Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Переключение звонков Звонки в ваш адрес во время вашего отсутствия или занятости могут автоматически переключаться на аппарат вашего секретаря или кого-то из сотруд- ников. Удобная функция для устранения помех в работе. Переадресация звонков Позволяет абоненту выйти на вас, если вы на- ходитесь на другом номере или когда можете вос- пользоваться только мобильным телефоном. Постановка на очередь Дает возможность переговорить по очереди со всеми набравшими ваш номер абонентами. Мобильные и радиотелефоны, пейджеры Мобильные и радиотелефоны обеспечат вам сво- боду передвижений (мобильными можно пользо- ваться и в автомобиле). Они удобны, однако следу- 188 ет иметь в виду, что их использование может при- чинять неудобства окружающим. Ни в коем случае не разговаривайте по мобильному телефону за ру- лем, это крайне опасно. Как видите, современные технологии способны значительно облегчить пользование телефоном, а также контролировать как входящие, так и исходя- щие звонки. Голосовая почта Если ваш компьютер оснащен системой приема и воспроизведения голосовой почты, то вы можете хранить в нем входящие сообщения до тех пор, пока не появятся время и возможность на них ответить. Не заставляйте себя ждать с ответом, ежедневно просматривайте список поступивших сообщений. Если работа с голосовой почтой занимает у вас слишком много времени, пользуйтесь следующими приемами: увеличьте скорость воспроизведения (если компьютер оснащен этой функцией); ограничьте время, в течение которого люди могут делать свое сообщение; ограничьте количество сообщений, которое способен вместить ваш ящик голосовой по- чты; если сообщение к вам не относится, пере- дайте его по адресу; после обработки сообщений уничтожайте их. Рассмотрите возможность установки двух теле- фонных линий. Если предполагаете активный гра- фик факс-сообщений, вашему факсимильному ап- парату потребуется отдельная линия. С другой сто- 189 роны, если факс подключен к компьютеру и вы можете принимать на компьютер телефонные вы- зовы, вам, возможно, понадобятся раздельные телефонные линии — для компьютера и для обыч- ного телефона. Если возможности установить еще одну линию нет, можно установить коммутирующий механизм, который сможет распознать в поступающем сигна- ле факс или сообщение голосовой почты и автома- тически переводить вызов на нужный аппарат. Резюме Проведите учет и хронометраж всех входящих и исходящих звонков, чтобы выяснить, сколько вре- мени у вас на них уходит и кто больше других отни- мает у вас время. Сократите число поступающих звон- ков, прибегнув к услугам секретаря, воспользовав- шись автоответчиком и откликаясь на звонки только в установленные часы. Сократите также время, за- трачиваемое на исходящие звонки, планируя их на определенное время, разговаривая с абонентами коротко и строго по делу. Воспользуйтесь возмож- ностями телефонной связи, которые помогут вам повысить эффективность работы с телефоном. Про- дуктивно используйте время телефонного общения, заранее готовясь к разговору, внимательно выслу- шивая собеседника, делая исчерпывающие записи. На собрания и совещания может уходить колос- сальное время. В этой главе рассказывается, как со- кратить его потери и с толком использовать собра- ния, на которых вам приходится присутствовать. Собрания: работа или пустая трата времени? Если вы типичный служащий, то наверняка зна- чительную часть времени проводите на разного рода собраниях и заседаниях. Долгие собрания, короткие собрания, утренние брифинги, дневные брифин- ги — можно целый день провести на собраниях (что некоторые и делают). Между тем многие из подобных мероприятий — не более чем пустая трата времени. Часто на них рас- сматриваются вопросы, которые можно было бы ре- шить другим способом, в иной обстановке и с мень- шими потерями времени. По существу, собрание яв- ляется одним из наименее продуктивных и наиболее времяпоглощающих компонентов рабочего дня. Задумайтесь над тем, какова стоимость собра- ний в пересчете на заработную плату участников. Де- 192 сять присутствующих на часовом совещании человек тратят на него десять часов рабочего времени и сум- му стоимости часа рабочего времени каждого из них. Если на совещании присутствуют сотрудники доста- точно высокого уровня, цена его для компании мо- жет оказаться значительной. Председательствующие любят шокировать ауди- торию суммами, в которые собрания обходятся ком- паниям. Уэнди, председатель на ежемесячных засе- даниях совета директоров, которые, несмотря