Тайм-менеджмент Планирование и контроль времени - Берд П.. Для широкого круга читателей
 Скачать 7.85 Mb.
|
|
Превращение мечты в реальность В отсутствие мечты рассчитывать на ее исполне- ние не приходится. Чем выше наши жизненные цели, тем ближе мы продвигаемся к достижению желаемого. И даже если не добиваемся всего, несколько пиков на пути наверх будут нами покорены. Наша жизнь ста- нет более полной, сами мы в большей степени состо- имся за счет одних только попыток достичь большего. Резюме Прежде чем планировать свой день, вам пред- стоит выяснить, сколько времени уходит у вас на каждый вид деятельности. Проведите хронометраж своих дел в течение, по крайней мере, нескольких дней, в идеале — в течение двух недель. Не лукавьте перед самим собой, учитывайте даже самые мало- значительные действия, совершаемые в течение дня. Когда будете представлять, сколько времени ухо- дит на каждый вид деятельности, сможете решить, от чего следует отказаться и как в целом спланиро- вать свое время. При составлении графика на буду- щее не забудьте предусмотреть в нем время на досуг и оздоровительные мероприятия. 50 В этой главе представлены способы управления временем и его эффективного использования. В ней объясняется, как планировать время с максималь- ной продуктивностью, конечно же, учитывая при этом время, отводимое семейной жизни и увлече- ниям. Уделите времени... время Большинство книг о рациональном использо- вании времени и многочисленные гуру, специали- зирующиеся в этой области, предлагают управлять временем с использованием ежедневника или орга- найзера. Рекомендации экспертов порой имеют столь сложный и основательный характер, что на их изу- чение у обычного человека может уйти половина драгоценного свободного времени. Кто-то будет советовать вам завести сразу несколько экземпля- ров: один для дома, другой для офиса, а место тре- тьего — в вашем портфеле. Подобная система чре- вата проблемами. Луиза, директор по маркетингу, вела все три вида ежедневников. Но однажды она занесла запланированную важную встречу с кли- ентами в тот, что всегда лежал в ее портфеле, тогда 51 как в ее рабочем дневнике на то же время была отмечена важная презентация проекта перед сове- том директоров. Как вы, вероятно, уже догадались, вовремя сопоставить сделанные записи Луиза не удо- сужилась. Если вы ясно представляете, что вам нужно де- лать, то сможете распланировать свое время на чем угодно: на листке бумаги, в записной книжке, в простом ли, сложном ли ежедневнике или на пол- ном развороте органайзера. Лучше всего, если ваши планы, расписания, записи и пометки будут со- держаться в одном месте. Возможно, для этого по- надобится большой органайзер со сложной внут- ренней структурой, а возможно, достаточно будет единственного ежедневника. Все зависит от ваших потребностей и характера работы. Выберите для себя достаточно вместительный ежедневник или орга- найзер — чтобы в нем было место как для ежед- невного рабочего графика, так и для записей и списка прочих дел — и вместе с тем настолько ком- пактный, чтобы уместиться в портфеле или даже в кармане куртки. Собственные приоритеты в пла- не работы, домашних дел, учебы и досуга лично я отмечаю в стандартном еженедельнике, купленном в ближайшем магазине канцелярских принадлеж- ностей. Выбор средств для планирования времени ши- рок: лист бумаги; записная книжка; ежедневник; обычный органайзер; электронный органайзер; компьютер. Преимущества и недостатки различных инструментов управления временем Если четко представляете свои приоритеты и об- ладаете хорошей памятью (или имеете толкового секретаря), возможно, единственное, что вам по- надобится, чтобы спланировать предстоящий день, — это чистый лист бумаги. Для большинства же из нас этого будет недостаточно. Что же делать? Начните с самого обыкновенного ежедневника. Вы, вероятно, представляете себе два типа ежедневни- ков: тот, в который заносятся мысли (дневник), и тот, в котором делаются записи относительно пред- стоящих дел. Для многих людей ежедневник — это лишь средство напоминания о встречах и личный телефонный справочник (то есть скорее записная книжка). Серьезное планирование осуществляется иным образом. В ежедневнике, используемом как средство уп- равления временем, каждый день должен быть раз- бит по крайней мере на получасовые интервалы. Если вы человек крайне занятой, найдите такой, в кото- ром часы разбиты на 15- или 20-минутные интер- валы (рис. 5). В ежедневнике также должны иметься страницы для записей и разделы по каждому дню для заметок и для дополнительного расписания. Вы- берите ли вы вариант с дневным или