и положите на стол. Займитесь ею, как и другими своими бумага- ми, в порядке установленной степени приоритет- ности. Иногда, разбирая почту, вам вообще нет необ- ходимости заглядывать в конверты и знакомиться с 152 их содержимым. Если это очевидная рекламная ма- кулатура, отправляйте ее прямиком в корзину. Толь- ко будьте внимательны, чтобы не выбросить вместе с рекламой чек, которого давно дожидаетесь. С е к р е т к о р з и н ы Что касается никчемных бумаг любого рода, в немалых количествах поступающих на ваш адрес, то весьма разумным будет иметь корзины в каждом кабинете офиса и даже дома. Тогда у вас будет мень- ше поводов хранить весь тот бумажный мусор, что попадает в ваш почтовый ящик или ложится на ра- бочий стол. К тому же бумаги перестанут с прежней интенсивностью скапливаться во всех более или менее свободных местах. Я работаю дома, а потому в каждой комнате у меня стоит большая красная офисная корзина для бумаг. Стоит ненужной бумаге попасться мне на глаза, как она немедленно обре- тает подобающее ей место. Пусть корзины будут везде, где можно встретить- ся с чем-то бумажным. Рядом с каждым рабочим сто- лом, рядом с копировальным аппаратом, со стелла- жом с файлами, рядом с креслом, в котором вы зна- комитесь с печатными материалами. У двери вашего дома. Если у вас нет возможности немедленно изба- виться от ненужных бумаг, они неизбежно скаплива- ются на любых поверхностях, образуя уродливые груды. Если же корзина для бумаг всегда под рукой, то у вас не возникнет соблазна куда-нибудь примостить явно ненужный листок. Если вы озабочены вопросами вторичной пере- работки отходов, заведите в каждом помещении по 153 две корзины — одну большую, для сбора макула- туры, другую поменьше, для прочего мусора. Почему бы не предложить компании приобрес- ти корзины для бумаг с логотипом вторичной пере- работки и эмблемой компании? Если они будут рас- ставлены где подобает, количество ненужных бу- маг в офисе быстро сократится, а компания заявит о себе как об участнице общенациональной эколо- гической программы. Утилизация Лучшее место для ненужных бумаг — специаль- ный контейнер для макулатуры. Если у вашей ком- пании уже есть договор с фирмой по утилизации бумажных отходов, которая регулярно их забирает, то все, что вам остается, — это вовремя бросить ненужные бумаги в соответствующий контейнер. Если нет, подумайте, что может подлежать утили- зации на вашем рабочем месте. Поставьте контей- нер или корзину для макулатуры там, где удобно избавляться от бумаг. Свяжитесь с фирмой по ути- лизации бумаги и узнайте, могут ли ее служащие регулярно забирать макулатуру из помещений ва- шей компании. Если нет, то вашим сотрудникам ничего не остается, как делать это самим. |