Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Каталоги Каталоги являются еще одним традиционным ис- точником избыточной информации. Многие компа- нии получают их десятками. Немало менеджеров счи- тают каталоги полезным средством приобретения бизнес-информации, выяснения товарной политики и достижений конкурентов. Однако лавина каталогов может с легкостью захлестнуть вас с головой. Попросите исключить вас из рассылочных спис- ков производителей, чьи каталоги вы никогда даже 246 не открываете. Ограничьтесь знакомством только с наиболее значительными и имеющими прямое от- ношение к вашей специальности. Быстро их проли- стайте, сделайте для себя необходимые пометки и отправьте в корзину. Если каталог стоит того, что- бы его сохранить, держите у себя только самый последний выпуск. Так же нужно обходиться с ка- талогами офисного оборудования и материалов. Зна- комьтесь с каталогами новых компаний, но если не видите ничего для себя интересного, откажитесь от их дальнейшего получения. Эрик руководит работой небольшой строитель- ной фирмы и постоянно получает массу каталогов. Но он даже представить себе не мог, насколько их много, пока не решил перед самым Рождеством избавиться от накопившейся за три месяца макула- туры. К приезду машины от компании—переработ- чика бумажных отходов он одними только катало- гами заполнил две большие картонные коробки, и это вдобавок к бумагам, которыми был завален его рабочий стол. Эрик и физически не смог бы их про- смотреть, и к тому же они занимали немало места. Сегодня он получает каталоги лишь нескольких фирм, с которыми обычно имеет дело. Что касает- ся ценности каталогов вновь возникающих компа- ний, то тут он полностью полагается на мнение своего секретаря. Использование переходного времени Как поступить со значительно похудевшей стоп- кой вырезок, копий и других бумаг, которые все же необходимо прочитать? Вот здесь-то и пригодится то самое переходное время, о котором мы уже го- 247 ворили в главе 4. Поместите все материалы для чте- ния в одну папку. Как только выдастся несколько свободных минут, извлеките из папки одну из бу- маг и прочтите ее. Далее вы можете либо ее сохра- нить (редкий случай), либо выбросить. Берите папку с собой, когда предстоит доста- точно продолжительная поездка или знаете, что в течение дня несколько минут вам придется провес- ти в ожидании. Старайтесь ни одной бумаги не при- хватывать домой. Приемы эффективного чтения Каждый может усовершенствовать собственную технику чтения, воспользовавшись несколькими простыми правилами. Методично следуйте им вся- кий раз, когда приходится что-либо читать (кроме чтения ради удовольствия), и вы самым решитель- ным образом сократите время, затрачиваемое на зна- комство с бумагами, полностью при этом усваивая всю полезную информацию. Книги 1. Прочтите оглавление, чтобы получить общее представление о содержании книги. 2. Пробегите глазами предметный указатель, чтобы выяснить, какие понятия в книге рас- крываются и насколько детально. 3. Прочтите введение. 4. Прочтите введение к каждой интересующей вас главе, а также последнюю страницу. 5. Быстро прочтите саму главу. 6. Еще раз перечитайте важные фрагменты главы. 248 Если читаете книгу справочного характера, вам вряд ли понадобится читать ее целиком. Действуя в соответствии с приведенной схемой, вы сократите время, которое обычно затрачивается на поиск нуж- ной информации. Документы и статьи Документы и статьи можно читать, следуя той же схеме. 1. Прочтите краткое изложение, обзор, ввод- ную часть (когда дело касается научных или специальных статей и документов) или пер- вые несколько абзацев, чтобы выяснить ха- рактер основного текста. 2. Прочтите заключение или несколько после- дних абзацев. В большинстве случаев, в осо- бенности когда у вас мало времени, этого вам будет достаточно. 3. Если необходимо ознакомиться с содержа- нием более подробно, то прочтите нужные разделы. Все это может показаться очевидным, однако по- истине удивительно, как часто люди, изначально прекрасно разобравшиеся в характере и содержании текста, с упорством, достойным лучшего приме- нения, методично читают его от первой до после- дней строчки вне зависимости от важности или ак- туальности материала. Если последуете приведенным советам, то значение статьи или документа сразу станет для вас понятным. Далее вы без труда выбе- рите и прочтете разделы, которые заслуживают ва- шего полного внимания. Существует пять типов чтения: 249 1. Сосредоточенное чтение с целью детального изучения — например, чтение юридических документов. 