недельным разворотом — дело ваше, но если предпочтете пер- вое, вам, возможно, придется чаще обращаться к предварительно составленному недельному плану. В ежедневнике могут присутствовать дополни- тельные разделы: 53 для персональных сведений; для записей; для информации общего характера; для учета расходов; а также схемы железных и шоссейных дорог. Если какие-то страницы стандартного ежеднев- ника вам не нужны, последуйте примеру Питера, специалиста по компьютерным системам. У него есть любимая форма ежедневника, но в нем присутству- ют ненужные страницы. Питер их просто вырывает и в результате может без труда обращаться к инте- ресующей его информации. Для ведения записей и оперативного составле- ния списка дел можно пользоваться и блокнотом, но если подобные пометки делаются не в ежеднев- нике или органайзере, вы можете их потерять или забыть с ними свериться. Когда забываете на работе или дома сам ежедневник, делайте записи на лист- ке бумаги и немедленно переносите в ежедневник, как только он вновь окажется у вас в руках. Многие менеджеры предпочитают пользоваться ежедневни- ками с целым разворотом на один день, что позво- ляет им делать более подробные записи. В вашем ежедневнике должны быть: страницы для ежедневного расписания; страницы для недельного планирования; страницы для месячного планирования; графы для годового планирования; страницы для заметок; страницы для ближайших дел. Органайзер менеджера Органайзером менеджера пользуются многие деловые люди. Он представляет собой сочетание всех 54 элементов приведенного выше списка и при уме- лом использовании является эффективным инстру- ментом организации времени. Подобно многим, вы, возможно, также обнаружите, что ваша жизнь су- щественно изменится с началом комплексного кон- троля за собственными временными затратами и потребностями с помощью этого универсального инструмента. К недостаткам органайзера можно от- нести громоздкость, что делает его неудобным в использовании на ходу. Не колеблясь, избавляйтесь от ненужных или потерявших актуальность страниц. В противном слу- чае со временем органайзер будет становиться все толще, и найти среди многочисленных страниц то, что вам срочно необходимо иметь перед глазами, будет непросто. Непомерное разбухание органайзе- ра легко может отвратить вас от работы по упоря- дочению своей жизни. Компактная книжица у вас в руках — признак вашей организованности, озабо- ченности делом, а не деловым видом. Электронный органайзер Электронный органайзер — воплощение уни- версального инструмента планирования. В компак- тном устройстве, которое всегда можно иметь при 56 себе, содержится все необходимое для рационали- зации использования времени. Обычно устройство содержит список встреч (иногда с возможностью автоматической вставки особо отмеченных регуляр- ных встреч), телефонный и адресный указатель, оно оснащено возможностью подключения к коммуни- кационным линиям, текстовым редактором, счет- ными таблицами и графопостроителем. В сочетании с модемом электронный органайзер можно исполь- зовать для отправки и получения факсов и сообще- ний электронной почты, а потому через связь с собственным офисом возможно периодическое об- новление графика контактов. Кроме того, содер- жащаяся в органайзере информация может быть рас- печатана или перенесена в ваш персональный ком- пьютер. Электронный органайзер отличается следующи- ми ключевыми качествами: обеспечивает связь с офисом и домом; является портативным устройством; оснащен совершенными компьютерными программами. Между тем есть у него и свои недостатки. Хотя органайзер имеет достаточный объем памяти, ее хватает только для минимума информации по каж- дой из функций. Так, может быть достаточно памя- ти для телефонных номеров, но, скажем, не для адресов, или памяти может хватать лишь для крат- кого перечня предстоящих встреч. Кроме того, на дисплее электронного органайзера можно видеть не более одной страницы, что у некоторых пользова- телей вызывает раздражение. Впрочем, вполне воз- можно быстро переключаться с одной страницы на другую. Еще один минус: дисплей органайзера очень 57 мал, а потому, если зрение у вас неважное, разоб- рать изображение будет нелегко. Вы можете пользо- ваться электронным органайзером для ведения за- писей, но в ходе собрания бумага и ручка удобнее и не столь претенциозны, к тому же вы будете дер- жать выступающего в поле зрения, а не сидеть, ут- кнувшись носом в дисплей. Вам придется достаточ- но часто подзаряжать аккумулятор, и органайзер может выйти из строя именно в тот момент, когда он больше всего нужен. В целом электронный орга- найзер