Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Берите их в руки только раз Совет, который приводится во многих книгах по управлению временем и состоит в том, что не следует прикасаться к одной и той же бумаге более одного раза, представляется невыполнимым. Авто- ры рисуют идеальную картину. На деле, возможно, придется взять ее в руки и дважды, и даже трижды, чтобы выполнить какую-то работу. Но если вы за- мечаете, что постоянно беретесь за один и тот же лист бумаги или документ, позаботьтесь о том, что- бы серьезно проработать его содержание. Установи- те для себя срок углубленного знакомства с мате- риалом, а затем уберите с глаз долой. Остановите бумагу прежде, чем она до вас дойдет Один из способов экономии времени и умень- шения нагрузки от бумажной работы состоит в том, чтобы в первую очередь воспрепятствовать появле- нию ненужных бумаг на своем рабочем столе. Про- думайте наиболее простые пути решения этой за- дачи. Прежде всего, позаботьтесь о том, чтобы ваше имя исчезло из рассылочных списков отправителей почтовой макулатуры. 155 Исключите свое имя из максимального числа реестров внутрифирменного оборота документов, чтобы иметь дело только с теми материалами, ко- торые вам действительно необходимы. Вы, возмож- но, получаете какие-то журналы, бюллетени, а так- же циркуляры, без которых вполне можете обой- тись. К примеру, Лидия выяснила, что ежедневно получает по каналам внутренней корреспонденции столько бумаг, что не хватит и недели, чтобы все их прочитать. Она специально проследила за тем, что- бы к ней поступали только абсолютно необходи- мые бумаги. В результате бумажный вал заметно спал, и при этом она не испытывала недостатка ни в чем из того, от чего отказалась. Не просите высылать вам факсы и писать пись- ма только лишь «в подтверждение» каких-то дого- воренностей, кроме действительно важных случаев. То же касается и сообщений электронной почты, и компьютерных факсов. Тот факт, что ма- териал находится в компьютере, не означает, что он уже не является «макулатурой». Ответы на элек- тронные послания могут отнимать у вас массу ра- бочего времени, если вы не предпримете шагов к ограничению входящего потока. Пожалуй, наиболее «щедрым» поставщиком бу- маг является копировальный аппарат. Не составит никакого труда изготовить множество копий прак- тически любых материалов на бумажном носителе. Предлоги могут быть самые разные. Одни, напри- мер, считают, что надо разослать по экземпляру та- ким-то и таким-то людям, чтобы подстраховаться или чтобы их проинформировать; другие готовят копии просто на всякий случай: а вдруг они кому- нибудь понадобятся? Не делайте этого. Нужно сни- мать копию только с очень важного оригинала, кото- 156 рый требуется вернуть, или если действительно не- обходимы несколько копий для вполне конкрет- ных целей. Ничего не копируйте без крайней необ- ходимости. Вам очень редко могут понадобиться не- сколько копий каких-то писем. Если письма хранятся централизованно, оригиналов обычно до- статочно. Вы можете установить на своем компью- тере программу, которая обеспечит классификацию и хранение отсканированных документов. Почему бы не приобрести ее и не ликвидировать полнос- тью собственный архив входящей корреспонденции? Все письма и документы, которые должны хра- ниться по закону или для последующей справки, следует передавать в централизованный архив. Дата их списания должна быть проставлена в соответ- ствии с установленным порядком на каждой папке или коробке. Раз в три месяца отправляйте сотруд- ника в архив для сверки этих дат и уничтожения бумаг, срок хранения которых истек. Систематизация — занятие увлекательное Контроль над бумагами обеспечивается, в част- ности, путем удобного их размещения и гарантиро- ванной возможности найти именно там, где они должны находиться. Теперь, когда вы избавились от лишних бумаг и максимально обезопасили себя от нового их притока, займитесь систематизацией тех, что у вас остались. Во-первых, снабдите файлы этикетками с ука- занием общих категорий классификации бумаг, раз- 157 делив их, к примеру, на отчетность, информаци- онные бюллетени, информацию о поставщиках, досье по кадрам, материалы по обучению, данные о сбыте и т. д. Папки внутри файлов озаглавьте и расположите в алфавитном порядке, исходя, ска- жем, из названий компаний или фамилий ответ- ственных лиц. Последние из поступивших докумен- тов должны лежать каждый в своей папке сверху. Алфавитное расположение Итак, вы расставили файлы в алфавитном по- рядке. Теперь сделайте то же самое с другими мате- риалами: книгами, вырезками из журналов, под- шивками, подписанными коробками. Словом, орга- низуйте в алфавитном порядке все, что поддается такого рода систематизации. Система может пока- заться