2. Неспешное чтение — к примеру, романа. 3. Предварительное чтение ради быстрого вы- явления сути изложения (описано выше). 4. Беглый просмотр, чтобы получить общее представление о содержании. 5. Скоростное чтение. Первые два типа понятны, вы с ними уже зна- комы. Третий, предварительное чтение с быстрым выяснением общего смысла, мы только что обсу- дили. При беглом просмотре текст читают как обыч- но, но без прочтения всех без исключения слов. Тех- ника этого типа позволяет читать быстрее с одно- временным усвоением общего смысла изложения. Она позволяет также быстро отыскать разделы тек- ста, представляющие для вас особый интерес, пос- ле чего вы можете перечитать их более внимательно. Попрактиковавшись, вы сможете просматривать текст очень быстро. Навык беглого просмотра, без сомнения, вам пригодится. Скоростное чтение Еще один тип чтения — скоростное, или скоро- чтение, то самое, которому учат на специальных кур- сах. В главе 4 уже отмечалось, что владеть скоростным чтением не обязательно, хотя некоторые считают этот навык полезным для себя. Подозреваю, что большин- ство людей просто не могут или не хотят тратить вре- мя на усвоение и закрепление этого навыка. Описан- ной выше техники будет для них вполне достаточно. 250 Однако те, кто решил непременно овладеть техни- кой скорочтения, своего добились и считают, что по- траченное на обучение время окупится. Когда мы читаем достаточно быстро, то схваты- ваем не отдельные слова, а сразу целые фразы. Наши глаза пробегают строчку за строчкой, как это про- исходит при беглом просмотре. Чтобы читать еще быстрее, необходимо следовать взглядом вдоль ус- ловной средней линии страницы, прочитывая сра- зу группы слов и охватывая общим зрением слова по обе стороны от них. Скользя взглядом вниз по средней линии страни- цы, вы быстро схватываете смысл текста и отклоня- ете взгляд направо или налево, только когда отмеча- ете в тексте что-то такое, что требует более присталь- ного внимания. Метод основан на нашей способности видеть и усваивать значение групп слов. Можете пользоваться пальцем в качестве указ- ки, управляющей движением глаз. Проверьте свою способность усваивать содержание, с максимальной скоростью прочитав страницу и затем выяснив, ка- кой объем информации вам удалось запомнить. Чтобы получить более полное представление о технике скорочтения, запишитесь на специальные курсы, но можете научиться читать быстрее и само- стоятельно, если попрактикуетесь в приведенных выше простых приемах. Записи и пометки Не пренебрегайте ведением записей в процессе чтения. Не думайте, что при этом станете терять вре- мя, поскольку темп чтения замедлится. Благодаря записям прочитанное будет закрепляться в вашем 251 сознании, что избавит от необходимости возвра- щаться к уже прочитанному и перечитывать зано- во, если вы не разобрались в пассаже либо сразу не обратили на него внимание. В процессе чтения отмечайте карандашом или мар- кером наиболее важные места, подчеркивайте клю- чевые слова и фразы. Если будете хранить материал, то впоследствии легко сможете найти в нем нужные — уже отмеченные — места. Если бумага пойдет в кор- зину, благодаря пометкам самая значительная инфор- мация лучше запечатлится в вашей памяти. Ребекка, энергичная сотрудница департамента финансов муниципалитета, часто становилась объек- том насмешек со стороны коллег из-за привычки делать записи при чтении документов. Они считали пустой тратой времени переписывать то, что и так уже изложено на бумаге. Однако последней посмея- лась Ребекка, когда единственная высказалась на заседании городского совета против предложенно- го проекта, полностью разобравшись в казуистике разработанного авторами текста. Благодаря сделан- ным в ходе изучения документа выпискам она су- мела сопоставить отдельные фрагменты данных и выявила существенные ошибки в расчетах. Меньше радио и телевидения Чтение, пожалуй, является основным источни- ком информационной перегрузки, однако существу- ют и другие, и их вы также способны контролиро- вать. Среди наиболее очевидных, безусловно, радио и телевидение. Если вы злоупотребляете ими, то те- 252 ряете немало времени и к тому же поглощаете мас- су ненужной и бесполезной информации. Решение проблемы простое — выключить. Есть ряд программ, которые вы непременно хотели бы послушать или посмотреть, но время их выхода в эфир можно выяснить заранее, а значит, и прием- ники включать только в нужное время. Если передача особенно для вас важна, восполь- зуйтесь магнитофоном, с тем чтобы прослушать или просмотреть очередной выпуск позже, в