хорош для напоминания о предстоящих встречах, но менее удобен для долгосрочного пла- нирования. Компьютеры большего размера также могут быть оснащены соответствующим программ- ным обеспечением, однако они не являются порта- тивными, а потому в функции органайзера их мож- но использовать только в офисе. Джон, директор компании, считает, что его но- вый электронный органайзер — наиболее эффек- тивный инструмент планирования времени. «Рань- ше я пользовался большим офисным ежедневни- ком на работе и всегда имел при себе еще один, карманный. Теперь благодаря органайзеру мне не нужен ни тот, ни другой. Время встреч, адреса, за- писи — все поступает непосредственно в его па- мять. Я могу переправить нужную информацию на- прямую на компьютер моего секретаря, и в итоге мы оба знаем, чем я должен быть занят в каждый конкретный момент времени. Я даже могу с его по- мощью отправлять и получать факсы и сообщения электронной почты. На работе я всякий раз под- ключаю органайзер к сети для подзарядки, и акку- мулятор еще ни разу меня не подвел. Размер уст- ройства идеален, оно легко умещается в кармане, 58 тем более в портфеле, а потому всегда со мной, куда бы я ни направлялся». Зачем нужен ежедневник или органайзер? В ежедневнике должно быть указано все, что вам необходимо в жизни запланировать, — от основ- ных целей и задач, определенных вами при чтении главы 1, до встреч, которые состоятся у вас, ска- жем, в такой-то четверг после обеда; от количества времени, которое вы сможете посвятить любимому занятию, до часа, когда вам наконец удастся посе- тить свою престарелую тетушку. Итак, в ежеднев- ник должны быть внесены: ваши жизненные цели; задачи, которые предстоит решить ради дос- тижения этих целей; конкретные шаги, которые приведут к реше- нию задач; ежедневные дела. Соотнесите каждое из этих требований с основ- ными аспектами своей жизни. К примеру, со следу- ющими: работа; семья; досуг; учеба; другое. Помните, что планировать жизнь легче, если вся необходимая информация собрана воедино. 59 Планирование через приоритеты Работая над главой 1 этой книги, вы определи- лись с основными целями своей жизни и с теми шагами, которые вам предстоит предпринять для их достижения. Руководствуясь советами главы 2, вы выяснили, как в действительности распоряжае- тесь собственным временем. Надеемся, что вы также выбрали наиболее удобный для себя тип ежеднев- ника или органайзера. Теперь вам предстоит вос- пользоваться всем достигнутым с целью планиро- вания своих дел. Помните, что все в вашей жизни должно быть организовано с учетом приоритетов. Потому если приходится делать выбор между несколькими спо- собами использования времени, выберите тот, что будет способствовать достижению какой-то из глав- ных ваших целей. Например, если у вас выдался свободный летний выходной, то вы можете ока- заться перед выбором между походом в паб с дру- зьями и поездкой с семьей на пикник. Если при этом одна из ваших жизненных целей состоит в том, чтобы проводить больше времени с семьей, то по- езжайте с домашними на природу. Когда позволя- 60 ют обстоятельства, совмещайте в одном виде дея- тельности несколько своих приоритетов. Обязательное время В жизни каждого из нас есть регулярно повторя- ющиеся периоды времени, характер использования которых мы изменить не можем. У бизнесменов это совещания, презентации, визиты и другие мероп- риятия, которые в их жизни неизбежны. Для других людей речь может идти о вечерних курсах, школь- ных уроках, добровольно принятых на себя обяза- тельствах, спортивных соревнованиях, составляю- щих суть их жизни. В своем органайзере (или в дру- гом инструменте планирования) отметьте такое время в первую очередь (в последующих главах мы еще поговорим о том, как сократить время собствен- ного присутствия на разного рода собраниях и со- вещаниях). Занесите такие мероприятия в свой го- довой план, затем в ежемесячные и, наконец, в планы на каждый день с точным указанием часов. Отметьте обязательное время внеслужебного харак- тера, которое будет вами посвящено, скажем, доб- ровольным видам труда, учебным занятиям или встрече детей по окончании уроков в школе. Далее посмотрите, что у вас осталось. Распределите неза- нятое время между занятиями, связанными с про- фессиональной деятельностью, и досугом — в за- висимости от избранных приоритетов. Продвигай- тесь от плана на год в направлении планов на каждый день. Разделите блоки основных занятий на более мелкие части и распределите их по месяцам и отдельным дням, превратив тем самым в элементы рутинного расписания. 