на все ее усилия, неизменно растягиваются на нео- пределенное время, решила преподать участникам урок. Она написала на доске сумму общей стоимос- ти часа рабочего времени всех присутствующих (только без значка фунтов стерлингов). Через каж- дые 20 минут перерасхода запланированного вре- мени по причине пустой его траты участниками она спокойно прибавляла к начальной сумме ее треть. Наконец один из директоров не выдержал и поин- тересовался, что все это означает. Когда присутству- ющие узнали, что такова стоимость для компании их сегодняшнего заседания, в кабинете воцарилась мертвая тишина. На следующее заседание ушел ров- но час, и ни минутой больше. Собрания являются пожирателями времени, по- скольку очень часто бесполезны, плохо организо- ваны или преследуют неясные цели. В ходе некото- рых из них не удается создать деловую атмосферу, участники ведут себя беспокойно и не могут сосре- доточиться. На других присутствуют не те, кому сле- довало бы. Еще больше собраний не имеют доста- точно авторитетного председателя и проваливаются из-за организационных недочетов. Подобные собра- ния крадут у вас время самыми разнообразными путями. 193 И все же не стоит подходить предвзято к собра- ниям как таковым. Один из лучших способов выиг- рать время и повысить собственную продуктив- ность — отказаться от очевидно бессмысленных со- браний и рационализировать свое участие в работе тех собраний, присутствие на которых обязательно. Исключите из графика необязательные собрания Первый шаг в исключении необязательных со- браний из своей жизни состоит в том, чтобы взять в руки ежедневник и посмотреть, на каких собра- ниях вы должны будете присутствовать в следую- щем месяце и на каких присутствовали в прошлом месяце. Сколько из последних действительно были необходимы? Не лукавьте и ответьте, какие из про- шедших собраний проводились по следующим ос- нованиям: регулярное собрание, созываемое раз в неде- лю, месяц или год; для обсуждения темы прошедшего собрания; чтобы собрать людей вместе; для доведения информации; для дачи рабочих указаний; любимое развлечение босса; в качестве предварительного собрания. Рассмотрим некоторые из приведенных поводов для созыва собраний. Множество собраний прово- дится потому, что проводились всегда, стали тра- диционными. Если какие-то из регулярных собра- ний достались вам в наследство от прошлых поко- лений, вы должны решить, стоит ли и дальше на них присутствовать или их организовывать. Если на 194 них производится только бумага для архива или они представляют собой своего рода дискуссионный клуб, то задумайтесь, не могли бы использовать свое время с большей пользой. Прежде чем отправляться на любое периодическое собрание, выясните, ка- кова конкретная цель его проведения. Идите только в случае, если участие будет полезно для вашей ра- боты. Если требуется участие представителя от ва- шего отдела, пошлите кого-нибудь из персонала. С другой стороны, если протокол может пригодиться вам, чтобы быть в курсе событий, попросите при- слать вам экземпляр. А если именно вы являетесь организатором по- добных собраний? Тогда поставьте себя на место приглашенных и задайтесь вопросом, всегда ли у вас хватает времени на участие в них. Если нет, почему у других должно хватать? Можете ли вы ре- шать те же вопросы иными способами? Если да, то не созывайте регулярные собрания. Если босс считает, что ваше присутствие на опре- деленных собраниях абсолютно необходимо, посещай- те их, остальные же старайтесь избегать. Рассказы- вайте боссу о характере прошедшего собрания и вся- кий раз снова спрашивайте о необходимости вашего присутствия. Некоторые собрания созываются, только чтобы обсудить тему недавно прошедшего собрания. Ну да вы знаете, что в таких случаях говорят: «Необходи- мо завершить обсуждение этих вопросов, а потому нужно еще одно собрание». Почему обсуждение нуждается в «завершении»? Может быть, потому, что предыдущее собрание было не достаточно хорошо организовано для полноценного обсуждения вопроса в отведенное для этого время? Если да, то подобные собрания вам не нужны. Вы должны быть уверены в 195 том, что собрание пройдет на высоком уровне (об организации собраний читайте ниже в этой главе). Многие собрания созываются, чтобы просто со- брать людей вместе и дать им возможность побыть в кругу коллег, пообщаться. В таком случае предло- жите другие, лучшие способы совместного время- препровождения — скажем, собираться раз в месяц и вместе обедать. Собрания, созывающиеся для доведения до при- сутствующих какой-либо