удобное для вас время. Магнитофон поможет вам знакомиться и с программами, которые выходят в эфир в очень позднее ночное время. Избегайте следовать примеру тех, кто имеет обыкновение записывать слишком много программ и никогда их не смотрит и не слушает. Если будете записывать только то, что вас интересует, то смо- жете планировать просмотр в своем недельном или дневном графике — скажем, в течение получаса или часа. В противном случае у вас будет скапливаться архив записей, времени на знакомство с которыми так никогда и не найдется. Эрик, инженер, всю неделю пользовался видео- магнитофоном для записи любимых телепрограмм и с нетерпением ждал вечера пятницы, когда смо- жет наконец их просмотреть. Однако у него скопи- лось так много записей, что даже несколько вече- ров просмотра лишь незначительно сокращали объем накопленного запаса видеоматериалов. В итоге Эрик решил пользоваться только одной кассетой и запи- сывать не более одной-двух программ в неделю. Те- перь, если не удается просмотреть их в ближайшую пятницу, программы следующей недели он пишет на старые. Так он с успехом избавляет себя от не- 253 приятного ощущения неспособности реализовать собственные планы и намерения. Компьютерная информация В наши дни значительная часть информации по- ступает через компьютерные сети. Если вы имеете доступ к Интернету и электронной почте, то не толь- ко сами занимаетесь поиском информации, но и огромное ее количество сбрасывается на ваш ком- пьютер при каждом выходе в сеть. Электронная почта Пользование электронной почтой распростране- но сегодня настолько широко, что человек может ежедневно получать сотни электронных сообщений. Обеспечьте их сортировку, организовав классифи- кацию сообщений по категориям или заведя для раз- ных типов контактов отдельные почтовые ящики. Так вы будете обращаться только к тому, что вам нуж- но, и игнорировать всю прочую информацию. Если система позволяет, можно открыть отдель- ные почтовые ящики по каждой интересующей вас теме или для каждого отправителя. Это позволит чи- тать сообщения только в соответствующих ящиках, а информацию во всех остальных либо бегло про- сматривать, либо сразу стирать. Весьма полезным может оказаться открытие ящика, принимающего сообщения, в заглавии ко- торых содержатся значки «?», «$» или слово «день- ги». Скорее всего, такие послания будут относиться к категории «макулатурных», и вы сможете стирать 254 их, не глядя. Таким же образом можно открыть ящик для личной почты (с вашим именем) и ящики по отдельным видам вашей деятельности или различ- ным подразделениям компании. Скажем, отдельные ящики для корреспонденции из финансового отде- ла или отдела техники безопасности. Можно завес- ти свои ящики для сообщений отдельных людей, например для посланий от босса. Тщательно проду- манный набор собственных почтовых ящиков по- зволит ограничить объем требующей вашего вни- мания почты и более эффективно работать с той ее частью, что непосредственно вас касается. Кроме того, не забывайте о преимуществах сор- тировки сообщений по папкам в каждом из почтовых ящиков. Это дает возможность вызывать всю почту по конкретной тематике, от конкретного отправителя или по любым иным критериям по вашему выбору. На- пример, в ящике «Обучение» вы можете открыть от- дельные папки для внутрифирменной учебы, само- образования и внешних курсов и семинаров. Вот, к примеру, для чего можно иметь отдель- ные ящики и папки: для заданий; для справочной информации; по своим ключевым функциям; по дополнительным функциям; с перспективными предложениями. Сортируя электронную почту по ящикам и пап- кам, вы классифицируете ее по степени приоритет- ности и, соответственно, знакомитесь с ней и реа- гируете наиболее рациональным образом. Теперь вам уже не придется заниматься всем сразу. 255 Группы новостей Группы новостей также являются существенной причиной информационной перегрузки. Если через свой электронный адрес или Интернет вы стали абонентом одной или нескольких групп новостей, то при каждом подключении будете получать на свой компьютер сотни статей. Прочитать все статьи абсолютно нереально. Меж- ду тем в них может содержаться что-то действи- тельно для вас интересное. Настройте свою програм- му электронной почты на загрузку только заголов- ков статей. Так вам легче решить, что достойно вашего внимания, и при необходимости загрузите статьи полностью. Все прочее может быть стерто. Если не будете регулярно избавляться от всего того, что к вам поступает, вскоре обнаружите, что па- мять вашего компьютера забита мегабайтами «му- сора». Умение слушать Вы, вероятно, подумаете, что слух никак не свя- зан ни с чтением, ни с приобретением значитель- 256 ного количества информации. А между тем умение слушать способно сократить потребность в изложе- нии информации в письменном виде для последу- ющего повторного ознакомления посредством чте- ния, если только это не абсолютно необходимо, как, скажем, в случаях, когда дело касается юридичес- ких вопросов. Умение слушать позволяет экономить время, поскольку: уменьшает необходимость повторений; устраняет потребность в пояснениях; позволяет сократить разговор и строго при- держиваться его темы; устраняет потребность в письменном изложе- нии; делает ненужными последующие разговоры. Умение правильно слушать требует наличия оп- ределенных навыков, которыми обладают далеко не все люди. Необходимо сосредоточиться на словах собеседника или докладчика, запоминать наиболее важные моменты его высказываний. Одновременно необходимо демонстрировать человеку свое полное внимание и серьезное отношение к его словам. Внимая человеку, не стесняйтесь делать краткие записи. Тем самым вы будете подчеркивать свой интерес и сразу выделять ключевые мысли собесед- ника. С другой стороны, если считаете, что записи будут мешать кому-то из вас двоих, сделайте их сразу по окончании разговора, пока слова собеседника еще свежи в вашей памяти. Совершенствуйте свое умение слушать, пользу- ясь следующими приемами: задавайте уместные вопросы; при необходимости требуйте пояснений; подчеркивайте свое безраздельное внимание; смотрите прямо на собеседника или доклад- чика; проявляйте искренний интерес к его словам. Резюме Вам отнюдь не нужна вся та информация, что ежедневно обрушивается на вашу голову. Отсеивай- те малозначительные и не относящиеся к делу пе- чатные материалы, сделайте так, чтобы ваше имя больше не значилось в большинстве списков рас- сылки как внутри компании, так и вне ее. Сократи- те объем материалов для прочтения до необходи- мого минимума и заведите специальную папку для бумаг, которые сможете прочитать в свободные минуты. Практикуйте беглый просмотр материалов, запишитесь на курсы скорочтения, если хотите на- учиться читать гораздо быстрее, чем сегодня. Не слушайте по радио и не смотрите по телевизору все без разбора. Контролируйте поток электронных со- общений путем открытия отдельного ящика для «макулатурной» корреспонденции. Потом вы ее со- трете без просмотра. В главе разъясняется, как приобщить ко всем преимуществам техники управления временем ваш персонал. В ней представлены существующие фор- мы обучения, рассказывается, как приступить к обучению рациональному использованию времени в рамках компании. Используйте собственные знания Итак, вы прочли эту книгу, опробовали изло- женные в ней идеи на практике и результат вас удов- летворил. Выбрали ли вы полигоном для исследова- ния — «только чтобы посмотреть, что получится» — работу или дом? Если на работе пока что оставили все как есть, приступайте к изменениям немедлен- но. Объясните персоналу смысл своих действий. За- ручитесь поддержкой своего секретаря. Предложите опробовать что-то из новой методики сотрудникам. Действуя совместно, все вы очень скоро станете очевидцами разительных перемен. Зачем ставить в известность персонал? Здравый смысл непременно подскажет вам, что пытаться экономить время в одиночку, при том что 260 люди вокруг вас будут продолжать действовать как прежде — не лучший вариант. Если, к примеру, вы начинаете работать с бумагами, как предлагается выше, а сотрудники продолжают обрастать грудами документов и просто макулатуры или вы готовитесь к собраниям со всей тщательностью, но никто, кро- ме вас, и не думает знакомиться с нужными мате- риалами — дело экономии и эффективного исполь- зования времени не двинется дальше вашего стола и в конце концов просто захлебнется в трясине все- общей неэффективности. Найджел руководил многочисленным штатом коммерческих сотрудников крупной компании. Он прочел много книг по управлению временем и во внерабочее время прослушал специальный курс обучения по той же тематике. Его стол был в иде- альном порядке, он тщательно планировал свой день и старался с пользой провести каждую минуту. Од- нако Найджел и не пытался призвать персонал пос- ледовать его примеру. Стоило ему рассортировать бумаги и приняться за работу, как подчиненные начинали подбрасывать ему бесполезные сводки и служебные записки самого различного характера, беспрестанно заглядывали в кабинет с вопросами. Идеально расписанный график рушился уже с утра. Отчаявшись что-либо