примитивной, но она проста в реализации и использовании, эффективна и не требует запоми- нания и расшифровки. Системы работы на опережение Необходимо располагать системой, которая на- поминала бы вам о предстоящих действиях и по- 158 зволяла бы заранее готовить документы к той или иной дате. Время своих будущих встреч вы отмечаете в еже- дневнике, там же можно делать записи и о предстоя- щих делах и сроках завершения работ. В ежедневнике также могут отмечаться этапы реализации проектов или выполняемых заданий. Отмечайте в ежедневнике следующее: даты пролонгации документов; даты выполнения повторяющихся действий; время начала реализации очередных проек- тов; списки материалов к предстоящим собра- ниям. К предстоящим датам вы должны будете иметь в своем распоряжении определенный набор докумен- тов. Простейший метод работы на опережение со- стоит в совместном использовании ежедневника и отдельной папки. Отметьте в ежедневнике дату бу- дущего мероприятия или встречи и тут же составьте перечень материалов, которые вам понадобятся. Сложите материалы в папку. Материалы к другим дням можно складывать в нее же, располагая по датам. Когда приходит день мероприятия, извлеки- те нужные документы из папки. Для напоминания о предстоящих мероприятиях сделайте соответствующие пометки в ежедневнике за несколько дней или за неделю до нужной даты. Такая система годится для относительно про- стой работы, однако часто приходится иметь дело с достаточно сложными схемами подготовки и обо- рота документов. На этот случай понадобится ком- плексная «опережающая» система подбора материа- 159 лов, обеспечивающая их сохранность и доступность в нужное время. Заведите 12 папок, по числу месяцев в году, и еще 31 папку — по количеству дней в месяце, пос- ледние пронумеруйте от 1 до 31. По получении до- кумента, с которым предстоит поработать в буду- щем, поместите его в папку соответствующего ме- сяца. По истечении текущего месяца рассортируйте . содержимое папки следующего месяца по папкам с датами. Далее работайте с документами, отнесен- ными на каждый конкретный день. Если вам требуется напоминание о предстоящем событии, вложите записку о нем в папку с более ранней датой, чтобы обеспечить себе достаточное время на подготовку. Или заведите еще одну папку, озаглавленную «На следующей неделе». Такая система «раннего предупреждения» позво- лит вам контролировать подбор и обработку боль- шинства документов. Если нужна более совершен- ная система, дополните описанную схему недель- ными папками. В вашем ежедневнике или органайзере будут со- держаться детальные указания по поводу важных дат, которые вы сможете синхронизировать с со- держимым своих папок. Кроме того, вам могут понадобиться персональ- ные папки, помеченные фамилиями представителей вашего персонала или клиентов. Помещайте в них раз- личную информацию и напоминания о собственных действиях, и в итоге при общении с конкретным чело- веком вы будете иметь под рукой все необходимое. Досье на месяц, неделю и день должны нахо- диться в специальном ящике вашего рабочего сто- ла, чтобы вы в любой момент могли ими восполь- зоваться быстро и без всяких сложностей. 160 Сократите собственное производство бумаг Вы должны избавить других людей от необходи- мости перерабатывать и хранить чрезмерные объе- мы бумаг. Обратите внимание на то, какое их коли- чество вы высылаете и передаете своим партнерам и сотрудникам, и подумайте, как ограничить этот поток. Опробуйте следующие приемы: пишите ответ в нижней части полученной служебной записки или письма и в таком виде возвращайте отправителю; что бы вы ни писали, излагайте свою мысль ясно и разборчивым почерком; в ответ звоните; воспользуйтесь электронной почтой; ограничьте размер писем и письменных предложений одной страницей; распространяйте копии как можно реже; уменьшите число обязательных форм отчет- ности; сократите объем инструкций и наставлений. Сложности эпистолярного жанра Рекомендация общего характера состоит в крат- ком и разборчивом изложении своего послания, и тем не менее для многих людей задача составления письма представляет значительную трудность. В му- ках творчества они теряют массу времени, долго раздумывая над тем, как бы получше выразить свою мысль. Вряд ли вам хочется проводить большую часть своего рабочего времени, занимаясь письменными ответами на корреспонденции. Чтобы облегчить себе жизнь, поступайте следующим образом: раскладывайте письма, на которые предсто- ит дать ответ, по двум папкам — первосте- пенной важности и остальные; в первую очередь отвечайте на первые, про- чие приберегите до времени вынужденного простоя; заблаговременно подбирайте всю необходи- мую для ответа информацию; отвечайте, следуя порядку постановки воп- росов вашим