информации, наверняка можно заменить другими способами информиро- вания. Рассылка письменных бюллетеней, видео- кассет и просто телефонные звонки позволили бы сотрудникам более эффективно использовать свое время. Существуют также инструктивные собрания. Босс хочет сказать вам, что делать, и чтобы при этом все его услышали. Собрание может являться достаточно действенной формой оказания начальственного на- жима и все же чаще превращается в пустую трату вре- мени. Собрания — популярная арена борьбы за власть и демонстрации властных полномочий. Генриетта иногда созывает собрания, просто чтобы доказать, что мо- жет это делать, и чтобы обнародовать свою инициа- тиву по поводу очередного проекта. Если вы не вовле- чены в подобные игры, выслушайте ее предложение и покиньте собрание, предоставив ему развиваться в полном соответствии с начальственными замыслами. Предварительные собрания — квинтэссенция бездарного времяпрепровождения. Повестка дня ос- новного собрания либо стоит обсуждения и после- дующей реализации, либо нет. Собрание для подго- товки к собранию — имитация деятельности и пус- тая трата времени. 196 Не позволяйте подобным собраниям лишать вас продуктивного времени. Если не можете их отменить, то по крайней мере уклоняйтесь от участия в них. Не ходите на собрания Если не можете воспрепятствовать проведению бесполезных собраний, избегайте участия в них. Воспользуйтесь уловками, позволяющими избавить- ся от досадной повинности: пошлите вместо себя кого-нибудь из сотруд- ников; запросите копию протокола; отправьте организаторам собственные ком- ментарии по теме собрания; попросите секретаря собрания выслать вам со- стоящее из одного абзаца резюме утвержден- ных собранием мероприятий; имейте на время собрания другие неотлож- ные дела. Еще один резон пропустить собрание — отсут- ствие планов внести в его работу собственный кон- структивный вклад. Стоит ли сидеть на собрании, если вам нечего сказать? Если так и оно есть, после- 197 дующее чтение протокола, скорее всего, обеспечит вас всей необходимой информацией. Иные формы собраний Если требуется групповое обсуждение, подумай- те о других способах его организации. Если вы при- нимаете решение по этому поводу, то вам могут пригодиться изложенные ниже идеи. Если нет, пред- ложите их соответствующему ответственному лицу. Современные технологии позволяют проводить собрания, не покидая рабочего места. Обсуждение со многими участниками можно провести по теле- фону (телеконференция), воспользовавшись услу- гой, предоставляемой телефонной компанией. Спо- соб окажется полезен как в рамках крупной компа- нии, где ценят время каждого человека, так и при привлечении к дискуссии участников, находящих- ся в разных регионах страны и мира. Другим вариантом, позволяющим сэкономить время людям, которым для участия в собрании при- шлось бы совершить долгую поездку, является ви- деоконференция. При ее проведении участники мо- гут воочию видеть друг друга. Вы можете организо- вать видеосвязь прямо из офиса своей компании либо воспользоваться централизованным узлом связи ме- стной телефонной компании. Для дальней связи используйте возможности компьютеров. Располагая модемом, выходом в Ин- тернет и необходимым программным обеспечени- ем, вы можете беседовать с людьми в любой части света, набирая собственные сообщения на клавиа- туре и получая на экран монитора немедленные от- веты вашего корреспондента. 198 Для экономии времени и поддержания динамич- ного ритма информационного обмена все участни- ки дистанционного общения должны готовиться к нему так же, как если бы речь шла об очном собра- нии или совещании. То же знание относящихся к делу документов, то же наличие под рукой всех не- обходимых материалов, избрание председателя и секретаря. При организации конференции учиты- вайте возможную разницу во времени и начинайте собрание вовремя. Особое значение при дистанци- онном общении приобретает четкое следование по- вестке дня, учитывая стоимость использования ком- муникационных линий и систем. Делегируйте представителя Не ходите на собрания, если имеете возможность посылать вместо себя кого-то другого. Лучшим кан- дидатом будет должным образом подготовленный сотрудник. Он проинформирует вас об итогах со- брания в удобное для вас время, и вы сможете в спокойной обстановке принять собственные реше- ния. Отказ сотрудникам в участии в собраниях будет с вашей стороны актом превышения полномочий, про- явлением пренебрежения менеджерскими обязанно- стями. Людям необходимо набираться опыта, совер- шенствовать