изменить, Найджел пригла- сил эксперта по вопросам управления временем для выступления перед подчиненными. В середине речи докладчика один из сотрудников повернулся к Най- джелу и воскликнул: «Так вот чего вы хотите!» Ока- залось, что люди воспринимали его новую манеру работы как некое чудачество. Стоило им понять пре- имущества системы, которую проповедовал босс, и собственную роль и выгоду от участия в общей 261 игре, как они с энтузиазмом в нее включились, и продуктивность работы отдела в целом резко воз- росла. Если хотите, чтобы жизнь шла по заранее наме- ченному плану, без провалов и авралов, придется учить других действовать по тому же методу. Чем больше людей вокруг вас станет пользоваться тех- никой управления временем, тем больше дополни- тельного времени в вашей жизни появится и тем меньшее напряжение вы сами будете испытывать. Часто люди следуют однажды заведенному по- рядку только потому, что никто не познакомил их с другим способом действий. Вы сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами соб- ственного стиля работы, только если разъясните его смысл окружающим. Понимают ли они, чего вы хотите? Ничего хорошего не получится, если вы с ре- шительным видом явитесь в понедельник утром в офис и заявите: «Хочу, чтобы с этого момента все работали эффективно и экономили время. Прямо сейчас начинайте действовать с использованием приемов техники управления временем». Кто-то 262 поймет, о чем вы говорите, а кто-то лишь будет теряться в догадках. Если вы доходчиво и подробно не разъясните сотрудникам, чего от них хотите, то получите пол- ный набор разнородных систем, а итог будет не лучше прежнего. Важно, чтобы в работу по-новому был вовлечен весь ваш персонал, поскольку отдельные элементы управления временем могут быть распространены на деятельность в целом подразделения или компа- нии. Если, к примеру, все в компании пользуются одной схемой систематизации документов, значит, каждый сможет быстро найти любую необходимую информацию. Если же у каждого своя система, то в компании, где люди часто перемещаются из каби- нета в кабинет, занимаются разнохарактерной ра- ботой, всякий раз будет уходить много времени на знакомство и привыкание к другой системе класси- фикации. Средства обучения Никто не сможет ознакомить ваш персонал с техникой управления временем лучше вас самих. Если можете выкроить время на разъяснение со- трудникам особенности своего нового подхода к работе и приемы управления временем, которые представляются вам эффективными, сделайте это. Если же времени решительно не хватает (даже при точном следовании всем моим рекомендаци- ям), призовите на помощь другие средства обуче- ния, а также индивидуальных консультантов и спе- циализированные организации. Арсенал доступных средств, в частности, представлен: 263 аудиозаписями; видеозаписями; телепрограммами; книгами; экспертами; организациями, специализирующимися на проблемах менеджмента; наблюдением за другими людьми. Аудио- и видеозаписи Немало индивидуальных специалистов и профес- сиональных организаций подготовили собственные аудио- и видеоверсии программ обучения управле- нию временем. Поинтересуйтесь такими материала- ми в библиотеке и просмотрите рекламные разделы бизнес-периодики. Телепрограммы Сегодня на телевидении Великобритании суще- ствует большое количество программ, посвященных проблемам бизнеса и менеджмента. В некоторых из них напрямую затрагиваются вопросы управления временем. Книги Книги, подобные этой, также могут помочь. Надеюсь, что данная книга вооружит читателя зна- нием, которое позволит ему во многом пересмот- реть стиль своей жизни, открыть новые резервы вре- мени. В других книгах можно найти идеи, способ- ные помочь лучше усвоить и дополнить то, что 264 изложено на этих страницах. Последуйте примеру Барри, который целенаправленно стремился усво- ить технику управления временем и применял ее при знакомстве с соответствующей литературой. Он взял в библиотеке книгу по управлению временем и читал по одной главе в день в десятиминутные интервалы переходного времени. Эксперты Некоторые независимые эксперты занимаются организацией семинаров, в ходе которых разъясня- ют аудитории собственный стиль работы, заражают своим энтузиазмом. Другие практикуют обучение прямо на рабочем месте и с удовольствием примут ваше приглашение. Третьи готовы принять учени- ков у себя и на примере своего рабочего дня проде- монстрировать преимущества умелого обращения со временем. Одни эксперты предварительно проводят аудит существующей практики распоряжения вре- менем, другие просто