корреспондентом; каждому пункту ответа — отдельный абзац, даже если в нем окажется только одно корот- кое предложение; если формулируете собственное послание, предварительно составьте перечень вопросов, которые намерены осветить; пишите простым языком и короткими пред- ложениями; если писать уже поздно, звоните. Формы отчетности Соберите образцы всех форм, которые вы и со- трудники вынуждены заполнять или отправлять в течение месяца. Взгляните на них и задайтесь воп- росом, что случится, если какая-то из них переста- нет существовать. Часто ответ будет прост: «Ничего не случится». Попытайтесь ликвидировать одну или две формы и посмотрите, каковы будут последствия. Если жизнь в итоге практически никак не изменит- ся, больше их не вводите. Кто касается форм, необходимость которых до- казана практикой, оцените их структуру и терми- нологию. Можно ли их усовершенствовать, сделать проще для заполнения, понятнее, короче? Если можно, сделайте это. Слишком много времени тратится на заполне- ние лишних, бесполезных форм. Большинство лю- дей не заслуживают постоянной проверки их усер- дия путем заполнения различных форм отчетности. Их непосредственный начальник должен обеспечить необходимый контроль. Отмените максимальное число форм. В большинстве рабочих ситуаций тре- буется не столько неукоснительная точность, сколь- ко разумная степень соответствия установленным критериям. Советуем действовать согласно принци- пу Маркса и Спенсера (основателей одноименной 163 сети магазинов): «Не ясно, как быть? Плюнуть и забыть». Сборники наставлений Как часто вам и вашему персоналу приходится штудировать объемные руководства и сборники на- ставлений? Своды внутрифирменных инструкций должны быть максимально краткими и конкретны- ми. Люди скорее усвоят содержание небольшой, из- ложенной ясным языком брошюры, чем фолианта дюймовой толщины. Если ваша компания велика, а персонал ее многочислен, пусть у каждого подраз- деления будет свой узко специальный сборник на- ставлений. Использование технических средств Значительная часть бумаг может быть исключе- на из оборота при использовании возможностей компьютера, однако мало кто охотно пользуется этой возможностью. Лист бумаги представляется на- дежнее, поскольку с компьютерами случаются сбои и вся хранящаяся в них информация может быть в одночасье стерта. Очевидно, что ответ на подобные опасения прост и содержится во всех руководствах по пользованию компьютерами: регулярно делайте бэк-ап, то есть создавайте резервную копию на вне- шних носителях информации. Когда эта простая операция станет для вас рутинной, исчезнут все возражения против оформления и хранения боль- шей части документации в виде электронной вер- 164 сии. Передачей сообщений на экран корреспонден- та посредством электронной почты вы в существен- ной мере сократите количество исходящих писем и факсов. Подобным образом могут пересылаться докумен- ты в их полной форме. Отсканируйте имеющиеся бумажные версии, рассортируйте их по папкам и файлам в компьютере и пользуйтесь, словно они по-прежнему имеют столь милую вашему сердцу бумажную основу. Работа может выполняться и хра- ниться на любом компьютере, высылаться любо- му абоненту, располагающему совместимой сис- темой коммуникации. И зачем тогда вообще нужна бумага? Сегодня в виде программ появляются и другие традиционно бумажные продукты: органайзеры, еже- дневники, календари, бухгалтерские сводки, инвен- тарные книги и т. д. Если вы действительно нацеле- ны на то, чтобы избавить свою жизнь от бумаг, не пожалейте времени и внимательно изучите возмож- ности своего компьютера. Проконсультируйтесь со специалистами-компьютерщиками собственной компании по поводу того, как использовать компь- ютер с максимальной пользой для дела. Инвести- руйте средства в апгрейд своего компьютера и но- вое программное обеспечение, если сможете в ито- 165 ге воспользоваться преимуществами более совер- шенных программ. Пусть вас не пугает язык компьютерных матери- алов. Попросите кого-нибудь объяснить вам смысл непонятного жаргона и продемонстрировать работу неизвестных программ. Либо запишитесь на вечер- ние курсы для пользователей. В пользовании компь- ютером нет ничего сложного, если вы усвоили ба- зовые принципы. Пользуйтесь телефоном Прежде чем станете составлять бумагу для от- сылки по почте, подумайте. Нельзя ли не писать, а позвонить? Если говорить по делу (см. главу 8), те- лефонный звонок — это более быстрый и эффек- тивный способ общения. Нельзя ли воспользоваться диктофоном для надиктовки письма, записи инст- рукций и формулирования идей? Все это ваш секре- тарь сможет затем напечатать за один присест. Смо- жете ли вы заглянуть к человеку, с которым необхо- димо переговорить? Подумайте о способах передачи