профессиональное мастерство, да и вам нужен персонал, способный действовать самостоя- тельно и с успехом справляться с самыми различны- ми ситуациями. Чем большими полномочиями вы наделяете сотрудников, тем большую компетентность они приобретают и тем более продуктивной стано- вится ваша совместная работа (см. главу 10). Максимально задействуйте способности и талан- ты персонала. Фрэнсис отметила, что Энни, ее лич- 199 ный помощник по работе в бюро по трудоустрой- ству, обладает прекрасными навыками общения и ведения подробных записей. После предварительной подготовки Фрэнсис доверила Энни участие в со- брании менеджеров, обслуживающих соседний ре- гион. Энни полностью справилась с поручением и теперь представляет Фрэнсис чуть ли не на всех со- браниях и совещаниях. Фрэнсис может полностью положиться на Энни в изложении на собрании своей собственной позиции и в подготовке сжатого и точ- ного отчета об этом мероприятии. В итоге Фрэнсис экономит массу времени, а Энни имеет возмож- ность набраться опыта и теперь является реальным кандидатом на должность младшего менеджера. Организация собраний Совершенствуя порядок проведения собраний, можно сократить их длительность и повысить про- дуктивность. Если организация собраний не ваша прерогатива, вы можете, по крайней мере, вносить собственные рационализаторские предложения. Что касается собраний, которые входят в вашу сферу ответственности, то вы сможете сделать их более эффективными, воспользовавшись предлагаемыми в этой главе идеями и советами. Для чего проводится собрание? Собрание не будет эффективным, если все его участники не имеют четкого представления о цели его проведения. Прежде чем созывать собрание, уясните для себя, чего хотите с его помощью до- биться. Обычно итогом собрания становится выра- 200 ботка некоего плана действий. Имейте представление о том, что намерены предложить участникам к его исходу. Собираетесь ли просить их сделать что-то кон- кретное? Хотите ли предложить поразмыслить и пред- ставить собственные предложения по поводу темы со- брания? Потребуете ли представить отчеты? Подгото- виться к выступлению на следующем собрании? Если вы являетесь рядовым участником собрания, с само- го начала выясните, для чего оно организовано; если разговор начинает уходить в сторону, напомните присутствующим о цели сбора и направьте дискус- сию в нужное русло. Какой бы ни была цель проводимого вами со- брания, вы должны постоянно о ней помнить. Кро- ме того, о цели должны быть заранее уведомлены все участники, о ней же должно быть еще раз объяв- лено в самом начале собрания с четким изложени- ем ожиданий по поводу его итогов и вклада присут- ствующих в его ход. Ни у кого из участников не дол- жно быть ни малейшего повода заявлять о своей неосведомленности по части намерений организа- торов. Повестка дня Повестка дня обеспечивает ход собрания по на- меченному руслу, работу мысли присутствующих в нужном направлении. Воздерживайтесь от желания привнести в работу собрания что-то из того, что вдруг приходит вам в голову по ходу дела. Повестку 201 дня формулируйте предельно лаконично, однако с включением в нее всего, что необходимо. При этом исключите из повестки все, что можно решить в другом месте и другими средствами. К примеру, если надо ознакомить сотрудников с содержанием доку- мента, заранее разошлите участникам будущего со- брания копии, сопроводив указанием ознакомить- ся с документом до начала собрания. Некоторые информационные материалы можно «пустить по кругу» с приложением списка лиц, которых инфор- мация касается, и инструкцией по прочтении сде- лать отметку и передать следующему. Повестка дня должна быть разослана заранее, чтобы все имели возможность включить собрание в свой рабочий график и подготовиться к нему. Все пункты повестки должны быть ориентированы на достижение конечной цели собрания. Если кто-то хочет дополнить повестку собственными пунктами, соглашайтесь, только если пункты вписываются в общую канву. Если люди обеспокоены тем, что их мнение не будет учтено, встретьтесь с ними отдельно и выясните суть их позиции. Правильно разработанная повестка дня отвеча- ет следующим требованиям: четко устанавливает регламент проведения со- брания (порядок выступлений, их продолжи- тельность и т. д.); содержит информацию о месте и времени проведения собрания с поименным списком участников (для заседания); содержит ссылки на вопросы прошлых собра- ний, имеющие отношение к нынешней по- вестке; содержит перечень тем для обсуждения и ука- зание цели проведения; 202 |