знакомят с методикой эф- фективной работы и предоставляют вам самим ее внедрять. Организации, специализирующиеся на проблемах менеджмента В наше время существует немалое число орга- низаций, которые проводят либо общие занятия по менеджменту с включенным в них разделом об уп- равлении временем, либо предлагают самостоятель- ный курс по этой теме. Примером может служить Институт менеджмента в Лондоне, где организу- ются краткосрочные практикумы и семинары по 265 самым разнообразным аспектам менеджмента. Мно- гие обучающие программы института перекликают- ся с материалами этой книги. Например, курс вве- дения в менеджмент с его разделами самооргани- зации, менеджмента заданий и управления людьми. Обычно продолжительность курсов управления временем, предлагаемых как независимыми экспер- тами, так и организациями, составляет два дня. Если оплатить эксперту за углубленный курс индивиду- ального обучения, то оно может продлиться доста- точно длительное время. Наблюдение за другими людьми Один из лучших способов усвоения эффектив- ных приемов управления временем — наблюдение за тем, как ими пользуются другие. Возможно, вы лично знаете весьма занятых и при этом в высшей степени организованных людей, которые выглядят вполне довольными жизнью и у которых всегда на- ходится время и на общение с друзьями, и на се- мью, и на личные увлечения. Не смущайтесь, спросите, как им это удается, какими приемами они пользуются. Понаблюдайте, как они справляются со стрессовыми ситуациями и периодами предельной загруженности делами. Ис- пользуют ли они какие-то особые способы управ- ления временем, возможно, разработанные ими са- мими? Попытайтесь воспользоваться их идеями и приемами. Но не думайте, что все они вам подойдут. Остановитесь на тех, что позволяют вам добиться наибольшего прогресса. Какой бы вид подготовки вы ни избрали, отве- дите время на осмысление и обобщение приобре- 266 тенных знаний, на их адаптацию к конкретным ус- ловиям своего труда. Спросите персонал Интересуйтесь мнением сотрудников по поводу экономии времени. Возможно, они смогут предло- жить неизвестные вам способы рационализации работы, выдвинуть идеи, которые заинтересуют весь ваш персонал. Не исключено, что, когда вы поделитесь с людь- ми своими мыслями, кто-то скажет: «Да, но если сделать так-то и так-то, операции будут выполняться быстрее, более рационально, более экономически эффективно». Именно такого ответа вы и ждете. Ведь вам нужно, чтобы люди не только следовали ва- шим указаниям в управлении временем, но и при- вносили собственный опыт, выступали не только пассивной, но и активной стороной. Как специали- сты, знающие каждый участок работы изнутри, они могут предложить лучшие способы усовершенство- вания существующего порядка, которые вы, если посчитаете оправданным, сможете включить в об- щую схему. Никакая схема управления временем не являет- ся жесткой, раз и навсегда установленной конст- рукцией. Всегда можно найти другие, более совер- шенные способы решения задач. Предоставьте пер- соналу шанс найти эти способы и пользуйтесь ими. Помимо прочего, стиль управления временем за- висит от особенностей компании и занятых в ней людей. Вам предстоит решить, какой в наибольшей степени подходит именно для вашей организации и вашего персонала. 267 Организация обучения Вами лично или вашей компанией должно быть организовано внутрифирменное обучение управле- нию временем. Для организации процесса предсто- ит либо обратиться к услугам специализированной компании, либо проводить обучение самостоятель- но, пользуясь помощью и содействием других со- трудников. В любом случае позаботьтесь о том, что- бы весь персонал был проинформирован о меро- приятиях, и выберите для их проведения время, которое устроит всех. Вам также следует присутство- вать, и не только чтобы, возможно, узнать что-то для себя новое, но и чтобы быть в курсе того, что преподается вашему персоналу. Отведите специальный учебный день или даже неделю, в течение которых и будет производиться изучение и практическое опробование приемов уп- равления временем. Возможно, вы решите назна- чить два отдельных дня специально для обучения, скажем, эффективной работе на телефоне и прове- дению собраний и совещаний. Сформируйте комитет, в функции членов кото- рого будет входить наблюдение за процессом обу- чения и последующий контроль за внедрением тех- ники управления временем. Выберите координато- ров, которые будут заниматься привлечением персонала к обучению и распространением инфор- мации на эту тему в рамках всей компании. Ста- райтесь широко