сообщения без использования бумаги. Ясно, что важнейшие документы, например кон- тракты, должны храниться в печатном виде. В то же время от множества бумаг можно легко и безболез- ненно избавиться. И чем меньше их будет у вас в 166 офисе и дома, тем больше появится времени, того самого, которое вы тратите сегодня на работу с эти- ми бумагами. Резюме Освободите свой рабочий стол от всех бумаг лист за листом. Вложите каждую в нужный файл, пере- 167 правьте по назначению, выбросьте или начните над ней работать. Максимально сократите поток входя- щих материалов. Ограничьте собственное производ- ство бумаги. Используйте ясную и простую систему классификации документов и призывайте к пере- ходу на нее всех своих сотрудников. Пользуйтесь папками предстоящих месяцев и дней для контро- ля над исполнением будущих проектов и работ. Мак- симально используйте возможности компьютера для сведения на нет бумажной работы. В этой главе объясняется, отчего телефонные звонки, будь то ваши собственные или сделанные в ваш адрес, отнимают так много времени. В ней со всей очевидностью демонстрируется, что активное использование телефона не есть гарантия большей эффективности, и предлагается методика снижения количества телефонных переговоров. Телефон крадет у вас время Если думаете, что чем больше вы звоните сами или вам звонят другие люди, тем выше эффектив- ность вашей деятельности, то заблуждаетесь. Работа на телефоне может отнимать огромное количество времени. Все то время, что вы проводите в теле- фонных переговорах, вы никак не продвигаетесь в других аспектах своей работы. Часто соблазн обсу- дить по телефону интересные, но далекие от сути вопроса темы оказывается слишком велик. Многие звонки не несут никакой позитивной нагрузки или выливаются в блуждание вокруг да около основно- го вопроса. Пока вы заняты телефоном, персонал лишен возможности проконсультироваться с вами, 169 коллеги не могут поддерживать с вами связь, на вас не могут выйти с важными предложениями дру- гие люди. В наши дни телефон является необходимым ра- бочим инструментом, это очевидно. Когда пробле- ма требует быстрого решения, вопрос нуждается в срочном уточнении, телефон позволяет оператив- но разрешить ситуацию. Во всех других случаях теле- фонные звонки по большей части излишни. Как входящие, так и исходящие звонки могут отнимать массу времени. Люди звонят вам просто поболтать, тогда как у вас срочная работа, или же никак не могут перейти к сути дела. Задумайтесь о собственных звонках, всегда ли они необходимы, вспомните о случаях, когда пытались тщетно до кого-то дозвониться. Все типы звонков следует оце- нивать с точки зрения их полезности для работы, которую вам предстоит выполнить. Тех, что беспо- лезны, не должно быть вообще, по крайней мере, их число необходимо решительно сократить. Что же можно предпринять, чтобы сделать ис- пользование телефона более эффективным? Учет телефонных переговоров Имейте четкое представление о том, какого рода звонки вы делаете и получаете и в какое время дня они обычно бывают. Располагая подобной инфор- мацией, вы сможете так организовать телефонные переговоры, что не только сэкономите время, но и будете проводить их с большей эффективностью. Для этого необходимо провести учет пользования теле- фоном. 170 На простом листе бумаги вы станете отмечать время начала и окончания каждого телефонного разговора, имя абонента и причину звонка. Може- те добавить к этому свои комментарии. Можно вес- ти раздельный учет входящих и исходящих звон- ков, опять же с возможными вашими комментари- ями. Начните прямо сейчас и занимайтесь в течение по крайней мере недели. Выберите типичную для своего рабочего графика неделю. В итоге вам станет ясно, сколько времени вы проводите на телефоне и были ли все звонки так уж необходимы (см. рис. 8). Взглянув на таблицу входящих звонков, вы уви- дите, кто вам звонит и как часто. Вы, возможно, заметите, что отдельные люди звонят, как прави- ло, в одно и то же время. Вы поймете также, чьи звонки вас раздражают и отнимают у вас больше всего времени. Но это только часть дела. Следует еще вести учет и собственных звонков. Возможно, что результат вас удивит. Вы считаете себя человеком, пользующим- ся телефоном эффективно и ведущим переговоры в конструктивном ключе? А как насчет разговора с Барри, когда за короткими фразами по делу после- довала — по вашей, кстати, инициативе — про- странная дискуссия по поводу прошедшего нака- нуне футбольного матча? Или приятный, но необязательный звонок вашей подруге? Учет соб- ственных звонков готовит вам немало сюрпризов; одновременно он подскажет, как можно сократить число телефонных разговоров. Из таблицы на рис. 9 видно, сколь легко вы теря- ете время из-за собственных звонков. |