61 Распределение заданий Распределить обязательные виды деятельности просто, гораздо сложнее решить, что предстоит де- лать ежемесячно и ежедневно для того, чтобы ра- бота выполнялась эффективно и в срок. Составьте полный список дел, которые вам предстоит выпол- нить для реализации каждого проекта. Так, если вы должны организовать конференцию, время ее про- ведения следует указать в годовом плане работы. Время на достижение договоренности с участника- ми и заказ необходимых материалов и оборудова- ния включите в план на месяц. Далее решите, в ка- кие недели вам предстоит выполнить соответствую- щие действия: подготовить тексты печатных материалов, заказать зал и т. д. Наконец, распишите по дням и часам подготовку и заказ рекламных объявлений, получение печатных материалов, об- суждение деталей с ответственными за работу тех- нических средств. Приблизительный расчет времени Теперь, когда вы выяснили, чего хотите достичь, и определились с шагами, которые приведут вас к цели, необходимо вычислить, сколько времени вам потребуется для каждого из шагов. Не пытайтесь точно определить время, ограничьтесь обоснован- ным предположением. Допустим, вы записали для себя следующее: 1. Подготовка конференции (две недели). 2. Реорганизация сектора В (шесть месяцев). 3. Подготовка и выпуск брошюр (пять недель). 62 Включите эти периоды времени в свой кален- дарь на год. Вы тут же увидите, когда окажетесь слиш- ком перегруженным работой, и сможете соответ- ствующим образом пересмотреть свое рабочее рас- писание. После выяснения общей картины так же отработайте менее продолжительные отрезки вре- мени: месяцы и недели. Так, в вашем недельном плане могут значиться следующие пункты: 1. Получить от Дженет цифры продаж (15 ми- нут). 2. Написать вступление к отчету (полчаса). 3. Написать основной текст отчета (один час). 4. Надиктовать письма (20 минут). Выделите в ежедневнике время для каждого из мероприятий в подходящем порядке. Для каждого дня и недели предусматривайте определенные пе- риоды свободного времени, что позволит вам про- являть гибкость и при необходимости дополнять расписание непредвиденными делами. Пусть вас не слишком беспокоит сложность точ- ного расчета времени. Прежде чем будет накоплен достаточный опыт планирования, вы неизбежно будете переоценивать или недооценивать время, необходимое для выполнения той или иной работы. С чего начать? Возможно, вы определились с собственными целями, но не знаете, с какой из них начать. Нач- ните с той, работа над которой привнесет наибо- лее скорые изменения в вашу жизнь. Предположим, одна из ваших целей состоит в том, чтобы стать директором, и начало движения в избранном на- правлении немедленно скажется на стиле и распо- рядке вашей работы. Значит, начните именно с этого и пересмотрите свой рабочий график с включени- ем в него соответствующих задач. Дополните полу- ченный план задачами и мероприятиями, имею- щими отношение к другим вашим целям, сообра- зуясь с разработанной системой приоритетов. Классификация целей по степени приоритет- ности придаст вашей жизни упорядоченный ха- рактер. Для различных аспектов жизни весьма полезным будет составление списков частных дел, обычно предваряемых императивом «выполнить». Их фор- мирование помогает разбить крупные задания на конкретные действия и более эффективно произ- водить расчет времени. Списки необходимых дел могут относиться к годовым, месячным, недель- ным и дневным периодам времени. Список дел на предстоящий день готовьте накануне вечером или первым делом с утра, включая в него все то, что вам предстоит сделать в течение дня. Не следует пы- таться скрупулезно следовать пунктам подготовлен- ного списка с поочередным выполнением каждого из них, поскольку в этом случае вам не удастся сде- лать свою основную работу. Определите приоритет- ность пунктов списка по следующим критериям: 64 1. Необходимо выполнить. 2. Желательно выполнить. 3. Было бы неплохо выполнить. Оцените объем времени, который остается в ва- шем распоряжении после выполнения обязатель- ной, заранее намеченной работы, и составьте реа- листичный список частных дел, исходя из имею- щегося остатка. В первую очередь постарайтесь сделать то, что помечено вами цифрой «1», затем по возможности займитесь тем, что сделать желательно. Наконец, если останется время, сделайте что-то, что отнесе- но вами к третьей категории важности, но не слиш- ком переживайте, если до этих дел руки так и не дойдут. При таком порядке работы над списками вы будете в первую очередь делать то, что для вас наи- более важно. Если к концу дня что-то из списка ос- талось несделанным, перенесите выполнение на следующий день (рис. 6). |