оповещать о проводимой програм- ме обучения. При необходимости объявите о целом дне или половине дня обязательного тренинга для персонала каждого из подразделений компании. Раздайте всем сотрудникам по экземпляру кни- ги об управлении временем (почему бы и не этой?), 268 чтобы каждый имел под рукой изложение базовых положений концепции и мог на досуге с ними оз- накомиться. Инструктирование персонала Если вы не пригласите независимого эксперта по управлению временем, который займется с каж- дым сотрудником аудитом его индивидуального плана использования времени, вам придется само- му инструктировать персонал по группам. Преиму- ществом такой формы работы является то, что каж- дый участник получит возможность выдвинуть соб- ственные предложения, которые могут оказаться полезными для всех, а также возможность иниции- ровать на встрече последующее обсуждение этих и других предложений. Постарайтесь сформировать атмосферу сотруд- ничества, а не накачки. Привлечь же присутствую- щих к сотрудничеству вам удастся скорее, если вы продемонстрируете собственные усилия по внедре- нию приемов управления времени в практику сво- ей работы. Первая задача — расчистить все столы В качестве первой для себя цели определите вы- работку нового подхода к работе с бумагами. Дос- тижение ее предполагает расчистку всех столов в офисе и следование советам, изложенным в главе 7. Когда все бумаги будут рассортированы, а столы свободны от всего лишнего, приступайте к озна- комлению персонала с техникой планирования вре- мени с использованием дневников, списков дел и органайзеров, как это представлено в главе 3. 269 Шаг за шагом Если полагаете, что каждый сотрудник немед- ленно начнет безукоризненно распоряжаться сво- им временем, то будете разочарованы. Никто в од- ночасье не превратится в образец эффективности. Вводите приемы управления временем постепенно. К примеру, один день может быть посвящен пере- ходу на новые принципы систематизации докумен- тов. Когда люди освоятся с новой системой, можно приступать к внедрению техники нейтрализации от- влекающих моментов. И так далее. Привнося в работу офиса изменение за изменением, контролируя пол- ное понимание персоналом каждого нововведения, вы создаете оптимальные условия для приобретения людьми привычки к новому порядку работы, для следования этому порядку и в дальнейшем. Не форсируйте события Внедрение практики управления временем мо- жет возыметь обратное действие, если вы не отве- дете достаточного количества времени на превра- щение нововведений в привычный атрибут повсе- дневной работы. Если вы станете проявлять нетерпение, ваши сотрудники впадут в уныние, по- скольку еще не преодолеют стадию поиска наилуч- ших способов решения поставленной вами задачи. 270 Дайте им возможность привыкнуть к переменам. Поначалу ошибки просто неизбежны, и порой бу- дет казаться, что из этой затеи ничего не выйдет. Однако постепенно все нормализуется, и вы нач- нете пожинать плоды своих усилий. Дайте время закрепиться каждому этапу ново- введений. Не валите все в кучу. Приведение всей системы в рабочее состояние и полная ее интегра- ция в трудовой процесс может растянуться на дол- гие полгода. Зато потом эффективность работы воз- растет самым решительным образом. Проявление собственного энтузиазма Внедрение новых методов управления временем пойдет значительно живее, если вы будете подкреп- лять процесс демонстрацией своего энтузиазма. Люди должны видеть, что вы сами используете на прак- тике методы, которые пропагандируете. Необходи- мо вдохновить каждого сотрудника на сознательное использование техники управления временем. Но если вы ею не пользуетесь, то остальных и подавно не вдохновите. Когда ваши сотрудники воочию убедятся в пре- имуществах новой системы, они станут испытывать энтузиазм и стимулировать развитие процесса пред- ложением собственных идей. Мониторинг Важно внимательно следить за реакцией людей на перемены. Лучше всего вести личное наблюде- ние, но можно и поручить это кому-то из персона- ла и периодически заслушивать отчет о положении дел «на местах». 271 Если какие-то приемы не срабатывают, поду- майте почему. Быть может, дело в том, что: вы не объяснили, чего хотите, персонал не понял ваших намерений, требуется дополнительное обучение, персонал настроен негативно по отношению к вам или вводимым новшествам. Подумайте, как исправить ситуацию. Возмож- но, для придания схеме полной работоспособно- сти будет достаточно небольшой корректировки действий. Оценка и подведение итогов Спустя определенный период времени, скажем через полтора месяца, оцените ситуацию и выяс- ните, чего достичь удалось, а чего нет. Не оказался ли старт вполне удачным, но теперь кто-то вновь проявляет расхлябанность? Все ли схемы работа- ют? Проявляет ли персонал неприятие каких-то аспектов плана? Пришло время выяснить подобные вопросы. Вернитесь к ним вновь еще через шесть месяцев для очередной оценки достигнутого про- гресса. Поддерживайте взятый темп Чтобы сохранить энтузиазм персонала после вне- дрения новой системы, воспрепятствовать скатыва- нию к прежнему расточительству времени, проводи- те регулярные контрольные сессии— ежемесячно, ежеквартально или раз в год. На них нужно опреде- 272 лять очередные цели в развитии системы управле- ния временем. Регулярно должен собираться на свои заседания и специальный комитет. В ходе сессий по- ощряйте проведение мозговых штурмов по выра- ботке новых методов экономии времени и повыше- нию эффективности работы. Придайте процессу ха- рактер соревнования. Убедите компанию учредить ежегодный или полугодовой приз за лучшую идею по организации производственного процесса, по- зволившую компании получить максимальный вы- игрыш во времени или сэкономившую ей больше всего денег. И что же? Итак, вы прочли книгу и начали воплощать в жизнь собственные идеи по рациональному исполь- зованию времени. Теперь вы станете работать более эффективно и продуктивно и все будете успевать, включая то, на что прежде времени у вас не нахо- дилось. Показывайте персоналу пример рациональ- ной работы, помогите ему убедиться в ее преиму- ществах. Дайте понять, какие методы вы предпочи- таете лично для себя и каким хотите видеть их стиль работы. При наличии доброго примера с вашей сторо- ны, при заинтересованной поддержке ваших начи- наний со стороны сотрудников вы вскоре будете руководить самой эффективной организацией в стране! Резюме Вы можете практиковать приемы управления вре- менем в одиночку, но эффективность ваших действий будет выше, если вы призовете весь персонал после- довать своему примеру. Существует много способов 274 обучения управлению временем, но лучшим провод- ником новых идей в работу офиса, безусловно, буде- те вы сами. Не исключено, что для проведения спе- циальных занятий вы предпочтете воспользоваться ус- лугами эксперта со стороны. Внедряйте приемы управления временем поэтап- но. Организуйте сессии продолжительностью в один день или полдня в масштабах всей компании, ини- циируйте создание комитета, в функции которого будет входить информирование персонала и конт- роль за развитием ситуации. Продвигайтесь вперед шаг за шагом и регулярно оценивайте достигнутый прогресс. Систематически проводите контрольные сессии с целью стимулирования работы персонала и генерирования новых идей. Анализ методом критического пути. Предполагает анализ всех этапов комплексного процесса, выяс- нение характера взаимодействия этапов и времени каждого из них. Далее выясняется оптимальный по- рядок прохождения этапов за наиболее короткое суммарное время, то есть собственно «критический путь». Критический путь вычерчивается на схеме с использованием частично перекрывающихся линий, и рисунок реального развития процесса может от- слеживаться путем сопоставления его параметров со схемой. Закон Мерфи (или закон Сода): если дело может сорваться, то так оно и будет. Закон Парето (принцип 80/20). Был сформули- рован в XIX веке Вильфредо Парето, который от- крыл, что 80% доходов поступают от 20% продук- тов и что 80% результата достигаются благодаря 20% работы. Закон справедлив в отношении множества ситуаций. Закон Паркинсона. В 1958 году Сирил Норткот Паркинсон сформулировал тезис о том, что работа имеет особенность растягиваться на все время, от- пущенное на ее исполнение. Кризисное управление. Разрешение кризисной си- туации таким образом, чтобы минимизировать негативные последствия. 276 Оценка эффективности. Сравнение своей работы с лучшими образцами профессиональной деятель- ности в данной области. «Сразу хорошо». Принцип качественного изго- товления продукта или выполнения задания с пер- вого же (и единственного) раза. Следование этому принципу способствует повышению качества и ус- корению процесса, а следовательно, и экономии времени. «Точно в срок». Система организации производ- ственного процесса, при которой каждый участок запрашивает комплектующие по мере необходимо- сти в них. 4С. Обозначение восточной системы управления временем. Термин связан с четырьмя китайскими словами, начинающимися с «С» и переводящими- ся как «организованность», «аккуратность», «поря- док» и «чистота». |